基幹システム（基幹業務システム）とは？わかりやすく解説！

目次

• 基幹システムの定義・意味
• 基幹システムを導入するメリット
• 基幹システム導入におけるデメリット
• 基幹システムが担う業務と主な機能
• 導入する基幹システムを選ぶ際のポイント
• 基幹システムを導入する流れ・手順
• 基幹システムを導入するなら「奉行クラウド」がおすすめ
• 基幹システムに関するよくある質問

基幹システムの定義・意味

基幹システムは、企業運営において「基幹・基礎」となる業務に関連するシステムを指します。基幹システムは、企業の中核業務を支え、効率的な企業経営をサポートします。

基幹システムには、以下のような種類があります。

なお、これらの基幹システムを一つのパッケージで提供するシステムは「ERP（Enterprise Resource Planning）」と呼ばれます。

基幹システムを導入するメリット

基幹システムを導入するメリットは主に3つあります。

１．業務を平準化できる

基幹システムを導入することで、業務が平準化され、担当者が異なる場合でも業務の質を一定に保つことができるようになります。担当者によって作業手順が異なる、担当者の知識に依存するといった業務の属人化を防ぐことができ、担当者が変わっても業務の質に影響が出にくくなります。

２．業務生産性を向上できる

基幹システムのもう一つのメリットは、業務を効率よく進められることです。日々の取引データを入力することで、システムが自動的に集計作業を行い、必要なデータを即座に算出します。これにより、計算ミスのような人為的なミスを起こすことなく、少人数でも正確かつスピーディに業務を進めることができるようになります。

３．リアルタイムに情報を経営判断に活用できる

基幹システムの導入は、経営を行う上で必要な情報を整理しやすくするというメリットもあります。日々の取引データから会社の売上状況や財務状況が自動的に計算され、経営陣はリアルタイムに更新される情報を得られます。これにより、迅速に経営判断を行うことが可能となります。

基幹システムの導入により、業務の属人化を抑制しつつ、業務生産性を向上でき、企業経営を効率化することが期待できます。

基幹システム導入におけるデメリット

一方で、基幹システムを導入するデメリットも２つあります。

1．費用対効果が得られない可能性がある

基幹システムの導入には、導入費用や運用管理にかかるコストが発生します。業務の効率化によるコスト削減や人件費の削減が期待できるかどうか、費用対効果を検討する必要があります。
企業の業務内容を踏まえた適切なシステムを選ばなければ、使いにくいままで結局導入のみで終わってしまう可能性もあります。基幹システム導入時には、「そもそもなぜ導入するか」について、根本的な目的や必要性を明確化することが大切です。目的の明確化によって、システムに求めるものが顕在化し、自社にとって導入効果のあるシステムを具体的に検討することができます。
また、システムの導入後には、その使い方をどのように社員に周知するか、手段や体制を整えておく必要があります。例えば、研修会を開催したり、マニュアルを整備したりすることで、初めてシステムを利用する担当者でも難なく使えるようなフォロー体制を整えることが重要です。

2．システム停止時のダメージが大きい

基幹システムは、企業の生産管理や受発注管理など、基幹となる業務を担うシステムであるため、システムで何らかのトラブルが発生した場合、業務上大きな支障が生じることになります。従来は部門ごとの管理者が人的作業でリカバリーできていたトラブルが、システムを把握していないと早急に解消できないケースがでてきます。
基幹システム導入時には、システムのセキュリティ管理や万一トラブルが生じた場合の危機管理体制についても検討することが必須です。

基幹システムが担う業務と主な機能

基幹システムが担う業務について、代表的なものをいくつかピックアップしてご紹介します。

受注・販売管理

受注・販売管理は、企業の取引において、いつ・どのような商品を・どのくらいの数量で、受注または販売するかを管理する業務です。受注・販売管理システムを導入することで、見積から受注・売上・入金・債権管理までの一連の業務を効率化することができます。

見積書をシステムで簡単に作成でき、取引先から注文が来たら見積書のデータを活用して受注伝票・売上伝票を起票できます。売上データから請求書を自動作成でき、回収予定や売掛金残高一覧表なども自動集計します。このように、取引データを1度入力するだけで、その後の業務プロセスが入力レスで流れるため、ミスをなくし、業務時間を大きく削減することができます。
また、受注・売上データをもとに取引先のニーズを把握し、迅速かつ効果的な提案や新規事業の検討をすることも可能です。リアルタイムに売上データを確認できるため、商品の売れ筋や人気の傾向を把握し、新商品の開発や既存商品の見直し、改善、仕入数の調整などの経営的な戦略も立てやすくなります。

発注・購買管理

発注・購買管理とは、主に卸売業や小売業において、原材料から商品そのものまで様々な資材を調達する際に仕入に関するフローを管理する業務です。
発注・購買管理システムを導入することで、発注から仕入・支払・債務管理までの一連の業務を効率化することができます。

発注・購買管理システムでは、原材料の発注や商品の仕入などの購買に関するプロセスを、部門をまたいで一元的に行うことができます。注文書の作成や仕入伝票・支払伝票、買掛金残高一覧表などの帳票もシステムで作成することができます。購買記録の閲覧や過去の発注データを活用して新たに注文書を作成できるため、誤発注や重複発注などのトラブルを防ぐことにも役立ちます。

在庫管理

在庫管理とは、企業における在庫状況を管理する業務です。在庫管理システムを導入することで、在庫状況をシステムで管理・把握し、余剰在庫や欠品を防止することができます。

欠品が発生したり、過剰に在庫を抱えないようにするため、システム上の在庫数と実際の在庫数を一致させて管理する必要があります。在庫管理システムでは、棚卸や入出庫を記録することで、正確にリアルタイムな在庫状況や出荷状況を確認できるようになります。リアルタイムに在庫状況が把握できるため、欠品や余剰在庫が出そうな場合はその都度調整し、適正な在庫数に調整することができます。

生産管理

生産管理は、どの製品をいつまでに、どれくらいのコストをかけていくつ調達するかなど、生産に関わる一連のフローを効果的に管理する業務です。生産管理システムは、生産計画の策定から在庫数の実績管理、製品の原価管理などのプロセス全体の管理を効率化します。

生産管理システムでは、生産数や在庫数、販売数などの製造フローに関わる情報を一元管理でき、需給を踏まえた生産量の調整に役立ちます。
製品に欠品が生じそうな場合には生産数を増やし、余剰在庫が生じそうな場合は生産数を抑えるなど、都度調整することができます。また、先々まで見据えて生産数を管理しやすくなるため、取引先のニーズを踏まえた細やかな調整も可能になります。

勤怠・労務管理

勤怠管理とは、社員の出勤・退勤時刻や勤務時間などを管理する業務のことを指します。社員がどれだけ働いたか、休んだかを正確に把握して給与計算や労働時間管理を行います。また、労務管理は、従業員が入社してから退職に至るまで、働く環境を整備するために必要な管理全般を指します。勤怠管理システム、労務管理システムは、社員の労働時間管理や社会保険などの各種手続きを効率化します。

勤怠管理・労務管理システムは、出退勤打刻の記録や勤怠集計を自動化し、また入退社に伴う手続きはもちろん、社員の結婚・出産等のライフサイクルによって都度発生する煩雑な手続き業務をサポートします。これらの管理をきちんと行うことで、法令遵守、労働者の健康と安全の確保、引いては会社全体の生産性向上に貢献します。

人事・給与管理

人事管理とは、企業が経営目標を達成するために、社員が最大限の成果をあげられる体制やルールを整備する業務です。採用した社員の情報管理に加え、人材配置や評価・昇格/昇級・育成などを行います。また、給与管理は、月次の給与計算や賞与計算に加え、社会保険・労働保険の計算、年末調整処理など、1年を通して社員の給与を管理する業務です。
役職手当や資格手当など、人事管理の情報と給与計算は密接に関係するため、人事・給与管理システムを導入することで社員情報を一元管理し、正確な給与計算を効率的に行うことができます。

社員情報管理は、紙やExcelで行っている企業も多く存在しますが、社員数が多くなればなるほど、多岐にわたる社員情報を正確に管理することは難しくなります。また、人事異動や結婚・出産などは、給与計算に影響を及ぼしますが、紙やExcelの情報と給与計算システムに手入力する情報にミスや漏れがあると正確な給与計算ができません。人事・給与システムで組織や社員の情報を一元管理することで、ミスが許されない給与管理を正確かつ迅速に処理できるようになります。さらに、集約した社員情報をもとに、採用や教育などの計画を立てることも可能になります。

財務会計・管理会計

財務会計とは、企業が財務情報を管理し、外部に報告するための一連の業務を指します。主な目的は、企業の健全性や業績を評価し、株主、投資家、債権者、税務署などのステークホルダーに対して財務状況を明示することです。一方で管理会計とは、自社で活用するための業績評価が目的であり、経営者・管理者が経営戦略を立案し、実行するために利用するものです。
会計システムには、財務会計の機能に加え、管理会計のための独自の帳票作成まで網羅しているものもあり、従来Excelを駆使して時間をかけて作成していた帳票をいつでもリアルタイムに出力することが可能になります。

会計システムでは、日々の取引情報を仕訳伝票として入力したり、販売管理システムや購買システム、固定資産管理システム、給与計算システムなど、様々な基幹システムとのデータ連携によって仕訳を自動起票することで、貸借対照表・損益計算書、決算報告書や消費税申告書などを自動集計して出力します。管理会計帳票の作成が可能なシステムであれば、予算等を設定しておけば、予算実績対比表や経営分析資料も自動集計するため、手作業が不要になり、リアルタイムに意思決定に活用できるようになります。

導入する基幹システムを選ぶ際のポイント

いざ、基幹システムの導入を検討するとなった場合、どういった点に注意すればよいでしょうか。ここでは、基幹システムを選ぶ際のポイントを５つご紹介します。

１.機能性

まずは、現状の業務の課題や導入目的を洗い出し、どの業務において基幹システムを導入するかを決定します。そして、自社の課題を解決するために最も適切な機能を持った基幹システムを選定します。評判のよいシステムを導入しても、自社の業務に合っていなければかえって業務負荷が増える可能性もあるため、注意が必要です。また、機能を比較検討する際には、単純に該当する機能の有無だけで判断せず、実際にどのような動作をするのか、必ずデモンストレーションで確認しましょう。

２.利用形態（クラウド型、オンプレミス型）

基幹システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の２種類があります。昨今では業務のデジタル化が推奨されており、クラウド型が主流になっています。
それぞれの特徴を下記にまとめましたので、参考にしてください。

３.操作性

基幹システムは、経験豊富なベテランから初心者まで、さまざまなレベルの担当者が操作することが想定されます。そのため、直感的に操作できるユーザーインターフェース（UI）を備えたシステムを選びましょう。
システム選定時には、デモンストレーションで動作を見ることはもちろん、無料で体験で きる場合は、実際に操作してみることをお勧めします。

４.セキュリティ

基幹システムは会社の基幹業務を担っていることから、個人情報や経営に係る機密情報を多数保有しています。セキュリティが脆弱であれば、これらの重要なデータが漏洩し、会社に大きな損失を与えかねないリスクになるでしょう。
そのため、システム選定時には、ユーザー認証、アクセス制御など具体的にどのようなセキュリティ対策が行われているか、クラウドサービスであれば、データの暗号化やクラウド基盤のセキュリティ対策がどうなっているのかも確認しておきましょう。

５.導入サービス・サポート

基幹システムを選ぶ際には、導入や運用面でのサポート体制が充実しているかを確認しましょう。新しいシステムに切り替えるにあたって、機能の把握や操作方法などを担当者が通常の業務と並行しながら調べて習得するのは大変です。適切な導入サポートを受けられないと、稼働するまでに長い時間がかかったり、稼働せず使えないままになってしまったりするリスクもあります。システム選定時には、操作方法をレクチャーする指導サービスがあるか、不明点があった場合に電話やメールなどで問い合わせる窓口はあるかといったサポート体制もしっかり確認しておきましょう。

基幹システムを導入する流れ・手順

基幹システムを導入するにあたり、検討から導入に至るまでの流れ・手順をご紹介します。

１.要件・目的を明確にする

基幹システムを導入する際の第一歩は、自社が求める要件と目的を明確にすることです。無闇に基幹システムを導入しても、それが自社の業務上の問題点を解決できるものでなければ、期待通りの効果が得られない可能性があります。そのため、まずは自社の経営状況を踏まえて、どのような業務課題を抱えているのか、その課題の原因は何か、そして課題解決に何が必要なのかを丁寧に洗い出します。この課題の洗い出しを通じて、自社に必要な機能や仕様が何であるかを整理することができます。

２.依頼書を作成し、提案を受ける

次に、自社が求める要件や目的をまとめた依頼書を作ります。そして、それを基に各ベンダーから提案をもらいます。その際、要件や目的を正確に伝えないと、自社のニーズに合わないシステムを提案されてしまうため、注意しましょう。
依頼書の作成は、ITの専門知識が必要な場合があります。対応が難しいときは、ITコンサルタントに依頼することもできます。また、ベンダーの中には、自社の状況を説明すれば、適切な提案書を作ってくれるところもありますので、相談してみるのもお勧めです。

３. 導入するシステムを選ぶ

次のステップでは、各メーカーからの提案を受けて自社に導入するシステムを選びます。設定した要件や目的を踏まえ、自社に適したシステムであるかを慎重に評価しましょう。

システム選定においては、実際にシステムを使う担当者に必ず同席してもらい、意見を聞きましょう。メーカーとの質疑応答をする機会を設けて、実際に導入する際に齟齬がないようにしておきましょう。

導入するシステムが決まったら、発注を行い、導入スケジュールに沿って導入を進めます。すでに利用している基幹システムからの入れ替えを行う場合は、現行のシステムと新しいシステムを並行して利用し、数字が合うか、業務プロセスに問題がないかなどのチェックを行った後、新しいシステムを本稼働させます。

基幹システムを導入するなら「奉行クラウド」がおすすめ

基幹システムを導入するなら、OBCの奉行クラウドがおすすめです。
奉行クラウドは、会計税務、人事労務、販売管理など、幅広い基幹業務に対応したラインナップを揃えており、中小企業から中堅・上場企業まで、様々な企業に導入されています。
クラウド基盤として、世界トップレベルのセキュリティを誇るマイクロソフト社の「Microsoft Azure」を採用しており、安心・安全の環境で業務を行うことができます。 さらに、奉行クラウドには、顧問の税理士や社会保険労務士などの専門家に提供できる「専門家ライセンス」が1ライセンス付属しており、専門家と一緒に利用することができます。
また、導入から稼働、定着、運用までしっかりとしたサポート体制が整っているため、安心して長く利用することができます。

基幹システムに関するよくある質問

基幹システムの具体的な商品例は？

基幹システムの具体的な商品例として、OBCの勘定奉行クラウドをご紹介します。 OBCは40年以上、企業の業務にフォーカスし、「奉行シリーズ」を開発・提供しており、 累計72万社の導入実績を誇ります。勘定奉行クラウドは、クラウド会計サービスであり、金融機関からの入出金データやExcelなどのデータと連携し、クラウドならではの学習機能により伝票起票を自動化することができます。元帳や試算表はもちろん、企業独自の視点を加えた管理会計に対応することも可能です。

基幹システムと会計システムの違いは？

基幹システムと会計システムは、種類としては区別されません。会計システムは、基幹システムの一部に含まれるシステムです。
基幹システムとは、企業のコアとなる業務を管理するためのシステムの総称です。会計以外にも、販売管理や人事・給与管理などの業務をサポートするシステムがあります。 会計システムとは、基幹業務の中でも、会計に関する業務を管理するためのシステムであり、財務会計や管理会計などの機能を提供します。

基幹システムと情報系システムの違いは？

基幹システムと情報系システムの違いは、それぞれが対象とする業務の性質にあります。
基幹システムは、企業の基幹業務を支えるためのシステムです。一方、情報系システムは、基幹業務に直接関連しない業務を支援します。これには、コミュニケーションツールやグループウェア、決裁管理システムなどが含まれます。

基幹システムとERPの違いは？

基幹システムとERP（Enterprise Resource Planning）の違いは、それぞれが管理する業務の範囲と目的にあります。基幹システムは、会計、人事・給与管理など、企業の各基幹業務を個別に管理するシステムです。一方、ERPは、これらの基幹業務を統合して管理するためのシステムです。つまり、ERPは複数の基幹システムを一つにまとめ、企業全体のリソースを最適化することを目的としたシステムです。

基幹システムの導入にかかる期間は？

導入するシステムによっても異なりますが、例えば会計システムの場合、既存の会計システムからの乗せ換えになることが多いため、データ移行や並行稼働の期間を含めると２～３カ月程度かかるでしょう。また、企業規模が大きくなると、管理項目が増えたり、レベルの高い業務対応が必要になることもあり、小規模企業よりもより導入にかかる期間が長くなる傾向にあります。

■監修者
小野 光

2002年 放送局向けのシステム開発会社に入社。システム導入における要件定義から設計・製造・テスト・保守サポートまでを幅広く経験。
2008年 大手コンサルティングファームPwCへ転職。PwCではSCMや会計系などの大規模ERPパッケージ（SAP）導入プロジェクトに深く携わり、SAPコンサルとしてスキルを磨く。
2010年 SAPコンサルとして独立。独立後も、製造・販売・商社・小売・エネルギー・機械メーカーと様々な業界で大手クライアントのプロジェクトを多数経験。主にSD/MM/FIモジュールコンサルとして活躍し、プロジェクトに大きく貢献した実績を持つ。

関連リンク

• 

  すべての業務とつながるひろがる
  シェアNo.1

  業務クラウド「奉行クラウド」