雇用契約の更新はどう進める？契約書の扱い方や判断基準・注意点など実務のポイントを整理

目次

• 雇用契約書とは
• 有期契約での雇用契約更新が必要なケース／不要なケース
• 雇用契約を更新する際の実務フロー
• 雇用契約の更新・見直しで発生しやすい６つの課題
• 雇用契約内容の管理から交付・保存まで電子化で業務を改善
• おわりに

雇用契約書とは

雇用契約書は、雇用形態にかかわらず、雇入れの際に作成する基本的な文書であり、職務内容、労働時間、賃金など、働くうえで欠かせない条件が整理されています。従業員と企業が合意した労働条件を、雇用契約書で確認し、双方の認識を揃えるのに用います。

雇用契約書自体は、法令上発行の義務化はされておらず、「必ず記載しなければならない項目」も定められていません。しかし、労働条件を文書として整理しておくことは、誤認や認識のズレを防ぎ、トラブル予防に大きく寄与します。

●労働条件通知書との関係

労働基準法では、企業に労働条件の明示が義務づけられています。（労働基準法第15条）この労働条件をまとめた文書が労働条件通知書で、“労働条件の説明義務の履行”を示す法定書類とも言えます。
労働条件の明示義務は原則として書面により行う必要があるため、実務上は雇用契約書または労働条件通知書のいずれかを作成します。
また、契約書にも通知書の内容を反映させておくことで、労働条件が一つにまとまり、企業・従業員双方が確認しやすくなるため、多くの企業では「雇用契約書兼労働条件通知書」として作成されています。

●雇用契約書の記載事項

労働条件通知書では次の項目を提示しなければならないとされています。雇用契約書には法定の必須記載事項はありませんが、雇用契約書もこれに準じて整理しておくことで、条件の確認が容易になり、後の認識の違いを防ぐ効果があります。

また、有期契約の場合には、上記に加えて「契約更新の有無」「契約更新の判断基準」も明示することが求められています。（労働基準法施行規則第5条第2項）契約更新の可否や運用基準が曖昧な状態で長期間継続すると、更新期待権や雇止めトラブルが生じやすいため、契約満了時の更新可否をめぐるトラブルを防ぐうえでも明確化しておくことが重要です。

有期契約での雇用契約更新が必要なケース／不要なケース

雇用契約には、大きく分けて終了時期を定めない「無期契約」と、あらかじめ期間を区切る「有期契約」があります。
無期契約には原則として「更新」の概念はなく、労働関係は合意解約や退職・解雇などのタイミングまで継続します。一方、有期契約では、契約期間の満了ごとに継続するかどうか、条件を変えるかどうかといった判断が必要です。継続雇用の可否を判断するだけでなく、現在の働き方と契約内容を照らし合わせて、必要に応じて条件を見直す機会にもなります。

ただし、更新時に新たな契約書が「必要となるケース」と、「必ずしも書面を作り直さなくてよいケース」があります。

●新たな契約書が必要なケース

次のようなケースでは、契約更新内容に応じて新たな雇用契約書を作成する必要があります。

○契約を更新する場合

有期契約は、期間の満了を迎えると原則として契約が終了するため、従業員に引き続き働いてもらいたい場合は、新たな期間で契約を更新しなければなりません。そのため、雇用契約書も新たな契約条件の下で作成する必要があります。

○契約内容を見直したい場合

契約期間の終了に合わせて、働き方や処遇を変える必要が生じる場合があります。また、契約期間中に業務量が変化したり、シフトが見直されたりと、実態が乖離していることも少なくありません。このような場合は、更新時に実態と契約内容のズレを是正し、契約書を現状と整合させる必要があります。
契約書の見直しでは、次のような変更をすることがよくあります。

＜よくある契約書の変更例＞

○有期契約の更新時には無期転換ルールにも要注意

有期契約の場合、通算5年を超えた従業員は企業に対し、無期労働契約への転換を申し込むことができます（無期転換申込権）。これを「無期転換ルール」制度といいます。

出典： 厚生労働省・有期契約労働者の無期転換ポータルサイト

無期転換ルールでは、更新のたびに通算期間が積み上がるため、次に該当する対象となる従業員から申し出があった場合、企業は無期契約で再契約しなければなりません。その場合、単に契約期間を延長するのではなく、無期契約として労働条件を整理し直さなければなりません。

＜無期契約への転換が必要なケース＞

●必ずしも契約書を作り直さなくてよいケース

有期契約であっても、全ての場面で契約書の作り直しが必要なわけではありません。企業の規程や運用方法によっては、契約書の更新を行わずに契約関係を継続できる場合もあります。
例えば、次のような場合は更新手続きが不要になります。

○自動更新の規定がある場合

就業規則や個別契約で、契約期間満了時に自動的に同一条件で継続する旨が明記されている場合、期間満了時に新たな契約書を作り直す必要はなく、形式上はそのまま契約が継続します。
ただし、自動更新を採用している場合でも、次の点は別途確認する必要があります。

○無期契約の場合

正社員等用や無期転換後など、期間を定めない契約では、契約期間の満了という概念自体が存在しないため、更新手続きは不要です。この場合、契約関係は退職・解雇などの事由が生じるまで継続することになります。
ただし、次のように労働条件の重要な変更が生じた場合には、契約書の見直し・再作成が必要となります。

○労働条件通知書の再提示のみで足りる場合

例えば、次のようなケースでは、労働条件通知書の再提示のみを行えばよいとされています。

ただし、通知書と契約書の内容に齟齬が生じている場合、後の紛争につながる可能性があるため、両者で整合性が取れているかどうか、必ず確認しなければなりません。

●更新と再契約の違い：再契約時は雇用契約書の新規作成が必要

雇用契約書を作り直す必要があるケースには、更新の他に「再契約」があります。例えば、試用期間満了後の本採用や正社員登用の場合、派遣・業務委託からの直接雇用切り替え、定年後再雇用などが該当します。
これらの場合、雇用区分や労働条件が大きく変わるため、「更新」ではなく「新規契約」として扱い、雇用契約書は新たに作成することになります。

●契約満了時に更新しない場合（いわゆる雇止め）の注意点

「雇止め」とは、契約関係を終了させることです。有期契約では、契約満了時に更新しない場合は「雇止め」に該当します。
ただし、契約満了まで長期間にわたって更新が繰り返された場合など、実質的に無期雇用と変わらないと判断されると、不合理な雇止めとして無効になる場合があります。また、このような場合、「今回も更新されるだろう」と従業員からも更新を期待されやすくなり、トラブルに繋がる可能性が高くなります。
更新しない場合は、従業員に対してその理由を合理的に説明する必要があります。そのためにも、あらかじめ更新の判断基準を整備し、雇止めの理由や背景を早めに伝えておくことが大切です。

雇用契約を更新する際の実務フロー

雇用契約の更新手続きは、一般的に次のようなフローで進めます。

ステップ1：更新対象者の把握・通算契約期間の確認

更新対象となる従業員を把握し、契約満了日を一覧化して、更新判断の期限を明確にします。月単位などで定期的にリストを更新することで、把握がしやすくなります。
あわせて、次回更新によって通算契約期間が5年を超えないかを確認します。無期転換申込権は、通算契約期間が5年を超えると発生するため、ここでの確認を怠ると、企業が意図しない無期転換を迎える可能性があります。無期転換の対象者には、管理しているシステム上でフラグを設定しておくのもおすすめです。
また、雇止めの基準が就業規則や契約書と整合しているかも、この段階で点検しておくと判断の安定性が高まります。

ステップ2：更新の可否判断

次に、企業判断として契約を更新するか否かを決めます。
判断材料には、次のような観点があります。

契約を更新しない場合は、説明のための合理的な基準について整理しておきましょう。また、管理職とも情報を共有しておくことも大切です。

ステップ3：労働条件の確認・見直し

契約内容と実態が一致しているかを点検し、条件に変更が必要であれば契約内容を調整します。また、労働条件に変更がある場合には、就業規則の該当規定と整合しているかも確認が必要です。
特に、次の点は、更新の際に見落としやすいため注意しましょう。

ステップ4：従業員への説明・通知

更新の可否や条件変更については、形式的に書面を交付するだけでは後でトラブルにつながる可能性があるため、従業員に事前に説明し合意形成を図ります。短い面談でも、対話の場を設けるとよいでしょう。
説明の際は、説明プロセスを明確にしておくと、後出しと思われるリスクを避けられます。例えば、次のような点を含めると、話題がスムーズに進むでしょう。

ステップ5：労働条件通知書・雇用契約書の提示と合意取得

更新が決まったら、労働基準法に基づき、労働条件通知書の再提示を行います。契約書を作り直すかどうかは企業の運用によりますが、実務では次の基準で判断することが一般的です。

なお、労働条件通知書や雇用契約書は、電子交付も認められています。電子交付を行う場合は、受領確認の方法や、保存方法を事前に統一しておくと、後の運用が安定します。また、労働条件通知書を電子交付する場合は、労働者本人が電子交付に同意していることや同意の記録が必要になるため、同意取得の方法や記録の保存方法も整備する必要があります。
※ 労働条件通知書の電子交付については、コラム「コロナ禍の労務にも活かせる！労働条件通知書の電子化とは」を参照ください。

ステップ6：社内システムでの契約期間更新・文書保存

従業員の合意が取得できたら、社内の人事システム上で契約期間を更新します。あわせて、通知書・契約書の保存を行い、必要に応じて電子帳簿保存法の適用要件も確認しましょう。

ステップ7：更新完了後のフォロー

最後に、更新後の条件を上長、勤怠管理部門、給与部門などへ共有し、運用での齟齬を防止します。更新しない場合は、退職手続きや業務引き継ぎなどのフォローを行いましょう。

雇用契約の更新・見直しで発生しやすい６つの課題

雇用契約の更新や契約内容の見直しは、書面を作成するだけの単純な作業ではありません。従業員と意識を統一する必要があり、手続きの進め方によってはトラブルの芽が生まれやすくなります。
ここでは、契約更新の際に起こりやすい課題について整理します。

●契約満了日の把握が不十分で、対応が遅れやすい

契約満了日を体系的に管理できていないと、更新の判断や手続きが遅れることがあります。
更新の可否には一定の準備期間が必要であり、対応が遅れると従業員と認識のズレが生じやすくなるため、満了日を早期に把握できる体制を整えておくことが重要です。

●業務実態と契約内容の不一致が蓄積しやすい

更新時に、業務変更や勤務時間の調整は行われるものの、契約内容が前回の書面のまま据え置かれるケースが少なくありません。契約内容の転記を繰り返すと、業務内容・労働時間・賃金などの条件が実態と乖離しやすく、後のトラブルにつながるリスクが高まります。
更新は条件を確認し直す数少ない機会でもあるため、必ず実態と書面が整合しているかを確認しましょう。

●更新しない場合の説明が難しく、紛争へ発展しやすい

更新しない判断をした場合、従業員への説明には慎重さが求められます。勤務状況や組織上の必要性など、判断の根拠が明確でないと、従業員の納得が得られずトラブルになりかねません。
更新が長期間続いている場合は、早期に方針を固めて丁寧に説明する体制が求められます。

●雇用契約書・労働条件通知書の管理が煩雑で、作業効率が低下する

契約書や労働条件通知書が紙で保存されている場合、保存場所の確保、管理体制の徹底が必要になります。また、PDF・メール添付など電子データで保存する場合、電子帳簿保存法に対応した保存が必要になります。さらに、複数の方法で保存されていると、必要な条件や履歴を確認するだけで時間がかかり、更新判断のスピードや正確性が損なわれるおそれがあります。
契約更新が多い企業ほど、保存・検索・管理の負担が実務全体の効率を損なう要因となります。契約書関係の管理は、社内でルールを統一しておくことが、運用の効率化につながります。

●書面交付・回収の手続きが大きな負荷になる

労働条件通知書は交付義務があるため、紙で運用する場合は印刷・押印・配布・回収・スキャン保存といった工程が更新のたびに発生します。対象者が多いと、処理の遅延や回収漏れが起こりやすく、給与や勤怠など、後続の業務に影響を及ぼす可能性があります。
契約更新業務が滞りなく進められるよう、スムーズに書面を交付し、合意を得られる「仕組み」を検討することが大切です。

雇用契約内容の管理から交付・保存まで電子化で業務を改善

雇用契約の更新業務の課題の多くは、情報を整理し、書面作成や同意書の回収、保存まで手作業で行う構造が要因になっています。これらの業務は、一連の流れで電子化すると、大幅に業務を改善することができます。

●システムで契約内容を一元管理し更新状況を整理

例えば、社員情報をシステムで一元管理すれば、契約満了日を自動抽出してリスト化することも容易になります。満了予定者を特定の期間で絞り込むことで、更新判断に必要な情報を早期に確認できるため、判断の遅れを防ぐことが可能です。
契約情報も、最新の条件や変更履歴を即座に参照できるため、形式的な転記による不一致を防ぎやすくなります。過去の契約内容・変更経緯・勤務状況などが体系的に整理されていれば、更新しない判断を行う際の根拠を把握しやすくなり、説明に必要な材料も簡単に抽出できるため、誤解や認識のズレを減らし、トラブル防止に役立ちます。

総務人事奉行ｉクラウドの場合、労働者名簿に必要な基本情報から給与計算のための情報、履歴書や入社承諾書等の提出書類など、膨大な社員情報を一元管理できます。

契約満了日を指定すると、対象者を自動でピックアップできます。有期契約が多い企業などは毎月末などに定期的に確認することで、対象者を簡単に把握できるようになります。一覧表はサービスから直接送信できるため、責任者との共有も手間なく行えます。

●書類の交付・同意回収も電子化でスマートに

労働条件通知書や雇用契約書を電子交付できるサービスを導入すれば、印刷・押印・配布・回収・スキャンといった手続きから手作業がなくなります。このようなサービスがあれば、更新時期が重なる企業でも業務負荷を平準化しやすく、回収の遅れによる後続業務への波及を防げます。
また、電子化された契約書は、通常、サービス内でデータ保存されます。紙の保管スペースが不要になり、検索性が上がり、契約更新業務のスピードを安定させることができるといった業務効率の向上が期待できます。多くのサービスが電子帳簿保存法に準じて保存できるため、コンプライアンスとしても安心です。

例えば奉行Edge 労務管理電子化クラウドの場合、登録した労働条件のテンプレートを選択するだけで労働条件通知書を自動作成できます。更新の際は、前回の労働条件履歴が複写されるため、変更箇所を修正するだけで更新契約書を作成できます。

サービスから電子交付の案内をメール通知でき、労働条件の電子化を希望した従業員に対してWeb上で労働条件を通知できます。メールを受け取った従業員はパソコンやスマートフォンから確認でき、内容に問題がなく同意できれば、画面上で署名し、同意ボタンを押すだけで完了です。
同意状況はリアルタイムに更新されるため、複数名の契約更新を同時進行する場合でも手間なく進捗を確認できます。

総務人事奉行ｉクラウドと連携すれば、同意後、契約更新もしくは満了の判断に沿って自動的に社員情報も更新されます。
このように、契約に関する手続きを電子化すると、個別の作業を効率化するだけでなく、更新業務の際にも、情報の分散や属人化を防ぐことが可能です。

おわりに

雇用契約の更新時に起こりやすいトラブルは、運用の属人化や情報の分散に起因するものが多くあります。
総務人事奉行ｉクラウドのように契約満了日の把握を支援する機能や、奉行Edge 労務管理電子化クラウドのような労働条件通知書の電子交付ができるサービスを組み合わせることで、既存のフローを大きく変えずに運用改善へと踏み出すことができます。
雇用契約書の更新は、企業と従業員が働き方を見直す節目でもあります。些細なミスでトラブルに発展しないよう、更新手続きのプロセスを見直し、電子化による効率化・適正化を図ってはいかがでしょうか。

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