【経理担当必読】プロジェクト別の原価計算・原価管理業務の負担を軽減する方法とは?解決の鍵はシステム選びにあり!

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経営活動において、原価管理はとても重要な管理項目の1つです。
しかし、案件やプロジェクトごとに正確な原価を計算するためには、非常に手間がかかります。適切な原価計算は経営の改善や予算統制に欠かせないため、経営層から求められる管理水準も高く、手を焼いている担当者は多いのではないでしょうか。
今回は、なぜ経理担当者が行う原価計算が複雑になっているのかを紐解きながら、経理から見た原価管理業務の適正化を図る方法について考えていきましょう。

原価計算・原価管理が必要な理由とは?

原価計算とは、製品やサービスを提供するためにかかった費用の計算をすることで、会社の利益を確保するために必要不可欠な業務の1つです。
1962年に策定された原価計算基準によると、原価計算の目的は、以下のように大きく5つあると言われています。

  1. 財務諸表目的
    利害関係者に正確な財務諸表を提供するために、貸借対照表や損益決算書など決算書作成にあたって売上原価を計算する
  2. 価格計算目的
    価格計算に必要な原価に関する資料を提供し、適正な販売価格を決定する
  3. 原価管理目的
    経営者や現場管理者などに原価管理に必要な資料を提供し、原価情報を分析してムダを削る
  4. 予算編成目的
    予算の編成や予算統制のために、必要な原価資料を作成する
  5. 経営計画目的
    経営の基本計画の設定のために、必要な原価情報を提供する

つまり、原価管理の本来の目的とは、現場視点だけで原価を管理するのではなく、経営管理面や財務会計と管理会計との整合もみながら原価計算を実施していかなければならない、ということになります。

「我が社は原価管理をしっかりやっている」という企業でも、「現場のみで原価計算をしており、経理側では実施できていない」というケースは意外に多いものです。
現場だけで原価計算をしていると、プロジェクトに直接かかった費用のみで原価を見てしまい、プロジェクトをまたいで発生する間接的な費用は考慮されません。間接的な費用は経理でしか把握できないため、プロジェクトごと、ひいては、企業としてきちんと利益を出せているのかを把握するには、経理で正確な原価計算を行うことが必要なのです。
経理担当者が行う原価管理の意味は、そうした重要なポジションを担うものでもあるのです。

しかし、多くの経理担当者が「厳密な原価管理が難しい」と感じています。それには、次の2つの問題が大きく影響していると考えられます。

経理担当者にとって「原価管理が難しい」と言われる理由
①計算方法の複雑さ

プロジェクトごとの原価を把握することは、原価管理者の意思決定や利益の確保、経営方針の検討など、事業における様々な場面で有用な情報の提供につながります。そのため、原価計算には何より正確性が重要になります。
しかし、原価計算は計算方法が非常に複雑であり、それが経理担当者にとって負担となっていることもあるのです。

原価計算の計算手続きは、次のように3つのステップに分かれています。

1.費目別原価計算

原価の費目を「材料費」「労務費」「経費」という3つの要素に分け、それぞれを「直接費」と「間接費」に分類して集計します。
直接費は、「特定の案件・プロジェクトにかかった費用」として単純に集計すれば問題ありません。しかし、間接費は複数のプロジェクトに共通して発生した費用であるため、プロジェクトごとに正確な原価を算出するには、複数のプロジェクトにまたがる間接費を妥当な基準(配賦基準)で案分してプロジェクトごとに加算しないといけません。

2.部門別原価計算

費目別原価計算で分類した間接費(材料費・労務費・経費)について、製造部や技術部、管理部などで発生した間接費も部門別に集計し、部門ごとに最適な配賦基準を用いて各プロジェクトへ配賦します。これにより、より実態に即した原価を算出することができます。
ただし間接費には、どの部門で発生したか明らかな「部門個別費」、複数の部門に共通する水道光熱費や建物の減価償却費などの「部門共通費」、経理・総務などのプロジェクトに直接携わらない「間接部門費」なども含まれるため、主に以下の3つの手順で配賦します。

  1. 部門別に間接費を集計し、部門共通費を各部門に配賦
  2. 間接部門費を各部門に配賦
  3. 部門別の間接費を各プロジェクトに配賦

間接費の按分は、関連する部門が多くなるほど計算量も多くなるため、部門別原価計算は一番の難関と言われています。

3.製品別原価計算

費目別原価計算・部門別原価計算で算出できた直接材料費や直接労務費、外注費等の直接経費、その他の間接費について、プロジェクトごとに集計し原価としてまとめます。

このように、計算の手続きが複雑な上に、関連する部門が多ければ多いほど「どの部門がどの程度関与しているか」なども把握しなければならず、プロジェクト別に原価計算を行おうとすると間接費の配賦が非常に複雑になります。
「プロジェクト単位で原価を正確に把握したくても難しい」と言われるのは、こうした計算方法の複雑さも要因となっています。

経理担当者にとって「原価管理が難しい」と言われる理由
②手作業・手入力の負担

通常、経費は部門ごとにExcelや原価管理システムなどで管理されています。そのため、経理担当者が現場の担当者に原価情報の取りまとめと情報共有を依頼し、各部門から届いたフォーマットの異なる各情報を会計システムに入力し、配賦基準のもと間接費を配賦する……という流れで作業を行うことになります。

しかし、大量の伝票を手入力するとなると、経理担当者にかなりの負荷であることは明白です。特に中小企業では、経理部門は1人もしくは少人数で担当しているため、複雑な計算から大量の伝票を手入力するまでを行っていると、他の業務まで影響することにもなりかねません。仕訳の内容も、費目別やプロジェクト情報など細分化された情報の入力が必要になるため、非常に手間がかかります。

また、市場で提供されている原価管理システムの多くは、「現場重視」型の情報管理を主としています。各現場が関わる収益性をもとに管理されていることが多く、少なくとも直接原価の原価管理は最低限行われていますが、間接費については管理されていないことがあります。つまり、財務会計・管理会計上の原価管理までは適切に行えず、結局、経理担当者の手作業・手入力の負担は軽減されない・・・という悪循環に陥っていることが伺えます。

経理担当者に必要なのは “会計重視”の原価管理システム!

経理担当者が正しくスムーズな原価計算・原価管理を行うためには、「手入力を極力なくせること」「会計の延長線で原価計算ができること」「正確な原価管理が行えること」が重要になります。
今、市場では多種多様な原価管理システムが展開されており、厳密な原価管理には「ERPがよい」という意見も多くみられます。一つのシステムで会計や生産・物流など様々な社内情報を一括管理することができるため、原価管理に必要な情報を収集しやすく、原価計算もラクに行える、というのです。
しかし、ERPなどの基幹システムは大がかりなものになってしまい、導入コストや維持費もかかるため、中小企業にとっては運用管理の面で負担も大きくなってしまいます。
経理担当者が原価管理業務を負担なく遂行するには、会計視点で原価計算に必要な情報を収集でき、かつ勘定科目や配賦基準が設定しやく財務諸表に反映しやすい「会計重視型」のシステムが必要不可欠なのです。

経理担当者の目線で使用できるシステムを活用すると、これまでの業務負担が大幅に軽減できます。
例えば、勘定奉行クラウド[個別原価管理編]では、プロジェクト型ビジネスを支える経理部門のための個別原価管理に対応しています。現場で管理されているプロジェクト原価のExcelがあれば、そのまま取り込んで仕訳を自動起票できるため、手入力では負担が大きいプロジェクト別や費目別などに細分化された仕訳も簡単に起票できます。また、配賦基準も数値・時間・実績金額・請負金額の4種類から設定でき、間接費の配賦を自動化することが可能です。さらに、配賦パターンが複数あっても一括で実行できるので、会計システム一つで手間をかけることなく正確な原価管理業務を行えます。

おわりに

原価計算を通じて原価を正確に把握することで、原価管理者の意思決定、利益の確保、経営方針の検討など、事業におけるさまざまな場面で有用な情報を提供することに繋がります。
それには、現場視点の原価管理をしっかり行うことも当然重要です。
しかし、本来の目的でもある経営計画や財務面もしっかり見据えて企業全体で原価管理を捉えるには、会計目線で必要な情報を適切に収集し、適正に配賦・計算し、経営に役立つ形にまとめる管理会計の視点から見た「原価管理の仕組み」も必要になります。
経理担当者の手間を最大限軽減することは、正確な計算の実現にもつながります。「会計重視」の原価管理システムをうまく活用しながら、効率良く原価維持や原価低減に努められる体制づくりに取り組んでみてはいかがでしょうか。

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