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OBC働き方改革推進チーム

目次

• １ 従来4時間かかっていた 支払管理業務が、20分に。
• ２ 毎月約2日かけて行っていた月末の会議報告書の作成・提出業務が たった10分に。
• ３ Excelの手入力で3時間かけて行っていた支払調書の作成・提出業務を5分で完了。

１ 従来4時間かかっていた 支払管理業務が、20分に。

【事例①】A社（流通業、従業員52名）

パソコン、タブレットなど、IT関連の機器を代理店に流通しているA社では、Excelを活用して支払管理をしていました。非常に多くの仕入先があることから、仕入先からの請求額とA社で管理している支払予定額が合わないケースが多く頻発し、そのたびに伝票をめくりながらチェックをしていました。結果、経理部門では20日や月末などは半日がかりで支払管理業務を行っていたのです。
何とかこの状況を脱却し、業務時間を削減したいと、解決方法を探していたところ、奉行流働き方改革の「買掛・支払管理短縮モデル」を見つけ、見事に業務時間の削減に成功しました。

A社様では、従来のやり方では手作業が非常に多く、買掛・支払管理業務を約4時間かけて行っていましたが、奉行流働き方改革の「買掛・支払管理短縮モデル」を採用することで、多くの手入力が不要となり、たった20分で業務を完了できるようになりました。

２ 毎月約2日かけて行っていた月末の会議報告書の作成・提出業務が たった10分に。

【事例②】B社（飲食業、従業員231名）

関東圏内を中心に飲食店を展開しているB社では、各店舗ごとの人件費や経営状況を正確に把握するため、毎月売上高に対する人件費の管理会計資料をExcelで作成していました。売上データは基幹システムから、人件費は会計システムから情報収集をするなど、散在する情報を収集して転記するでも手間がかかっていましたが、さらに従業員人数や顧客数などから単価を割り出すなど、企業独自の視点で様々な計算が必要で、帳票1つ作成するのに非常に多くの時間を費やしていました。報告書がなければ月初の会議が開催できないため、経理担当者は月末に急いで作成しなければならず、何とか効率化できる手段がないか探していたのです。
そこで、奉行流働き方改革の「月次報告スピード向上モデル」を見つけ、月次報告書作成業務を短時間で完了できるようになりました。

従来、月末月初に帳票作成に多くの時間を費やしていたB社様ですが、奉行流働き方改革の「月次報告スピード向上モデル」を採用することで、瞬時に月次報告書を作成できるようになりました。月末に集中しがちな業務の時間を削減することで、働き方改革を実現しました。

３ Excelの手入力で3時間かけて行っていた支払調書の作成・提出業務を5分で完了。

【事例③】C社（出版社、従業員25名）

旅行雑誌を中心に出版業を営んでいるC社では、多くのライターやデザイナーと取引をすることから、個人に対する支払が多く発生していました。支払調書の作成はExcelで行っており、経理担当一人で何とか業務は回っていましたが、マイナンバー制度の導入後、個人支払先からのマイナンバーの収集や管理まで任されるようになり、業務負担が集中していました。
マイナンバーの収集・管理から支払調書の作成までを、効率的かつ安全に行える方法を探している時に、奉行流働き方改革モデルの「支払調書提出短縮モデル」を見つけたのです。「支払調書提出短縮モデル」では、マイナンバーの取扱履歴まで自動で記録されるため、想像以上の効果を実感されています。

毎年、支払調書の枚数が増えていたうえに、さらにマイナンバーの管理が増えたことで、担当者に非常に大きな負担がかかっていたC社様ですが、「支払調書提出短縮モデル」により、たった5分で支払調書の作成から提出まで完了できるようになりました。年末の繁忙期でも他の業務に余裕をもって取り組めるようになり、経理部門の生産性向上にもつなげることができました。

今回は、経理部門で実際に、奉行流働き方改革を参考に取り組まれた企業の一部の事例をご紹介しました。その他にも１９の取り組み手法をガイドブックとしてまとめています。ぜひ、ご参考にしてください。