もう迷わない！失敗しない会計ソフトの選び方｜業務の悩みを解決する「クラウド」の実力とは

目次

• 業務から見るオンプレ型会計ソフトとクラウド会計ソフトの違い
• オンプレ型会計ソフトの課題〜なんとなく感じる5つの“不便”
• 会計業務の“質”が変わる！クラウド会計ソフトの5つのメリット
• クラウド会計ソフト選びで失敗しない5つの視点
• ｢できないのは仕方ない｣はクラウド会計ソフトで変えられる！

業務から見るオンプレ型会計ソフトとクラウド会計ソフトの違い

現在、市場で提供されている会計ソフトは、「オンプレ型」と「クラウドサービス」に大別できます。まずは、それぞれの特徴と違いを業務目線で比較してみましょう。

●オンプレ型会計ソフト

オンプレ型は、特定のパソコンや自社サーバにインストールしたソフトを使う形態で、多くの中小企業で古くから利用されてきました。インターネットがなくても動作し、ランニングコストがあまりかからないことから、今でも「ずっと使っているから安心」という企業は少なくありません。
しかし、基本的に保守や運用管理は自社で行う必要があるため、アップデートなどで業務が中断することがあります。

●クラウド会計ソフト

インターネットを介して提供される会計ソフトを利用するサービスで、Webブラウザやアプリからログインして利用します。インターネット環境があれば、どこにいても、どの端末からでも利用でき、社内ネットワークに依存しません。アップデートや法改正対応も自動で対応されるため、経理担当者が対応業務を行う必要もありません。クラウド上で処理するため、税理士等と同じ画面を見ながら、仕訳の確認や質問ができるのも特長です。

これらの特徴をまとめると次のようになり、クラウド会計ソフトのほうがラクに管理できることがわかります。

＞勘定奉行ｉクラウドの機能を詳しく見る

オンプレ型会計ソフトの課題〜なんとなく感じる5つの“不便”

経理業務はルーティンのように見えて、制度改正をはじめ、実は“常に様々な変化に晒されている”業務でもあります。そのため、変化が起きるたびに作業量や確認項目が増えていることもよくあります。
オンプレ型の会計ソフトは、会計処理を行うことには長けていますが、こうした変化に対する調整は人の手で行う必要があります。そのため、結果的に本業以外での負担が少しずつ増えていきがちです。

オンプレ型の会計ソフトを利用し続けている企業で、担当者が“不便”に感じていることには、主に次のような事象が挙げられます。

（例）担当者が“なんとなく”感じやすい不便な部分

1．法改正のたびにマスタ修正や操作変更が発生する

インボイス制度や電子帳簿保存法など、直近数年だけでも経理業務に関する大きな法改正が相次いでいます。こうした法改正に対応するには、プログラムのアップデートや、マスタ設定の変更、帳票フォーマットの見直しが必要になります。更新が遅れると、一部の機能が使えなかったり、出力内容に不備が出たりするケースもあるため、更新タイミングがとても重要です。
オンプレ型会計ソフトの更新は、基本的に自社で対応します。しかし、中小企業ではシステム管理担当者を置かず実務担当者が兼務するケースも多く見られ、アップデート作業や正しく稼働できているかの確認など、本業以外の作業に手を取られています。
対応が間に合わなければ月次や決算のスケジュールに支障をきたすこともあるため、プレッシャーも相当なものになりがちです。

2．会計事務所や上司とのやり取りが非効率

税理士や会計士などとデータを共有する場合、オンプレ型では「会計データを出力してメール添付やUSBで送付する」という、前時代的なファイルのやり取りが今も日常的に行われています。税理士等へ毎月のデータを送るたびに、ファイル形式の変換、バージョンの確認、圧縮処理や分割送信、修正があれば再出力と再送という業務が発生し、気づけば本来の業務を圧迫していることもあります。
スムーズに進めたくても、ソフトの構造上、どうしても「一度出力して送る」ことを前提としたオペレーションにもどかしさを感じる担当者も多いはずです。

3．データの管理、セキュリティ対策に不安がつきまとう

会計データは、企業の根幹に関わる重要な情報のため、厳重な管理が必要になります。バックアップやセキュリティを徹底し、強固な体制整備も大切になります。
オンプレ型の場合、これらの仕組みは自社で整備して運用しなければなりません。自社に必要なセキュリティ対策を自ら導入したり、バックアップのスケジュール設定や復旧マニュアル等を整備したりすることも必要です。
しかし、高度なセキュリティ対策は費用もかかるため、妥協点を見いだして運用することは少なくありません。バックアップでも「自社ルールを設けていても実際に復旧できるかを確認したことがない」という声が聞かれます。トラブル時の業務停止リスクも常につきまとうため、業務のたびに少しずつ不安が蓄積されることになります。

4．担当者の異動や退職時に引き継ぎがうまくいかない

オンプレ型の場合、特定の人物が利用することが多いため、使い方やルールが属人化していく傾向があります。マニュアルがなく、担当者が変わるたびに「何をどの順番で処理していたのか」「どのメニューを使っていたのか」といった事柄がはっきりしないことも多くなり、ブラックボックス化しているケースも多く見られます。
こうした状態が放置されると、いざというときに業務が止まってしまうリスクが生じます。

5．実務では「入力」よりも「周辺処理」に時間がかかりやすい

仕訳入力や帳簿作成では、単純に入力作業があるだけでなく、次のような周辺作業もあります。

（例）会計処理の周辺作業

オンプレ型の会計ソフトを利用していると、この周辺作業はどれも手作業になりがちで、内容確認や異常値の検出などに時間を取られることが多くなります。これにより、本来着手すべき業務に集中できないケースも見られ、実務担当者の“不満”が増す要因になっています。

会計業務の“質”が変わる！クラウド会計ソフトの5つのメリット

オンプレ型会計ソフトを利用している企業では、「使い慣れている」「確実に動く」ことへの安心感が強く、「なんとなくの不便さ」は見過ごされることも多くあります。しかし、業務の中で感じる小さなストレスは、日々少しずつ積み重なり、やがて業務の効率や正確性に影響を及ぼします。
そこで今、このような業務上の課題を自然に解消してくれる仕組みとして注目を集めているのが、クラウド会計ソフトです。
クラウドサービスにすると、次のようなメリットで、経理担当者は本来の業務に取り組む時間を充分確保することができるようになります。

●クラウドサービスが業務にもたらすメリット

① アップデートや法改正に振り回されない

経理業務では、法人税法や消費税法、電子帳簿保存法など、多くの法制度が関係します。改正が行われると、プログラムをタイミング良く更新しなければなりません。
クラウドサービスは、自動でソフトのアップデートが行われるため、利用者がアップデートしたり、マスタを変更したりする必要がありません。そのため、法改正への対応に追われることもなく、切り替え直前に焦ることもなくなります。
例えば勘定奉行ｉクラウドの場合、法制度の改正時期に合わせてアップデートのタイミングをあらかじめ通知します。つねに改正前には新しいプログラムが提供開始されるため、「いつの間にか対応済みになっていた」という声も多く聞かれます。

② 場所や端末に縛られずに業務ができる

以前は「経理業務はオフィスに出向かなければできない業務」と言われていました。
クラウドサービスにすると、インターネット環境さえあれば作業ができるため、自宅や出張・外出先からも対応することができます。端末が突然故障しても、別の端末からログインすればすぐに作業を再開できるため、復旧やデータ移行の手間もかかりません。担当者が交代しても、ログイン情報さえあれば引き継ぎが可能で、業務継続性の面でも大きな安心感があります。
また、ライセンスを各拠点に割り当てることで、業務を複数人で分散することも可能です。例えば勘定奉行ｉクラウドでは、拠点ごとにライセンスを用意する際、アクセス制限を設定できるため、必要な業務のみ拠点単位で行うようにでき、本社は確認作業を行うだけでよくなります。

③ 会計事務所との連携がスムーズになる

クラウド会計ソフトなら、複数の関係者が同時にアクセスできるのも大きな魅力です。税理士や会計事務所とデータを共有する際も、わざわざ必要なデータを出力・変換する必要がなく、「ログインすればすぐ見られる」環境が整います。
クラウド上でリアルタイムに同じ画面を見ながらやり取りできるため、確認や修正が圧倒的に早くなり、これまでやり取りにかかっていた時間が大幅に削減されることで、内容確認や分析に集中できるようになります。
一般的なクラウドサービスは、税理士や会計事務所用のライセンスを別途用意する必要がありますが、中には勘定奉行ｉクラウドのように「専門家ライセンス」が無償提供されているサービスもあります。

④ 入力の手間が減り、仕訳が流れるように処理できる

仕訳入力や帳簿作成は、毎日発生するルーティン業務だからこそ、操作が少しラクになるだけで業務効率がよくなります。
クラウドサービスは、銀行やクレジットカード会社など金融機関等の入出金データを自動で取り込めるため、手入力の手間を減らすことができます。今では、過去の仕訳パターンを学習して自動で提案する機能もほぼ標準化されており、「この取引はいつもこれ」といった確認作業も軽減されます。また、社内の販売管理システムや給与システムなどとも連携し、売掛・買掛データや毎月の給与データなど、社内にあるデータも自動で取り込み、仕訳ができます。
紙の証憑類は、スキャン画像から仕訳に必要な情報をテキスト化する機能もあります。勘定奉行ｉクラウドのAI-OCRオプション^※では、証憑の画像からAIが取引日付・金額・取引先等の情報を95％以上の精度で読み取ります。このように、読み取り精度の高い機能が備わっていれば、確認作業もラクになるでしょう。

※勘定奉行ｉクラウドのAI-OCRオプションは別途契約が必要です。

⑤ 数字が「ただの記録」から「意思決定に使える情報」に変わる

仕訳や帳簿データは、単に過去を記録するためのものではなく、未来の意思決定に活かせる「企業の資源」でもあります。
クラウド会計ソフトは、入力されたデータをいつでも・どこからでもログインして確認できます。部門長や経営層も、ログインするだけでリアルタイムに数字を把握できるため、スピーディーに経営判断に活かすことができます。
勘定奉行ｉクラウドでは、制度会計上の科目体系とは別に、管理会計用の自由な科目体系や部門体系を管理でき、企業独自の視点で分析することが可能です。様々な帳票が標準機能で提供されており、科目別や部門別の推移、過去年度との比較など、様々な視点でより深く、細やかな分析ができるようになります。

実際、クラウド会計ソフトにしたことで大きな変化を実感している企業は多く存在します。
たとえば勘定奉行ｉクラウドを導入したアセットソリューション様の場合、導入3年後には、経費精算や銀行入出金データとの連携による自動仕訳や、税理士とリアルタイムなデータ共有により手作業がなくなり、業務が効率化したことを大きく実感されています。決算期の業務時間を通常より2日短縮することができ、残業も減らせたそうです。
アセットソリューション様のクラウド導入ストーリーは、こちらも参照ください。

クラウド会計ソフト選びで失敗しない5つの視点

クラウド会計ソフトを初めて導入する際、「何を基準に選べばいいのか分からない」という声をよく耳にします。市場には多くのクラウド会計ソフトがあり、機能を比較しても違いが見えにくいことから、ついコストばかりを重視しがちです。
導入後に後悔しないためには、コストだけでなく、次の5つの視点もしっかり確認しておくことが大事です。

コストの比較ポイントについては、コラム「オンプレとクラウドのコストを比較！中小企業が業務ソフトで選ぶならどっち？」を参照ください。

●法改正対応の柔軟性：法改正にどう対応・フォローするか

経理業務において、法改正対応は避けて通れないテーマであり、制度の変更にどれだけ早く正確に対応できるかが要です。
クラウドサービスなら制度改正に自動対応しますが、ベンダーによって対応のタイミングや内容に差があるため、実際の対応実績や対応内容（自動アップデートの有無、通知の仕組みなど）を事前に確認しておくことで、想定外のミスやトラブルを防ぐことができます。
勘定奉行ｉクラウドの場合は、Webサポート「奉行Netサービス」や専用コミュニティ『まなぼーど』、メールマガジン等でアップデート情報を事前通知します。業務に影響がある法改正など、時世に合わせた最新トピックスはLIVE配信説明会で、対応方法の情報とともにシステム環境についても事前に解説しています。

●操作性とサポート体制：すぐに使えるか、困ったときに聞けるか

会計ソフトは、機能がどんなに豊富でも実務で使いこなせなければ意味がありません。「画面が直感的か」「処理の流れが分かりやすいか」「入力補助やエラー通知があるか」といった基本操作のしやすさは、日々の業務効率を大きく左右するため、導入前にしっかり操作の感触を体感して選ぶことをおすすめします。
特に、「建設業のように業種特有の勘定科目や運用ルールがある」「プロジェクト別に間接費を自動按分して処理する」などの場合には、「どこまで標準機能で対応できるか」次第で運用負担が変わります。
サポート体制も、電話・チャット・メールなど、自社にあった問い合わせ手段があるか、マニュアルやFAQが実務ベースで充実しているかなどを確認することで、「もしも」の際のタイムパフォーマンスに影響します。
勘定奉行ｉクラウドの場合、特殊な会計処理を必要とする建設業やプロジェクト型業種には、建設業編、個別原価管理編など専用システムを用意しています。いずれもWebブラウザではなくアプリを使用し、Windows操作を基本としているため、オンプレ型から初めてクラウドサービスを利用する際も直感的に操作できる仕様が高く評価されています。キーボードのみの操作で明細のコピー・貼付や操作の取消などが行えるため、経理担当者にとって馴染みやすい操作性が人気です。
また、導入初期から日常運用まで、平日9:00〜17:00の時間帯で電話・チャット・メールによるサポート体制が整っており、業務に支障をきたす前に迅速な解決が図れます。
サンプルデータをもとに、仕訳起票や適格請求書発行、帳票作成、決算書類作成など一連の作業を本番さながらに体験できる30日間の無料トライアルも用意されており、お試し中もガイドやヘルプサイト、Webサポートを受けられるので、サポート体制の体験も可能です。

●他業務との連携性：仕訳以外の業務もつながっているか

効率よく正確に仕訳業務を完了させるには、請求書発行や支払管理、給与計算など他業務との連携がスムーズであるかどうかも重要なポイントになります。「請求書のデータから支払仕訳を自動登録できるか」「給与や法定福利費を自動で月次反映できるか」「交通費や経費申請などから仕訳候補を自動生成できるか」など、各部門で発生したデータがそのまま会計データに反映できる環境があれば、手入力作業は大きく削減できます。
また、こうした関連情報が一元管理できる仕組みになっているかも、情報の二重管理を防ぐ上で重要です。
勘定奉行ｉクラウドの場合、債権奉行ｉクラウドや債務奉行ｉクラウド、商蔵奉行クラウド、給与奉行ｉクラウドと、自動連携でデータを利活用できるシステムが豊富にラインナップされています。請求書の発行、受領についても奉行Edge 発行請求書DXクラウド、奉行Edge 受領請求書DXクラウドと連携して自動で勘定奉行ｉクラウドに反映できるため、改めて手入力する必要がなくなります。

●成長対応と拡張性：今だけでなく、これからも使えるか

中小企業であっても、事業が変化すれば会計の仕組みも変わっていきます。将来的なニーズにも柔軟に対応できる拡張性があるものなら、事業が変化するたびにクラウドサービスを乗り換えずに済むため、事前に確認しておくことが重要です。
勘定奉行ｉクラウドは、小規模企業から中小企業向け、中堅企業、グループ企業、グローバル展開と、企業規模や目的にあわせていつでも拡張できるバリエーションが豊富に揃っており、必要に応じてプラン変更するだけですぐに拡張することが可能です。

●強力なセキュリティ：機密情報の安全性が担保できるか

サイバー攻撃が増大している昨今、自社の機密情報をどう守るかは、担当者にとって重要な課題です。クラウド会計ソフトは、企業の機密データをクラウドに預けることになるため、「クラウドサービスにしたら攻撃の可能性が高まるのでは？」と不安に感じる人も多いでしょう。
クラウドサービスでは、原則ベンダーが万全のセキュリティ体制を構築しており、自社でイチから構築するよりも、安価で強固かつ安全な体制を享受できます。ただし、サービスによって採用しているセキュリティ対策が異なるため、セキュリティレベルは一定ではありません。クラウド会計ソフトにするなら、ベンダーがどのようなセキュリティ対策を行っているかをしっかり見極めることが肝心です。
勘定奉行ｉクラウドの場合は、世界トップレベルのMicrosoft AzureのセキュリティとOBC独自のセキュリティ対策で厳重に管理されています。不正アクセス検知はもとより、データの暗号化、アクセス制御、ログの監視など、会計システムが備えておくべきセキュリティ対策を網羅しています。また、国際監査制度のSOC1、SOC2を取得しており、セキュリティ管理体制の有効性が証明されています。

※ クラウド会計ソフトのセキュリティについては、コラム「クラウド会計システムで押さえておきたいセキュリティポイントとは」を参照ください。

｢できないのは仕方ない｣はクラウド会計ソフトで変えられる！

経理業務は、スピードと正確さを同時に求められる仕事であり、業務の取り組み方も、ツールの進化と時代の変化にあわせてその都度見直していくことが肝心です。
サポート終了や老朽化など、システム上の問題は「何となく今のままで」を卒業するタイミングとも言えます。これまで「仕方ない」で終わらせていたことがあるなら、「今の業務に何が本当にあっているのか」を見直して、クラウドサービスにした場合の効果を検証しましょう。
中小企業なら、IT導入補助金を活用してコスト負担を減らすこともできます。インボイス対応のクラウド会計ソフトの場合、2年間のクラウド利用料の半分以上を補助金で補えます。このように、補助金の活用も視野に入れつつ、時代にあった業務スタイルを実現するシステムに切り替えてはいかがでしょうか。

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