クラウド会計システムの比較ポイントとは?導入メリットと自社にあったシステムの見つけ方

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クラウド会計システムは、コストを抑えながら簡単に導入できることもあって、今やバックオフィス業務の基幹システムとしても主流となっています。
しかし、市場にはたくさんのクラウドサービスが展開されているため、「どれが一番自社に適した製品か分からない」と感じている担当者も多いのではないでしょうか。実際、選び方が分からずコストのみを優先してしまい、せっかく導入したのに「思ったように使えない」「既存のシステムと連携ができない」などの不具合を感じているという声もあります。
そこで今回は、クラウド会計システムを選ぶ際に、自社に合った製品かどうかを判別するためのポイントについて紹介します。

クラウド会計システムにするだけで得られる5つのメリット

クラウド会計システムとは、インターネットを介してクラウドにデータを保存するクラウドサービスを使った会計システムのことです。インターネットに接続できれば、どこでも業務が行える便利さと、自社サーバを必要としないためシステム管理運用面での業務負担を軽減できるという点で、今注目を集めています。

クラウドサービスは、「初期導入費用がかからない」「契約後すぐ使える」といった物理的なメリットだけではなく、業務を最大限効率化して、企業全体の生産性向上に直結させることが期待できます。
特に、会計システムをクラウド化すると、以下のようなシーンで業務の効率化を図ることができます。

1 仕訳入力を自動化できる

金融機関とデータ連携することで入出金情報を自動で取り込み、仕訳を自動起票できるため、手入力が不要になります。銀行口座の残高や明細は画面上で確認できるようになるため、記帳のためにATMに並んだり銀行窓口に出向いたりする必要もありません。
さらに、POSシステムや販売管理システムなどと連携させ、日々の売上データを取り込んで仕訳入力することも可能です。各部門で作成している交通費や経費等のExcelがあれば、そのままデータを取り込んで仕訳を自動化することもできます。

2 業務の分業化を可能にする

クラウド会計システムの場合、ライセンスを追加するだけで、すぐに複数人で作業できるようになります。サーバを必要とせず、ネットワーク環境を構築する必要もないので、複数の経理担当者で分業することはもちろん、遠隔拠点のスタッフとも簡単に業務を分業することができます。

3 リアルタイムで情報を共有できる

毎月行っている税理士とのやり取りも、クラウド上でデータを共有できるので、税理士へメールや郵送などでデータを送付する必要がなくなります。また、税理士がチェックしている間でも、新に発生した伝票の仕訳入力など作業を進めることができ、業務が滞る心配もありません。
経営者や管理者も必要な時に必要な情報を閲覧することができるので、経理担当者が情報共有のために資料を作成する必要がなくなり、迅速な経営判断・早期の意思決定に役立ててもらえます。

4 電子申告ができる

法人税申告や消費税申告など電子申告に対応しているクラウドサービスなら、デスクに居ながら必要な書類を集めたり、申告書類を作成したり、申告手続きまで完了することができます。
ボタン一つで必要な情報をまとめられるので資料作成に時間をかける必要もなく、郵送や窓口手続きの為に外出する必要もありません。

5 在宅勤務/テレワークにも対応できる

クラウドサービスは、パソコンとインターネット環境とライセンスがあれば、いつでもどこからでも操作できるのがメリットです。クラウド会計システムにすれば、新型コロナウイルスの感染拡大や大雨、地震など自然災害による緊急事態で通勤できない場合でも、自宅や安全な場所に身を置きながらいつも通り業務を遂行できます。常に万全のセキュリティ体制で守られているので、安心して作業に取り掛かれます。

経理業務は、事業継続のためには欠かせない業務の1つであり、つねに業務が遂行できる環境整備が求められます。企業の要を担う業務だからこそ、より効率的に、かつ、止めることなく遂行できる「クラウドサービスの仕組み」が、これからの企業には欠かせないものになるでしょう。

比較するべきはココ!
自社に合ったクラウド会計システムを探し出す5つのポイント

クラウド会計システムを選ぶ際には、「現行の業務のやり方を変えなくていい」というポイントは外してはいけません。
例えば、クラウドサービスの中には、「経理初心者でも使いやすく」するために、簿記経験がなくても取引の入力ができるような仕組みを採用していることがあります。このようなサービスは、一見便利に見えて実際使ってみると経理に慣れた人には「使いづらい」という評価になることがあります。
今の業務のやり方が踏襲できることは「大前提の条件」として捉えておくことが望ましいでしょう。

その上で、数社のサービスから1つを絞るには、「業務の効率化がどう実現できるのか」という点について、各社の機能・性能を比較しながら自社にとって必要かどうかを検討すると良いでしょう。
その際、特にどの企業でも非効率になりやすい以下の5つの業務に注目してみましょう。

1 入出金の仕訳業務

入出金の仕訳業務でもっとも時間を取られるのが、金融機関等の入出金情報の起票でしょう。クラウド会計システムであれば、API連携によって金融機関の入出金明細データを自動で取り込めるので、手入力しなくても起票ができます。
とても便利な機能ではありますが、どのサービスでもこの機能が役立つとは限りません。
ベンダーによっては、連携可能な金融機関や対象口座が限定されていることがあるからです。どのベンダーでも、連携可能な金融機関は徐々に拡大されていますが、導入時点で連携されていなければ、これまで通り「通帳記帳などで取引状況を確認して仕訳入力、チェック」という作業はなくなりません。
どのサービスが自社に適しているかを見極めるには、自社の取引金融機関と連携できるかどうか確認することを忘れないようにしましょう。

勘定奉行クラウドであれば、 「MoneyLook for 奉行クラウド」を活用することで、インターネットバンキングなどのWebサービスと自動連携して入出金明細情報を自動取得し、起票を自動化できます。複数の口座情報も一元管理することができ、日本国内約1,200の金融機関が提供するWebサービスと連携できるので、メインバンクが地方銀行でもほぼ対応することが可能です。

※対応金融機関については、ホームページよりご確認ください。

また、入出金の仕訳作業をしていると、通帳残高とシステム上の残高が不一致になることがあります。クラウド会計システムを選ぶ際には、この「不一致」を早期に発見・対処できるような「仕組み」が備わっていることもチェックしておきましょう。アラート機能や原因追及が簡単に行える機能があると、業務の手間も省けその後の作業も効率アップが図れます。勘定奉行クラウドを例にすると、「残高不一致」などのエラーは自動検知され二重計上されている項目などを表示するので、原因追及に時間や手間をかけることなく、すぐに修正ができます。

2 請求書の入力業務・支払い業務

多くの場合、仕入先からの請求書は、通常「支払先」「金額」「支払い方法」「支払期限」などをとりまとめ、Excelで一覧化していることが多いでしょう。一覧表にまとめるだけでも、ミスがないように厳重なチェックが求められる上、できた一覧表を見ながら仕入先ごとにと仕訳伝票を入力して、さらに入力ミスがないかチェックして・・・と、時間を要する作業が伴いがちです。
クラウド会計システムを選ぶ際は、そうした手入力の業務がどの程度「減る」または「なくなる」のか確認しましょう。

例えば、勘定奉行クラウドなら、Excelの一覧表データをドラッグ&ドロップするだけで簡単にデータを取り込むことができ、仕訳を自動起票することができます。取り込まれたExcelからレイアウトを都度学習するので使えば使うほど自動化が進み、起票にかかる時間は「ドラッグ&ドロップの時間のみ」となります。
また、債務奉行クラウドと自動連携することで支払管理表をExcelで作成する手間もなくなり、支払FBデータを作成できるため銀行窓口やATMに出向かなくても振込が行えるようにもなります。もちろん、支払伝票も自動起票するため、入力作業もチェック作業も発生しません。

※FB(Firm Banking)データとは、パソコンなどから振込や振替などを行う際に利用する、各銀行共通の「全銀協」フォーマットで作られたデジタルデータのことをいいます。

3 経費精算業務

毎日発生する伝票には、経費精算も多いことでしょう。接待等で発生した伝票であれば、参加人数や取引先の会社名など明細を確認する必要もあります。
クラウド会計システムを選ぶときには、こうした経費精算がどのように効率化できるのかを確認しておくことも大事です。
最近では、電子帳簿保存法を受け、領収書を取り込んで起票ができるクラウドサービスも増えています。取引明細や利用用途は画面上で確認することができるので、紙の領収書でのやり取りが不要になります。
このような電子化による効率化を図りたい場合は、領収書データから起票する方法やタイムスタンプの付与など基本的な機能が備わっているかを確認しておきましょう。

勘定奉行クラウドであれば、領収書をスキャンして取り込み、領収書データを見ながら取引入力を行うことができます。登録した領収書は都度学習されるので、次回からは勘定科目を推測して予測変換で表示され、使うごとにスピードアップできます。

また、多くの中小企業で見られる小口現金での経費精算は、従業員ひとりひとりに対し個別に対応することになるうえ、金庫の残高と帳簿の残高を日々チェックしなければならず、業務効率を図るためにプリペイドカードなどを利用したキャッシュレス決済を導入する企業も増えています。
クラウド会計システムの中には、このようなキャッシュレス決済にも対応し、自動仕訳ができる機能をもつものもあります。まだキャッシュレス決済を導入していない場合は、こうした機能にも対応しているものを選ぶと経費精算業務自体の効率化につなげられます。ただし、対応できるキャッシュレス決済はサービスによって異なりますので、すでに導入済みの場合は、対応するカードや精算方法などが自社に適しているか確認が必要です。

4 専門家との連携業務

クラウドサービスでは、税理士にライセンスを付与すれば、クラウド上にあるデータを同時に閲覧することができるようになります。すべてクラウド上でやり取りできるので、税理士チェックの際にバックアップデータを準備する時間が削減できます。
ただし情報共有するためには、あくまで「税理士にもライセンスを付与する」必要があります。契約時には、税理士分も含めたライセンス数で契約することを忘れないようにしなければなりません。

勘定奉行クラウドであれば、専門家ライセンスが無償で標準装備されています。専門家ライセンスを付与するだけで、税理士は同じクラウド環境に簡単にアクセスできるようになります。システム上には、コメントを残せる付箋機能があるので、些細な質問やちょっと気になる点がある場合に具体的な画面を共有しながら質問ができます。税理士も把握しやすく、即解決にもつながります。税理士チェックが終わると、修正された内容はすぐ確認することができます。
さらに、税理士がチェックしている間も並行して伝票処理が行えるので、ムダな待機時間がなくなり、効率的に業務を行うことができるようになります。

5 決算・消費税申告

一年の締めくくりとして行われる決算では、日々つけてきた帳簿のデータをもとにさまざまな書類を作成しなければなりません。
しかし、対応可能な範囲はサービスによって異なります。例えば、税務申告書作成ソフトと連携すれば自動で申告書を作成できるものもあれば、単独で申告書を作成するタイプのものもあります。

市場には、電子申告にも対応しているクラウドサービスも多く提供されています。2020年度からは、資本金1億円超などの大手企業を対象に、法人税・地方法人税・消費税の電子申告が義務化されました。現在は、まだ資本金1億円以下の中小企業は対象外ですが、将来的な「義務化」を見越して、今から電子申告対応のサービスを検討しておくとよいでしょう。
例えば、勘定奉行クラウドの場合、消費税申告書がボタン1つで作成でき、申請書類の準備に手間取ることはありません。また、電子申告・電子納税にも対応しているので、デスクにいながら申告業務を完結することも可能です。さらに、申告奉行クラウドとセットで活用すれば、自動連携で法人税・地方税の申告書作成、電子申告・納税もスピーディーに完了することができるようになります。

まずは無料体験で、「使いやすさ」を確認しよう!

クラウド会計システムは、導入のしやすさから価格重視になりやすく、安価なものを選びがちです。しかし、価格は顧客ニーズに合わせたサービス内容で設定されており、自社の業務に本当に合ったものを選ばないと「安いだけで使いにくい」ということにもなりかねません。

クラウド会計システム選びでは、「何のために」導入するかという目的を忘れてはいけません。現状の「業務のムダ」がどこに出ているのかしっかり把握し、自社の経理業務を効率化するための必要な機能が備わっているかどうかを、「製品の機能」と「得られる結果」で比較検討し、自社に最適なシステムを見つけましょう。

その意味でも、「導入前の無料体験」は非常に重要な見極めポイントになります。どのクラウド会計システムを使うのかの最終的な決め手は、実際にそのシステムを使う経理担当者が「いかに使いやすいか」にあるといっても過言ではありません。
例えば、勘定奉行クラウドでは、無料体験期間を30日間とっています。複数の厳選されたお試しシナリオのガイドもご用意しており、最短40分で一通りのお試しも可能です。このように無料体験期間があると、導入前に使い勝手を確認することができますので、そうしたサービスがある場合はぜひ活用をおすすめします。

低コストで簡単に導入できるとはいえ、継続して使うシステムである以上、長く使い続けられることは大切な要素です。できるだけ契約前に使い心地を確認して、自社の業務に適したクラウド会計システムを選びましょう。

システムコンサルタントが丁寧にお応えします

OBCでは、企業の業務やクラウドサービスに精通したシステムコンサルタントが、お客様の疑問・質問にお応えする窓口を設けています。
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詳しくは、勘定奉行クラウドオンライン相談・デモお申し込みからお申込ください。

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