手軽に経理部門の生産性向上を実現できる!取引入力の自動化とは

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近年、働き方改革の流れに伴って、生産性向上に取り組んでいる企業が増加しています。経理部門では、取引内容を会計システムに手入力する、領収書などを整理してファイリングするなど、当たり前のように行われている手作業がいまだに多く存在します。テクノロジーが進化している現在、このような手作業をなくしていく良い方法はないか?と思う方も多いかと思います。今回は、経理部門の業務の中でもほとんどの企業が手作業で行われている取引入力を自動化する方法について紐解いていきます。

生産性向上に向けて、7割の企業が自動化に前向き

生産性を上げていくためには”自動化”という手段を活用することが重要となります。昨今ではAIやRPAといった最新のテクノロジーを活用することで実現する業務の自動化に多くの企業が期待を寄せています。実際に弊社のお客様にお伺いしたアンケートの結果では、約70%もの企業が業務の自動化を活用したいと回答しており、期待度の高さが伺えます。また、「徐々に活用したい」と回答した企業が約50%となっており、急ぎではないが徐々に自動化を活用していきたいと思われていることが伺えます。

※OBC「業務担当者の皆様に聞く!企業と業務の実態調査分析レポート」より

経理部門の生産性を向上する、自動化の種類

では、取引入力の自動化を実現するためにはどのような仕組みがあるのでしょうか?主に注目されている仕組みは3つあり、それぞれメリット・デメリットがあります。

  • OCR(Optical Character Recognition/Reader)
    OCRとは手書きや印刷された文字をコンピュータが読み取りデータ化することができる技術のことを言います。経費などで利用した際の領収書をスマートフォンやスキャナで読み取ることで、自動的に仕訳化することができます。非常に便利なシステムですが、システムが高額になるケースが多いこと、また領収書が破損したり折れ曲がったり状態が悪いケースや手書き文字の場合は読み取り率が下がるなど、正確性が低くチェック作業を慎重に行う必要が出てきます。OCR機能を有したシステムの活用を検討する場合は、読み取りの精度なども含めて慎重にシステムを選定していく必要がありそうです。
  • RPA(Robotic Process Automation)
    RPAとはパソコンの中に組み込まれたロボットが定型業務を自動的に実施し、人手を介することなく作業を自動化していく技術です。RPAを活用することで、帳票を出力したり定型的な仕訳を登録するなど、決められた業務を自動化することができます。一方で、決められたフロー以外のことができず、導入前にどのように業務を自動化するか、あらかじめ設定する必要があるため、導入の負荷が大きくなる可能性があります。また、OCRと同じくシステムが高額になることも懸念事項の一つです。
  • API(Application Programming Interface)
    APIとはシステム同士をつなぎ、特定のデータを連携・共有するための仕組みです。クラウドシステムでは、すでに一般的に活用されており、クラウド同士のデータを連携し、仕訳データなどの登録業務を自動化することができます。自動化できる業務は取引の入力データなど限定的なものが多いですが、APIはクラウドシステムでは標準的に搭載されていることが多く、かんたんな設定で活用することができるため、比較的導入しやすい自動化テクノロジーと言えるでしょう。

主な自動化のテクノロジーと特徴

  OCR
(Optical Character Recognition/Reader)
RPA
(Robotic Process Automation)
API
(Application Programming Interface)
特徴 文字をコンピュータが読み取り、自動でデータ化できる。 定型業務を自動化できる。 システム同士をつないで業務を自動化できる。
メリット 領収書などをスキャンするだけで仕訳の自動化などができる。 決められた業務フローを確実に実行できる。 クラウド会計システムで標準的にできるケースが多い。
デメリット ・手書きなどの場合、読み取り制度が落ちる
・システムが高額
・導入時の付加が大きい
・システムが高額
・自動化できる業務が限定的

この中でも一番手軽に自動化を実現できる手法としてオススメしたいのが、システム同士のデータをつないで自動化できるAPI(Application Programming Interface)です。APIはクラウド会計システムでは標準的に搭載されているケースが多く、新たな仕組みを入れたり、業務を大きく変更する必要がないことが特長です。他のOCRやRPAといったテクノロジーよりも、自動化の精度やシステム導入コストなどを考えると、はじめての自動化に向いているテクノロジーです。

クラウド会計システムに搭載されたAPIを活用し、どんな企業でも生産性を向上できる!?

クラウド会計システムのAPIを活用した自動化は、税理士など会計の専門家からも注目されています。公認会計士・税理士であるアタックス税理士法人 クラウド推進室 室長の丹羽 亮介氏もクラウド会計システムのAPIを活用した取引入力の自動化に注目している専門家の一人です。丹羽氏は、「中小企業にとってはAIやRPAといったテクノロジーを駆使するのは敷居が高いが、クラウド会計システムで標準的に搭載されているAPIを活用した取引入力の自動化は、企業規模に関わらず、どのような企業でも生産性向上を実現できると考えられる。また、そういった話も年々増えてきている。」と大きな期待を寄せています。

一般従業員
アタックス税理士法人
クラウド推進室 室長
丹羽 亮介氏

クラウド会計システムのAPIを活用した取引入力の自動化なら、どんな企業でも生産性向上を実現できる可能性がある。

取引入力の自動化をはじめるなら、手軽にはじめられる入出金伝票の自動化がおすすめ

生産性を向上するための自動化ツールを導入しても運用がうまくいかず、失敗した!なんてことになりたくないですよね?そこでおすすめしたいのは取引入力の中でも比較的割合の多い入出金伝票の自動化です。入出金伝票の自動化をおすすめしたい理由は大きく3つあります。

理由①:入出金伝票を自動化すると、多い企業では仕訳の手入力の半分以上が削減される
企業規模や仕訳の切り方にもよりますが、入金や出金に関わる伝票は、仕訳のうちの約8割を占めると言われています。そのため、入出金伝票の自動化は大きな時間削減効果を得られます。

理由②:クラウド会計システムとインターネットバンキングをつなげるだけで自動化できる
入金や出金などの情報はインターネットバンキングですでにデータ化されているケースが多いため、APIを使って会計システムに連携することで、すぐに自動化を実現することができます。連携するための複雑な操作も必要ないため比較的かんたんに自動化できる環境を手に入れることができます。

理由③:高額な費用がかからない
前述でもあげた通り、APIの技術はクラウド会計システムでは標準で搭載されていることが多く、自動化のために高額なシステム費用をかける必要がありません。そのため、導入のハードルも低く、手軽に自動化をはじめることができます。

このように、入出金伝票の自動化であれば、極力手間をかけずに効果性の高い自動化を実現することができます。

実際に自動化した場合、インターネットバンキング上に入金や出金が記録されると、APIを通してクラウド会計システムにデータが連携されます。

あとはクラウド会計システムが取り込んだ入出金データから自動的に仕訳化してくれるため、内容を確認して登録ボタンを押すだけで取引入力が完了します。

例えば、勘定奉行クラウドとMoneyLook for 奉行クラウドを活用すれば、インターネットバンキングから取り込まれた入出金明細ごとの仕訳伝票を一画面で確認し、一括で仕訳を登録することができます。

(例)勘定奉行クラウドとMoneyLook for 奉行クラウドで入出金伝票の自動化をした場合

経理業務の中でも未だ手作業が当たり前になっている取引入力ですが、その中でも割合の多い入出金伝票を自動化していくことで、手作業がなくなり生産性向上の大きな効果が期待できます。今後ますます人材不足は深刻化していくと予想されている中、生産性向上は中小企業にとって必須の課題となることでしょう。ぜひ、手軽にはじめられる部分から自動化を検討してみてはいかがでしょうか。

実際に触って体感!

勘定奉行への仕訳入力の時間が5分にRPAを活用して仕訳入力の時間を劇的に減らす方法とは?