比較検証!インストール型システムとクラウドサービス、どっちが最適?

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今、様々なサービスがクラウドにシフトしています。企業の基幹システムも例外ではなく、ソフトウェアのサポート終了を機に基幹システムをクラウドサービスに移行する企業も徐々に増えています。一方で、「クラウドサービスは気になるけれど、これまでのインストール型とどう違うのかが分からない」という声も聞かれます。

これまで通り自社サーバでの管理を継続するか、思い切ってクラウド化するか・・・自社の大事なデータの取り扱いに関わるため、熟考を重ねて決断したいと考えるのは当然です。

そこで今回は、従来のインストール型システムとクラウドサービスの違いや選び方について、OBCの代表製品である「奉行クラウド」を例に解説します。

インストール型システムとクラウドサービスの違い

「クラウドサービス」とは、インターネット上にあるソフトウェアやデータ、あるいはこれらを保存するサーバ自体を活用できるサービスのことを言います。
インストール型システムのように自社サーバを必要とせず、インターネット環境と一定のスペックを備えたパソコンさえあれば、申し込みと同時に利用できるのが特徴です。
奉行クラウドのように、企業が使用する業務システムも次々にクラウド化されており、種類も対応業務も豊富になっています。

とはいえ、導入を検討するとなると、気になるのは「自社の業務にとって最適なのは、どっちなのか」という点でしょう。

もちろん、インストール型システムで行っていた業務は、クラウドサービスでも問題なく行えます。それどころか、さまざまな面で手間を省き、多くの成果を生み出すと言われています。
特に、インストール型システムとの違いは、以下に挙げるようなクラウドサービスの4つのメリットを見ると明らかです。

では、インストール型システムとクラウドサービスでどのような違いがあるか、奉行クラウドを例に比較してみましょう。

1 業務の生産性向上

企業の最大目標である「生産性向上」で見ると、フロントオフィス業務に比べ、バックオフィス業務は営業や製造のように直接的な効果を測定しづらいものです。業務システムにおいても、例えば会計システムでは「帳簿に記帳する」というように、どのメーカーの業務システムを利用しても結果は同じです。
だからこそ、業務システムでは「いかに短時間で業務を遂行できるか」が重要になります。

インストール型システムの場合
手作業の業務が中心で、月末の残業も増える一方に・・・

例えば経理業務の場合、インストール型システムでは、銀行の出入金額、領収書や請求書などの仕訳入力はすべて手作業となります。「企業で行う取引を取りまとめて仕訳入力する」という作業は毎日発生し、さらに入力ミスがないよう入念に確認する作業も発生します。
社内ネットワークで繋がっている範囲内であれば複数名で入力作業を分担することもできますが、分業に対応できるサーバの準備やセキュリティ対策など、作業を行うための設備環境が必要になります。
また、入力作業以外にも業務に時間がかかりやすいのが、社会保険労務士や税理士といった専門家との情報共有です。インストール型システムでは、情報共有のために必要なデータをとりまとめ、メール送信や書類を送付しなければなりません。さらに専門家のチェックが終わるまで作業は進められず、資料が戻ってから手作業でデータを修正することになり、その後の月次資料をまとめる作業にまで大きく影響してしまいます。

奉行クラウドの場合
入力の自動化、業務環境の柔軟性、情報のリアルタイム共有で、残業知らずに!

クラウドサービスなら、金融機関から入出金データを自動連携し、仕訳として自動入力することができます。Excelデータで管理されている情報も簡単に取り込め、入力し直す手間を省けます。データをそのまま読み込むので、入力ミスがなくなり、チェックや修正作業にかかっていた時間も削減することが可能です。
奉行クラウドでは、仕訳業務にかかる時間を最大で70%削減できたという報告も挙がっているほどです。
また、パソコンとインターネット環境、ライセンスがあれば、どこからでもアクセスができるので、簡単に分業を行える環境が整備できます。オフィス外の遠隔でも作業ができるので、在宅勤務などのテレワークにも柔軟に対応することが可能です。
さらに、社会保険労務士や税理士とも一緒に利用でき、同じデータをみてもらえるので、専門家とのやりとりにかかっていた作業時間を大幅に短縮できます。郵送やメールなどでの情報のやり取りによる情報漏えいリスクも根底からなくすことができ、安心して業務に当たれるでしょう。特に、奉行クラウドでは「専門家用の1ライセンス」を無償で提供していますので、追加費用の心配はありません。

2 システム運用コストの削減

インストール型システムとクラウドサービスの明確な違いは、システムを自社サーバに置くかどうかという点にあります。自社にサーバを「持つ・持たない」は、実は意外に業務や管理に大きく影響するものなのです。

インストール型システムの場合
自社サーバの管理・保全、人件費や管理体制、設備投資など様々な負担が・・・

「自社サーバを持つ」と言うことは、管理やメンテナンスは自社で責任を負うことになります。具体的には、サーバのOS更新、データバックアップ、監視、定期点検、各種障害などへの対応・・・と、サーバ管理は多岐にわたります。セキュリティ面にも配慮が必要で、自社で強固なセキュリティ体制を構築するには、多額の設備費と専門性高い人材の確保、継続的に新しい脅威に対応できるような強靱な管理体制を揃えなければなりません。

奉行クラウドの場合
サーバ要らずで、セキュリティ対策や運用管理の負担から解放!

クラウドサービスは、クラウド上にデータを保管するため、サーバをメンテナンスしたりデータのバックアップを取ったり・・・といった業務負担がありません。また、データはベンダーが提供する万全のセキュリティ体制で守られているので、自社でセキュリティ対策の強靱化を図る必要がありません。例えば奉行クラウドでは、世界140か国で導入されているMicrosoft Azureを採用しており、世界トップクラスのセキュリティ環境が整備できます。データは2か所の国内データセンターで安全に保管するので、災害や万一の事故が発生しても安心です。
ソフトウェアのプログラム更新も自動で行われるので、IT担当者の運用管理面での負担は大幅に軽減されます。

※ セキュリティ面についてはコラム「クラウドサービスのセキュリティは本当に安全?企業で行うべき対策とは」でも詳しくご紹介しています。

3 サービスの価値向上

今やIT市場の急成長は、誰もが実感しているところです。AI、RPA、IoT、ビッグデータといった最新テクノロジーもすでに業務に活用されており、2020年3月に開始した5Gサービスが幅広く活用され始める頃には、さらなる技術革新も期待されています。
今後は、こうした新しい技術を業務に取り入れていくことで、企業の競争力を上げていくことが求められていくでしょう。

インストール型システムの場合
最新テクノロジーを活用するためには、設備投資や人材確保でさらなる負担が・・・

インストール型システムで最新テクノロジーを取り入れるには、ハードウェアのスペックを見直すなど、環境に必要な条件を満たすことが必須になります。対応可能なマシンの確保に始まり、構築手順の確立、評価や検証といった専門性の高い作業も、自社で取り組まなければなりません。何より新たな設備導入には、多額の費用もかかります。
「最新技術が自社に適用できるか、業務との相性はどうか」を見極めたくても、お試し期間を設けられないため、うまく機能しない場合のリスクも考慮する必要があります。また、社内のIT担当者が技術革新に対応できなければ、企業が求める水準のスキル習得、もしくは新たな人材採用が必要になり、さらにコストがかかります。

奉行クラウドの場合
常に最新技術を業務に活用できるようサービス自体が進化し続ける!

奉行クラウドでは、サービスの更新は自動的に行われます。常に高い水準での生産性を実現できるよう、利用料はそのままに、AIをはじめとする最先端テクノロジーを取り込むことができるようになっています。もちろん、将来生み出される様々な技術についても、何の操作をしなくても最新技術を業務に活かすことができるよう進化をし続けます。
常に外部環境の変化に迅速に対応し、最新のテクノロジーを活かした環境を整備することで、業務のやり方自体も進化し続けることができます。

4 利用料の最適化

業務を効率的に進めるには、ソフトウェアも柔軟に対応できることが必要です。例えば、業務量によって必要な人員数が変わったり、将来の事業拡張に伴ってデータ量が増えたりすることもあるでしょう。そうした“変化”への対応力は、インストール型システムとクラウドサービスで大きく異なります。

インストール型システムの場合
必要なライセンス数やデータ容量で導入しづらく過剰投資になる可能性が・・・

インストール型システムの場合、複数名で利用するにはライセンス版のソフトウェアを複数購入する必要があります。しかし多くの場合、必要な人数分ではなく3、5、10といったライセンス単位で提供されるため、使用しないライセンスの「余り」が発生することもあります。余ったライセンスは、使わなければ「費用のムダ」になりますし、管理をしっかり行っていないと「必要な時に足りない」事態や二重インストールなどの不正使用などが起こる可能性もあります。
データ量についても、導入時には将来必要となるサーバ容量を予測して購入する必要があります。当初から大きな容量のサーバを導入すると、過剰投資となる恐れすらあります。

奉行クラウドの場合
ライセンスもデータ容量も、利用中に自由に増やせる!

奉行クラウドでは、1ライセンス単位での利用料が設定されており、必要な時には必要な分だけ追加できます。そのため、「導入当初は業務担当の人数分だけで契約する」ことも「将来人員を増強した際に、人数分のライセンスを追加する」など、使う分だけのライセンス数を用意できます。
また、データ容量も途中から追加することができます。少ないデータ容量から始めても、利用状況に合わせて拡張することができるので、コストを最適化できます。

※ 利用しなくなったライセンスの減少については、今後対応予定となります。

メリット・デメリットを理解して、自社に合ったシステム選びを!

ここまで奉行クラウドのメリットで見てきたように、クラウドサービスを利用すると、従来のインストール型システムにはないメリットを多く享受することができるようになります。

ただ、インストール型システムにも、クラウドサービスにはないメリットがあります。
例えば、社内ネットワークのみを使用するためオフライン状態でも作業が可能で、回線性能に左右されず業務を行えます。自社で一括運用・一括管理を行えるため、クラウドサービスの「メンテナンス期間は使用できない」などといった外部の影響を考慮する必要もありません。業務フロー上やセキュリティポリシー上の理由などがある場合は、インストール型システムのほうが適している可能性もあります。

基幹システムは、経営に関わる重要なデータを管理・活用する大事なものですので、安易に決断できるものではないでしょう。とはいえ、最新テクノロジーの活用やライセンスの柔軟性、運用管理のコスト削減など、業務効率の向上にかかる多くの部分でクラウドサービスに軍配が上がることは明らかです。
もし「今はまだ必要ない」と思っているなら、企業の将来性を見据え、“クラウドサービス”という選択肢を視野に入れた情報収集を始めてはいかがでしょうか。

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