領収書や請求書の紙管理とはおさらば!
中小企業に最適なペーパーレス化の手法

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実は近年ペーパーレス化を実現している中小企業が急増していることはご存知でしょうか?規制緩和やシステムの多様化などの影響により、多くの企業が領収書や請求書といった紙のペーパーレスに踏み切っています。本コラムではペーパーレス化を実現している企業が急増している理由、そしてどのような方法でペーパーレス化を実現しているのかについてご紹介します。

急増するペーパーレス化企業の実態とは!?

国税庁の統計によると、スキャナ保存の申請件数は年々大幅に増加しており2016年度から2017年度では2倍以上増加しました。さらに2018年の申請件数も増加しており、今後も大きく普及していくことが予想されます。

スキャナ保存制度の申請件数

では、なぜこれだけ申請件数が伸びているのでしょうか?理由は大きく2つあります。

<理由①スキャナ保存制度の規制緩和>

今までのスキャナ保存制度は要件が非常に厳しく、導入に踏み切る企業は多くありませんでした。しかし、2015年、2016年に以下のような規制緩和が行われたため、非常に実現性が高く使いやすい制度となりました。

大幅に緩和された「スキャナ保存制度」の申請要件

  • 3万円未満の領収書や契約書のみが対象とされていた金額基準が撤廃
  • 入力者の電子署名が不要
  • デジタルカメラやスマートフォンで撮影した画像ファイルも容認

…など

この規制緩和により、例えば従来であれば社内に持ち帰った領収書に署名をし、スキャンするという手間がかかっていたものが、外出先でスマートフォンで撮影するだけで電子化できたりと、大きな負担なくペーパーレス化を実現することができるようになりました。

<理由②ペーパーレス化を実現するシステムの普及>

2つ目の理由はスキャナ保存制度に準拠し、ペーパーレス化を実現できるシステムの普及です。スキャナ保存制度では『知らないと損をする!?経理業務改善に役立つ「スキャナ保存制度」とは』でご紹介したように、タイムスタンプを付すという条件があります。従来までは専用システムが必要でしたが、今では経費精算システムや会計システムなど、多くのシステムで標準的に搭載されるようになりました。選択肢が増えたことにより、自社の運用に合わせてシステムを選べるようになりました。

手軽にはじめられる運用方法は?主な3つのシステムを比較

では、もっとも手軽にペーパーレス化を実現できるのは、どの方法なのでしょうか?ペーパーレス化の主な3つのシステムの運用方法について比較してみましょう。

①経費精算システムを使った場合

<メリット>
経費精算システムでは、従業員が利用した経費などの領収書をスマートフォンなどで撮影し、アップロードすることで電子化を実現することができます。従業員自身が電子化するため、経理部門に負荷をかけることなく電子化できるというメリットがあります。

<デメリット>
一方で、従業員全体で利用するシステムのため、社内ルールの取り決めや従業員へ運用方法の徹底など、システムを導入するために社内全体で取り組んでいく必要があります。特に、今まで実施していないスキャンをする作業が発生する従業員に理解を得なければ、スムーズに運用することが難しいかもしれません。

②文書管理ツールを使った場合

<メリット>
文書管理ツールを使うと、スキャナ保存制度に関わる証憑以外にも、さまざまな文書を電子データで整理できるというメリットがあります。領収書や請求書を電子化するだけでなく、社内で共有したい資料や申請書など、多くの紙を電子化することができます。

<デメリット>
経費精算システムと同じく、文書管理ツールも多くの従業員が利用するシステムのため、社内ルールを整備する必要があります。また、スキャナ保存制度では「帳簿との相互関連性の確保」という条件があるため、会計システムの仕訳と同じように文書管理システム上にも証憑の日付や金額等の情報を入力しなければならず、情報を入力するという新たな手間が発生してしまいます。

③会計システムを使った場合

<メリット>
会計システムで電子化を行うと、従来の業務の流れを大きく変えることなく電子化することができます。領収書や請求書などの証憑は経理部門で回収し、保管するのが一般的だと思いますが、会計システムで電子化する場合、回収までのプロセスは従来通りで、ファイリング作業の代わりにスキャンして電子化します。経理部門の中で完結でき、他部署との調整が不要なため、比較的実現しやすい方法と言えるでしょう。

<デメリット>
デメリットとしてあげられるのは、経理部門でスキャンするという手間が発生することです。電子化したい紙が多ければ多いほど、スキャンする手間がかかる可能性があります。

手軽にはじめるなら運用方法の変更が少ない「会計システム」がおすすめ!

ここまで3つのシステムのメリット・デメリットをみてきましたが、手軽にはじめるなら運用方法の変更が少ない「会計システム」がおすすめです。会計システムであれば経理部門内で運用することができ、経理部門に集まった紙から徐々にペーパーレス化を実現していくことができます。また、会計システムのデメリットで挙げた証憑のスキャンは、領収書や請求書を1枚1枚スキャンするのではなく、複数枚をまとめてスキャンする運用により、かんたんにカバーすることができます。その他、経費精算システムや文書管理ツールにも大きなメリットがあり効果は期待できますが、関連する部署が多く、社内ルールを決めたり従業員へ周知するために教育したりと、運用の負荷がかかる特徴があるため、本腰を入れて取り組んでいく必要がありそうです。自社の運用に合わせやすい会計システムですが、すべての会計システムでペーパーレス化を実現できるわけではありません。スキャナ保存制度に対応できるシステムである必要があります。ペーパーレス要件(スキャナ保存要件)の実現を評価した第三者認証※があるか確認してみましょう。

※公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)のスキャナ保存制度認定製品マーク

JIIMA 平成28年改正法令基準 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証

導入企業が語る「ペーパーレス化に最適な方法が見つかった!」

最後に、他の企業はどのような方法でペーパーレス化を実現しているのか、実際にペーパーレス化を実現した企業の事例を見てみましょう。

<S工業株式会社> 業種:製造業 従業員数:80名

「会計システムで電子化を実現することで、従業員に影響を与えることなく、電子化を実現できました。」

●経理担当者インタビュー
弊社では営業部で利用した経費に関わる領収書が大量に発生しており、紙保管に限界を感じていたため、電子化の検討をはじめました。電子化実現に向けたシステム検討の中で、経費精算システム・文書管理ツール・会計システムの3つの方法を比較検討し、最終的に会計システムを選択しました。選択した理由は大きく2つあります。
1つは運用がかんたんで、経理部門だけで完結できることです。経費精算システムや文書管理ツールの場合、従業員に領収書などをスキャンしてもらい、電子データで申請してもらう必要があります。そのため、全社の理解と運用方法の変更が必要で、従業員側から反対意見がありました。一方、会計システムであれば、従来通り従業員から領収書を紙で収集するため、大きく業務フローを変える必要はありませんでした。そのため、社内の反発もなく、はやく検討を進めることができました。
2つ目は会計システムなら新しい領域のシステム導入をしなくて済むことです。弊社では経費精算システムや文書管理ツールは導入しておらず、ペーパーレス化のために新しい領域のシステムを導入するというのは少しハードルが高かったです。
会計システムは当たり前のように利用しているシステムなので、新しいシステムを導入するというイメージもなく、ペーパーレス化を実現することができました。影響も小さく、はやくはじめることができる会計システムならどの企業でもはじめられると思います。

今回ご紹介した事例では会計システムを使った電子化の事例をご紹介しました。ペーパーレス化を実現するための手法は様々です。ぜひ自社の運用に合ったペーパーレス化の方法を探してみてはいかがでしょうか。

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