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１．人事総務部門が取り組むべき働き方改革とは？

働き方改革の旗振り役を担うことが多い人事総務部門。「働き方改革の取り組みを推進しているものの、なかなか成果が出ない。」とお悩みのご担当者様も多いのではないでしょうか？同じ会社でも、部門や役割によって抱えている課題が異なり、全社的に取り組みを推進するのは簡単なことではありません。そこで、人事総務部門のご担当者様にお勧めしたいのが、「自部門の働き方改革に取り組む」ということです。人事総務部門が行う業務は、従業員からの情報提供が必要になるなど、従業員とのやりとりが頻繁に発生しています。つまり、人事総務部門における「固定業務の時間削減」は、従業員の業務を改善することにもつながるのです。
では、人事総務部門において、どのように「固定業務の時間削減」を進めればよいのでしょうか？

２．人事総務部門における「固定業務の時間削減」を成功させるコツ

人事総務部門における「固定業務の時間削減」を成功させるためには、人事総務部門の役割に応じた業務とその特性を理解する必要があります。特に、業務の特性を知ることは、業務を構成するプロセスの中で、改善すべきポイントを把握することにつながります。現在自分の会社でどのプロセスが問題となっているかを確認してから改善に取り組むことが成功への近道となるのです。

＜人事総務部門の３つの役割と業務＞

■役割①：組織・人材管理

人事総務部門は、社員の特性に応じて戦略的に育成・評価を行い、人員構成と人件費のバランスをとった配置にするという『組織・人材管理』を行う役割があり、具体的には下記のような業務を担います。

『組織・人材管理』の業務

■役割②：労働時間管理

人事総務部門は、就業ルールに基づいて、労働時間と休日・休暇を管理し、長時間労働の是正や休暇取得を促進するという『労働時間管理』を行う役割も担っています。『労働時間管理』においては、次の３つの業務があります。

『労働時間管理』の業務

■役割③：賃金管理

人事総務部門には、社員の雇用状態や入社から退職までの状態に応じた賃金支払と保険料・税額を申告納付するという『賃金管理』を行う役割もあります。『賃金管理』においては、次の４つの業務があります。

『賃金管理』の業務

＜人事総務部門の業務の特性＞

これまで見てきたように、人事総務部門は、役割に応じて多岐にわたる業務を行う必要がありますが、これらの業務には共通する特性が3つあります。特性に合った業務の進め方をしないと、時間がかかりやすくなったり、特定の時期に業務が集中しやすくなったりします。

■特性①：従業員から情報提供がないと業務が始められない

1つ目の特性は、勤怠データや個人情報など、従業員からの情報収集がないと始められないということです。この特性を持つ業務において、情報提供の手段が紙やExcelである場合は、時間がかかりやすくなる傾向にあります。

■特性②：決められた期日を遵守しなければいけない

2つ目の特性は、企業の中で決められている締日や、役所への届出の期限などを守らなくてはいけないということです。この特性を持つ業務においては、銀行への振り込みや役所へ提出する書類の作成・提出を手作業で行っている場合は時間がかかりやすくなるため、余裕をもって業務を行えなくなってしまいます。

■特性③：法改正や企業独自のルールに沿って正確な業務を行わなくてはいけない

3つ目の特性は、労働基準法などの法律や就業規則などのルールに沿って正確に業務を行わなくてはいけないということです。この特性を持つ業務においては、手入力や手計算が多いと、チェックや検算に時間がかかりやすくなります。また、法制度の改正がある場合に、最新の改正内容を学習する時間も必要になります。

３．まずはここから！オススメの「固定業務の時間削減」取り組みモデル３選

それでは、数多くの業務が存在する人事総務部門において、どの業務の時間削減から取り組むのが良いのでしょうか？まずは、従業員とのやりとりが定期的に発生する業務、つまり、「特性①：従業員から情報提供がないと業務が始められない」という特性が強い業務から改善していくことをオススメします。こうした業務では、人事総務部門だけでなく従業員にも記入や提出の作業時間・負担がかかっています。特にやりとりが定期的に発生する業務を改善することで、従業員も含めてより多くの「固定業務の時間削減」ができ、高い効果が見込めるのです。この章では、従業員とのやりとりが発生する業務の中でも、定期的に情報提供が必要になり、時間削減効果の高い3つのモデルを紹介していきます。

１．人事評価スピード向上モデル

「人事評価スピード向上モデル」は、『組織・人材管理』の中にある「人事評価」の業務を改善するモデルです。「人事評価」は、「考課表の作成⇒従業員への配付⇒従業員から考課表の回収⇒評価承認⇒人事システムへ考課結果の入力」というプロセスで構成されていますが、考課表を紙やExcelで作成をしている場合、特に従業員とのやり取りに時間がかかります。

「人事評価」のプロセスを改善するためには、紙ではなくデータで情報収集できるようにするといいでしょう。「人事評価スピード向上モデル」では、従業員がWeb上で評価入力や承認を行えるようになります。Web上でやり取りできるようになることで、従業員は情報入力の時間を短縮できるだけでなく、紙やExcelの提出・管理も不要になります。

２．勤怠管理自動化モデル

「勤怠管理自動化モデル」は、『労働時間管理』の中にある「月次勤怠管理」の業務を改善するモデルです。「月次勤怠管理」は、「打刻・残業情報などの収集⇒入力⇒集計・計算⇒給与システムへの入力」というプロセスで構成されていますが、紙のタイムカードや勤怠届出書を利用している場合には時間がかかりやすくなります。

「月次勤怠管理のプロセス」を改善するためには、打刻・申請情報をデータで収集する仕組みと、法令や就業ルールに沿った計算を自動化できることが理想的です。「勤怠管理自動化モデル」では、従業員がWeb上で打刻・申請・承認することができ、自社の就業ルールに沿って勤怠データが自動集計されます。従業員は紙やExcelなどでの申請業務がなくなるため、外回り営業などが申請業務のために会社に戻る必要もなくなります。

３．年末調整短縮モデル

「年末調整短縮モデル」は、『賃金管理』の中にある「年末調整」の業務を改善するモデルです。「年末調整」は、「扶養親族や保険などの申告情報の収集⇒給与システムへの入力⇒給与システムでの集計・計算⇒源泉徴収票・法定調書の提出（印刷・仕分け・封入など含む）」というプロセスで構成されていますが、年末調整申告書を紙で収集しており、配布・提出の媒体も紙である場合に時間がかかります。

「年末調整」のプロセスを改善するためには、申告情報をデータで収集でき、源泉徴収票や法定調書をデータで提供できることを目指しましょう。「年末調整短縮モデル」では、従業員がWeb上で年末調整申告書を提出できるため、配付や回収が不要になるだけでなく、申告データをそのまま給与システムに取り込めます。また、源泉徴収票などの法定調書を電子申告することができるため、役所へ出向く時間も無くなります。従業員は、情報入力の時間を短縮できるだけでなく、Web上のガイドで従業員の問い合わせの負担も軽減することが可能です。

さいごに

全社的な働き方改革を成功させるために人事総務部門が行うべきことは、自部門の業務改善です。
まずは従業員とのやりとりが発生している業務に注目して、改善に取り組むことをオススメします。
また、今回ご紹介した「部門単位の取り組みモデル」を含め、人事総務部門が取り組める22個の取り組みモデルをご用意しています。
日常的に行われる入力業務や出力業務をはじめとした固定業務の削減が可能な「業務単位の取り組みモデル」もあわせてご確認いただけます。
ぜひ、今後の取り組みのご参考にしてみてください。