営業部門責任者必見!働き方改革はまず自部門から始めよう! 営業・販売部門が取り組むべき働き方改革とは?

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今やあらゆる企業で推進されている「働き方改革」。しかし実際は、働き方改革の取り組みが実を結んでいない企業の方が多いといいます。「定時退社の徹底」や「ノー残業デー」などの制度を導入したものの、結果として残業削減の効果が得られず形骸化している・・・という実態が大半のようです。確実に労働時間を削減するためには、「固定業務の時間削減」に取り組む必要があります。「固定業務」とは、入力や集計、作成などの成果が固定的な業務のことであり、時間がかかる原因や問題点を特定しやすい業務です。さらに、「固定業務の時間削減」は、抜本的な制度改革や個人の意識改革を伴わないことから、働き方改革の取り組みとして実現性が高いのも特徴です。OBCでは、56万社の導入事例から、77種類の「固定業務」について時間がかかる原因と問題点を特定し、時間削減手法をモデル化しました。(詳しくはこちら:働き方改革にお悩みの方必見!成功する働き方改革の見つけ方
中でも、部門単位で取り組むモデルは、プロセスの改善によって固定業務の時間削減を行うことになるため、高い削減効果が見込め、部門全体で抜本的な業務改善が可能です。本シリーズでは、部門ごとの「固定業務の時間削減」の取り組み方について解説をしてまいります。

1. 営業・販売部門が取り組むべき働き方改革とは?

営業担当者、業務担当者、営業責任者など、多様な立場の従業員が働く営業・販売部門。
顧客都合を優先するため営業担当者の残業が減らない、締日などの特定日に業務が集中しており業務担当者の残業が常態化している、業績への悪影響を恐れる営業責任者が業務時間の削減に積極的でない、など、立場によって異なるさまざまな要因から「働き方改革に取り組みたいけれど、なかなか難しい」とお悩みの方も多いのではないでしょうか?
営業・販売部門が働き方改革を進めていくには、顧客対応や業績に直結している業務が多いからこそ、他の部門以上に業務の質を下げずに労働時間を短縮していくことが求められます。
つまり、営業・販売部門における「固定業務の時間削減」は、企業の業績の向上と長時間労働削減の両方に効果的です。では、営業販売部門において、どのように「固定業務の時間削減」を進めればよいのでしょうか?

2. 営業・販売部門における「固定業務の時間削減」を成功させるコツ

営業・販売部門における「固定業務の時間削減」を成功させるためには、営業・販売部門の役割に応じた業務プロセスと特性を理解する必要があります。どのプロセスに時間がかかっているかを確認して、問題のあるプロセスを改善することが成功への近道となります。

<営業・販売部門の3つの役割と業務>

■役割①:受注・売上管理

営業・販売部門は、得意先の最短納期に対応するため、注文を受け素早く商品出荷を行う『受注・売上管理』の役割があります。具体的には下記のような業務を担います。

『受注・売上管理』の業務

  • 受注処理
  • 受発注処理
  • 直送処理
  • 出荷指示
  • 売上処理
  • 問い合わせ対応
■役割②:請求・入金管理

営業・販売部門は、得意先から滞りなく代金を回収する『請求・入金管理』の役割も担っています。『請求・入金管理』においては以下の4つの業務があります。

『請求・入金管理』の業務

  • 請求書発行
  • 回収予定管理
  • 入金照合・消込
  • 滞留債権管理
■役割③:営業管理

営業活動に必要な資料を集計・加工して作成したり、営業担当者・責任者や経営者に販売情報を共有したりする『営業管理』の役割も、営業・販売部門において業務担当者が担っている役割のひとつです。『営業管理』においては以下の3つの業務があります。

『営業管理』の業務

  • 売上進捗管理
  • 売上報告
  • 販売情報共有

<営業・販売部門の業務の特性>

これまで見てきたように、営業・販売部門は、役割に応じて多岐にわたる業務を行う必要がありますが、これらの業務には共通する特性が3つあります。特性に合った業務の進め方をしないと、時間がかかりやすくなったり、特定の時期に業務が集中しやすくなったりします。

■特性①:得意先への出荷・納品を最優先する必要があり、業務スピードが求められる

1つ目の特性は、「得意先への出荷・納品を最優先する必要があり、業務スピードが求められる」という点です。この特性を持つ業務において、伝票の手入力や多重入力が都度発生している場合は、それらの入力作業に時間がかかってしまい業務スピードが遅くなる傾向にあります。

■特性②:締日に集中し、高い精度が求められる

2つ目の特性は、「締日に集中し、高い精度が求められる」ということです。この特性を持つ業務において、業務担当者が請求・入金業務のために手作業で転記や入力を行っていたり、滞留債権などの情報を把握するための管理資料を都度Excelで作成したりしている場合は時間がかかりやすくなります。

■特性③:多くの人の間で販売情報のやり取りが多い

3つ目の特性は、「業務担当者と営業担当者・営業責任者・経営者などの間で販売情報のやり取りが多い」ということです。この特性を持つ業務においては、やり取りするための手段として紙やExcelが用いられている場合や、手作業による集計や加工を伴っている場合に時間がかかりやすくなります。

3. まずはここから!オススメの「固定業務の時間削減」取り組みモデル3選

それでは、数多くの業務が存在する営業・販売部門において、どの業務の時間削減から取り組むのが良いのでしょうか?多くの人が関わり、顧客とのやり取りも発生する営業・販売部門の業務プロセス改善は、働き方と企業の業績の双方に大きな影響があります。そこで、業務担当者が営業担当や顧客との間で行っている業務情報のやり取りなど複数の人が関わる業務プロセスから改善していくことをオススメします。この章では、営業・販売部門にまず実践してほしい取り組みモデルをご紹介していきます。

1. 得意先問い合わせ対応短縮モデル

「得意先問い合わせ対応短縮モデル」は、『受注・売上管理』の中にある「問い合わせ対応」のプロセスを改善するモデルです。「問い合わせ対応」は、「得意先からの納期などの問い合わせ⇒注文書・台帳などの確認作業⇒回答」というプロセスで構成されています。このプロセスでは、注文書や台帳を紙やExcelで管理している場合に、問い合わせを受けてから該当する情報を調べ出すまでの時間がかかります。

<時間がかかる「問い合わせ対応」業務プロセス>

「問い合わせ対応」のプロセスを改善するためには、紙やExcelではなくシステムから受注データを検索できるとよいでしょう。「得意先問い合わせ対応短縮モデル」では、得意先から問い合わせを受けた業務担当者が即座に回答できるようになります。システムから受注履歴や配送状況を検索・確認できるようになることで、得意先への回答に要する時間を短縮できるだけでなく、紙やExcelによる台帳管理が不要となります。

<モデル活用後の「問い合わせ対応」業務プロセス>

2. 滞留債権管理省力化モデル

「滞留債権管理省力化モデル」は、『請求・入金管理』の中にある「滞留債権管理」のプロセスを改善するモデルです。「滞留債権管理」は、「請求書発行⇒回収予定表作成⇒入金照合・消込⇒入金伝票」というプロセスに連なる「滞留債権の確認・資料作成⇒報告・回収指示」というプロセスで構成されています。このプロセスでは、Excel転記により管理表を作成したり、報告・回収指示を都度電話や直接連絡により行っていたりしている場合に時間がかかりやすくなります。

<時間がかかる「滞留債権管理」業務プロセス>

「滞留債権管理のプロセス」を改善するためには、滞留債権が発生した際に営業担当者・経営者や業務担当者に迅速に通知される仕組みや、手間なく滞留債権年齢表を作成できる仕組みがあるとよいでしょう。「滞留債権管理省力化モデル」では、売掛金の滞留が発生するとシステムが自動で検知し、指定した担当者へ自動でアラートが通知され、ワンクリックで滞留債権年齢表を確認できます。また、同時に営業担当者や経営者にも、アラートを自動通知できるため、迅速に対策を打つことができます。

<モデル活用後の「滞留債権管理」業務プロセス>

3. 営業速報配信自動化モデル

「営業速報配信自動化モデル」は、『営業管理』の中にある「売上進捗管理」のプロセスを改善するモデルです。「売上進捗管理」は、「売上処理⇒売上日報・予算実績資料作成・月次の売上報告資料作成⇒情報共有」というプロセスで構成されています。このプロセスでは、売上日報や予算実績資料をExcel集計・加工により作成している場合に時間がかかります。

<時間がかかる「売上進捗管理」業務プロセス>

「売上進捗管理」のプロセスを改善するためには、売上進捗を報告するための集計・加工作業を無くし、必要な人に適切なタイミングで確実に情報を共有することを目指しましょう。「営業速報配信自動化モデル」では、売上日報や予算達成状況を自動配信できます。また、資料作成や情報共有の作業時間をなくすことができます。

<モデル活用後の「売上進捗管理」業務プロセス>

さいごに

全社的な働き方改革を成功させるために、営業・販売部門の業務改善は欠かせません。営業担当者や経営者など多くの人が関わる営業・販売部門の業務改善は、業務時間の削減と業務スピードの向上の両方に大きな効果をもたらします。ぜひ、紙やExcel集計などで対応している業務プロセスに注目して、改善に取り組んでいただきたいと思います。また、今回ご紹介した「部門単位の取り組みモデル」を含め、営業・販売部門が取り組める12個の取り組みモデルをご用意しています。日常的に行われる入力業務や出力業務をはじめとした固定業務の削減が可能な「業務単位の取り組みモデル」もあわせてご確認いただけます。
ぜひ、今後の取り組みのご参考にしてみてください。


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