OBC働き方改革推進チーム
仕入・支払処理は、支払うべき取引を確認して、予定通りに支払を完了させなければならないため、スピードが求められる業務です。しかし、作業に時間がかかるケースも多く、時間に追われている方も少なくはありません。本コラムでは、そんな業務ご担当者様向けに、最小限の時間で仕入・支払処理ができる手法について詳しくご紹介します。
目次
１ 特に時間のかかる３つのポイント
まず、仕入・支払処理の中で、特に作業時間のかかるポイントはどこにあるのでしょうか？ そのポイントは３つありますので、確認していきましょう。
①仕入伝票の登録
仕入先から受領した納品書をもとに、仕入管理システムに仕入伝票を登録します。納品書を受領するタイミングはバラバラになるため、週末や月末でまとめて仕入登録を行っているケースが多く、時間がかかります。
②支払予定表の作成と消込
仕入が確定した後、仕入先ごとの支払予定表を作成します。資金繰りに関わる大切な情報のため、素早い作成が求められますが、Excelで作成されていることが多いです。
また、支払が確定した後に、支払予定を消し込む作業を行います。消込作業は、支払漏れを防止するために高い精度が求められます。故に、Excelなどの帳簿上で、仕入先や仕入伝票・明細ごとに細かく消込を行っている企業も多く、作業時間がかかっています。
③支払伝票の登録とFBデータ作成
仕入管理システムの買掛金残高を正しく合わせるために、支払伝票の登録を行います。支払伝票を登録した後は、専用ソフトなどを使ってFBデータの作成を行います。いずれも、仕入先ごとに１件ずつ登録・作成を行うため、作業時間がかかります。
このように、仕入・支払処理の業務では３つポイントに特に時間がかかっています。
２ なぜ、作業時間がかかるのか？
先ほどは、仕入・支払業務の時間のかかるポイントをご紹介しましたが、なぜ、作業時間がかかってしまうのでしょうか？その原因について詳しく探っていきましょう。
原因①：まとめて仕入登録できない。
仕入伝票の登録に時間がかかる原因は、まとめて登録できないからです。週末や月末にまとめて登録するやり方が一般的にも関わらず、１件ずつしか登録できないため、膨大な作業時間がかかります。
この時間を削減するためには、仕入伝票をまとめて一括で登録できる仕組みが必要です。しかし、従来の仕入管理システムにはそのような仕組みがないことも多く、１件ずつ登録するやり方しかできない状況になっています。
原因②：支払予定表作成と消込は、Excelへの転記作業で行っている。
支払予定表作成と消込に時間がかかっている原因は、Excelへの転記作業が発生しているからです。支払予定表がExcel作成の場合、仕入先や支払予定日、支払金額などの情報を転記する作業が必ず発生します。支払消込時にも、金額や消込済みの情報の転記作業が発生します。さらに、仕入伝票や明細ごとの細かい消込を行う企業であれば、消込作業の件数が膨大になるため、さらに時間がかかってしまいます。
理想的な環境は、Excelへの転記作業をなくし、支払予定表作成と消込が行える仕組みを構築することです。しかし、従来の仕入管理システムでは、支払予定表作成から消込まで対応できている仕組みが少なく、別途Excelで管理するしかないのが現状です。
原因③：支払伝票とFBデータを、手入力で作成している。
支払伝票の登録とFBデータ作成に時間がかかるのは、仕入管理システムや銀行の専用ソフトにデータを手入力していることが原因です。手入力の場合は、仕入先や金額などを毎回入力しなければならず、仕入先や取引が多ければ多いほど、入力の時間も膨大になります。
作業時間を削減するためには、手入力をしなくても支払伝票やFBデータが作成される仕組みを取り入れるべきです。しかし、多くの仕入管理システムでは、支払伝票は手入力するしか登録方法がなく、FBデータも専用ソフトに手入力する方法が一般的なため、どうしても時間がかかってしまいます。
３ 最新の仕入管理システムで実現！
最小限の時間で仕入・支払処理を行う具体的な手法はコレ！
ここまで時間がかかる原因をご紹介しましたが、本質的な問題は、業務側ではなく仕入管理システムの環境側にあることがお分かりいただけると思います。
実は、最新の仕入管理システムであれば、仕入・支払処理の時間を大幅に削減できる環境をつくることが可能です。
その最新の仕入管理システムによる、具体的な時間削減の手法を詳しくご紹介いたします。
①発注情報を活用して、仕入伝票を一括登録！
最新の仕入管理システムであれば、発注処理した情報に対してチェック作業を行うだけで、仕入伝票の登録が一括で完了します。この仕組みによって、納品書ベースで１件ずつ仕入伝票を登録する時間を大幅に減らせます。
②支払予定表はワンクリックで作成！支払消込は、チェック作業だけで完了！
支払予定表は、ワンクリックの操作だけで自動出力できます。この支払予定情報をもとに、仕入先や仕入伝票・明細といった自社に合った単位で支払消込が行えます。消込の作業は、消込完了のチェックを付けるだけの簡単な操作で行えます。Excelや帳簿上の転記作業が一切なくなるため、最小限の時間で処理が行えます。
③支払消込の情報をもとに、支払伝票とFBデータを自動作成！
支払消込の情報を活用して、支払伝票とFBデータを自動作成することができます。手入力の作業がなくなるため、作業時間を大幅に減らせます。また、自動作成される支払伝票やFBデータの情報を確認してから処理が行えますので、安心して業務を完了することができます。
４ おわりに
最新の仕入管理システムなら、最小限の時間で仕入・支払処理を完了することができます。本コラムでご紹介した手法が実現できるかどうか、一度、自社の仕入管理システムで確認されてはいかがでしょうか？
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