準備は万端?中小企業も「時間外労働の上限規制」が適用されます!

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2019年4月から、長時間労働を是正することを目的に「時間外労働の上限規制」がスタートしました。
これまでは大企業で適用されてきましたが、2020年4月からは中小企業にも適用されることになっています。
日本の企業の約9割が中小企業といわれていることから考えても、ほぼ日本の全ての企業に適用されることは間違いなく、違反すると罰則もあることから、企業には徹底した「時間外労働の上限」に対する意識改革を求められることになります。

しかし、実際はごく限られた人数で経営している中小企業も多く、従業員の残業や休日出勤があってようやく業務が回っている・・・というケースも少なくありません。「うちはギリギリで経営しているのに、守れるはずがない」と思われても仕方のないことかもしれません。
ですが、本当に中小企業には打つ手はないのでしょうか? 違反レッテルを貼られる前に、何かできる対策はないのでしょうか?

今回は、来る「時間外労働の上限規制」に向けて、中小企業だからこそやっておきたい準備や対策について解説します。

「何がどう変わる?」時間外労働の上限規制・改正のポイントを解説

労働基準法では、「労働時間は1日8時間・1週40時間」が大原則になっていますが、これまでの定めでは、「特別条項」付きの36協定を締結すれば上限なく時間外労働を行わせる事ができ、罰則による強制力もありませんでした。

それが今回の改正で、法律上、時間外労働の上限が原則として月45時間・年360時間までとなり、臨時的な特別な事情がない限り超過することはできなくなります。(労働時間・休日に関する「原則」は変わりません)
また、臨時的な特別の事情があり労使が合意する場合でも、以下の基準を厳守しなければなりません。違反すると、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。

  1. 時間外労働が年720時間以内
  2. 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
  3. 時間外労働と休日労働の合計について、「2か月平均」「3か月平均」「4か月平均」「5か月平均」「6か月平均」が全て1月当たり80時間以内
  4. 時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6か月が限度
※図出典:厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」より

特に重要なのは、「特別条項の有無に関わらず、1年を通して常に、時間外労働と休日労働の合計を月100時間未満、2〜6か月平均80時間以内にしなければならない」という点です。
例えば、1ヶ月の時間外労働が45時間以内に収まり、特別条項にはならなくても、以下のように同月の休日労働の時間を足すと合計が100時間以上になる場合は、法律違反となります。

(違反例) 時間外労働44時間 + 休日労働56時間 = 100時間

違反した場合、程度によっては「厚生労働省による企業名の公表」がなされます。派遣先の企業が派遣元で締結した36協定に違反した場合には、派遣先企業が法律違反となるので注意しましょう。

「自社は該当する?」適用される“中小企業”の定義とは

この改正法はこれまで大企業のみが対象でしたが、2020年4月1日からは、中小企業も対象となります。
しかし、“中小企業”という言葉は定義が曖昧な点も多いため、「自社は適用されるのか?」と判断に迷われるかもしれません。

厚生労働省では、対象となる中小企業について「『資本金の額または出資の総額』と『常時使用する労働者の数』のいずれかが以下の基準を満たしている」ことを条件としています。
この条件は、事業場単位ではなく企業単位で判断されるので、注意しましょう。

「時間外労働の上限規制」が適用される中小企業の定義
業種 資本金の額
または出資の総額
  常時使用する労働者数
小売業 5,000万円以下 または 50人以下
サービス業 5,000万円以下 100人以下
卸売業 1億円以下 100人以下
その他
(製造業、建設業、運輸業、その他)
3億円以下 300人以下

※出典:厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」より

労働者数は、「臨時的に雇用した労働者を除く労働者数」で判断するため、パート・アルバイトも含みます。出向社員や派遣社員は、雇用契約関係を基準に算入します。例えば、移籍出向社員の場合は出向先の労働者数に算入しますが、在籍出向の場合は出向先・出向元双方へ算入することになりますので、注意が必要です。また、派遣社員の場合は派遣元の労働者数に算入します。

業種の分類については、日本標準産業分類に従って判断されます。総務省のホームページで最新の日本標準産業分類が掲載されていますので、参考にするとよいでしょう。

ただし、以下の事業・業務については、5年間の適用猶予期間が設けられています。

適用猶予・除外の事業・業務
自動車運転の業務 改正法施行5年後(2024年4月)に、上限規制を適用します。
(ただし、適用後の上限時間は、年960時間とし、将来的な一般則の適用については引き続き検討します。)
建設事業 改正法施行5年後(2024年4月)に、上限規制を適用します。
(ただし、災害時における復旧・復興の事業については、複数月平均80時間以内・1か月100時間未満の要件は適用しません。この点についても、将来的な一般則の適用について引き続き検討します。)。
医師 改正法施行5年後(2024年4月)に、上限規制を適用します。
(ただし、具体的な上限時間等については、医療界の参加による検討の場において、規制の具体的あり方、労働時間の短縮策等について検討し、結論を得ることとしています。)
鹿児島県及び沖縄県における砂糖製造業 改正法施行5年後(2024年4月)に、上限規制を適用します。
新技術・新商品等の研究開発業務 医師の面接指導(※)、代替休暇の付与等の健康確保措置を設けた上で、時間外労働の上限規制は適用しません。
※時間外労働が一定時間を超える場合には、事業主は、その者に必ず医師による面接指導を受けさせなければならないこととします。

※出典:厚生労働省 資料7より

また、新技術・新商品等の研究開発事業については、上限規制の適用から除外されています。
しかし、今回の改正とともに、1週間当たり40時間を超えて労働した時間が月100時間を超えた労働者には、医師の面接指導も罰則付きで義務づけられています。(改正労働安全衛生法)そのため企業は、面接指導を行った医師の意見を踏まえ、必要に応じて就業場所や職務内容の変更、有給休暇の付与などの措置を講じなければならないので、注意しましょう。

中小企業が今すぐ取り組むべきは、現状把握と法令遵守対応

時間外労働の上限規制の対象企業に当たる、といわれても、現段階でまだ対策に取り組めていないという企業も多いことでしょう。一部の方からは「対策しなければならないとは分かっているものの、具体的に何をすればいいのか・・・」という声も聞かれます。

対策を検討するポイントは、先に取り組んでいる企業を参考にするとよい、といわれています。とはいえ、ただ「取り組み例を参考に」と言っても、闇雲に行ってはせっかく取り組んだ対策が徒労に終わる恐れもあります。

日本商工会議所と東京商工会議所が2019年1月に発表した「働き方改革関連法への準備状況等に関する調査」の集計結果によると、全国の中小企業2,045社を対象に調査を行った結果、改正内容を知っていると回答した企業1,235社の中で「時間外労働の上限規制」ついて「対応済・対応の目途が付いている」と回答した企業が講じた取り組み上位6項目が紹介されています。

「時間外労働の上限規制」への対応として講じた取り組み(上位6項目)【複数回答】
※出典:日本・東京商工会議所「『働き方改革関連法への準備状況等に関する調査』集計結果」より

ここでも「時間外労働の管理の徹底」が1位になっているように、まずは時間外労働の管理を見直すことが先決です。
現状の管理方法で正確に時間外労働の把握ができなければ、規制の上限を超えないように管理や指導をすることはできません。それ以前に、現在の残業の実態が分かっていなければ、どの程度の危機感を持って対応するべきか予測もできないのです。

時間外労働の上限規制に向けた対応策のアイデアは世の中にたくさんありますが、まずは、以下の2点をスタートラインとして時間外労働の管理を徹底することが先決です。

①労働時間の現状把握

残業を発生させる要因は、1つではありません。「1人がこなす仕事量が多すぎた」「一部の人間に集中していた」など、残業が発生する要因は発生状況によって異なります。
すでに現在、残業や休日出勤が多いと露見している場合は、早急に何らかの対策を講じる必要がありますが、そもそも「残業時間がどこでどう発生しているか」を理解できていなければ、全社で均一的に取り組んでしまい、結果として残業が減らない・・・ということになってしまうのです。
まずは、自社の残業状況がどの程度発生しているのか、どの部門で発生しているのか、従業員ごとに残業時間に差はあるのか、同じ作業をしている従業員間で残業時間に差はあるか、残業が発生しやすい時期があるのか・・・など、実際の残業時間を部門単位、個人単位で現状を把握することが肝心です。
残業している人数、個人別、残業時間、発生部門、時期、仕事量など細かく確認することで、次のステップとなる「残業抑制に向けた対策」も取りやすくなります。

②法令に則った労働時間の管理体制の構築

労働時間の現状を把握するためにも、時間外労働の上限を超えないように管理するためにも、法令に則った労働時間管理の徹底が重要になってきます。
特に今回の改正では、時間外労働の上限を以下のように2段階で管理しなければなりません。

時間外労働の上限規制 労働時間管理のポイント

  1. 月45時間を超えていないか、超えた月が年6か月以内か
  2. その上で、月の上限を超えた分に関して、以下の要件を満たしているか
    • 年720時間以内
    • 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
    • 時間外労働と休日労働の合計について「2か月平均」「3か月平均」「4か月平 均」「5か月平均」「6か月平均」が全て1月当たり80時間以内

労働時間の管理については、厚生労働省が2017年に策定した「労働時間の適正な把握のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で、企業は「労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること」となっており、「原則としてタイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」とされています。つまり、単に「1日何時間働いたか」を把握するのではなく、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を使用者が確認・記録し、これを基に「何時間働いたか」を細かく把握・確定しなければなりません。
また、時間外労働の上限規制においては、毎日の労働時間は当然ながら、月単位、年単位でも上限を意識しなければならなくなります。法令に則って労働時間を管理するためは、客観的に、適正に、労働時間を管理する体制を早急に整える必要があります。

適切な勤怠管理システムで、適切なタイムマネジメントを

今回の改正法への対策で重要になってくるのが、労務担当者のみならず、本人や管理者においても「労働時間に対する意識をしっかり高めること」です。

しかし、タイムカードやエクセルで管理する方法では、打刻の正確性が脆弱なうえ、集計作業にも時間がかかります。時短勤務やフレックスタイム制など雇用形態ごとに始業時間が異なれば、全ての従業員の残業を含めた労働時間を把握するのは容易なことではありません。残業や勤務状況の現状をタイムリーに把握できなければ、「気がついたら時間外労働の上限時間を超えていた」という事態になる可能性すらあります。

一方、すでに勤怠管理システムを導入し時間管理を行っている企業も多く見られます。勤怠管理システムであれば集計も簡単に行えますし、労働時間数もタイムリーな把握が可能でしょう。しかし、この場合にしても、ただ労働時間をデジタルで把握するだけでは、上限に近づいている従業員に対して警告や指導などの対応が遅れる可能性はあります。勤怠管理システムにおいても、これからは「法令に則って労働時間を正しく把握すること」に加え、法で規制された上限を超えない管理体制も問われるのです。

そこで最近は、市場で提供されている多くの勤怠管理システムで、「時間外労働の上限規制」に対応した機能が装備されています。
例えば、奉行Edge 勤怠管理クラウドでは、残業時間が上限を超えないように本人や関係者に自動で警告を発信するアラート機能が標準搭載されています。例えば、「残業時間が30時間を超えたら警告する」など、警告を発信する残業時間の閾値を独自に設定できるので、法規制の上限を超えることがないよう管理することができます。また、36協定に合わせて時間外労働や休日労働をした時間数と回数を自動集計できるため、リアルタイムに累積状況を把握することも可能です。上限規制項目ごとに警告レベルを設定できるため、特別条項も含めて漏れなく36協定の上限を超えていないかチェックできます。
こうした機能を有効に活用して、規制の上限を超える前に適切にマネジメントしていきましょう。

※奉行Edge勤怠管理クラウド「働き方改革関連法対応」より

おわりに

「時間外労働の上限規制」への対応は、「うちは小さな会社だから」と他人事にはできない課題です。罰則も設けられている以上、企業の規模を問わず、従業員を抱える全ての企業が取り組むべき義務なのです。
「取り組みはこれから」という企業は、今回ご紹介したように、まずは「現状把握」と「法令に則った管理体制の構築」から始めましょう。

しかし、「法令に対応する勤怠管理システムを導入すれば、すぐに法令に則った体制が整う」というものでもありません。そうした機能があることはもちろんですが、自社の就業規則に即して適切に設定ができることも重要なのです。

また、中小企業の場合、新たに勤怠管理システムを導入することが“大きな買い物”になることもあります。そんなときは、助成金を活用しましょう。厚生労働省のホームページで「時間外労働の上限規制」に活用できる「時間外労働等改善助成金(時間外労働上限設定コース)」が紹介されています。この助成金の支給対象には、労務管理用ソフトウェアの導入・更新も含まれているので導入時の助けになります。(2019年度の募集は2020年1月8日が期限です)

時間外労働を適切に管理できる体制が整えば、本格的に残業を抑制する対策に取り組むこともしやすくなります。先述したように、残業が発生する要因は様々あり、当然その要因ごとに対策も異なります。OBCでは、専門家の監修による「5つのタイプから導く過重労働解消法」や奉行処方箋モデル「長時間労働自動抑制モデル」などで対策例もご紹介していますので、これらを参考にしながら、取り組みやすい対策から着手してみてはいかがでしょうか。

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