事例に学ぶRPA活用「成功の秘訣」とバックオフィス業務にもたらすメリット

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事例に学ぶRPA活用「成功の秘訣」とバックオフィス業務にもたらすメリット

RPAは、AIやIoTと並び、いまや最注目のITワードです。
「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」いわゆる“ロボットによる業務の自動化”を意味するRPAは、人材不足や働き方改革対策の有望格と期待されており、導入に踏み切る企業は年々増加傾向にあります。
しかし、RPAを何となくは知っているものの、具体的に何ができるのか、AI(人工知能)とどう違うのか・・・など、仕組みや効果については漠然とした知識しかないという人も少なくありません。「早々に導入したが、うまく稼働せず失敗した」というケースも耳にします。
一方、RPAを基幹システムとうまく融合させて、飛躍的に業務の効率化を実現できた企業があります。西部ガス情報システム会社もその1社で、勘定奉行の仕訳入力にRPAを導入し業務効率の大改革を実現しています。
今回は、具体的にどのようにRPAを導入・活用しているか、西部ガス情報システム株式会社の向氏にお話を伺い、RPAが企業にもたらすメリットや導入成功の秘訣について考察します。

RPA導入で西部ガス情報システム株式会社が成功した
“業務の効率化”とは

福岡県福岡市に本社を置く西部ガス情報システム株式会社は、エネルギー事業を中心に食や住まい、介護、レジャーなど、生活に関するさまざまな分野で事業を展開している西部ガスグループの情報システム会社として、業務システムや社内ネットワークの設計・構築から運用・保守まで、お客さまのニーズに沿ったシステム提案を行っています。
管理本部 経営企画部 経理グループ・マネージャーの向美智郎氏によると、システム会社ではあるものの、これまでの経理業務は単純作業ばかりで、あまりの入力作業の多さに猫の手も借りたい状態だったそうです。

向さん
管理本部 経営企画部
経理グループ マネージャー
向 美智郎 氏

私の経理業務歴としては3年程です。数字を使って会社を変える経理に憧れ営業から異動したものの、最初に与えられた業務は仕訳入力で、実態は理想とかけ離れていました。「何故こんなことをしないといけないのか」と正直思いました。異動後3か月が過ぎても仕事は単純作業だけ。私としては何の進歩もなかったのです。しかも長時間残業で疲れ果てており、「これが経理の実態なのか」と落胆しました。

そんな中、折しも世間ではRPAによるバックオフィス業務の効率化が話題となり始めます。同社でも、「ロボットでもなんでもいいから手伝ってほしい」という切実な想いから、社内でRPAの有機的なワーキングを立ち上げたそうです。
まず、「配賦の計算」「月割り計上」というように、RPAワーキング内で“ロボットでできそうな作業”を挙げるところから始まりました。思いつくままにリスト化していくと、それぞれに共通する作業が “仕訳”であることに気づきます。「仕訳入力をロボットに任せることができれば、劇的に仕事が楽になる」と考えた同社は、早速、仕訳入力作業を行うロボット作成に取りかかりました。

実際のロボット作成には、事前にツールメーカーが実施する短期間の研修を受け、作成ノウハウを身につけて臨まれました。

向さん

ロボットを作成するには高度なプログラミングの知識が必要と思うかもしれませんが、ほとんど苦労しませんでした。実際、プログラミングを持ち合わせていない3人が作業して、たったの1日でロボットを作成できました。

同社では、できあがったロボットには “メロン”とニックネームをつけ、“仲間意識感”を高めています。
初号機となる「メロン1号」は、エクセル+RPAという形で仕訳入力作業を行うものでした。RPAの事前研修で学んだ手法を活かして作成しましたが、微調整の苦労はあったものの作業効率の省力化ができたことで、その後の開発に大きな自信となっていきます。

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その後も様々な作業をロボット化し、メロン2号、3号と「仲間」を増やしました。今では、メロンはPC1台につき1つのロボットとして稼働させながら、7台のメロンと3人のスタッフで協働しています。
行う作業が複雑になるほど、1台のロボット作成にかかる時間が多少増えはしたものの、稼働させることで業務への負担はどれも大幅に削減されていきます。例えば、エクセルデータの入力表から情報を読み込んで仕訳入力をするメロン2号では、人間が作業をすると100行の仕訳入力とチェックに2時間かかるものが、「人間5分+ロボット3分」と大幅に削減することができました。

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また、ロボット活用前は間接費のほか部門費用の計上や按分など、四半期決算に伴う300以上の仕訳入力と入力後のチェックに4時間かかっていましたが、今ではたった5分にまで短縮できています。RPA導入のおかげで、人の手間がなくなり、年々スタッフの帰る時間が早まっているそうです。
今後は、連結決算資料や各部門月次データ、各種明細などの入力なども、ロボットを使って業務を自動化し、スタッフの能率アップでなく能力アップを目指したいと、RPAをさらに広範囲で活用する計画を立てています。

この西部ガス情報システム株式会社の取り組みについては、ホワイトペーパーで詳しくご紹介しています。詳しい内容をお知りになりたい方は、是非ダウンロードしてご覧ください。

成功事例から読み解く!
RPAがバックオフィス業務にもたらすメリット

RPAを導入することで、企業は多くのメリットを得ることができると言われています。
例えば、西部ガス情報システム株式会社の場合、バックオフィス業務にRPAを導入したことで、以下のようなメリットを実感することができました。

メリット1:業務時間を大幅に削減できる

例えばメロン2号では、これまで人が2時間かけて行っていた仕訳入力・チェックの作業を、ロボットがたった3分で入力を完了させ、かつ人のチェック時間もたった5分で済むようになったと報告されています。このように、RPAにより業務の一部を自動化することで業務効率が飛躍的に上がり、従来費やしていた業務時間を大幅に短縮することができます。
また、従来複数人で行っていた作業でも、ロボットが瞬く間に作業を終わらせるので、人海戦術に頼ることがなくなります。西部ガス情報システム株式会社でも、現在は3名の経理メンバーと8台のロボットでスムーズな業務進行ができていると言います。
中小企業では昨今“人手不足”が浮き彫りになっており、限られた人員では1つの業務に長く時間を費やせないのが実情です。RPAを導入すれば、そうした人手不足を補うことにもつながります。

メリット2:人的ミスを防止できる

RPAは正確に作業を行うので、人間のように仕事でミスをすることがありません。作業工程に変更なければ決められた作業を正確にこなすので、人的ミスの防止につながります。
西部ガス情報システム株式会社でも、従来仕訳入力後のチェック作業には、仕訳入力後に印刷してチェックするという方法を取っていたそうですが、RPAが正確な入力をしてくれるため、ほとんどチェック作業が必要なくなったと言います。お話にあった四半期決算の業務でも、「4時間の作業を5分に短縮できた上に入力ミスはゼロ」という実績を上げています。

メリット3:業務プロセスの見直しを図れる

西部ガス情報システム株式会社では、業務を細かく洗い出したことで、ロボットでもできる作業=各種の仕訳入力であることが分かりました。RPAを導入すると言うことは、人的作業にメスを入れることになります。
「ロボットにどんな作業を任せるか」を考えることで、長年固定化されていた業務プロセスを見直すきっかけにもなります。さらに実際にRPAを導入することで、根本的な業務改善も現実的になっていくのです。

メリット4:労働環境の改善・従業員の満足度アップが図れる

働き方改革に伴い、企業には業務改善や従業員の健康管理が強く求められています。今や労働環境の改善は、企業にとって喫緊の課題といえるでしょう。
RPAは、日々の作業工数を削減したり、残業の削減や休日出勤をなくしたりすることが実現できるため、従業員に対し、残業時間の短縮や有給休暇を取得させることもしやすくなります。
西部ガス情報システム株式会社でも、RPA導入後、スタッフのワークタイムが大幅に削減され、残業時間の短縮や休日出勤が減るなどの効果が現れており、ワークライフバランスの改善に大いに役立っています。

メリット5:人材育成に貢献できる

RPAは定型業務を人間以上の圧倒的なスピードで自動化します。作業に手を取られていた時間が削減できると、例えば経験が浅いスタッフであれば、業務の理解を深める時間や他の業務を覚える時間に費やすことができるようになります。
西部ガス情報システム株式会社でも、単純作業をしなくなったため、作業の意味を理解する学習時間が取れるようになり、経験が浅いメンバーのスキルアップにつながったといいます。時間的な余裕ができることは、結果的にスキルの高いスタッフを育てることにもなり、難易度の高い業務にも着手できる人材を確保する事ができるようになります。

メリット6:スタッフの意識改革ができる

RPAは定型業務を人間以上の圧倒的なスピードで自動化します。西部ガス情報システム株式会社では、その効率性が顕著に理解できたことで、「この作業もロボットでできないか」「この作業は人が介する必要があるか」といった様々なアイデアや意見が積極的に出るようになったそうです。
これまで単純作業にかかっていた時間が削減できると、スタッフは利益を生み出す方法やクリエィティブな思考に今まで以上に集中できるようになります。西部ガス情報システム株式会社のように経理業務にRPAを導入すれば、本来従事すべき経営企画にも積極的に時間を費やすこともできるようになり、ロボットとうまく協働することで組織の生産性向上も期待できるようになります。

成功事例から読み解く、RPA活用「成功の秘訣」とは

RPAをうまく活用すれば、企業には多くのメリットが得られます。しかし、一方で「導入はしたものの効果を実感できなかった」という企業も、現状は少なくはありません。
それではなぜ西部ガス情報システム株式会社は、このようにRPAを活用して業務改善を飛躍的に成功できたのでしょうか。

西部ガス情報システム株式会社がRPAをうまく活用できたポイントは、主に以下の点にあると考えられます。

秘訣1
「作業」を細分化してRPA化できるポイントを探る

西部ガス情報システム株式会社では、社内ワーキングで社内業務を細かく洗い出し、どの業務が非効率を生み出しているのかを明確にしました。
RPAは「魔法のツール」ではなく、あくまで「事前に設定した内容に基づいて実行する」ものです。RPAに任せる作業を選別する際は、業務レベルでなく、業務を行う上での行為=作業で考えなければなりません。同社では、結果として“RPA化できそうな業務”が全部で58項目にも上ったそうです。
まずは、業務プロセスに沿って作業内容を思いつくままに細かくリスト化し、業務の中にどんな作業があるのかを見極めることが肝心です。そして、抽出した作業リストの中からRPAに向いている作業をピックアップし、「どの業務から効率化したいか」現場の要望も踏まえつつ絞り込んでいきます。
自社の業務の実態を露わにすることで、非生産的な業務の見直し、改善へのきっかけにもなるでしょう。

秘訣2
ロボットとの業務分担をベンダー任せにしない

西部ガス情報システム株式会社では、非効率な業務の抽出をベンダー任せにせず、自分たちで行っています。自分たちで作業手順や時間を洗い出すことで、自分たちが普段どんな作業を行っているかを客観的に把握することができるようになります。
日々の業務に追われていると、どうしても「この業務はこの人が」と振り分けやすくなりますが、RPA化は、すなわち「ロボットと協働する」ことと同じです。人と同じように、ロボットに1つの業務を分担させることになるため、何をロボットに任せ、どの作業を自分たちでするか、という認識が持ちやすくなるのです。

秘訣3
事前に基礎研修を受講し、ロボット作成への不安を除く

西部ガス情報システム株式会社では、RPAに欠かせないシナリオ作成もベンダーに頼らず自分たちで行っています。しかも、作成したメンバーにはプログラミングの知識がありませんでした。彼らは、ツールメーカーが行った事前研修で、RPAが「高度なプログラミングの専門知識がなくても、それほど難しいものではない」ことを知ったのです。
「難しくはない」と言われても、始めて触れるモノには不安もつきものです。担当者がRPAに不安や抵抗を感じていては、思うように進みません。こうした不安を払拭することは、RPA化を進める上でも原動力となります。

同社では、事前に研修を受けたことで「演習内容を真似してシナリオ作成してみよう」「自分たちでもできるかも」といった自信にもなったそうです。事前研修でロボット作成ツールに“慣れておく”ことも、気負わず取り組むために必要な要素と言えるでしょう。

秘訣4
不具合は「失敗」にあらず、ひたむきに取り組む

RPAは、正確な指示を出せば正確な成果を出すことができますが、間違ったら間違った結果しか出てきません。例えば、半角、スぺース、文字、数字・・・などといったデータの入力パターンを崩すと、それだけでも正常な運転はできなくなります。
西部ガス情報システム株式会社でメロン1号を運転してみた際、いくつか問題が発覚しました。その1つに、仕訳入力の際に既存のエクセル管理資料で表示される「,(カンマ)」を拾ってしまい、勘定奉行で「1,000」を「1,000,000」と誤入力した事象があります。
同社では、このような間違った結果を「失敗」と捉える関係者はいませんでした。なぜ不具合が起こったか検証を重ねた結果、勘定奉行の設定とのマッチングに原因があると突き止め、正しく入力できるよう改良していきます。
RPAには、AIのように「機械学習を繰り返し、自ら判断しながら適切な形に修正する」という機能はありません。そのため、正しい指示なるように調整を繰り返すことも大事な作業になります。
RPAをうまく活用にするには、特性をしっかり見極めて細部を入念に検証していく地道さも欠かせないのです。

秘訣5
スモールスタートで成功体験を得ることで、スタッフにも安心してもらう

業務をRPA化するにあたり、よくある問題の1つが「スタッフの合意が取りにくい」というものです。特に、「経理は仕訳入力が基本」といった意見や「自分で入力した方が早い」という声はどの企業でもよく聞かれます。また、業務をロボット化することで、これまでのプロセスが変わることも不安材料になる恐れもあります。
西部ガス情報システム株式会社でも、メロン1号が完成した時点での周囲の評価は散々たるものでした。「自分がしたほうが信頼できる」「わざわざ業務で使わなくても良いのでは」という声もあったそうです。
しかし、一旦メリットを「見える化」すれば納得度は高まり、その他の業務改善にも大いに検討されやすくなります。その後バージョンアップを考えながら開発したメロン2号では、劇的に業務の効率化が図れ、スタッフのロボットに対する理解も深まっていき、次のロボット、また次のロボット・・・と開発が進んでいったと言います。
いきなり全自動を目指すと、社内の不安や反感も増大する恐れがあります。西部ガス情報システム株式会社のように、1つでも成功体験があるとスタッフの合意も取りやすくなります。1つずつ取り組む姿勢でRPA化を図ることも大事なポイントです。

秘訣6
少しずつ複数のRPAに「分業」させてファミリー運営化する

西部ガス情報システム株式会社が業務効率化を実現させたポイントは、RPAを複数活用して「分業」させたことにもあります。
例えばメロン2号は、事前に作成したエクセルの入力表から勘定奉行への仕訳作業を行います。勘定奉行の取り込み機能を使ってCSVに変換して取り込みますが、そのためには元となる入力表を作成する必要があります。同社では、このデータ作成作業を全てRPAで自動化を図りました。複数台のロボットを“メロン・ファミリー”として連携運用させることで、全ての仕訳入力をRPAだけで作業できるようにしたのです。
このことは、経理部門だけでなく他部門の事務担当にも大きな影響を与えました。従来の仕訳は、部門ごとに使用しているシステム環境が異なるため「手入力」が前提でした。しかし、各部門からのデータのとりまとめも、定型フォームに落とし込むロボットを作成することで飛躍的に作業効率を上げることができたのです。
今では、別途開発されたメロン3号、4号、5号、7号がメロン2号の処理に必要なファイルを作成し、互いに連携することで、作業時間のより大幅な短縮という成果を出すまでになりました。このように、1つ1つの作業を分業化する考え方で構築すると、効率のよいファミリー運営が可能になります。

他にも活かせる!バックオフィス業務でのRPA活用例

よく「バックオフィス業務は、RPAとの相性が良い」と言われます。
西部ガス情報システム株式会社の事例もさることながら、その他の自動化できる業務として、以下のような作業にも活用できるとされています。

経理×RPA

  • PDF化された注文書からRPAで自動入力
    倉庫の出荷情報から売上入力も自動化できるので、入力作業時間・転記ミスが“0”になります。
  • 取引情報から自動的に請求書PDFファイルを作成し、取引先へ自動送信
    締め切り間際の請求作業の大幅削減が期待できます。メール完了後は、請求書PDFファイルを特定フォルダに保管することも可能です。
  • 日々の取引情報から独自の月次報告書を自動作成
    月次報告書を作成するための会計帳票の出力・集計・転記作業が一切なくなります。
  • 伝票処理をRPAが自動転記することで、入力作業時間が割愛
    交際費や立替精算などの際に、紙での申請書を受け取り、手作業で入力作業やファイル保管を行っていた一連の流れについて、スキャンされた申請書をRPAが自動転記します。入力後は、データファイルを指定のフォルダに自動保存も可能です。
  • 交通費申請も自動チェックで承認までスムーズに
    申請された交通費が利用経路において適正か、RPAで自動チェックすることで、以降の承認業務や例外対応だけすればよくなります。

人事労務×RPA

  • 勤怠実態を自動収集・自動登録
    勤怠実績のExcelデータを各拠点から自動で収集し、勤怠管理システムに自動登録するため、手入力によるミスもなくなります。簡単なチェック作業だけで業務が完了するので、担当者の負荷が軽減されます。
  • 申請された人事データを複数のシステムに自動登録
    人事異動時、住所変更、退職・休職など、各部門から申請された人事データは、人事システムや給与システムに反映させなければなりません。変更が生じた場合、必要な項目をあらかじめ指定し一斉に変更するように指示しておけば、早くミスなく反映することができます。
  • 残業時間や手当などの変動項目を給与計算システムへ自動入力
    手入力によるミスがなくなり、修正・指し戻し等によるロスがなくなります。
  • 採用業務で、応募者に自動連絡
    応募者の情報をPC上でデータ化し、採用試験についての連絡や試験結果を応募者に自動で連絡することができます。

RPA活用は中小企業の業務改善に役立ちます!

RPAは、うまく使えば面倒な単純作業やルーティンワークなどのデスクワークを人間の代わりに行ってくれます。しかし、確実に生産性を向上するためには、ツールの良し悪しや導入コストに目を向ける前に、解決したい課題に向き合うことが肝心です。
西部ガス情報システム株式会社の向氏も、「チャレンジしないと何も始まらない」と語っています。働き方改革、DX推進、人材不足と、企業に課されている課題は山積みです。西部ガス情報システム株式会社のように、RPAをうまく活用して、様々な課題に立ち向かう「余力」を生み出しましょう。

西部ガス情報システム株式会社のRPA活用の実態は、ホワイトペーパー「西部ガス情報システム株式会社様」RPA活用“成功の秘訣”で詳しくご紹介しています。ぜひ、参考にしてみてはいかがでしょうか。

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