どのような企業でも、経営目標通りに実績が伴っているか確認することは重要です。経営者やマネージャーにとどまらず、部署・個人単位で営業目標を立て、達成度や進捗を確認するマネジメント手法も多くの企業で採用されています。
企業における予実管理の実態は、従業員間のITリテラシー格差、一般的に普及しているソフトウェアという点からExcelを使用している企業は多くありません。しかし、Excelで予実管理を行うと、手作業が増え手間がかかる傾向があります。
今回は、Excelの予実管理で起こりえる問題を整理し、効率的に予実管理を行う方法について解説します。
目次
予実管理とは？
予実管理は「予算実績管理」を略したもので、文字通り「予定（予算）」と「実際（実績）」を管理することです。
「予実管理は上場企業、大企業が行うもの」というイメージが先行しがちですが、予実管理を行うと、予算に対して実績が順調に上がっているか、その進捗状況を確認することができます。設定予算への達成度がふるわなければ、年度の途中で手を打つことも可能になります。「利益確保は充分できているか」「事業戦略を軌道修正する必要はあるか」などの観点でみれば、中小企業にとっても重要な業務の1つであることが分かるでしょう。
予算と実績を定期的に比較し、伸ばすべきところは伸ばし、修正すべきところは早期に対応することで、自社の課題をタイムリーに把握しながら目標通りに事業成長を実現させることが可能になります。
迅速かつ適切に対策を講じられるようにするには、予算、実績ともに項目を細かく分けて管理し、週や月単位など分析を行う期間を明確に設けて予実管理を行うことが重要です。一回あたりにかける時間を多く取るよりも、毎月、可能なら毎週、予算と実績を管理する方が効果的です。
大企業などでは、一般的に予算を部門単位で設定し、部門内で経費科目ごとに予算を割りふります。企業規模が大きく部門数が増えると、それに比例して予実管理は煩雑かつ手間も多くなります。経営戦略上、必要不可欠な業務であるとはいえ、把握するのに時間がかかっていては本末転倒です。そのため、できる限りシンプルな作業で、的確に把握できる管理方法が望ましいとされています。
Excelでの予実管理における弊害
Excelを使った予実管理は、誰でも扱いやすいソフトウェアという点において、多くの企業で利用されています。
しかし、Excelで予実管理をすると、集計作業が属人化しやすくなります。複雑な計算式を使っていると、担当者しか作業ができなかったり、別の人が手伝ったり担当を変えることが難しくなったりすることが起こります。
他にも、管理業務の面から見ると、以下のように多くの課題が見られます。
<予算管理上で見られる課題>
複数部署で予算管理を行っている場合、経理担当者が各部門からExcelシートを収集、合算する作業に手間と時間がかかります。
例えば、部門ごとに優先項目が違うなどの理由で入力フォーマットが異なる場合が多く、経理部門の予実管理表に反映するにはデータを出力して1つひとつ手入力していく必要が生じます。そのため転記ミスが発生する可能性も否めません。また、誤って数式を上書きしてしまったなどで、Excelシート自体に集計ミスが発生していることもあり、正しい計算がされているか入念にチェックする必要があります。
同一のフォーマットを使っていても、バージョンの違いでデザインが崩れることもあり、そうしたことが思わぬミスを招くこともあります。
さらに、Excelでの予算管理の難点は、部門とセグメントの数だけファイルが増えていくという点にもあります。組織、勘定科目などに変更が発生した場合、全てのExcelファイルに情報を反映させなければならず、業務効率を下げる要因にもなりかねません。
<実績管理上で見られる課題>
実績は会計システムの情報を見れば一目瞭然ですが、予実管理をExcelで管理している企業では、会計システムで実績データを集計し、Excelの予実管理表に手入力で反映しているケースが多く見られます。このような場合、入力作業の負荷がかかる上、転記ミスが発生する可能性があるため、二重チェックを行うなどさらに負担が増します。
間接部門費の配賦計算もまた手作業となるため、かかる手間と時間は膨大なものになります。月次決算完了後、修正あるいはミスが分かった場合も、そのたびにExcelの予実管理表を手作業で更新しなければならず、生産的ではない作業が発生しています。
また、こうした手作業に時間をとられ、肝心の経営分析資料などの資料作成に割ける時間が少なくなる可能性もあります。予実の対比、予算シミュレーションなどの分析に時間をかけ、経営企画により役立つ精度の高い情報を提供したいという経理担当者の思いに反比例し、予算編成情報の収集・集計といった前段階に手をとられ、分析がおぼつかないということも起こります。事実、経営者が設定した期日に間に合わず、「精度が低い資料しか上げられない」「詳細な分析までできない」というジレンマを抱えている経理担当者も少なくありません。
Excelを使った予算管理を実施している企業の多くが、こうした課題を抱え、時間を費やしながら実績管理を行っています。そして現場の苦労を、経営者・役員クラスは把握していないことがほとんどです。
Excelから脱却するなら「会計ベースの予実管理」方法がおすすめ！
「予実管理をもっとラクに行いたい」という声に応えるべく、市場には多くの予実管理システムが提供されています。しかし、Excelと比べると導入に別途費用がかかってしまい、「それなら手間と時間がかかってもExcelで行えている現状を維持するほうがよい」と考えられがちです。
本来優先すべきは、タイムリーに毎月の実績と予算を比較することです。予実管理ではPDCAサイクルを効率よく回すことが重要になるため、非効率な状態のままでは、予実管理を行うことで実現できるはずの「利益確保の施策立案」にも影響が出かねません。
そこで、Excelでの予実管理に代わるオススメの方法は、会計システムをベースにした予実管理です。
現在市場で提供されている会計システムには、予実管理表を自動作成する機能を搭載しているものがあります。
例えば勘定奉行クラウドでは、予算を登録するためのExcelテンプレートが出力でき、各部門で入力してもらえば取り込むだけで予算の登録ができます。管理会計を想定したオリジナル帳票テンプレートも複数あり、予算実績対比表やグラフ、部門別の予実一覧表などがボタン1つで出力できます。テンプレートをベースに、縦・横軸の項目を選択するだけでオリジナル帳票も作成でき、Excelで行っていたようなデータの出力・加工作業の手間もなく、あっという間に予実管理表を作成することが可能です。
さらに、勘定奉行クラウドでは3次予算まで管理できるので、当初の予算と実績との間に大きな差が出た際にも、修正予算をスムーズに構築でき、決算予測の精度が高まります。
※3次予算管理は、勘定奉行クラウド Sシステムで対応しています。
社員数や顧客数など会計システムに含まれない非会計情報や、Excelの数式・関数も使用できるため、二次的加工の手間も一切不要です。仕訳の修正によって実績数値に変更があった場合でも、Excel帳票を修正する作業はありません。常に最新の会計データが帳票に自動的に反映されるので、実績数値の更新のたびに再度出力し直すだけで、予実管理表の更新が完了します。
こうした機能を搭載した会計システムを使うことで、日々の経理業務もしっかり反映した予実管理が迅速かつ効率よく行えるようになるのです。
Excelの落とし穴にはまる前に見直しを！
Excelによる予実管理は、ゼロから全てを構築する必要があるという点も課題です。ソフトウェアとしてのExcelは、誰にでも使いやすく便利なツールであるものの、経営に用いる大量のデータを扱うには不向きです。
予実管理は、毎月、毎年の業績報告に大きく作用するため、経営者が予実管理に寄せる期待も大きくなります。「Excelでできるから」と業務効率の問題を後回しにせず、より効率的にできる方法に切り替えることが、経営課題の早期発見・早期対応にもつながります。
予実管理業務に課題を感じ始めたときが、チャンスです。毎週、毎月、予実管理にどれほどの時間を費やしているかを洗い出し、予実管理方法の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
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