中小企業にこそ、テレワークを!導入のメリットと環境整備・コスト対策

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政府による「働き方改革」の流れを受け、企業も多種多様な働き方に対応するため様々な取り組みを行っています。中でも注目を集めているのが、時間や場所の制約を受けずに働くスタイル=「テレワーク」です。
テレワークは、ワークライフバランスの視点から見ても従業員にとってメリットが大きいと言われています。また、総務省が発表した「平成28年度 情報通信白書」によれば、「テレワークを導入している」または「具体的に導入予定がある」と回答した企業は全体の2割程度でしたが、「導入している」企業のうち8割以上が導入して「効果があった」と回答しています。このことから、テレワークは企業側にとってもメリットを感じられることが窺え、多様化する「働くニーズ」に対応しながら企業も成果を期待できる、まさに「win-winの働き方」と言えるでしょう。
そして今、行政の支援もあって中小企業もテレワークを導入しやすくなっています。そこで今回は、中小企業にとってテレワーク(在宅勤務等)がもたらすメリットや導入時に必要となる環境整備、行政支援の実態についてご紹介します。

テレワークは中小企業の「人財確保」に効果大!

「テレワーク」とは「ICT(情報通信技術)を活用して場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」のことを指します。
テレワークが企業にもたらすメリットには、以下のような点があります。

  • 従業員のワークライフバランスの向上
  • 従業員の通勤時間の短縮と疲労削減
  • 優秀な人材の確保、定着、活用、組織のプロ集団化
  • 業務効率の向上、生産性の向上
  • 企業イメージの向上、社会的責任(CSR)の向上
  • 災害など非常時の事業継続(BCP)
  • オフィスコストの削減

…など

テレワークには大きく在宅勤務やサテライトオフィス、モバイルワーク(移動先、移動中にPCや携帯を使って仕事をするスタイル)などがあります。中でも「在宅勤務」という働き方は、「優秀な人材の流出をどう防ぐか」や「新たな人材をどう確保するか」といった中小企業が抱える人材に関する問題に対して、解決策のひとつとして活かすことができます。
では、具体的にテレワーク…特に「在宅勤務」が中小企業にどのような効果をもたらすのか、2つの「人材確保」にスポットを当ててご紹介しましょう。

1:スキルを持った「優秀な人材」が流出しにくい職場環境ができる

女性だけにとどまらず、子育て中や介護中というライフイベント上での制約や、「居住地が遠隔」「身体障害」「怪我」などで「通勤して働く」ことが難しいケースは多々あります。優秀な従業員の生活が一変し、それを理由に離職していく…となると、企業としては大きな財産を失うことにもなりかねません。
在宅勤務を認めるだけで従業員は仕事を辞めなくて済むため、企業は貴重な人材の流出を防ぐことができるのです。

2:「新たな人材」が確保できる

「多様な働き方が認められている」ということは、働く側にとってとても魅力的な要素となります。今や就職活動をする学生の間でも「多様な働き方の仕組みが整っているか」は企業選びのポイントとしてあげられるようになりました。各転職サイトが行っている実態調査でも、テレワークに対する関心は高く、「テレワークで働きたい」という回答も半数を超えています。転職を考える人にとっても、通勤が困難になるほどの人生の転機が訪れても「会社を辞めなくて済む」環境はとても魅力的に映るようです。
また内閣府の発表では、2010年~2014年の間に「第1子を出産した女性の離職率」は33.9%となっており、出産後の就業継続意欲が高いにもかかわらず「出産退職」していく女性は後を絶ちません。テレワークという仕組みがあれば、「出産後も働きたい」という女性に大きな魅力となります。子育てや介護などでキャリアブランクのある業務経験豊富な女性にも充分アピールできるでしょう。

優れた人材、戦力になる人材は、まさしく企業の財産=「人財」です。約10人に1人は転職するという時代に、テレワークは中小企業が「人材」を繋ぎとめる策として大きな効果をもたらすと考えられます。

テレワーク導入時に必要な環境整備も
ツール活用でスムーズに!

とはいえ、「テレワークの導入は複雑で面倒ではないか」と不安を抱える企業も多いのではないでしょうか。
テレワークを円滑に導入するには、以下のような企業側の業務環境の整備が必要になります。

  1. 1. 働き方に合わせた柔軟な勤怠管理
  2. 2. 勤務場所によって不公平とならない評価や目標管理を行う体制の構築
  3. 3. 従業員間のスムーズなコミュニケーション環境の整備
  4. 4. セキュリティ要件を満たした業務環境の提供

これらは俗に「テレワークが導入しにくい理由」とも言われています。でも世の中にあるツールを活用すれば、意外とスムーズに環境整備が行えます。ここでは、どのようなツールを活用すれば上記のような業務を進められるかについてご紹介しましょう。

1:働き方に合わせて柔軟な勤怠管理がしやすい仕組みを選ぶ

テレワークは、オフィスで働く従業員とは異なる勤務形態となるため、複雑化する勤務形態にも負荷なく勤怠管理ができる仕組みが必要となります。また、テレワーカーがオフィス外から打刻できる環境も求められます。
例えば、現在手作業で勤怠管理業務をされているのなら、勤務形態が増えても業務が自動化できる勤怠管理サービスの利用を検討されるとよいでしょう。クラウド型の勤怠管理サービスなら、テレワーカーが自宅からパソコンやスマートフォンなどで打刻や勤怠申請が行えます。申請を受けた上長も、時間や場所を問わずスマートフォンなどで部下の勤怠状況をリアルタイムに参照し、承認業務を行うことができます。
またテレワークの場合、業務に取り掛かる時間が不規則になりやすいこともあり、「働きすぎになっていないか」を企業側で管理することが難しいとも言われています。テレワークを希望する従業員と話し合い、1日の勤務時間や始業・終業の報告についてしっかり取り決めておきましょう。

2:目標や評価などを「見える化」する

テレワークで仕事に対するモチベーションをどう維持するかは、生産性の向上にも影響します。上長と本人がお互いに目標をしっかり共有し、業績と照らし合わせて評価をしていく環境を整えることが求められます。
例えばクラウド型の目標や評価を管理・共有できるサービスを使えば、Webを介して上長と部下で目標や評価を共有できます。働き方に合わせて具体的なアクションプランや成果目標を設定すれば後々の評価基準にも活用でき、上長は離れた場所からでも具体的な指導が行えます。また、過去の評価傾向も把握できれば、より具体的な指導や育成にも反映できるでしょう。

3:従業員間のコミュニケーション方法を見直す

たとえ自宅で働いていても、他のテレワーカーやオフィスで働く仲間とのコミュニケーションは業務遂行に必要です。チャットや音声通話、ビデオ通話など、様々なツールを使ってオフィスと自宅をつなぐコミュニケーション環境を整えましょう。
最近では、企業用のSNSツールも多種多様に展開されています。中には専用アプリになっているものもあり、操作も簡単でスマートフォンやタブレットなどで手軽に手間なくコミュニケーションが取れます。オフィス内でも活用できるものも多いので、全社員を対象に「テレワークを含めた社内コミュニケーション」を見直してみるのもよいでしょう。

4:セキュリティ要件を満たした業務サービスを利用する

テレワークの導入を検討している企業にとって“大きなハードル”と感じやすいのが、「セキュリティ環境」の整備でしょう。実際、導入した企業の多くは「一定水準のセキュリティ要件を満たす」ことを共通ルールとして定め、情報漏えいを回避する対策を行っています。
クラウド型の業務サービスを利用する場合、情報漏えいや不正アクセスなどを妨げる、技術的なセキュリティが確保できているかがポイントです。通信経路の暗号化が行われているか、利用者の制限や厳格なパスワード管理ができるか…など、自社のテレワーク環境に応じて必要なセキュリティ要件を確認しておきましょう。

「助成金」制度で、行政も導入を後押しします!

先に述べたように、テレワーク導入に際しては従業員が自宅でも働きやすいような環境の整備が発生します。しかし環境整備にコストがかかる場合もあり、企業によってはそれが導入の抑止力になってしまうことも…。

実は今、「働き方改革」の一環として、各行政がテレワーク実施に必要な費用の一部に利用できる「助成金」制度を設けています。
厚生労働省の「職場意識改善助成金(テレワークコース)※1」は、テレワークに取り組む中小企業事業主が対象で、労働時間の設定の改善や仕事と生活の調和推進を目的としています。この助成金は、主にテレワーク用の通信機器の導入・運用・保守サポート、通信費、そのほか前述でご紹介したようなクラウドサービスの使用料などの環境整備費に活用できます。
「1週間に1回以上、対象労働者にテレワークを実施させる」など成果目標が設定されていますが、他の助成金に比べてハードルが低く、申請しやすいのが特徴です。(ただし、申請の受付は2017年12月1日までとなっています)

他にも、総務省の「ふるさとテレワーク推進事業※2」や東京都・公益社団法人東京しごと財団が支給する「女性の活躍推進等職場環境整備助成金※3」など、国や各自治体で独自に助成金を用意しているケースがあります。これらも実は、テレワークの導入に活かすことが可能です。

このような助成金は今後も複数登場すると見込まれます。中小企業でもテレワーク導入を検討しやすい環境が整いつつある今、自社への導入に適した助成金があるかを確認してみても良いのではないでしょうか。

まとめ

助成金を有効利用してポイントを押さえながら環境・設備を整えていけば、テレワークの導入はそう難しいものでもありません。
「今いる人材をいかに留めるか」「新たな人材発掘を効果的に行えるか」という問題を「働き方」の視点で解決してくれるテレワーク。働きやすい企業イメージのためにも、本格的な導入を検討されてはいかがでしょうか?

勤務形態にあわせて柔軟な勤怠管理が行える「勤怠管理サービス」 上司の人事マネジメントを支援する「人材情報化サービス」 上司と部下で目標が共有できる「目標管理サービス」 従業員間のコミュニケーションを円滑にする「奉行Linkit」 セキュリティ対策が施された「奉行10 クラウド」