【2018年 IT導入補助金】こう使う!昨年度の事例に見る、効果的な補助金の活用法

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【2018年 IT導入補助金】こう使う!昨年度の事例に見る、効果的な補助金の活用法

前回の記事「【2018年 IT導入補助金】採択件数は中小企業13万社!生産性の向上に最大50万円を活かせるチャンス!」では、今春公募が始まったIT導入補助金がいかにメリットの高い補助制度かについてご紹介しました。本補助金は、中小企業の「生産性向上」のためにITツールを導入する費用を国が補助するというものです。
国から支援を受けられるまたとないチャンス。ならば、これを機により高い効果を得られるITツールを導入したいですよね。補助金をうまく活用して、自社の課題をITツールで改善し、生産性を上げる基盤を作っていきましょう。
とはいえ、具体的にどう使えばいいの?ITツールをどう活用すれば生産性が上がるの?と思われる方もいらっしゃるでしょう。そこで、今回は、IT導入補助金の活用に向けて、昨年度の事例を交えながら効果的な活用法をご紹介します。

生産性向上のカギは、「業務時間削減」

先に述べた通り、IT導入補助金の目的は「生産性の向上」です。補助金を活用するためには、導入するITツールがどのくらい生産性向上に貢献するか(生産性の向上率)を明示する必要があります。
まずは、生産性向上のために改善すべき自社の状況・課題を明らかにし、解決に向けた計画を立てましょう。その後、その課題や計画にマッチした、生産性の向上に貢献するITツールを選定する、という流れになります。ここでポイントになるのが、課題や計画に対して「ITツールの利活用」という解決策がマッチしているか、という点です。このポイントは補助金の審査項目になりますので、申請時に押さえておきましょう。

ところで、ここで言う「生産性」とは、どう考えればいいでしょうか?
生産性は、以下のように算出することができます。

生産性= 成果[粗利(売上-売上原価)]/総労働時間[従業員数×年間の勤務時間平均(一人あたり)]

「生産性を向上させる」とは「粗利アップに貢献し成果を上げる(分子を大きくする)」もしくは「総労働時間を削減する(分母を小さくする)」ことになります。
しかし、一般的に「粗利(成果)を上げる」ことはなかなか難しいもの。それよりも、ITが強みを発揮する「業務改善」によって業務にかかる時間を削減する「総労働時間の削減」に着目した方が、効果を出しやすく、取り組みやすいと言えます。
バックオフィスの業務だけではなく、従業員が日々行っている業務も含めて、自社の業務全体を見直してみてください。紙やExcelで時間をかけて行っている業務はありませんか?
本補助金の活用には、自社で時間がかかっている業務を特定し、その業務時間の削減効果が高いITツールを選定するとよいでしょう。

2017年度・生産性向上の効果が高かった<補助金活用/実例3選>

昨年度、約1万4千社の企業が補助金を活用してITツールを導入し、生産性向上を実現しています。では、具体的にどんな業務にITツールを活用して効果をあげているのでしょうか。
ここでは、昨年度OBCが対応したご相談の中で、生産性が飛躍的に向上した事例を3つご紹介します。どの企業にもありがちな業務課題の解決事例ですので、自社の業務において類似する課題はないか、ぜひ参考にしてください。

活用例① 支払管理業務の脱Excel管理で、業務時間を9割削減

ITツール導入前は、取引先の支払管理をExcelで行っており、支払管理表の作成や支払消込・振込データの入力など手作業が非常に多く、時間がかかっていました。
Excelで行っていた支払管理業務をシステム化したことで、手作業で行っていた多くの業務が自動化され、業務時間を9割以上削減する効果がありました。

支払管理業務の脱Excel管理で、業務時間を9割削減

<ポイント>

支払管理業務の脱Excel管理で業務時間を約92%削減するポイント

活用例② 売上報告書作成・共有をIT化し、業務担当者・営業部門双方の生産性が向上

以前は、売上報告書をExcelで作成しており、集計やグラフ作成などの加工に多大な時間をかけていました。ITツールを導入したことで必要な売上報告資料がボタンひとつで作成できるようになり、集計・加工に費やしていた時間を大幅にカットできました。
また、設定したスケジュールに応じて、売上報告書を営業部門の責任者や担当者のメールやスマートフォンに自動配信できるようになり、従来行っていた紙に印刷して提出する業務も、メールにExcel資料を添付して送信する業務も不要に。営業部門の責任者や担当者も、売上情報を自分のPCやスマートフォンでいつでも確認できるようになり、業務担当者に問合せをしたり情報提供を待ったりする時間も削減されました。

売上報告書作成・共有をIT化し、業務担当者・営業部門双方の生産性が向上

<ポイント>

売上報告書作成・共有をIT化で業務時間を約92%削減するポイント

活用例③ 勤怠管理の自動化で業務時間がほぼ0に!さらに長時間労働の抑制効果も!

従業員が50名を超えると、毎月、紙のタイムカードや勤怠届出書を回収してから複雑な残業集計まで相当な時間と労力がかかり、手作業での勤怠管理が限界に。
ITツールを導入したことで、日々の打刻データや部門で承認された勤怠申請データが自動的に集約されるようになり、勤怠集計や複雑な残業集計もすべて自動化されました。さらに、設定した残業時間を超えた従業員とその上司に自動でアラート通知ができるようになり、長時間労働の是正も手間なく実践できるようになりました。

勤怠管理の自動化で業務時間がほぼ0に!

<ポイント>

勤怠管理の自動化で業務時間を約99%削減するポイント

今回ご紹介した3つの事例は、ほんの一部にしかすぎません。他にも、日々の業務において紙やExcel等で行っているがゆえに時間がかかっているケースはたくさんあります。
「自社ではどの業務に課題があるか」を改めて見直し、補助金が活用できるこのチャンスに、ITツールによる生産性向上を検討してはいかがでしょうか。

補助金をどう活用する?オススメの活用法を教えます。IT導入補助金の活かし方 IT導入補助金による生産性の向上は、支援事業者であるOBCがサポートします。補助金活用のご相談はこちらまで