新型コロナウイルス対策:バックオフィス業務の在宅勤務・テレワーク緊急導入で企業がやるべきこと

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新型コロナウイルスの感染拡大が懸念される中、これ以上の拡大を防ぐためテレワークや時差出勤といった取り組みが進んでいます。「働く人の健康と安全を守る」ことは企業の義務でもあるため、このような対応は賢明な判断と言えるでしょう。
しかし、今回のように緊急性を伴う場合、「在宅勤務に切り替えたくてもどうすれば良いかわからない」「実施したくても準備に時間がかかるのでは」と、なかなか実行できずにいる職場も数多くあるでしょう。
そこで今回は、このような緊急事態に「在宅勤務」などテレワークをスピーディーに導入するには何が必要か、ポイントをまとめます。

在宅勤務・テレワーク導入を急きょ検討する際の
労務時間管理に関する留意点

厚生労働省が設置しているテレワーク総合ポータルサイトによれば、テレワークは「本拠地であるオフィスから離れても、情報通信技術(ICT)を使って仕事ができるようにする」ことです。これは「時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」で、自宅で働く在宅勤務、本拠地以外の施設で働くサテライトオフィス、移動中や外出先で働くモバイルワークがあります。
新型コロナウイルスは、一定以上の条件を満たした“密閉された場所”での感染が報告されているため、政府はなるべく大勢の人が集まる場所にいないよう指示しています。そこで注目されるようになったのが、テレワーク、特に「在宅勤務」という働き方です。

テレワーク総合ポータルサイトでは、導入プロセスとして下図のような手順を推奨しています。

出典:厚生労働省・テレワーク総合ポータルサイト「テレワークの導入方法

注目しておきたいのは、「4 導入に向けた具体的推進」の中の「③労務管理制度の見直し」と「④社内制度・ルールの整備」です。
本来、労働基準法では、就業規則に「始業および就業の時刻、休憩時間」、「賃金の決定および計算の方法」について必ず定めなければいけないとされています。就業規則そのものを変更するか、就業規則とは別に規定を作成して届出・周知を行うかはどちらでもよいとされていますが、いずれにせよ、在宅勤務などテレワークを実施するには、「テレワーク(在宅勤務)に関する勤務規定」を設けなければなりません。
しかし、給与制度や業務内容、所定労働時間といった労働条件を変更するのであれば、通常の手続きの場合、労使で認識の齟齬がないように事前協議し、文書などで保存するなどの対応が必要になります。
今回のような急を要する事態では、そうした準備に時間をかけている余裕はないでしょう。感染拡大に歯止めが効かない今となっては、「規定がないから」と断念する選択肢など、もはや企業には残されていないと言っても過言ではありません。

そこで、緊急を要する場合の勤務規定について、企業はどう対応するべきなのか、一般社団法人 日本テレワーク協会に見解を伺いました。

「本来テレワークを実施する場合は、就業規則の別規程として「テレワーク勤務規程」を作成し、その中で明示するべきですが、トライアル時には作成せずに実施する企業がほとんどです。ましてや、今回のように緊急事態である現状では、特に必要はないと思います」(一般社団法人日本テレワーク協会 談)

またテレワークは、上司の目の届かない場所で従業員が働くことになるため、実際の勤務時間がどうなっているかをしっかり管理することが求められます。コンプライアンス視点では、こうした「テレワークで働く従業員の労務管理」にも留意しておかなければなりません。
一般社団法人 日本テレワーク協会によると、

「多くの企業で実施している勤怠管理方法は、業務開始時にテレワーク開始メールを送り、業務終了時に終了メールを送るというものです。これなら、すぐにでも対応できると思います」

とのことでした。
緊急性の高いリスク対応策では、応急的に期間限定で実施する可能性もあります。そのため、今回のような緊急対応時はトライアル時と同等とみなし、テレワーク(在宅勤務)の勤務規定などの対応は不要で、勤怠なども連絡手段の確保が行われていればよい、ということのようです。

しかし、いくら緊急性が高いとはいえ、この緩和策は「あくまでも一時的な措置」として捉えておくのが妥当でしょう。労務管理も就業規則も、ゼロベースで導入に踏み切るのは現実的ではありません。始業・終業時間や中抜け時間、休憩時間の取り扱いなど、最低限のルールは取り決めておきましょう。

厚生労働省では、「情報通信技術を利用した事業場外勤務の 適切な導入及び実施のためのガイドライン」パンフレットや導入事例などの情報をホームページで公開しています。これらを参考にしながら、自社の“テレワーク(在宅勤務)・ルール”を労働基準法等に則って準備するようにしましょう。

“したくてもできない”とあきらめていませんか?
バックオフィス業務で在宅勤務・テレワークをするならクラウドサービスがオススメ!

テレワークは、多種多様な業種、職種で導入され、すでに技術者、事務職、営業職、管理職など幅広い業務で行われています。面談が必要な場合や製造現場に近いなどの事情がない限り、ほとんどの仕事で実施できるとも言われています。
しかし、一部からは「在宅勤務やテレワークを導入したくても、業務の特性上できない」という声も聞かれます。バックオフィス業務もその1つでしょう。例えば、経理業務などは、毎日のように大量の申請書や請求書が届き、そのたびに押印リレーや複数回のチェックなどが発生します。給与計算業務にしても、毎月の勤怠管理の集計や時間外手当の計算、給与明細の配付など手間のかかる作業が多く、そうした日常業務を振り返り「テレワークしたくてもオフィスにいないとできない業務が多すぎる」と思われているようです。

実は、こうした“したくてもできない”と思われがちなバックオフィス業務でも、クラウドサービスを利用すれば、簡単かつスピーディーに在宅勤務やテレワークを実施できるようになります。

クラウドサービスは、インターネットに接続さえできれば、自宅のパソコンからでもIDとパスワードでシステムにアクセスできます。バックオフィス業務といえども、在宅で充分、通常業務を行うことが可能なのです。
また、在宅勤務・テレワークの実施に“ペーパーレス化”は不可欠ですが、この課題もクラウドサービスを利用すれば解決します。例えば、いつでも・どこからでもクラウド上で申請や承認ができるようになるので、紙の書類で押印リレーをしたり、外出先の上長を待ち続けたりすることもなくなります。また、経理業務に欠かせない領収書や請求書なども、スキャナやスマートフォンで読み取ってデータとして添付することで、原本を必要とせずに会計処理が行えます。

今では様々な基幹システムがクラウド化しており、会計システムだけでなく勤怠管理システム、人事システム、給与システムなど、バックオフィス業務に関わるシステムでクラウドサービスが利用できないものは“ほぼない”状態まで市場は進化しています。もはやバックオフィス業務は、「テレワーク利用の例外」ではなくなっているのです。

現在、新型コロナウイルスへの感染予防のため全国の学校が休校になり、総務や経理の業務を担う子育て中の女性従業員が出社できないという事態も発生しています。こうしたクラウドサービスを活用することで、家庭にいながらでも率先して業務に従事してもらいやすくなるのです。

急きょクラウドサービスを導入する際の
“最低限押さえておくべきポイント”

在宅勤務やテレワークでクラウドサービスを検討する場合、本来であれば、どのクラウドサービスに移行するか、しっかり時間をかけて慎重に選びたいものです。コスト面やサービス面など様々なポイントでじっくり比較検討したいところですが、緊急対応となるとそうした時間の余裕はありません。
そこで緊急を要する場合は、最低限「セキュリティ」と「データ移行」についてしっかりチェックしておきましょう。

■セキュリティにおけるチェックポイント

テレワークにおいて企業側が特に神経をとがらすのが、セキュリティ問題でしょう。総務省の「令和元年版 情報通信白書」においても、テレワークで使用するクラウドサービスの認証情報を狙うフィッシング詐欺や、在宅勤務が増加することでセキュリティの低いネットワークを経由して起こるサイバー攻撃を懸念されています。企業としては、重要な情報を在宅勤務者に任せることになるため、セキュリティをどこまで強固にできるか不安な面もあるでしょう。
そもそもクラウドサービスなら、それぞれのサービスが高度な暗号化技術を取り入れるなどしてデータの安全性を守っており、強固なセキュリティ体制を整えています。自社で慌ててセキュリティ体制を構築するよりも、クラウドサービスに任せておけば安心です。
ただし、昨今はセキュリティに対する技術にも様々なものがあります。どのようなセキュリティ体制をとっているかはベンダーによっても異なるので、導入前には各クラウドサービスのセキュリティポリシーやセキュリティ技術をしっかりチェックしておくことが重要になります。

奉行クラウドであれば、世界トップレベルのセキュリティを誇るマイクロソフト社の「Microsoft Azure」で管理・運用しており、あらゆる側面から最新のセキュリティ対策を考慮して、お客様の大切なデータを守り、安心で安定した業務環境を提供していることをセキュリティポリシーとしても公開しています。また、「サービス・オーガニゼーション・コントロール2(SOC2)Type2報告書」※も取得しており、奉行クラウドや奉行クラウドEdge、OBCクラウドサービスにおいて受託業務のセキュリティ、可用性、処理のインテグリティ、機密保持、またはプライバシーの内部統制が保証されています。
こうしたセキュリティ体制が整っているクラウドサービスを利用することで、テレワークのセキュリティ対策も万全を期すことができます。

テレワークにおけるセキュリティ対策については、総務省から「テレワークセキュリティガイドライン」(第4版)が公表されているので、これらも参考にされると良いでしょう。

※「SOC2® Type2報告書」については、OBCのニュースリリースをご参照ください。

■データ移行におけるチェックポイント

既存のシステムからクラウドサービスに切り替える場合、これまでのデータをクラウドサービスに移行するという作業が発生します。そこで重要になるのが、「過去データをどのように引き継げるか」というポイントです。

今市場にある多くのクラウドサービスは、CSVファイルがあれば簡単に移行作業を終えることができるようになっています。現在使用している既存システムで、過去データをCSV出力できれば、ほぼ問題はありません。
ただし、緊急対応ではテレワーク環境の整備に時間をかけられないため、「できるだけ手間と時間をかけずにデータ移行できるか」を確認しておきましょう。

データの移行に関しては、有料で代行するオプションサービスを備えたベンダーもありますが、基本は自社で行うことになります。そのことを考慮して、専用ツールがなくてもPC1台で操作でき、操作手順も分かりやすいものを選ぶことが重要です。

また最近は、移行手順を記した手順書などを用意しているベンダーも多く、手順に従って行えば担当者1人でも対応できるようになっています。たまにCSVファイルが正常に読み込めない場合もありますので、問題を解決する意味でもCSVファイルでどこを確認すれば良いか書いてある手順書があると安心です。

例えば、給与奉行クラウドに移行する場合、既存システムから最短1日でデータ移行できる操作手順書を無料で提供しています。既存システムから移行したい過去の給与・賞与データ等を取り出したら、給与奉行で自社規定を設定し社員情報・部門・役職などのデータを受け入れた後、過去データを移行するだけで、給与奉行クラウドで給与処理ができるようになっており、手順書では1つ1つ確認しながら進められるようになっています。
データ移行の操作や設定、導入前後に生じる疑問や不明点などには、OBCサポートセンターがオンラインでお客様と同じ画面を見ながらご案内するリモートサポートもご提供しています。その他、電話やFAX、Webなどでも受け付けているので、連絡の取りやすい方法で確認しながら移行作業を行うことが可能です。
また、手順書や確認事項等は他の奉行クラウドシリーズでもご用意していますので、安心してスムーズに移行を完了させることができます。

なお、パソコンによっては、ソフトやデータを別のパソコンに移行する「お引っ越しソフト」が搭載されている場合があります。このようなソフトや市販の「お引っ越しソフト」などを使うと、新しいシステムが起動できないトラブルや正しく動作しないなどの問題が発生することもあるので注意しましょう。

新型コロナウイルス対策なら、助成金を活用しよう!

新型コロナウイルス感染拡大の影響は、当面続くことが予想されます。様々な方面から感染拡大予防策が急ピッチで進められていますが、急きょ新型コロナウイルス感染症対策として新規で在宅勤務などのテレワークを導入する中小企業を対象に、助成金制度も始まりました。これは、既に令和2年度の受付を終了していた「時間外労働等改善助成金」で新たに特例的なコースを設置するもので、厚生労働省のホームページにて詳細が案内されています。

出典:厚生労働省 公表資料PDF「『新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース』『職場意識改善特例コース』リーフレット

複数のクラウドサービスを一度に利用するとなると、それなりの金額にもなります。今回のように急な対応を迫られた場合は、新たに費用を捻出しにくいという事情もあるでしょう。この助成金は、テレワーク用の通信機器(パソコン、タブレット、スマートフォンは対象外)の導入やクラウドサービスの導入などに活用できますので、ぜひ活用してはいかがでしょうか。

おわりに

在宅勤務やテレワークは上司や同僚とのコミュニケーションが希薄なりやすいため、業務に関する連絡を取りあえる体制も整える必要があります。多くの場合、web会議システムやビジネスチャットといったコミュニケーションツールを活用することになりますが、米Zoom Video Communicationsが提供するクラウド型ビデオ会議サービス「Zoom」のように無料で利用できるプランを用意しているケースもあります。こうしたツールを活用してスタートすると、導入にかかる負担も抑えられるでしょう。

新型コロナウイルスの感染が急激に拡大する中、世界中が「これ以上感染を拡大しないように」と対応に追われています。こうした火急の事態は、今回のみならず今後いつ発生してもおかしくなく、パンデミックは日本が抱える地震・台風などの天災と同等の脅威とも言えるでしょう。
もはや、テレワークは「BCP対策」の1つです。従業員の健康と安全、そして事業継続を両立させるために、スピーディーかつ安心できる業務環境の構築を図っていきましょう。

なお、在宅勤務・テレワーク導入にあたっての行政の相談窓口は下記の通りです。

<テレワーク相談センター>

TEL:0120-91-6479(または03-5577-4572)
Mail:sodan@japan-telework.or.jp

<東京テレワーク推進センター(東京都内の企業について利用可)>

TEL:0120-97-0396
Mail:suishin@japan-telework.or.jp

※いずれも電話、来訪による相談は9時~17時、土・日曜、国民の祝日を除く

またOBCでも、感染拡大防止策として在宅勤務やテレワークの導入を検討されている企業様に対し、専用窓口でご相談を承っています。「在宅勤務やテレワークの実施に向けて何から始めればよいのか」とお困りの方は、ぜひ下記までお問い合わせください。

〈導入のご相談専用フリーダイヤル〉

 0120-121-250

10:00~12:00∕13:00~17:00
(⼟・⽇・祝⽇を除く)

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