給与規定を変更したら変更届出は忘れずに!手続きの流れや注意点を分かりやすく解説

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給与規定(賃金規定)とは、給与やその他賃金に関する取り決めを文書化したもので、就業規則の一部でもあります。昨今、労働基準法や育児介護休業法など、労働条件に関連する法令の改正が頻繁に行われており、多くの企業で残業代や給与等について規定を変更する動きが見られるようになりました。

この給与規定の変更は、ある条件を満たす場合、単に自社内で規定変更を行うだけに止まらず、労働基準監督署への変更届出が必要になります。違反すると罰則を科せられることもあり、担当者としては「知らなかった」では済まされません。

そこで今回は、給与規定を見直すに当たって発生する必要な事務手続き、注意点などについて整理していきましょう。

給与規定を変更したら労働基準監督署へ変更届を!

労働基準法第89条により、常時10人以上の従業員がいる企業には、就業規則を作成し労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられています。
就業規則には、以下のように必ず記載すべき「絶対的必要記載事項」と、事業場内でルールを作る場合に記載すべき「相対的必要記載事項」が定められており、これらを変更した場合にも届出が必要であるとされています。

◎絶対的必要記載事項

  1. ① 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項
  2. ② 賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
  3. ③ 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

◎相対的必要記載事項

  1. ① 退職手当に関する事項
  2. ② 臨時の賃金(賞与)、最低賃金額に関する事項
  3. ③ 食費、作業用品などの負担に関する事項
  4. ④ 安全衛生に関する事項
  5. ⑤ 職業訓練に関する事項
  6. ⑥ 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
  7. ⑦ 表彰、制裁に関する事項
  8. ⑧ その他全労働者に適用される事項

出典:厚生労働省リーフレット「就業規則を作成しましょう」より

このうち、給与規定は、絶対的必要記載事項の②および相対的明示事項の②に該当します。
給与規定は、就業規則とは別に作成されているケースも多いのですが、この場合も就業規則に紐づいた付属規定であり、就業規則と別に存在しているわけではありません。したがって、別途作成した場合も、給与規定の内容を変更したら、たとえ就業規則自体を変更していなくても変更届出が必要になります。届出を怠ってしまった場合、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が課される可能性がありますので、気をつけましょう。

給与規定の変更に伴う手続き方法 〜 4つのステップ

給与規定の変更を行う場合、以下の4つのステップを行う必要があります。

  • ステップ1:変更案を作成する
  • ステップ2:従業員代表者の意見書を作成する
  • ステップ3:就業規則変更届を提出する
  • ステップ4:変更後の就業規則を周知する

ステップ1
変更案を作成する

まず、給与規定の変更案を作成します。現在の給与の内訳を洗い出し、構成要素を基に賃金テーブルを設計します。賃金に関する規定は、労働基準法など様々な法律が関係しますので、必要に応じて行政官庁等へ確認を行いながら以下の点に注意してとりまとめましょう。

  • 従業員に不利益な変更になっていないか
  • 直近の法改正、判例動向に対応しているか
  • 現在の自社の実情と合致した内容になっているか

上記の点については、後述の「給与規定を変更する際に注意したい3つのポイント」をご覧ください。
できあがった変更案は、実際の従業員に当てはめて試算して、各種手当てとともに最終調整を行います。確定したものは、取締役会にて提出し経営陣の承認を得て施行します。

届出のためには、変更前と変更後の違いを表記する必要があります。届出書の様式は法律での定めはありませんが、各地方労働力のホームページでダウンロードできるものもありますので、活用するとよいでしょう。

出典:東京労働局・様式集より

部分的に変更する場合は、変更内容が分かるよう「新旧対照」のスタイルで作成すると分かりやすくなります。また、変更する箇所や追加、削除する箇所が多い場合は、就業規則全てを再度作成するのがよいでしょう。
この場合は、改訂した就業規則の全ページを印刷して届け出る方法も認められています。その際は、変更前の就業規則を添付する必要はありませんが、「新旧対照表」を求められる場合があるので、全面改定である旨が分かるようにしておきましょう。

ステップ2
従業員代表者の意見書を作成する

就業規則は、労働者と使用者の双方が守るべきものです。企業は、労働者がその内容をまったく知らないといったことがないようにしなければなりません。そのため、就業規則の作成・変更については、労働者の過半数で組織する労働組合(過半数労働組合)または労働者の過半数を代表する者(過半数代表者)の意見を聞くことが義務づけられており(労働基準法第90条1項)、また届出の際には意見書としてまとめた書面の添付が必要(同2項)とされています。
就業規則は、常時10人以上の労働者を使用する「事業場ごと」に作成することになるため、原則として意見書も「事業場ごと」に必要です。
ただし、従業員代表の意見を聴取することが「義務」であり、同意を得ることまでは義務づけられていないため、たとえ意見書が「反対」であっても届出は受理されます。ですが、従業員にとって不利益な内容と判断されると、労働契約法等の問題が生じる場合があるので注意しておきましょう。

意見書の様式も、届出書と同じく法律で特に定められているものはありません。各地方労働局ホームページの様式集を参考にすることをおすすめします。

出典:東京労働局・様式集より

ステップ3
就業規則変更届を提出する

届出は、事業場ごとに管轄の労働基準監督署に届け出ることが原則です。経営陣から就業規則変更案に承認をしてもらい、従業員代表の意見書を作成できたら、事業場を管轄する労働基準監督署にその両方を提出します。
ただし、本社も各事業所も変更前と変更後の内容が同じである場合は、「本社一括届出制度」を利用することにより、本社を管轄する労働基準監督署にまとめて届け出ることが可能です。詳しくは厚生労働省のPDF資料「就業規則、36協定の本社一括届出について」を参照ください。

提出の際は、就業規則、届出書、意見書をそれぞれ2部ずつ用意します。1部は受理されますが、1部は受付印をもらい自社にて保管します。
提出方法は、窓口のほか郵送、CD-ROM等の電子媒体でも受付可能です。郵送の場合は、切手を貼った返信用封筒の同封が必要となるので、忘れずに同封しましょう。(電子媒体での届出は、最寄りの労働基準監督署へ問い合わせが必要です)
また、電子政府の総合窓口「e-Gov」による電子申請にも対応しています。

ステップ4
変更後の就業規則を周知する

手続きの流れは、変更届出を済ませれば終わりではありません。就業規則は従業員に周知することが義務付けられていますので、給与規定を変更した場合も届出を行ったら、従業員にその内容を伝えましょう。
厚生労働省は、労働基準法第106条に基づき、以下の3つの方法で周知徹底を求めています。

  1. 常時各作業場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける
  2. 書面で労働者に交付する
  3. 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する

労働トラブル防止のために就業規則を作成・変更しても、正しく周知されていなければ労働トラブル防止には全く役に立ちません。見やすい場所の掲示だけでなく、「メールで各従業員へ配付する」「自社システム内にデータとして保存して従業員全員が閲覧できるようアクセス方法を周知させる」など、工夫して周知徹底に努めましょう。

給与規定を変更する際に注意したい3つのポイント

前項で、給与規定の変更案を作成する際に注意しておきたいポイントとして、以下の3つをご紹介しました。

  1. 従業員に不利益な変更になっていないか
  2. 直近の法改正、判例動向に対応しているか
  3. 自社の実情と合致した内容になっているか

では具体的に、どのような対処が必要でしょうか。なぜ注意が必要か理由も含めて、詳しく見ていきましょう。

● 従業員に不利益な変更になっていないか

「従業員との合意」は就業規則の作成や変更の要件とはされていないため、従業員の同意が得られなくても変更の届出はできます。しかし、労働契約法では、企業が一方的に就業規則を変更しても労働者の不利益に労働条件を変更することはできない(労働契約法第9条)とされており、就業規則を変更する場合には合理性が求められます(同法第10条)。
給与規定を変更する場合は、「労働者の受ける不利益の程度」「労働条件の変更の必要性」「変更後の就業規則の内容の相当性」「労働組合等との交渉の状況」などと照らし合わせて、合理的かどうかを確認しましょう。

給与規定を変更する事情によっては、現状より給与が下がるなど従業員に不利益になるケースもあるでしょう。やむを得ず変更内容が従業員の不利益になる場合には、変更せざるを得ない理由(高度の必要性)を従業員に対して充分説明し、同意を得ることが必要になります。
賃金は、従業員との間で労働内容の対価として雇用契約によって決められるものです。そのため、一方的な変更はできません。特に、賃金が減額される場合には、できる限り従業員一人ひとりと個別に面談して誠意を持って明確に変更内容を説明し、不利益変更を承諾する旨の同意書を書いてもらうようにしましょう。

● 直近の法改正、判例動向に対応しているか

就業規則に関わる法律は以下のように多岐にわたり、1つも改正されないという年はほとんどありません。

  • 労働基準法
  • 労働契約法
  • パートタイム労働法
  • 高齢者雇用安定法
  • 男女雇用機会均等法
  • 育児介護休業法
  • 労働安全衛生法
  • 公益通報者保護法

最近では、2019年4月からスタートした働き方改革関連法や、2020年4月には同一労働同一賃金も施行されるなど、賃金に関わる法改正はここ数年頻繁に行われています。変更後の給与規定が、こうした直近の法改正や判例動向に対応した内容になっているか、専門家にも確認してもらうようにしましょう。

● 自社の実情と合致した内容になっているか

給与規定や就業規則は、従業員にとって“安心して働ける職場のためのルール”であり、企業にとっては労務管理上不可欠な要素です。
例えば、正社員の他にパートや契約社員の雇用を始める場合、給与規定が正社員のみ対象としていると、パートや契約社員の給与体系や賞与、退職金などの条件が不明確としてトラブルにつながる恐れもあります。
他にも、各種手当ての見直しや評価制度の変更、組織変更で事業の再構築や職務分掌の見直しが生じる場合なども、給与規定に影響する可能性があります。

また、「他社事例を丸写し」したり、厚生労働省の「モデル就業規則」をそのまま使用したりするのも、自社の実態に適合していないことが多くトラブルを招く原因になります。

給与規定も就業規則同様、「作って終わり」というものではありません。自社のリスクマネジメントとしても、自社の現状にマッチした内容かどうか、確認しておくことが重要です。

おわりに

給与規定を変更する理由は、業績以外にもいくつか考えられます。世代交代や社名変更、創業周年なども一つのきっかけになりますし、社内の合意形成が取りやすいタイミングを狙うこともあるでしょう。
その中でも、必ず見直さなければならないタイミングが賃金や残業に関わる法改正です。
中小企業においては、2021年には同一労働同一賃金が、2023年には法定割増賃金の値上げが適用されることになっています。施行されると同時にしっかり運用できるよう、給与規定もスムーズな見直し計画が必要になります。

また、給与規定を変更する場合は、同時に給与システムの設定も変更する必要があります。この変更作業を怠ると、OBC360°コラム「【未払い賃金】時効が延長に!企業が取るべき3つの対応とは」でも解説しているように、未払い賃金が発生することとなり、後々トラブルに繋がる可能性もあります。

給与奉行クラウドなら、「専門家ライセンス」として1ライセンスを無償提供しているため、社会保険労務士等の専門家ともリアルタイムで情報を共有できます。給与規定の変更についてもアドバイスを受けやすく、規定変更後も適切に給与管理を行うことが可能です。

給与規定の変更には、従業員から広く意見を聞き、変更内容が有利・不利を問わず誠意を持って取り組むことが重要です。そして正しく給与を支払えるよう仕組みの変更も忘れてはなりません。スムーズに給与規定を変更できるよう、従業員への配慮もしっかり行いましょう。

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