⾼年齢者雇用状況報告書[新様式]と障害者雇⽤状況報告書の書き⽅と効率的に書類を作成する⽅法

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毎年6~7月は、社会保険や雇用保険関係の行政手続きが多く重なりますが、対象となる企業は「⾼年齢者・障害者雇⽤状況報告書」の提出も忘れてはなりません。
高年齢者・障害者雇用状況報告書は、従業員情報を整理しながら書類を作成しなければならないため、意外と大変な作業になりやすいものです。初めて提出義務が発生した場合はもちろん、毎年書類を提出している企業でも担当者にとっては気の抜けない業務の1つではないでしょうか。
特に2021年は、改正高年齢者雇用安定法が施行されたため、高年齢者雇用状況報告書が新様式になっており、報告内容が詳細になっています。
今回は、そんな高年齢者・障害者雇用状況報告書について、書き方の注意点や効率的に作成する方法についてご紹介します。

目次

高年齢者・障害者雇用状況報告書とは

<高年齢者雇用状況報告書>新様式の書き方と注意点

<障害者雇用状況報告書>書き方と注意点

社員情報から自動集計できるシステムで業務の効率化を図ろう!

高年齢者・障害者雇用状況報告書とは

国は、一定以上の従業員を抱える企業に「高年齢者の安定した雇用確保」と「障害者の雇用促進」を義務付けています。そして、高年齢者・障害者の雇用状況は毎年報告しなければならないとされています。それが「高齢者・障害者雇用状況報告書」と言われる書類です。
国では、提出された高齢者・障害者雇用状況報告書を集計・分析し、高齢者雇用や障害者雇用の状況を把握するとともに、必要に応じて企業に助言や指導を行う際の基本情報として取り扱います。
様式は「高齢者雇用状況報告書」「障害者雇用状況報告書」に分かれており、どちらも毎年6月1日時点の被雇用者をカウントして報告するため、「ロクイチ報告」「6/1報告」とも呼ばれています。

●提出義務のある企業

報告書の提出義務がある「一定以上の従業員を抱える企業」とは、次の条件に該当する企業のことを指します。2021年3月1日に施行された改正「障害者雇用促進法」で、「障害者雇用状況報告書」提出の対象条件が変更されていますので、注意しましょう。

高齢者雇用状況報告書 従業員31人以上規模の企業
障害者雇用状況報告書 従業員43.5人以上規模の企業

対象となる企業になると、高年齢者、障害者の被雇用者がいない場合でも報告書の提出義務は消えません。該当者がいない場合は、雇用者数を0として報告することになります。

●提出期限と提出方法

報告書の様式は、厚⽣労働省のホームページからも入手できますが、対象となる企業には5月下旬頃に書類一式が届けられます。
紙の様式で提出する場合は、6月1日現在在籍している高年齢者、障害者の雇用状況をとりまとめ、7月15日までに所轄のハローワーク窓口に持参するか、郵送で提出すれば手続きは完了です。
提出にはe-Gov(電子申請)も利用できます。
コロナ禍においての提出は、感染予防のため郵送もしくは電子申請で行うことが推奨されています。
様式のダウンロードや電子申請の手続き方法は、厚生労働省ホームページでも案内されています。

●罰則について

もし報告書を提出しなかったり、報告はしても雇用数が既定の基準に届いていなかったりすると、その企業は指導の対象となります。
高齢者雇用状況報告書の提出にかかる罰則は、⾼年齢者雇⽤安定法第10条に基づき、企業名が公表されることになっています。障害者雇用状況報告書については、障害者雇用促進法第86条第1号に基づき30万円以下の罰金が課せられますので、注意しましょう。

<高年齢者雇用状況報告書>新様式の書き方と注意点

高年齢者雇用状況報告書の目的は、高年齢者の雇用状況と高年齢者雇用制度の導入状況を国が把握することです。そのため、定年制や継続雇用制度といった高年齢者雇用確保措置の導入状況、66歳以上でも働ける制度があるか、定年に達した従業員の状況などを報告することになります。

なお、2021年4月1日より施行された改正高年齢者雇用安定法により高年齢者雇用確保措置が見直され、従来の65歳までの雇用確保措置に加え、65歳〜70歳までの就業機会を確保することが努力義務とされました。そのため、高年齢者雇用状況報告書は、2021年に新様式となっています。
ここでは、2021年の新様式をもとに、記入の際の注意点を整理してみましょう。

※出典:厚生労働省「高年齢者雇用状況等報告書様式」より

①企業情報

企業名や所在地、代表者氏名、法人番号、「日本標準産業分類(中分類番号)表」に基づく産業分類番号、労働組合の有無、雇用保険の適用事業所番号を記入します。(法人番号は、新様式で追加された項目です)
報告を行う年月日も忘れずに記入しましょう。

②定年制の状況について

就業規則により定年を定めている場合は、「定年あり」にチェックのうえ定年年齢を記入します。職種ごとに定年年齢が異なる場合は、もっとも若い年齢を記入します。
就業規則に定年の規定がなければ、「定年なし」をチェックします。
また、今後、定年年齢を「改定」あるいは「廃止」する予定についても問われます。予定されている場合は実施時期も記入しましょう。例えば、60歳を定年と定めている企業が70歳までに改定する場合は、現在の定年年齢を記入したうえで改定時期を記入します。

③定年後の継続雇⽤制度の状況について

定年後の継続雇用制度が就業規則で規定されている場合は、継続雇用先や対象、基準の根拠(「労使協定+就業規則」「就業規則のみ」のいずれか)について記入します。
対象の要件は、希望者全員か限定するかを選択し雇用の上限年齢を記入し、継続雇用先は該当するもの全てをチェックします。(上限年齢を設けていない場合は「99」と記入します)
新様式では、基準の根拠は「65歳未満」と「65歳以上」に分けて示すことになっています。例えば、65歳まで希望者全員を継続雇用する場合は、継続雇用先を「65歳未満」「65歳以上」のどちらにもチェックを入れ、対象では「希望者全員を対象」を選び「65歳まで雇用」と記入したうえで、「65歳未満」「65歳以上」の両方の基準をチェックします。基準に該当する者を70歳まで雇用する場合は、基準の根拠は「65歳以上」のみで構いません。

継続雇用制度を設けていない場合は、「制度として導入していない」をチェックします。
また新様式では、現在の導入の有無にかかわらず、今後継続雇用制度を導入または改定する予定があるかも問われますので、自社の状況に応じて選択します。

④創業支援等措置の状況について

創業支援等措置とは、従業員としてではなくフリーランスなどの業務委託契約などで雇用する仕組みのことです。2021年の改正高年齢者雇用安定法により追加された高年齢者就業確保措置で、企業には次のような制度の導入が求められています。(ただし努力義務)

  • 70歳まで継続的に業務委託契約を締結する制度の導入
  • 70歳まで継続的に次のいずれかの社会貢献事業へ従事できる制度の導入
    a.事業主が自ら実施する社会貢献事業
    b. 事業主が委託、出資等する団体が行う社会貢献事業

社会貢献事業とは、「社会貢献活動や不特定かつ多数の者の利益増進に寄与することを目的とした事業」のことですが、自社の取り組みが該当するかは事業の性質や内容などを勘案して判断するよう求められています。

この項目は、この措置の導入の有無にかかわらず、全企業が記入することになっています。現在、創業支援措置を実施している場合は実施している内容や対象を記入し、実施していない場合は「実施していない」をチェックします。ただし、創業支援等措置を導入するには、実施計画を作成した上で労働組合や労働者の過半数を代表する者の同意を得る必要がありますので、同意を得た措置かどうかも記入することになります。

⑤66歳以上まで働ける制度の状況について

この欄は、66歳以上まで働ける制度が全くない場合や、制度はあるが具体的・客観的な基準ではなく個別の判断で継続就労が可能な制度がある場合に記入します。
定年制で「定年なし」を選択している、または、継続雇用制度もしくは創業支援等措置の年齢欄に「70歳以上」と記入している場合は、この項目は記入しないでください。
該当する制度を設けている場合は、上限年齢や就業規則等で規定されているかどうかを記入します。

⑥常⽤労働者数、過去1年の離職者数

従業員の内訳について記載する3つの項目には、6月1日現在の人数を年齢別に記入します。内数として女性の人数も別途記入することになっていますので、忘れずに集計しておきましょう。
「常用労働者」は、1年以上雇用を続ける予定で、1週間の所定労働時間が20時間以上の従業員を指します。
「離職者」は、離職者全員の人数ではなく、次の理由で離職した45歳以上70歳未満(2021年3月31日までは65歳未満)の従業員数と、そのうち求職活動支援書を作成した従業員数を記入します。

<求職活動支援書の作成に求められる離職理由>

  • 解雇(自己の責めに帰すべき理由によるものを除く)
  • 継続雇用制度の対象者となる高年齢者に係る基準(2012年改正の経過措置に基づくもの)を定めている場合において、当該基準に該当しなかったことによる退職
  • その他事業主の都合による退職
  • 2021年4月1日以降において、創業支援等措置による契約が企業都合により終了する場合(自己の責めに帰すべき理由によるものを除く)

ただし、令和3年度の報告書では、2020年(令和2年)6月1日〜2021年(令和3年)3月31日までは「45歳以上65歳未満」の状況を、2021年4月1日〜5月31日までは「45歳以上70歳未満」の状況を記入することになっています。

⑦過去1年の定年到達者数

「定年到達者数」は、新様式で追加された項目です。定年年齢が64歳までの企業は「65歳未満」の項目に、定年年齢が65歳以上の企業は「65歳以上」の項目にと、定年年齢によって記入する欄が異なりますので注意しましょう。
「65歳以上」の項目では、就業確保措置に該当する人数も記入します。
継続雇用制度を複数導入している場合(例えば「希望者全員を65歳まで継続雇用かつ基準に該当する70歳までを継続雇用」など)は、雇用継続制度によって記入方法が異なります。詳しくは厚生労働省の「Q&A」を参照ください。

なお、基本的には過去1年間の状況を記入しますが、令和3年度の報告書では、以下の※欄は2021年4月1日〜5月31日の状況を記入することになりますので注意しましょう。

⑧2012年(平成24年)改正高年齢者雇用安定法に基づく経過措置に関する過去1年間の適⽤状況

2012年の改正法に基づき、継続雇用の対象者を限定する基準を63歳以降の従業員に適用する制度(経過措置)を導入している場合、この1年に適用年齢に該当した従業員の状況を記入します。(経過措置を利用していない企業は記入しません)
ただし、1年前に63歳の定年を迎えた人で、1年前の報告に「継続雇用者数(基準に該当し引き続き継続雇用された者)」として計上された従業員は人数に含めません。
定年年齢が基準適用年齢と同じである場合は、「過去1年間の定年到達者等の状況(65歳未満)」の欄とこの欄が一致するよう確認しながら記入しましょう。

⑨70歳までの就業確保措置に関する過去1年間の適用状況

この項目は、新様式で新たに追加されました。70歳までの継続雇用制度や70歳までの創業支援措置を講じている場合に記入します。
基本は過去1年間の状況を記入しますが、令和3年度の報告書は、2021年4月1日〜5月31日の状況を記入することになりますので注意しましょう。

⑩⾼年齢者雇⽤促進者と記⼊担当者名

最後に、⾼齢者雇⽤促進担当者と、報告書に記入した担当者の氏名を記入します。
「高年齢者雇用等推進者」とは、企業における高年齢者の安定した雇用機会の確保等を推進するための取組の中心的役割を担う人のことで、「事業主が選任するよう努めなければならない」とされています。

<障害者雇用状況報告書>書き方と注意点

従業員が一定数以上の企業には、法定雇用率以上の割合で障害者を雇用する義務があります。
2021年3月の法改正により、法定雇用率が民間企業の場合2.3%に変更されました。それに伴い、「従業員数が43.5人以上いる企業なら障害者を1人以上雇用しなければならない」となっています。
法定雇用率を満たさない企業には、納付金が課されます。この納付金をもとに、雇用義務数より多く障害者を雇用する企業に対して調整金を支払ったり、障害者を雇用するために必要な施設設備費を助成したりしています。

報告書には、大きく6つの内容が盛り込まれており、それぞれに現状を記入することになります。
なお、障害者雇用の促進と安定を図るため、障害者の雇用に特別の配慮をした子会社を設立し一定の要件を満たす場合、子会社に雇用されている従業員も親会社の被雇用者として実雇用率を算定できます。(雇用率算定に係る特例)
特例を受けた企業には専用の様式がありますので、間違えないようにしましょう。

ここでは、基本となる様式第6号をもとに、各項目の内容と注意点を紹介しましょう。

※出典:厚生労働省「障害者雇用状況報告書様式」様式第6号より

①企業情報

ここには、企業名や所在地、代表者氏名、法人番号、事業の種類、「日本標準産業分類(中分類番号)表」に基づく産業分類番号、事業所の数を記入します。
報告する日付も忘れずに記入しましょう。

②事業所の内訳と除外率

雇用状況は、事業所別に内訳を記載することになります。本社以外に拠点がある場合は、本社・支社(支店)などの名称、所在地、事業内容、適用事業所番号を記入します。
適用事業所番号が1つしかない場合は、支社(支店)欄には本社の適用事業所番号の頭4桁のみを記入します。

「除外率」とは、建設業や林業、鉄鋼業など、一律に法定雇用率を適用することが難しい業種に設けられているもので、雇用する労働者数を計算する際に、除外率に相当する労働者数が控除されます。制度自体は既に廃止となっていますが、経過措置として当分の間除外率を設定するとともに段階的に縮小されることとなっています。それぞれの事業所において、主たる事業に除外率が定められている場合のみ、該当する除外率を記入します。全ての事業所で該当しない場合は、この欄には何も記入しません。
なお、2021年6月時点の除外率が適用される業種と除外率は、次のようになっています。

※出典:厚生労働省厚生労働省「障害者雇用制度 除外率制度について」より

③常⽤雇⽤労働者数

障害者の雇用状況が法定雇用率を満たしているかを確認するには、法定雇用障害者数を算出する必要があります。それには、まず常用雇用労働者を集計しなければなりません。
常用雇用労働者とは、1年以上雇用され、1週間あたりの労働時間が20時間以上ある労働者を指します。ここでは、短時間労働者(20時間以上30時間未満の従業員)数とそれ以外の労働者数(1週間の所定労働時間が30時間以上の従業員)数を分けて集計します。短時間労働者は1人を0.5人として計算し、常用雇用労働者数と合わせて、法定雇用障害者の算定の基礎となる常用雇用労働者数を算出します。
なお、定義に則り、1週間の所定労働時間が20時間未満の従業員はカウントしなくてかまいません。

④常用雇用身体障害者、知的障害者及び精神障害者の数

障害者の雇用状況は、障害の状況別に人数を記入します。報告の対象となる障害者は、次のように分類して集計します。

  • 重度身体障害者
    原則として身体障害者手帳の等級が1級または2級とされる方
  • 重度身体障害者以外の身体障害者
    原則として身体障害者手帳の等級が3級〜6級とされる方、7級に該当する障害が2つ以上重複する方
  • 重度知的障害者
    児童相談所、障害者職業センター等により知的障害者と判定された方のうち、知的障害の程度が重いと判定された方
  • 重度知的障害者以外の知的障害者
    児童相談所、障害者職業センター等により知的障害者と判定された方のうち、知的障害の程度が重いと判定された方以外の方
  • 精神障害者
    精神障害者保健福祉手帳の交付を受けている方

2つ以上の障害がある従業員については、いずれか一方の障害(主たる障害)で分類します。
いずれの分類も、常用雇用(1週間の所定労働時間が30時間以上)と短時間労働(1週間の所定労働時間が20時間以上30時間未満)別に障害者数を集計し、以下のようにカウントして障害者数を算出します。(常用雇用と短時間労働はそれぞれ別に記入欄が設けられています)

※出典:厚生労働省資料PDF「障害者雇用率制度について」より

除外率が適用される場合は、事業所の内訳に則って事業所ごとに算出し記入します。
また、障害者数のうち過去1年以内(昨年6月2日から本年6月1日まで)に新規で雇用した数は、内数として( )内に記入します。

⑤実雇⽤率と法定雇⽤率の過不⾜の確認

常⽤雇⽤労働者、常用雇用身体障害者、知的障害者、精神障害者の各集計をもとに、次の計算式を使って実雇⽤率を計算します。

次に、法定雇用率から義務づけられている雇用障害者数を計算し、不足人数を割り出します。不足数は0.5人となる場合があるため、小数点以下1位までを不足数欄に記入します。不足人数がマイナスになった場合は、法定雇用率以上で義務を無事果たしていることになるため、「0」を記入します。

⑥障害者雇⽤推進者および報告書記⼊担当者名

最後に、障害者雇⽤推進者の⽒名と報告書の作成担当者の氏名を記入します。
障害者雇⽤推進者とは、障害者の雇い入れ、雇用管理などの責任者のことを言います。障害者の雇用の促進のための諸条件整備や雇入れ等に係る国との連絡調整役としても機能するため、「人事労務を担当する部長クラス等が望ましい」とされています。

社員情報から自動集計できるシステムで業務の効率化を図ろう!

高年齢者雇用状況報告書も、障害者雇用状況報告書も、正しい報告には該当する従業員数を適切に分類して集計する必要があります。一年に一度の業務とはいえ、企業規模が大きくなるほど、また、積極的に雇用を行っている企業ほど、集計には相当な時間を要することになるでしょう。

報告書作成業務をスムーズに進めるには、もっとも時間のかかる集計作業をいかに効率よく行うかがポイントになります。
例えば、総務⼈事奉⾏クラウドでは、従業員一人一人の⼊社から退職まで、きめ細かな管理ができます。雇用・再雇用の情報は1つの社員情報として管理できるため、定年後再雇⽤された従業員も過去の異動履歴や労働契約、単価履歴等も簡単に検索できます。

退職者についても、退職予定日が決まったら予定日を入力するだけで在籍扱いのまま管理することができ、退職後の住所や転職先など事前に入手した情報もまとめて管理できます。そして集計の際には、「基準日」を指定するだけで、基準日時点の従業員情報(年齢や状況)を従業員の生年月日から自動集計します。
こうした社員情報をもとにして、常用労働者の年齢別、女性の内訳、45歳未満や70歳以上の人数、過去1年の退職事由が自己都合以外の離職者数など、高齢者雇用状況報告書に必要な人数を自動集計できるので、報告書作成にかかる集計時間を大幅に短縮することができます。
あとは、集計結果を報告書に転記するだけで、とても簡単に報告書を完成させることができます。

このように、社員情報を管理するシステムに集計作業を自動化する機能があれば、報告書作成にかかる労力は最小限に抑えることができます。

人事労務業務は、「仕事は増えても人は増えない」部門の1つです。今後予想される「一人総務時代」を見越し、業務の効率化を図るなら、バックオフィス業務をアシストしてくれる総務人事系システムを導入し、手間のかかる手動業務から自動化を進めてはいかがでしょうか。

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