交通費はどう決める?通勤手当と旅費交通費の違いや支給要件、計算方法

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企業活動においては、従業員が出社したり取引先へ商談に行ったりする「物理的な移動」が伴います。テレワークやオンライン商談などは一般的になりつつありますが、まだ従業員が物理的な移動を行う必要がある企業は多いのではないでしょうか。
この記事では、企業活動における従業員の交通費の種類や通勤手当の非課税限度額のほか、支給方法や注意点などについて解説します。

目次

企業が支払う交通費の種類

企業が従業員に支払う交通費は、「通勤交通費」と「旅費交通費」の2つに分けられます。まずは、両者の性質の違いや特徴について解説します。

通勤交通費

「通勤手当」ともいわれる通勤交通費は、「従業員が通勤する際にかかる交通費」です。鉄道・バス代などのほか、マイカーで通勤する従業員のガソリン代なども通勤交通費にあたります。
そもそも通勤交通費の支払いに関して、企業は法的な義務を負っていません。通勤交通費を支給する企業が多いのは確かですが、仮に支給しなかったとしても、法的に特に問題はないのです。全額支給や一部支給、上限を設けて支給など、支給額も企業によって対応はまちまち。「福利厚生のひとつ」と捉えるとわかりやすいかもしれません。
ただし、就業規則などの社内規程、雇用契約書などで通勤交通費支給が明文化されているのであれば、それに従って支給する必要があります。

旅費交通費

「出張費」とも称される旅費交通費とは、従業員の営業活動のための交通費や、出張時の交通費などを指します。社内規程に従って、従業員に実費支給します。
通勤交通費との大きな違いは、企業に支払義務が生じること。出張旅費に関する社内規程は、労働基準法により従業員全員に適用される就業規則の一部として扱われます。社内規程作成後は労働基準監督署へ届け出る必要があります。

通勤交通費の非課税限度額

従業員に支払う通勤交通費は、給与と異なり所得税が課税されません。通勤交通費は給与明細においても、「非課税支給額」として給与と別に記載します。基本給や残業代、各種手当のように、課税される給与は「課税支給額」です。
これは、年末調整時も同様で、源泉徴収票の「支払金額」に通勤交通費は含まれないので、労務担当者はご注意ください。ちなみに、社会保険料算出の際には「報酬」とみなし、通勤交通費も含めて計算します。

ただし、通勤交通費の非課税額には、下記のように上限があります。非課税限度額を超えた場合は、課税対象となる点に注意が必要です。
なお、旅費交通費については、基本的に全額非課税です。ただし、出張旅費規程を逸脱した高額な出張費は、課税対象となる場合があります。

鉄道やバスで通勤している場合の非課税上限額

従業員が鉄道やバスなど、公共交通機関で通勤している場合は、1ヵ月あたり15万円までの通勤交通費が非課税です。
なお、新幹線などを利用した通勤は、通勤定期券を利用し、明らかに経済性・合理性がある場合のみ非課税となります。通勤にグリーン車を利用した場合などは、経済性・合理性の観点から非課税とは判断されないでしょう。

マイカーなどによる通勤の場合の非課税上限額

マイカーなどで通勤している場合は、下記のとおり、通勤距離に応じた非課税上限額が定められています。

■マイカーなどで通勤している人の非課税となる1ヵ月あたりの限度額
片道の通勤距離 1ヵ月あたりの限度額
2km未満 全額課税
2km以上10km未満 4,200円
10km以上15km未満 7,100円
15km以上25km未満 12,900円
25km以上35km未満 18,700円
35km以上45km未満 24,400円
45km以上55km未満 28,000円
55km以上 31,600円

出典:国税庁「マイカー・自転車通勤者の通勤手当」

通勤交通費の支給方法

通勤交通費は、就業規則など、企業の社内規程にもとづいて支給されます。その支給方法は、企業が認める通勤方法すべてにおいて、あらかじめ定めておかなければなりません。
ここでは、鉄道やバス、マイカーなどの通勤手段別に、通勤交通費の支給方法をご紹介します。

鉄道・バスで通勤しているケース

従業員の出社を前提・原則とした企業では、従業員に通勤定期券を購入してもらうことが多いのではないでしょうか。その際は、自宅から勤務先までの経済的かつ合理的な経路を申請してもらい、労務担当者が確認して許可します。
支給のタイミングは、1ヵ月分の定期代を毎月の給与と同時に支給する方法のほか、より割安な6ヵ月分の定期代をまとめて支給する方法があります。昨今のテレワーク導入で従業員の出社回数が減った企業においては、実際の出社日数に応じた通勤交通費を支給する方法も見られます。

マイカーで通勤しているケース

マイカーを通勤手段とする従業員に対し、企業が通勤交通費としてガソリン代を支給するケースがあります。ただし、ガソリン代は日々変動するため、社内規程で「1kmあたり10~15円」などと支給額を定めておくといいでしょう。
算出の際には、自宅から勤務先までの経済的・合理的な経路の距離に、上記支給額と出社日数(あるいは1ヵ月の所定労働日数)を掛けて計算する方法があります。

鉄道・バスとマイカーを併用して通勤しているケース

鉄道・バスの最寄り駅までマイカーを使うなど、両者を併用している従業員に対しては、両者を合算した金額を支給します。企業によっては、その際の駐車代を支給するケースもあります。

通勤交通費申請時のチェックポイント

通勤交通費は、従業員からの申請をもとにした支給が一般的です。労務担当者は通勤交通費に関する申請フォーマットを用意しておくとともに、申請項目のチェック方法についてあらかじめ決めておく必要があります。続いては、従業員からの申請書類において労務担当者が確認すべき4つのポイントについて解説します。

自宅現住所・勤務先と発着最寄り駅が合致しているか

通勤交通費は、あくまで「通勤のため」に支給するものです。出発駅と到着駅は、従業員の自宅最寄り駅と勤務先の最寄り駅でなければなりません。労務担当者は、各住所と発着最寄り駅に不明な点がないか、必ず突合しましょう。

経済的・合理的なルートの申請が行われているか

複数の経路で通勤可能な場合、「最も経済的な経路」や「最短で到着できる経路」など、経路の合理性を確認する必要があります。経済性と合理性については、必ず社内規程に明記してください。

通勤定期券の内容が実際の通勤経路と合致しているか

通勤交通費は、実際の通勤経路に対しての支給が原則です。従業員が申請内容と異なる経路の通勤定期券を購入することがないよう、労務担当者は社内に周知しましょう。

通勤定期券の申請内容が実際の通勤手段と合致しているか

従業員が鉄道・バスやマイカー通勤で申請しているにもかかわらず、実際には自転車やバイクで通勤し、通勤定期代やガソリン代を受け取るのは、通勤交通費の不正受給に該当します。毎日の通勤手段を実際に確認するのは困難ではありますが、従業員の申請内容と言動に不自然な点や矛盾点があった場合は、あらためて確認を行う必要があります。

交通費支給業務を効率化するために「給与奉行クラウド」活用を

通勤交通費支給や旅費交通費の精算には、さまざまなチェックが必要になります。手書きの申請書や領収書を入力するのは人手がかかる上、計算ミスも起こりかねません。こうした問題の解決には、交通費に関する業務の自動化が有効です。

通勤交通費の支給には、通勤交通費の自動計算機能だけでなく社会保険料や所得税の計算まで一括して行える「給与奉行クラウド」が便利です。活用をぜひご検討ください。

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石割 由紀人

■監修者
石割 由紀人

公認会計士・税理士、資本政策コンサルタント。PwC監査法人・税理士法人にて監査、株式上場支援、税務業務に従事し、外資系通信スタートアップのCFOや、大手ベンチャーキャピタルの会社役員などを経て、スタートアップ支援に特化した「Gemstone税理士法人」を設立し、運営している。

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