日々の業務に追われていたり、取り扱う商品の数が増えたりして、在庫管理がおろそかになってしまうことはありませんか。欠品による販売機会の損失を防ぎ、売上を上げていくために、企業にとって正確な在庫管理は欠かせません。
在庫管理は、エクセルでも可能です。これまでの「紙に手書き」在庫管理の見直しを検討してみてはいかがでしょう。この記事では、エクセルによる在庫管理の方法やメリット・デメリットのほか、在庫管理表の作り方やポイントなどを解説します。
目次
在庫管理の必要性
企業活動において、在庫は需給状況に応じて適正な数をキープしておく必要があります。在庫が多すぎると、その保管に余計な場所と手間を要するからです。反対に少なすぎると、販売機会を失う可能性が高くなるでしょう。これまでの販売履歴から必要な在庫数を割り出すと同時に、必要な在庫数をキープできるような管理を行わなければなりません。そのために、在庫管理は必須なのです。
また、在庫管理には「どこに何があるのか」を明確にする目的もあります。定期的に在庫の棚卸を行い、保管場所や状態を明確にしておけば、「あるはずの商品がどこにも見つからない」という事態を回避できるでしょう。在庫を探す無駄な時間がなくなるため、結果として業務効率化にもつながります。
在庫管理の方法
在庫管理は、「在庫管理表」を使って行います。在庫管理表の作り方に特別なルールはありませんが、下記の3つのうち、いずれかの方法で在庫管理表を作成するのがおすすめです。
・在庫管理表用紙に手書きして在庫管理を行う在庫管理表の用紙を作成し、手書きで記入していきます。パソコンやタブレットなどのシステムがなくても、紙とペンさえあれば誰でも簡単に在庫管理が行える点は大きなメリットです。
・エクセルの在庫管理表で在庫管理を行うエクセルで在庫管理表を作成します。コストと利便性のバランスが最も優れた在庫管理方法といえるでしょう。また、エクセルに近い機能を持つ、Google スプレッドシートもよく使われています。
・在庫管理システムを導入して在庫管理を行う各地に多くの在庫を抱える企業などでは、在庫管理システムの導入が最も便利です。紙やエクセルでは到底扱いきれない数の膨大な在庫も、タイムラグなく正確に把握・管理できます。
エクセルによる在庫管理表の例
エクセルの在庫管理表は、「単票タイプ」または「在庫移動表タイプ」のいずれかのパターンで作成します。扱う商品の種類や、在庫管理表で管理したい情報の量に合わせて選んでください。
単票タイプ
単票タイプの在庫管理表は、1つの商品に対し、1つの在庫管理表を作成して在庫管理を行うもの。入庫数、出庫数、在庫数、担当者、備考などの項目を日付ごとに記入するため、特定の商品の在庫の動きを確認できます。
単票タイプは見た目がシンプルなため、誰でも使いやすく、わかりやすさが魅力です。また、1つの商品に記載できる情報が多いため、写真や図を挿入したり、入出庫時の状況などを細かく書き込んだりすることもできます。紙ベースの在庫管理表からは、作り替えやすいといえるでしょう。
在庫移動表タイプ
在庫移動表タイプは、複数の商品を一覧で見られるようにした在庫管理表です。主に縦軸が品番や商品名、横軸が日付という配置で使われています。
在庫移動表タイプには、複数の商品の在庫移動状況をまとめて確認できるのが最大のメリットです。一覧性が高いため、入力時の確認などにかかる手間が少ないのもメリットといえるでしょう。反面、単票タイプに比べると商品一点あたりに記入できる情報量が少なくなります。別途、単品の管理表が必要となる場合もあり、この表は「在庫移動」に特化したものと捉えてください。
エクセルの在庫管理表のメリット
エクセルによる在庫管理表には、紙の在庫管理や在庫管理システムに比べ、コストや利便性の面でメリットがあります。
続いては、エクセルによる在庫管理の3つのメリットについて解説しましょう。
手軽に始めやすい
エクセルによる在庫管理表のメリットに、手軽に導入できる点が挙げられます。日常業務にエクセルを使っている日本企業は、ほぼ100％。新たに在庫管理システムを導入したりする必要がないため、エクセルを使用していれば、すぐに在庫管理を始められます。
エクセルを在庫管理に使うためには在庫管理表のフォーマットを作成する必要がありますが、インターネット上で配布されている無料テンプレートの活用によって、手軽に作成可能です。
また、エクセルを使い慣れた従業員にとってもメリットが大きいもの。新しいシステムの操作を覚える必要がないため、抵抗なく受け入れられるでしょう。現場にスムーズに浸透させやすいのは、エクセルならではといえます。
コストが抑えられる
エクセルでの在庫管理は、新たに費用がかからないのも魅力的です。本格的な在庫管理システムの導入には、どうしても導入・運用コストがかかってしまいます。それらのコストと効果が見合うかを考えて、なかなか導入に踏み切れない企業もあるのではないでしょうか。
社内で利用していたエクセルで在庫管理を行えば、導入コストの問題は解消されます。追加で運用コストがかかることもありません。従業員の在庫チェックや入力作業などの人的コストは必要ではありますが、システム導入に比べると費用を抑えることが可能です。
紙よりも機能性が高い
紙ベースの在庫管理表には、誰かが手元で使っていればほかの人が見られない、手計算が必要、汚損や紛失に弱いといった難点があります。これらの難点を、エクセルの在庫管理表は解消するでしょう。
エクセルベースの在庫管理表は、クラウド上の共有フォルダに格納しておけば、複数の担当者が同時に閲覧可能です。自分のパソコンからデータを操作できる上、バックアップをとっておけば破損・紛失リスクにも備えられます。あらかじめ数式やマクロを組んでおけば、現在の在庫数を自動計算したり、在庫が残り少なくなったときにアラートを出したりすることが可能です。
エクセルの在庫管理表のデメリット
手軽で便利なエクセルの在庫管理ですが、注意すべき点もあります。エクセルでの在庫管理を検討している企業は、下記3つのデメリットも確認してください。
商品数や拠点数が多い企業には不向き
エクセルによる在庫管理は、商品数や拠点数が多い企業には向いていません。
エクセルで在庫管理表を作成して「ブックの共有」機能を使えば、複数拠点で同一の在庫管理表の閲覧・編集が可能です。ただし、セルの結合やシートの削除、ピボットテーブルなどの一部機能が制限されてしまいます。
また、複数商品を管理する在庫移動表タイプは、縦軸を品番や商品名にして一覧表を作るのが一般的です。この商品の種類が非常に多い企業の場合、なかなか目当ての商品を探せなかったり、全体状況を把握できなかったりするなど、操作性・検索性が低くなる可能性があります。
エクセルはデータベースではなく、あくまでも表計算ソフト。一覧表で在庫管理できる小規模な企業向きといえるでしょう。
データが多くなりすぎると動きが遅くなる
エクセルは、膨大なデータ量を処理するには不向きです。データ入力はできたとしても、ファイルを開くまでの時間が長くなったり、計算結果が出るまでに時間がかかったり、あるいはパソコンのスペックによってはフリーズしたりするようになります。エクセルの在庫管理表がボトルネックとなり、全体の業務効率が下がってしまうおそれがあるのです。
商品数や表示させたい情報量が多い企業・部署には、エクセルの在庫管理表は適していないといえるでしょう。
上書きにより誤ったデータに改変されるリスクがある
誰もが手軽に編集できる点は、在庫管理表でエクセルを使うメリットです。その一方で、誤ったデータが上書きされてしまう危険もあります。
そもそもエクセルでは、仮に入力値を上書きしたり、隣の数値を消してしまったりしても、編集前のデータは残りません。すると、出荷すべき商品の在庫数が足りないなど、大きなトラブルにつながる可能性があります。エクセルの「変更履歴を残す」設定で「どのユーザーが、いつ、どのように内容を変更したのか」はわかるものの、改変前に戻す、または原因を突き止めるのは極めて困難。再現性が低いのが、エクセルによる在庫管理の弱点といえるでしょう。
エクセルの在庫管理表の作り方とポイント
基本的なエクセルの知識があれば、在庫管理表を作るのは決して難しくありません。ただし、最初にどのような情報が必要なのか、要件を固めておく必要があります。ここでは、エクセルによる在庫管理表の作り方と、その際のポイントを解説します。
1. 在庫管理表に必要な情報を定める
まずは、在庫管理表にどのような情報が必要なのかを決定してください。その情報によって在庫管理表の項目やレイアウトが変わってくるからです。商品名や型番、在庫を出し入れした数と日時、在庫数の変動の理由、現在の在庫数、保管場所などは、多くの在庫管理表に記載される内容です。
商品写真や在庫が一定数を切ったときの警告といった機能が必要な場合は、それに合わせてレイアウト調整が必要です。関数やマクロを活用したい場合は、一定程度エクセルの知識を持った担当者が作成する必要があります。
また、どのような画面を表示させたいかも考える必要があるでしょう。商品数が少なく、多くの情報を管理したいのであれば単票タイプで在庫管理する方法が適していますし、商品数が多く、一覧で見たいのであれば、在庫移動表タイプが適しています。
2. 必要な情報をカバーできる在庫管理表を作成する
管理したい情報が定まったら、実際に在庫管理表を作成します。希望に近い形式のテンプレートをダウンロードして自社に適した形にアレンジする方法であれば、簡単に管理表を作れるでしょう。
スキルがあれば、マクロを使って在庫管理表の計算処理などを自動化することも可能です。ただし、複雑な在庫管理表を作ってしまうと、担当者不在時のトラブルや退職時に管理しきれなくなるリスクも生じます。関数やマクロ処理を組み込みたいレベルの管理内容の場合は、在庫管理システムの導入を視野に入れたほうがいいかもしれません。
3. 運用ルールを決める、バックアップをとる
在庫管理表は、「誰が、いつ、どのように更新するのか」のルールを明確にしておきます。「入荷時」というあいまいなルールではなく、「入荷時に商品を受け取った人が入力」「発注者が商品確認後に入力」「倉庫に運んだ人がその後に入力」など、明確に規定しておくのが安心です。
また、エクセルの在庫管理表は、適宜バックアップをとる必要があります。毎日終業時にその日の日付でバックアップをとるなど、管理方法を決めておいてください。なお、バックアップは上書きではなく、日付ごとにファイル名を変えて、それぞれ保管しておくのがおすすめです。
自社に適した在庫管理の方法を検討しよう
在庫管理の方法は、企業の扱う商品数や業務フローなどによって異なります。自社に合った方法を検討しましょう。商品数や拠点数などが多く、エクセルでの在庫管理に限界を感じたときは、在庫管理システムの導入がおすすめです。
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■監修者
石割 由紀人
公認会計士・税理士、資本政策コンサルタント。PwC監査法人・税理士法人にて監査、株式上場支援、税務業務に従事し、外資系通信スタートアップのCFOや、大手ベンチャーキャピタルの会社役員などを経て、スタートアップ支援に特化した「Gemstone税理士法人」を設立し、運営している。
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