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労働条件明示のルールが変わります!2024年4月以降の変更点と担当者が押さえておくべきポイント

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企業には、雇入れの際に労働条件の明示義務があります。労働条件の明示においては、内容や明示方法に一定のルールが法令で定められていますが、2024年4月1日に改正されることになっています。
今回の改正では、新たに4つの明示事項が追加されますが、どうやら単純な書面の様式変更では済まされないようです。
そこで今回は、新たな労働条件明示の新ルールと、人事労務担当者が押さえておくべきポイントについて解説します。

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目次

労働条件の明示とは

労働契約は、口頭でも有効に成立します。しかし、労働条件を明示していないと契約内容が双方で曖昧になる可能性があり、後にトラブルの発生要因となることが考えられます。そのため、労働基準法では企業に対して労働条件の明示義務が定められています。(違反した場合、30万円以下の罰金が科されます)

労働基準法第15条1項

「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を書面などで明示しなければならない」

出典:「労働基準法

この労働条件の明示は、正社員、パート、アルバイトなどの雇用形態にかかわらず、全ての労働者に対して行うことが求められています。

明示すべき労働条件には、次のように、法律上必ず明示しなければならない事項(絶対的明示事項)と、企業の定めがある場合に明示しなければならない事項(相対的明示事項)があります。

明示しなければならない事項

なお、雇用する相手が、パート・アルバイトなどの短時間契約者や期間の定めのある有期労働契約者の場合は、労働基準法、パートタイム労働法の定めにより、次の項目も絶対的明示事項に加わります。

有期労働契約の場合の絶対的明示事項
上記の絶対的明示事項に追加されます。

  • 期間の定めのある労働契約の更新の有無、判断基準に関する事項
  • 昇給の有無、退職手当の有無、賞与の有無に関する事項
  • 雇用管理の改善などの相談窓口に関する事項

労働条件明示における2024年4月からの新ルール

2022年に行われた労働契約法制の見直しにおいて、労働基準法施行規則が改正され、2024年4月1日からは労働条件の明示項目に、次の4点が絶対的明示事項として追加されることになりました。

労働条件明示

出典:厚生労働省 PDF「2024年4月から労働条件明示のルールが変わります

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1.「就業場所・業務の変更の範囲」の明示

現行法では、全ての労働契約に対し、労働条件通知書や雇用契約書を通して「雇い入れ直後の就業場所」と「業務の内容」を明示することが義務づけられています。
改正後は、これらの事項に加え、将来の配置転換などを想定した「変わり得る就業場所や業務内容」も明示しなければなりません。また、これらは、全ての労働契約の締結時(採用から入社までの間)と有期労働契約の更新のタイミングごとに行う必要があります。

2.「更新上限の有無と内容」の明示

有期雇用労働者には、更新上限(通算契約期間または更新回数の上限)の有無と内容を明示することが新たに義務づけられます。
更新上限の有無とは、例えば「契約期間通算5年」「更新5回まで」というように、上限以後は契約更新しないルールがあるかどうか、です。最初の契約締結より後に更新上限を新たに設ける場合や、最初の契約締結時に設けていた更新上限を短縮する場合、改正後は「更新上限を新たに設ける」または「短縮する」理由を、事前に対象者に説明しなければならなくなります。また、明示のタイミングは、入社時・有期労働契約時だけでなく、更新契約のたびに更新回数の上限を明示することになるため、注意が必要です。

3.「無期転換申込機会」の明示

無期転換ルールとは、同一企業との間で有期労働契約が5年を超えて更新された場合、契約社員、アルバイトなどの有期契約労働者からの申込みにより、期間の定めのない労働契約(無期労働契約)に転換されるルールです。企業は、有期契約労働者から無期転換を希望された場合にその申し出を断ることができず、無期労働契約に変換することが定められています。
2024年4月以降は、この「無期転換申込権」が発生する更新のタイミングごと(具体的には次図のようなタイミング)に、無期転換を申し込むことができる旨(無期転換申込機会)を明示しなければならなくなります。

無期転換申込機会」の明示

出典:厚生労働省「無期転換ルールについて

無期転換申込権の発生後、無期転換を申し込まず有期労働契約を更新した場合は、その後の更新のたびに「無期転換申込機会」の明示が必要となります。

4.「無期転換後の労働条件」の明示

無期転換は、「有期契約から期限を定めない無期契約に換える」ことを指し、労働時間、給与などの労働条件はそのままで、雇用期間のみを期間限定(有期)から定年まで(無期)へと変更することができる制度です。ただし、無期転換後の賃金等の労働条件を決定するにあたっては、正社員やフルタイムの無期雇用労働者などとのバランスを考慮し、「同一労働同一賃金」を徹底しなければなりません。
そのため、無期転換後の労働条件が有期雇用契約時とどのように変更するのか、前項の「無期転換申込機会の明示」とともに、無期転換後の労働条件の明示も義務づけられることになりました。
なお、この無期転換後の労働条件の明示は、「無期転換申込権」が発生する有期雇用契約の更新ごとに行う必要があります。

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新ルールに則った労働条件通知書の変更点

労働条件の明示事項のうち絶対的明示事項は、書面での交付が義務づけられています。一般的には、「労働条件通知書」などの書面で交付しますが、書面の形式については法律で具体的に定められておらず、雇用契約書と合体させて「雇用契約書兼労働条件通知書」として取り交わすケースもあります。
今回の改正では、2024年4月以降、こうした書面を部分的に変更する必要があります。厚生労働省のホームページでは、改正後の労働条件通知書のモデル様式が発表されており、今回の改正での変更点が赤字で表記されています。

労働条件通知書

出典:厚生労働省 PDF「モデル労働条件通知書

厚生労働省のひな形を使用しておらず、自社で作成した様式で労働条件通知書を交付している場合は、上記のモデル様式を参考に、なるべく早めに様式を変更したものを準備しておきましょう。

新ルール改正は“同一労働同一賃金の明確化”が目的!

実は、今回の改正は、単純に「労働条件通知書の様式を変更すれば対応が終わる」という話ではありません。

新ルールでは、これまでの雇入れ直後の就業場所だけでなく、変更の範囲まで記載して通知をすることが義務づけられます。働く場所や仕事内容が限定されている場合には、その具体的な場所、業務の範囲を示すだけで構いませんが、雇用時点で明確でない場合は、想定可能な範囲まで記載しなければなりません。

(記載例)
労働条件通知書

労働条件通知書は、正社員だけでなく契約社員や準社員、アルバイト、パートなど、全ての従業員に対して発行しなければなりません。つまり、改正後は、全ての雇用者に対して将来のキャリアプラン等を踏まえた労働条件の明示が必須となるのです。

これは、「同一労働同一賃金」を明確化した上で、雇用形態を問わず、将来的な成長の想定を見越した採用活動が必要であることを意味します。
同一労働同一賃金は、同一の企業内において、無期雇用の従業員と有期雇用の従業員との間で、基本給や賞与などあらゆる待遇について、次のように不合理な待遇差を設けることを禁止する法律です。(パートタイム・有期雇用労働法第8条、第9条)

パートタイム・有期雇用労働法とは

出典:厚生労働省「パートタイム・有期雇用労働法とは

また、同一労働同一賃金が求める範囲は、賃金(給与、賞与)や各種手当など金銭に関わることだけでなく、福利厚生や教育・キャリアプランなども含まれます。中小企業には2021年から適用されており、有期契約と無期契約の違いを、従業員に対して適切に説明することが求められています。

2023年現在は、同一労働同一賃金を遵守しなくても罰則はありません。しかし、放置すると損害賠償等の訴訟問題に発展することになりかねず、企業として大きなリスクを背負う可能性があります。コロナ禍以降、人材不足が深刻化し、労働者の目も同一労働同一賃金に対する評価が厳しくなっています。人事労務担当者としては、このような改正の本質をしっかり見極め、自社の労働条件をしっかり見直し対応することが求められます。

同一労働同一賃金の詳細は、コラム「同一労働同一賃金とは?【2021年4月法改正】企業が行うべき対策」も参照ください。

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労働条件通知書は電子交付が可能です!

労働条件通知書は、従来「書面で通知しなければならない」と定められていましたが、2019年以降は労働者が希望すればファクシミリ送信・電子メール等による交付ができます。

労働基準法施行規則改正のお知らせ

出典:厚生労働省 PDF「労働基準法施行規則改正のお知らせ

市場では、すでに様々な電子契約機能を持ったクラウドサービスが提供され、労働条件通知書を電子交付できるようになっています。昨今は、人事採用にweb面接を行う企業も増えており、雇用契約を電子化すれば時間や場所にこだわらず人材採用から契約までをスピーディに行えるため、人事労務業務の効率化にも労働条件通知書の電子交付は有効と言えるでしょう。

例えば、奉行Edge 労務管理電子化クラウドの場合、人事管理システムと連携しなくても、労働条件通知書の電子発行を希望した相手にweb上で通知、雇用契約の締結が可能です。入社予定者とも、サービスを通して連絡を取り合い、情報提出の依頼ができます。
あらかじめ登録されているテンプレート※を選ぶだけで、単独で労働条件通知書を自動作成し、電子交付することができます。法制度改正内容は、随時更新プログラムで反映されるため、施行日にはテンプレートの変更も自動で行われます。

これまでWord等で作成した独自フォーマットを使用していた場合は、システムに読み込めば簡単に自社フォームの書面で電子発行することができますが、この場合の様式変更は手動での対応となります。

奉行Edge 労務管理電子化クラウド

入社予定者や契約更新する従業員は、労働条件通知書にある同意ボタンを押すことで承諾のサインになり、労働条件通知書にタイムスタンプを付与して電子交付します。

奉行Edge 労務管理電子化クラウド

労働条件通知書は、2020年以降5年の保管義務が定められましたが(労基法第109条)、奉行Edge 労務管理電子化クラウドならタイムスタンプを付与した状態でクラウド上に保管されるため、電帳法にも対応でき安心です。

おわりに

労働条件の明示は雇用主の義務であり、たとえ雇用契約書を取り交わさない場合でも、労働条件通知書は必ず交付しなければなりません。新ルールが同一労働同一賃金や無期転換ルールなどにも関係する以上、早めに自社の雇用形態別の労働条件を見直しておくことが肝要でしょう。また、その際には、労働条件通知書の電子発行で、業務の効率化や手続きの簡素化も含めて検討することをおすすめします。
法令を遵守して適切に対応するためにも、2024年4月に向けて計画的に準備を進めましょう。

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