総勘定元帳とは︖仕訳帳との違いや必要な理由、記載項⽬と具体的な記⼊例

目次

• 総勘定元帳の概要
• 総勘定元帳の作成が必要な理由
• 総勘定元帳を作成するメリット
• 総勘定元帳の主な記載項目と書き方の例
• 総勘定元帳の作成方法
• 総勘定元帳を作成する際の注意点
• 総勘定元帳の作成負担を軽減するなら、クラウド会計サービスの活用が効果的
• 総勘定元帳に関するよくあるご質問

総勘定元帳の概要

総勘定元帳は、複式簿記における基本的な会計帳簿です。ここでは、総勘定元帳の基礎知識について詳しく解説します。

●総勘定元帳とは？

総勘定元帳とは、取引を勘定科目ごとに整理して記録する帳簿です。たとえば、商品の販売による売掛金の発生やオフィスの地代家賃、備品の購入にかかる消耗品費などを、それぞれの勘定口座に分けて記帳します。こうした記録はすべて複式簿記に基づいており、総勘定元帳はその中心的な帳簿として、企業の経理業務に欠かせない役割を担っています。

総勘定元帳で整理された取引情報は、月次・年次の財務諸表や経営分析、法人税等の申告書作成にも活用されます。また、固定資産の管理や売掛金・買掛金・未払金などの把握には、固定資産台帳や売掛金元帳といった補助簿の整備も重要です。これらを活用することで、総勘定元帳の内容がより明確になり、経理処理の見直しや集計作業も、効率的に行えるようになります。

●総勘定元帳と仕訳帳との違い

総勘定元帳と仕訳帳は、どちらも主要簿に分類され、企業の会計業務の根幹を支える存在です。この2つの帳簿は、取引を何に基づいて整理するかが異なります。

たとえば、同じ日に複数の取引があった場合、それらはすべて仕訳帳に時系列で記帳されます。その後、記帳された仕訳をそれぞれの勘定科目に分類し、総勘定元帳に転記していく流れとなります。

総勘定元帳の作成が必要な理由

総勘定元帳は、単に企業の取引を記録するためだけの帳簿ではありません。ここでは、作成が求められる背景や、必要な理由を整理して解説します。

●決算書や財務諸表の作成に必要

総勘定元帳は、損益計算書や貸借対照表などの決算書を作成するための基礎資料として利用されます。

会社法では、複式簿記に基づく記帳が義務付けられており、総勘定元帳は必ず備えておかなければならない主要簿です。法令に基づいて総勘定元帳を適切に整備・保存することは、企業が会計帳簿に関する義務を果たすうえで不可欠です。

●税務に対応するために必要

法人税や消費税の申告書を作成する際にも、総勘定元帳は欠かせません。法人税法施行規則第54条では、青色申告法人に対し、すべての取引を勘定科目別に整理した帳簿の作成を義務付けています。

さらに税務調査では、確認資料として過去3年分の総勘定元帳の提出が求められるのが一般的です。帳簿に記載漏れや不備があると経費や控除が認められず、結果として追徴課税を受ける可能性があるため、日ごろからの正確な記帳と帳簿の整備が重要です。

総勘定元帳の作成は、会計管理や決算のための会社法上の義務と、課税の正確性を担保する法人税法上の義務の両方に対応する重要な帳簿です。そのため、適切に整備し、会計・税務の双方の要件を満たす必要があります。

●経営判断に必要

経営判断には、数値情報の把握が欠かせません。勘定科目ごとに日々の取引内容や残高の推移を記録した総勘定元帳は、正確な情報を得るための参考資料となります。

たとえば、売上や経費、借入金などの個別の変動を把握するには、日付順に記録された仕訳帳ではなく、勘定科目ごとに取引が整理されている総勘定元帳を参照するほうが適しており、経営判断にも有効です。

また、事業年度や月別の数値を比較・分析する際も、勘定科目単位で整備された総勘定元帳があってこそ、推移の理由や背景を正しく読み取ることができるものです。誤った解釈を避け、根拠ある判断を行うために、総勘定元帳は欠かせません。

●金融機関からの融資に必要

企業が金融機関に融資を申し込む際には、返済能力や財務の健全性を確認するために決算書の提出が求められます。加えて、その内容が正確かどうかを確認する目的で、会計帳簿をチェックされることもあるのです。記帳内容に誤りや漏れがあると、金融機関からの信頼を損ない、融資審査に不利に働く可能性があります。

総勘定元帳を日々整理し、必要に応じてすぐに提示できる状態にしておくことは、資金調達を円滑に進めるうえでも欠かせない対応といえるでしょう。

総勘定元帳を作成するメリット

総勘定元帳は、法的に作成が義務付けられているだけでなく、企業の経営管理や会計業務の効率化にも貢献します。ここでは、総勘定元帳の主なメリットについて解説します。

●経営管理・改善に役立つ

総勘定元帳は、すべての取引を勘定科目ごとに記録しているため、それぞれの科目の残高や増減を一目で確認できます。たとえば、「借入金が月ごとにどう変化しているか」「買掛金の支払いが適切に行われているか」といった点を把握するのに便利です。

勘定口座ごとの取引の流れが可視化されることで、無駄な支出を特定して経費精算を見直す、資金の使途を精査して資産管理を強化するなど、具体的な経営改善につなげることができます。単なる帳簿としてではなく、経営の意思決定に活用できる点が大きなメリットです。

●決算書の間違いを見つけやすい

総勘定元帳があると、決算書の作成時に数値の不一致が生じた場合に、原因を特定しやすくなります。

たとえば、預金出納帳と普通預金の残高が合わない場合、該当の勘定科目を遡って確認することで、「経費精算時の領収書の記載ミス」や「仕入や収益の過大計上」などの誤りを効率的に発見できます。これにより、損益計算書や貸借対照表を早期に修正できるため、決算業務の正確性とスピードが向上します。

総勘定元帳の主な記載項目と書き方の例

ここでは、総勘定元帳の一般的な記載項目とそれぞれの書き方について、具体例を交えてわかりやすく解説します。

●総勘定元帳の主な記載項目

これらの記載項目を正確に記入することで、各勘定科目の取引状況を正しく把握でき、会計帳簿としての信頼性が高まります。特に摘要欄は、後日の確認作業や税務調査時にも役立つため、簡潔かつ具体的に記載するようにしましょう。

●総勘定元帳の記載形式の種類

総勘定元帳には、主に以下の2種類の記載形式があります。

日常的な経理業務では、残高式が使用されることが一般的です。

●仕訳帳から総勘定元帳への転記方法

たとえば、4月1日にパソコン（PC）を1台、現金10万円で販売した取引については、仕訳帳と総勘定元帳への記載は以下のようになります。

＜仕訳帳の記載例＞

仕訳帳では、取引の日付・勘定科目・金額に加え、摘要欄に取引の内容（この場合は「PC販売」）を簡潔に記録します。これを基に、総勘定元帳の各勘定科目の欄に転記を行います。

＜総勘定元帳（現金）の記載例＞

総勘定元帳では、相手勘定科目（この場合は「売上」）や摘要欄の内容に加え、仕訳帳の何ページ目かを示す「仕丁（しちょう）」も記録します。複数の勘定科目をまとめて処理する場合には「諸口（しょくち）」と記載するケースもあります。

総勘定元帳の作成方法

総勘定元帳の記録方法については、法律で厳密な形式が定められているわけではありません。ここでは、主に用いられている3つの作成方法と、それぞれの特徴について解説します。

●手書きによる作成

手書きでの作成は、ノートや市販の総勘定元帳用紙に記入していく方法です。自ら記帳することで経営状況や簿記への理解が深まる一方、転記ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが起こりやすいというデメリットもあります。また、ミスがあった場合の修正作業にも時間がかかるため、小規模事業者や学習用途向けといえるでしょう。

●表計算ソフトによる作成

Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使えば、テンプレートを利用して比較的簡単に総勘定元帳を作成できます。オンライン上でのファイル共有も可能なため、複数の担当者や税理士との情報共有や共同編集もスムーズに行えます。費用を抑えて導入できる点も、中小企業や個人事業主にとって大きなポイントです。

ただし、表や関数に設定ミスがあると残高や貸借の整合性に影響を及ぼすおそれがあるため、ある程度の会計知識を持つ経理担当者が作成・管理を行うことが望まれます。

●会計ソフトによる作成

会計ソフトを利用すると、業務効率化を図れます。仕訳を入力すれば、仕訳帳と連動して自動的に総勘定元帳が作成されるため、転記の必要がなく、人的ミスが発生しにくいのが特長です。

また、会計ソフトの中には経費精算や固定資産台帳の管理機能と連携できるものもあり、経理担当者の負担軽減に役立つでしょう。市場には多種多様な会計ソフトが存在し、機能性や操作性も製品によって異なるため、自社の業務に合ったものを選ぶことが重要です。

総勘定元帳を作成する際の注意点

総勘定元帳を作成・管理するうえでは、保存期間や記載内容など、守るべきルールがいくつかあります。ここでは、記入ミスを防ぐための工夫や、保存に関する実務上のポイントについてわかりやすく解説します。

●保存期間を遵守する

総勘定元帳は、法律によって一定期間の保存が義務づけられています。

保存期間は、確定申告書の提出期限の翌日から数え始めます。法人の場合、欠損金の繰越控除を適用する年度については最大10年の保存が必要になるため、基本的に帳簿や書類は10年間保存しておくと安心です。

保存が適切でない場合や、帳簿に不備がある場合には、青色申告の取消しや過少申告加算税・無申告加算税の対象となることがあります。税務調査で提出を求められた際にスムーズに対応できるよう、適切な保管体制を整えておきましょう。

●転記ミスや記入漏れに注意する

手書きや表計算ソフトを使って総勘定元帳を作成するケースでは、仕訳帳からの転記ミスや記入漏れが起こりやすくなります。特に、借方・貸方の金額が一致しないミスは、試算表や決算書の作成に直接影響します。また、摘要欄の記載漏れなども取引の内容確認を困難にし、のちのチェック作業に支障をきたす可能性があります。

こうしたヒューマンエラーを防ぐためには、内容を定期的に確認すること、複数人によるチェック体制を設けることが効果的です。加えて、会計ソフトなどの自動計算や自動転記といった機能を積極的に活用することで、ミスの発生を最小限に抑えることができます。

総勘定元帳の作成負担を軽減するなら、クラウド会計サービスの活用が効果的

総勘定元帳は、すべての取引情報を集約し、勘定科目ごとに整理・記録する、経理業務において重要な帳簿です。保存要件や税務調査への対応といった外部要請にも備える必要があるため、作成する際は正確性と業務効率の両立が求められます。

しかし、手書きや表計算ソフトで作成する場合は、転記ミスに加え、関数や初期設定の誤りなどによる計算ミスも起こりやすく、確認や修正に多くの時間を要します。

こうした課題を解決する手段として、クラウド会計サービスの活用が効果的です。たとえば「勘定奉行iクラウド」では、日々の仕訳入力を基に総勘定元帳が自動で作成されるため、記帳の正確性を保ちながら、作業時間を大幅に短縮できます。
また、元帳から仕訳明細までドリルダウンで即座に追跡・確認できるため、取引内容のチェックや修正もスムーズに行えます。

さらに、複数の部門やシステムとの連携が必要な中堅・成長企業には、SaaS型ERP「奉行V ERPクラウド」がおすすめです。あらゆる業務ツールと柔軟に連携でき、データの一元管理や自動集約により、経理業務全体の生産性向上が期待できます。

総勘定元帳の作成・管理にかかる時間と労力を減らし、同時に法制度対応も万全にするために、自社に合ったクラウド会計サービス導入をぜひ検討してみてください。

総勘定元帳に関するよくあるご質問

ここでは、実務でよく寄せられる質問をまとめています。総勘定元帳の保存方法や他帳簿との違いについて疑問がある方は、ぜひご確認ください。

総勘定元帳の電子保存は可能？

総勘定元帳は、電子帳簿保存法に基づき電子保存が可能です。
電子保存を行う際は、次の2つの要件を満たす必要があります。

• 真実性の確保：改ざんを防ぐための措置（例：タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴の管理など）
• 可視性の確保：保存した帳簿についてディスプレイでの閲覧やプリンタでの出力ができる状態にあること
  可視性の確保の一環として、日付・金額・取引先名で検索できること（検索性の確保）も必要です。

なお、2022年1月以降、電子的にやり取りした請求書や領収書などは、電子データのまま保存することが義務付けられています。当初は宥恕（ゆうじょ）措置として猶予期間が設けられていましたが、2024年1月からは完全に義務化され、法人・個人を問わず対応が必要なため注意しましょう。

総勘定元帳を紙で保存してもよい？

紙での保存も認められています。
電子保存が普及しつつありますが、紙媒体での保存も引き続き可能です。会社法および法人税法に基づいて帳簿を適切に管理し、保存期間（通常7年または10年）を守っていれば、紙による保存でも問題ありません。

ただし、前述のとおり電子的に授受した取引情報（電子取引）は、電子データでの保存が義務化されていることには留意しましょう。

総勘定元帳と試算表の違いは？

総勘定元帳は取引の記録、試算表は残高の集計結果です。
総勘定元帳は、日々の取引を勘定科目ごとに記録したもので、各取引の詳細を時系列で把握できます。一方、試算表は元帳の内容を基に借方残高・貸方残高を集計したもので、全体の財務状況を一覧で確認するための資料です。帳簿の整合性の確認や決算書作成の前段階で使用されます。

主要簿と補助簿の違いは？

主要簿は基本的な帳簿、補助簿は詳細管理用の帳簿です。
主要簿には、企業の全取引を時系列に記録する仕訳帳と、勘定科目ごとに記録する総勘定元帳があります。これに対し、補助簿はより詳細な管理を目的とした帳簿で、たとえば売掛金元帳、買掛金元帳、現金出納帳、固定資産台帳などが該当し、主要簿を補完する役割を果たします。

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