人材不足の時代だからこそ知っておきたい！手間のかかる採用業務をラクにできる方法とは？

更新日：2023年12月14日

厚生労働省は、2018年平均の有効求人倍率を1.61倍と発表しました。企業の求人数が、職を求める人の数を上回る「1倍」を超えるのは5年連続となります。人材不足が加速し採用難と呼ばれる中で、企業が人材を確保していくためには、積極的に採用活動を行っていく必要があります。
しかし、中小企業の総務担当者は、採用業務以外にも仕事が多く、様々な仕事をこなす中で採用業務を行っており、注力したくても中々手が回らない現状があります。今いる担当者の数で時間もない中、人材を確保していくためには、採用業務を改善して効率化することが必要になってくるでしょう。
そこで今回は、採用業務でよくありがちな負担がかかるポイントと、採用業務の負担を解消して効率化できる方法をご紹介します。

改善の余地あり！採用業務で負担がかかるポイント

採用業務は応募から採用までの過程で多くの業務が存在しています。その中でも、負担がかかるポイントを見てみましょう。

1. より多くの人材とコミュニケーションできる採用ページの作成やメンテナンス

近年、多くの業種で売り手市場が続き、求人広告を出して待つだけの採用活動では、なかなか求職者は集まってくれません。求職者は主に仕事を探す際に「求人サイト」「口コミサイト」「企業の採用ページ」をチェックしています。中でも、企業の採用ページは求職者の7割以上がチェックしているといわれており、求職者に自社を選んでもらうためには、求人広告だけでなく自社の採用ページも利用して採用業務を行っていく必要があるといえます。
このように、採用業務において重要な役目を果たす採用ページですが、常に最新の情報に更新をしなければいけないことから、メンテナンスに負担がかかります。実際に、「古い情報が載ったままの状態で更新ができていない」とお悩みのご担当者様も多いのではないでしょうか？さらに、今では求職者がスマートフォンで求人情報を検索するのが当たり前の時代ですが、自社の採用ページがスマートフォンに対応していないと、多くの求職者にアピールする機会を失ってしまうことになります。そうならないためにも、スマートフォンに対応させた採用ページを準備しておく必要がありますが、対応にはそれなりの時間とコストがかかってしまうため、なかなか着手できていないケースが多くあります。

2. 応募者情報の管理とやりとり

応募が集まってくると、応募者との直接のやりとりが生まれてきます。求職者は多くの企業に応募していることが多く、選考期間を長引かせないためにも、応募者と面接の日程調整や合否の連絡などのやりとりは、迅速な対応が求められます。また、やりとりの過程で、採用の進捗状況や応募者から収集した情報を管理しなくてはいけませんが、個人情報が含まれるため、慎重に扱う必要があります。
この時、応募者とやりとりしたメールで進捗状況を管理していたり、収集した個人情報をExcelで管理したりしていると、情報が点在してしまい、応募者ごとの状況把握に時間がかかってしまいます。

3. 採用後のデータ入力

選考を経て採用が決まったあとは、様々な情報を管理していく必要があります。労働者名簿や給与計算に関わる情報、契約書や通知書の作成に必要な情報、役所への届出に必要な情報など、多くの情報管理が必要になります。
これらの情報を管理していく中で、採用者から必要な情報を入手したあと、Excelや給与計算システムに一から新たに手入力するのは手間がかかります。その後もデータ整備や書類作成のために同じ情報を何度も入力する作業は、担当者の大きな負担になってしまいます。

採用業務の負担はシステムによって解消できる！採用業務をラクにできる方法

では、どのように採用業務にかかる負担を解消していけばいいのでしょうか？

実は、上記にあげた採用業務の負担はシステムによって改善することができるのです。
今回は、誰でも無料で採用業務の負担を改善できるツール「engage」をご紹介します。

1. 魅力的な自社の採用ページをかんたんに作成できる

採用ページは求職者と出会う会社の顔になります。「engage」は、採用ページのテンプレートが用意されているため、かんたんに採用ページを作成・公開できます。公開後も自社で手間なくメンテナンスすることができ、採用業務の負担を大きく減らすことができます。さらに、自社独自のコンテンツの作成や、スマートフォンやタブレットでの表示、大手求人サイトとの連携に対応しているので、多くの求職者にアピールすることができ、採用業務が効率化されます。

2. 応募者の管理とやりとりを一括管理できてスムーズな対応ができる

さらに「engage」は、応募者情報の管理や面接の日程調整などの連絡を一括管理でき、今まで時間のかかっていた応募者の管理とやりとりを一目で把握できるようになります。応募者ごとの対応履歴や進捗状況はチャット形式でいつでもすぐに確認できるため、よりスピード感のある採用活動ができ、大幅な効率化を図ることができます。また、Excel管理で発生していた情報の抜け漏れやメールによる連絡漏れなども防ぐことができます。

3. 採用後の情報はデータ連携によって、入力が一切不要になる

「engage」で管理している情報のうち、採用が決定した人の情報はCSVデータで出力でき、人事管理システムに取り込むことができます。そのため、採用が決定した人の情報を一からシステムに入力する必要がなくなります。なお、「人事奉行」であれば、直接受入可能な形式でCSVデータを出力できるため、より簡単に取り込むことができます。また、「engage」から受け入れた情報をもとに、労働条件通知書の作成も瞬時に発行することができ、業務の負担を大きく減らすことができます。

さらに、「奉行Edge 労務管理クラウド」も合わせて利用すると、入社の手続きに関わる業務をより効率化することが可能です。今まで採用者から紙の書類で収集していた個人番号や基礎年金番号などの情報を、クラウドを利用して採用者から直接Webで提出してもらうことで、社会保険手続きなどの役所に届出する書類作成を簡単に行うことができ、そのまま申請まで行うことが可能です。

さいごに

「engage」は、どのような企業でも手軽に自社の採用サイト作成と応募者管理を無料で利用でき、すでに16万人が採用に活かすシステムとして使用しています。完全無料で利用できるため、採用業務改善の第一歩として、まずは試してみるということもおすすめです。
総務担当者は、日々多くの仕事をこなしていますが、実はまだまだ改善できる業務がたくさん潜んでいます。採用業務はその一つです。システムの導入によって、手間のかかる採用業務をラクにしてみませんか？