今年こそ、年末調整業務をデジタル化！
メリットと最適なサービスの選び方

目次

• 年末調整で電子データ提出が可能な書類（一覧）
• 年末調整業務をデジタル化するメリット
• 年末調整電子化サービスを見極める！３つのポイント
• 「導入後の初期設定が簡単か」という点も要チェック！
• おわりに

年末調整で電子データ提出が可能な書類（一覧）

年末調整の手続きには、多くの申告書や控除額を証明する書類が必要になります。長年、紙ベースで提出することが通例となっており、税制改正の影響を受け年々担当者の業務負担が深刻化していました。そこで政府は2017年以降「年末調整手続きの電子化」を検討し、無償アプリ「年調ソフト」を提供したり電子データでの提出を認めたりと施策を進めてきました。
今では、年末調整手続きを電子化する際に必要だった税務署長の事前承認も不要になり、よりデジタル化を進めやすくなっています。また、年末調整手続きに必要な書類において、電子データでの提出が認められている書類は次のとおりです。

出典：国税庁「令和3年分　年末調整のしかた」Ⅰ（源泉徴収関係書類の電磁的提供に係る改正）

出典：国税庁「控除証明書等の電子的交付について」

なお、添付書類を電子データで提出する場合は、従業員が自ら保険会社などへ控除証明書の電子データ発行を依頼する必要があります。年末調整手続きを電子化する際には、従業員に対し、控除証明書を電子データで提出する場合の注意点として周知しておきましょう。

年末調整業務をデジタル化するメリット

国税庁では、年末調整業務をデジタル化すると次のようなメリットがあると掲げています。

紙の申告書で手続きする場合、申告書の作成に慣れていない従業員にとっては記入作業も戸惑いがちで、記入漏れや記入ミス、計算間違いなどが発生しやすくなります。生命保険料などの控除証明書も、紙での提出では「紛失した」「忘れていた」などによって後日追加で提出されることもあります。
こうしたトラブルは、提出後の担当者の業務にも大きく影響することから、できるだけスムーズに年末調整業務を進められるよう、申告書の配付準備からマニュアル作り、従業員に対するきめ細やかな対応まで慎重に業務が進められ、毎年約３ヵ月を要する一大イベントの様相を呈しています。

年末調整手続きをデジタル化すると、従業員側の手続きはWeb上ですべて完結でき、記入項目が分かりやすく表示されるため記入漏れもなくなり、控除額計算の計算ミスも減ります。
担当者も、申告書類の配布準備から従業員のサポート、提出された書類のチェックまでほぼ自動化されます。また、年税額計算を給与システムに反映する際も、紙の手続きでは手入力が必要ですが、デジタル化すれば年末調整データを給与システムにアップロードするだけでよくなります。
提出書類はデータで管理できるので、紙の書類のように保管スペースを確保する必要もありません。
このように、年末調整業務のデジタル化には、担当者・従業員双方の手間を大幅に軽減するという効果が期待できます。

実際、奉行Edge年末調整申告書クラウドを使用している企業の中には、業務時間を８割以上削減できたという事例もあります。

例えば、300名規模の企業で業務に約15日かかっていた場合2.5日で完了する計算になり、この効果は忙しい担当者が一年間、毎週ノー残業デーを継続した時と同程度と言われています。また、従業員側への調査でも、約87％が年末調整のデジタル化で申告にかかる時間が削減できたと回答しており、「ストレスが軽減された」「ラクになった」と実感していることが明らかになっています。

年末調整電子化サービスを見極める！3つのポイント

年末調整業務のデジタル化にあたっては、国税庁の「年調ソフト」をはじめ、市場には奉行Edge年末調整申告書クラウドのようなWeb上で手続きできるクラウドサービスが数多く提供されています。どのサービスにもそれぞれ特長があるため、自社の取り組み方にあうものを選ぶとよいでしょう。
ここでは、奉行Edge年末調整申告書クラウドで年末調整のデジタル化に成功した企業の共通点から、自社に合ったサービスの見極めポイントを3つご紹介します。

ポイント①　従業員・担当者が行うすべてのプロセスをデジタル化できるか

年末調整に関する業務は、担当者が担う業務と従業員側の業務を合わせると、次図のように4つのプロセスと15の業務に分類できます。年末調整をデジタル化するのであれば、これらの業務すべてをデジタル化できるかがポイントになります。

●申告準備プロセス
例えば、データで提出するため申告書の準備は必要なくなるとはいえ、準備段階では従業員への連絡やマニュアル作成など細かな作業もあります。 従業員にはメールで提出依頼通知を送れるサービスなら、紙で回覧する必要がなくなり、一括送信できるので簡単です。Web上で手続きできるサービスなら、メールの本文にログイン情報を記載して送れば、従業員もアクセスしやすく、簡単にログインできて申告手続きに進むことができます。

●従業員による入力・提出プロセス
従業員が入力する段階では、従業員が入力しやすい仕組みかどうかを見極める必要があります。サービスによっては、申告画面が「yes/no」で答えるアンケート形式になっているものや、奉行Edge年末調整申告書クラウドのように一覧形式になっているサービスなどがあります。申告書の画面に自身の氏名、扶養親族といった基本情報が自動的に表示されるものなら、入力の手間が省けます。

奉行Edge年末調整申告書クラウドなら、次年度以降は前年用いたデータが反映されます。また、保険料控除申告書や住宅借入金特別控除申告書などでも前年の情報が自動的に表示されるため、従業員は前年データを確認しつつ変更・追加修正を行うだけで良くなります。

控除証明書などのデータで提出してもらう場合、そもそものデータは従業員自身が契約している保険会社などに依頼して取り寄せなければなりません。
データの取得方法には、マイナポータルを利用する方法と、保険会社などのホームページから取得する方法とがあります。
具体的な取得方法をしっかりと従業員に伝え、これが浸透していけば、完全ペーパーレス化も夢ではありません。

●内容確認プロセス
担当者にとって、準備段階と等しく手間のかかる確認作業も、できるだけ効率化できるサービスを選ぶことが重要です。
例えば、奉行Edge年末調整申告書クラウドのように、従業員が変更を加えた箇所が一目で分かる機能があれば、担当者は画面のどの部分を念入りに確認すればよいかをすぐさま判断できます。

提出状況の確認も、管理画面で確認できるサービスなら安心です。奉行Edge年末調整申告書クラウドなら、提出状況がつねに自動更新され、未提出者のみに催促メールを送ることもできます。

●情報活用プロセス
年末調整のデジタル化を進めるなら、給与システムとの連携についても確認しておくべきです。
連携方法には、大きくAPI連携とCSV連携があり、給与システムと同一シリーズでなくともデータをインポートできるようになっています。国税庁の「年調ソフト」をはじめ、多くのサービスでもCSV連携で給与システムに取り込むことが可能になっています。
しかし、API連携であればサービスから直接給与システムにデータを送信できるので、インポート作業は発生しません。デジタル化の恩恵を最大限享受するなら、奉行Edge年末調整申告書クラウドと給与奉行クラウドのように自動連携できる組み合わせがオススメです。

給与奉行クラウドに申告データを自動ダウンロード

申告書のCSVデータを出力して給与システムにアップロード

なお、給与システムがCSVデータをインポートできない場合は、給与システムのリプレイス検討も必要になります。

ポイント②　自社の事情に合った運用ができるか

年末調整のデジタル化を検討する際、「従業員がITに不慣れ」「従業員のメールアドレスを把握しきれていない」など、自社の事情が実現を阻む課題になることがあります。このような場合は、従業員の状態に合わせられるサービスを選べば、無理なくデジタル化も実現できます。

（例１）紙でないと申告できない従業員がいる
例えば、「スマートフォンを所持していない」などWebでの申告が難しい従業員がいる場合は、氏名や住所、扶養親族などの基本情報を印字した申告書を用意できるサービスがオススメです。基本はWeb入力で申告してもらい、該当者のみ予め印字した申告書に訂正や追記をしてもらうことで、申告書の作成時間を大幅にカットすることができます。

（例２）控除証明書は紙で提出したい従業員がいる
控除証明書のデータ提出が難しい場合は、奉行Edge年末調整申告書クラウドのように画像添付できる機能を備えたサービスもオススメです。原本となる書類は別途回収する必要がありますが、Webで提出の際にスマートフォンで撮影した画像を添付できるため、担当者は原本が到着する前でも画像を見ながら確認作業を進められます。

（例３）従業員のメールアドレスが分からない
従業員のメールアドレスを把握していない場合は、奉行Edge年末調整申告書クラウドのようにメールアドレス収集機能があると便利です。
奉行Edge年末調整申告書クラウドの場合、QRコードを読み取って空メールを送ると、メールアドレス登録用のURLが自動返信されます。従業員は、登録画面から氏名やメールアドレスを入力するだけよく、簡単に従業員のメールアドレスを集められます。

ポイント③　政府が推奨するデジタル環境を構築できるか

政府が求めているのは、「すべての年末調整手続きをワンストップでデジタル化できる」環境の構築です。特に、マイナンバーを活用したマイナポータルとの連携を推奨しており、すでに住宅ローン控除の年末残高証明書をはじめ各種保険料の控除証明書データもマイナポータルを通して企業に提出できるようになっています。

将来的には、従業員から企業、企業から国税庁や市区町村に、e-TaxやeLtaxを使うことなくマイナポータルで一括提出できるようになります。そうなれば、今後マイナポータルを活用した年末調整が標準スタイルになる可能性は大いにあります。
これから年末調整のデジタル化を検討するなら、そうした未来を想定して、マイナポータル連携ができる（または連携予定がある）サービスかどうかもチェックすると良いでしょう。
奉行Edge年末調整申告書クラウドなら、すでにマイナポータル連携が標準化されており、導入するだけで政府が進めようとしている理想の環境整備が可能になります。

マイナポータル連携ができれば、控除証明書は基本的に提出済みの扱いとなるため、書類の回収も不要になります。

「導入後の初期設定が簡単か」という点も要チェック！

新しいシステムやクラウドサービスを導入すると、最初に初期設定はつきものです。年末調整をデジタル化する際も、サービスを利用する前に初期設定をしなければなりません。しかし、多くのサービスでは自社で初期設定を行うのが一般的で、導入したものの設定に戸惑うこともあるでしょう。
先述した３つの見極めポイントを踏まえてサービスを絞り込んだら、初期設定のやり方にも注目してみましょう。
ここでは、クラウドサービスを代表して、奉行Edge年末調整申告書クラウドの初期設定方法をご紹介します。

奉行Edge年末調整申告書クラウドの場合は、初期設定として次の5つの作業を企業側で行います。

サービスを導入したら、まず会社情報と社員情報の登録を行います。国税庁の「年調ソフト」では、「給与支払者情報の登録」は企業側で行い、社員情報は従業員が自ら入力することになりますが、一般のサービスでは社員情報のインストールまで自社で行うタイプがほとんどです。
奉行Edge年末調整申告書クラウドでは、給与奉行クラウドを利用している場合、給与奉行クラウドの社員情報と奉行Edge年末調整申告書クラウドの利用者IDを紐付けるだけで、社員情報の登録が完了します。他社の給与システムでも、社員情報をCSVデータに書き出して奉行Edge年末調整申告書クラウドにインポートすれば、社員データを共有することができます。
従業員のメールアドレスを把握していない場合は、先述した方法で従業員から収集する必要がありますが、それ以外に初期設定で従業員が行う作業は発生しません。
初期設定のやり方を解説した動画も提供しているため、初めての方でも安心して操作を完了できます。

また、奉行Edge年末調整申告書クラウドは、従業員向けに利用ガイドのテンプレートも完備しています。テンプレートを編集して自社専用に加工できるので、事前アナウンスで紹介しておくと従業員も安心して手続きができるでしょう。

年末調整のスケジュールとしては、導入から年末調整準備まで概ね1〜2ヵ月を見込んでおくのが一般的ですが、奉行Edge年末調整申告書クラウドなら初期設定作業は30分〜1時間程度で終わり、従業員への事前アナウンスを含めても、5日程度もあれば年末調整手続きを受け付けられる体制が整います。

おわりに

年末調整手続きのデジタル化は、法令で定められた「義務」の取り組みではありません。また、控除証明書のデータ発行手続きは従業員が自分で行わなければならず、完全なデジタル運用をしたくても、いきなり最初から完璧を目指すのは難しいかもしれません。
しかし、紙ベースのビジネスプロセスをデータに置き換えることで、圧倒的な業務の効率化が図れることは明白です。奉行Edge年末調整申告書クラウドのように、税制改正につねに対応するサービスなら、担当者も従業員も少ない負担で、安心して業務を遂行することができるでしょう。
幸い2022年は、近年では珍しく年末調整に大きな変更の発生しない年になります。これまで「税制改正の対応に追われてデジタル化したくても取り組めなかった」という企業でも、時間的・精神的に余裕ができる今こそ変革のチャンスです。
年末調整を検討する時期になる前に、思い切ってデジタル化の検討を始めてみませんか。

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