年末調整業務は、毎年多くの企業で苦労の絶えない業務になっています。思い通りに進むことが少なく、毎日のように繰り返される面倒な確認作業や問い合わせ対応に、何度も嫌気が差した経験をお持ちの担当者も多いことでしょう。
毎年必ず行わなければならない業務なのに、なぜ年末調整業務はいつも大変になるのでしょうか。その原因を明らかにすれば、きっと改善策も見えてくるはずです。
そこで今回は、年末調整業務の「あるある」な困りごとにスポットを当て、その要因を紐解くとともに解決策のヒントをご紹介します。
目次
- 年末調整で最大の悩みの種は「申告書の記入不備」
- 収入金額が記入されていない・間違っている
- 保険料控除申告書に「証明額」が記入されている
- 保険料控除限度額を超えているのに全ての保険情報を記入している
- 配偶者（特別）控除を受けられないのに控除額を書いている
- 年末調整システムは「自社の課題に応じた機能」で選ぶべし！
- おわりに
年末調整で最大の悩みの種は「申告書の記入不備」
年末調整業務を進める中で、担当者がもっとも頭を悩ませることと言えば、従業員から提出された申告書の記入ミスではないでしょうか。
年末調整には、「扶養控除等（異動）申告書」や「保険料控除申告書」など様々な書類がありますが、従業員それぞれに記入すべき内容が異なります。普段から公的な申告書や届出書の提出に慣れている従業員は、極めて少なく、聞き慣れない税務上の用語が多い年末調整申告書を間違わずに埋めるのは難しい作業にもなっているでしょう。年に一度しか書類を作成しない書類でもあるため、従業員が記入方法を覚えていることも希かもしれません。
一般的には、年末調整計算をする際、従業員が提出する書類に不備が一切なくなってから給与システムにデータを入力します。そのため、担当者が行う年末調整業務といえば、年末調整の書き方で悩む従業員への書き方指導や、サポート、記載内容の確認等が中心になり、もっとも時間を費やすことにもなります。
従業員が年末調整で感じている不安や悩みを取り除ければ、記入不備が減少し、担当者の業務負担も大幅に軽減できるでしょう。
では、どんな記入不備があるのか、どの企業でも起こりやすい記入不備4点をピックアップし、原因と対処法を探っていきましょう。
年末調整の「あるある」困りごと①
収入金額が記入されていない・間違っている
基礎控除申告書には、収入金額の記入欄が必須項目として設けられていますが、この収入金額の欄を未記入のまま提出する従業員がいます。本人の収入金額は、基礎控除の計算だけでなく配偶者（特別）控除等その他の控除額計算にも影響するため、収入金額欄に不備があると、正しい収入金額と合わせて差戻したり従業員の了解を得て収入金額を確認したりといった対応が必要になります。
出典：国税庁PDF「令和4年分 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」
考えられる原因
収入金額が未記入の場合、「自分の収入金額を把握していない」「収入金額の確認方法を知らない」「収入金額を理解していない」などの原因が考えられます。手取金額を記入している場合などは、収入金額が何を意味しているか理解していないからでしょう。
また、年末調整書類の準備時期は、収入金額を見込額で提出してもらうことになるため、12月給与や賞与額を合算した確定額が見込額と大きく違う場合もあります。当該年度に昇進や昇格した場合、例年以上のベースアップが行われた場合などは、こうした「見込額の見誤り」も考えられます。
対処法
本人が前年の収入金額の情報さえ正しく把握できていれば、この問題は解消できますが、「従業員1人ひとりにどのようにして前年の収入金額を伝えるか」がポイントになります。
例えば、紙で申告書を配付・回収する場合、個人別に用意した書類に源泉徴収票の控えなどを同封して手渡す方法があります。しかし、この方法では、個人情報の取り扱い上「第三者に見られる」というリスクを伴います。
市場で提供されている年末調整システムのうち、申告フォームなどで従業員の前年年収を知らせる機能があるものを利用すれば、個別の対応もしやすくなります。例えば、奉行Edge 年末調整申告書クラウドの場合、給与システムから前年の収入金額を受け入れる設定を行うだけで、申告フォームに収入金額の参考値として前年の収入金額が表示されます。給与奉行クラウドを利用しているなら、自動連携で前年の収入金額が表示されるようになっています。また、翌年以降は前年申告した収入金額が表示されるため、新たに給与システムから受け入れ設定をする必要がありません。
ただし、政府提供の年調ソフトをはじめ、このような機能が標準搭載されていないクラウドサービスも多いため、年末調整システムの導入時には細部の機能も確認しておくことがおすすめです。
【動画でチェック！】収入金額を書かないで提出する従業員がいる。
年末調整の「あるある」困りごと②
保険料控除申告書に「証明額」が記入されている
保険料控除申告書には、保険会社などから受け取る控除証明書に記載されている「申告額」を記入します。
しかし、中には「申告額」ではなく「証明額」を記入して提出する従業員がいます。そのため、担当者は添付された控除証明書との突合で「証明額」になっていないか確認し、不備がある書類は従業員に差戻して「申告額」を記入してもらったり、証明書を受け取って代筆したりして対応することになります。
出典：国税庁PDF「令和4年分 給与所得者の保険料控除申告書」
考えられる原因
多くの控除証明書は、次のように上から順に「証明額」→「申告額」の順で記載されています。
申告書にも申告額を記入する旨の指示はなく、従業員が「申告書には申告額を記入する」ことを理解していなければ、先に目に留まる「証明額」を記入してしまうようです。
対処法
このようなミスを回避するには、従業員に対し「申告額を記入する」旨を伝えることが重要です。
多くの企業では、申告書とともに、注意事項をまとめた書き方マニュアルを配布する対応が見られます。しかし、書き方マニュアルを作成するのは、担当者にとって業務負荷にもなります。また、マニュアル化したい内容はこの注意点だけに留まらないため、マニュアルも手厚くなりがちです。従業員側から見れば、注意点の多いマニュアルを1つ1つ申告書と見比べながら記入するのは、却って面倒に感じることもあります。
その点、奉行Edge 年末調整申告書クラウドのように、申告フォームにヘルプ表示で注意点を表示できるサービスがあれば、従業員が記入時の注意点をその都度知ることができ、記入ミスを防ぐことができるでしょう。
※奉行Edge 年末調整申告書クラウドには提出項目のほぼすべてにヘルプ表示がついており、項目の意味や入力の仕方など、よくある質問が網羅されています。
また、申告額と証明額の記載間違いのように、特によく間違いが起こる項目については、担当者からのお知らせ表示機能も活用できます。「管理者からのお知らせ表示」で表示させたい内容を入力すれば、申告書を入力するときに「お知らせ」として表示されます。このようなメッセージは申告書ごとに設定ができるため、特に注意してほしい点などを伝えるときに便利です。
【動画でチェック！】保険料控除申告書に、「申告額」ではなく「証明額」を書く従業員がいる。
年末調整の「あるある」困りごと③
保険料控除限度額を超えているのに全ての保険情報を記入している
保険料控除申告書で申告できる保険料には、上限額があります。支払金額合計が、新保険料では80,001円以上、旧保険料では100,001円以上で控除額が一律になるため、追加で保険情報を入力する必要はありません。しかし、従業員の中には支払っている保険情報を全て、または上限額以上に記入する人がいます。
考えられる原因
紙の申告書の場合、保険料の支払金額を記入する欄は最下部にあるため、従業員が「上限があることを知らずに記入している」ことが考えられます。
出典：国税庁PDF「令和4年分 給与所得者の保険料控除申告書」より
また、申告書では、上限を超えて記載する必要がない旨の説明がないため、「上段から保険情報を記入し項目ごとに合計額を算出した後で、上限を超えていることに気づく」というケースもあります。
担当者の作業手順でも、まず記入内容に誤りがないか証明書と突き合わせて確認するため、上限を超えた保険情報の記入に気づくのは保険料を合計した後になります。結果として、本来なら必要がない情報確認のために突合作業が発生し、業務負担が増すことになっています。
対処法
この事態を回避するには、「支払金額合計が上限に達した時点で記入は不要」という情報を正しく認知させることが必要です。不要な申告を防げれば、担当者の確認作業も最小限で済みます。従業員には、先に合計額を計算し、上限を超えるかどうかを把握してから記入するよう手順をしっかり伝えましょう。
しかし、マニュアルにまとめる方法では、このような大切な情報が埋もれてしまう可能性があります。年末調整システムで申告する場合も、控除額上限で入力を制限する機能がなければ、従業員は上限を超えたことに気付かず入力してしまい、担当者側も全て突合しなければならなくなります。
奉行Edge 年末調整申告書クラウドなら、従業員が保険料の支払い額を入力すると、合計額を自動計算して控除額を算出します。控除額が上限に達すると、「これ以上の入力は不要」のメッセージが表示されるため、必要以上の入力を防ぐことができます。
また奉行Edge 年末調整申告書クラウドは、控除証明書をデータで取り込めるほかマイナポータル連携にも対応しているため、控除証明書を電子提出してもらえれば保険料の入力不備もなくすことができます。
【動画でチェック！】
保険料控除額の上限を超えてるのに、追加で保険料を申告する従業員がいる。
年末調整の「あるある」困りごと④
配偶者（特別）控除を受けられないのに控除額を書いている
配偶者（特別）控除を受けるには、一定の適用要件を満たす必要があります。しかし、この要件を満たしていないにもかかわらず、控除額を記入しているケースがあります。
また、現在の配偶者（特別）控除制度では、配偶者（特別）控除を受けられるかどうかは、配偶者の所得金額だけでなく従業員本人の所得金額も含めて総合的に判断する必要があります。そのため担当者は、従業員本人の合計所得金額も含めて控除判定をし直し、不備があると、従業員に差し戻して正しい控除額に修正してもらうか、配偶者の収入証明書を受け取って代筆対応することになります。
出典：国税庁PDF「令和4年分 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」より
考えられる原因
配偶者（特別）控除の判定に必要な所得金額は、あくまで見積額でよく、把握できている範囲で適切な額を計算すればよいことになっています。しかし、配偶者の収入を把握していなかったり、紙の申告書では一見複雑に見えたりすることから、「とりあえず適当に書いてしまおう」とする従業員もいるようです。
また、そもそも「収入」と「所得」の意味を理解せず、「所得額」の欄に配偶者の手取額を記入しているケースや、「配偶者の収入が実際には103万円を超えていた」など配偶者の見込額の見積が甘いケースも見られます。
従業員本人の合計所得金額によっても控除額が変わることや、1,000万円を超えると配偶者（特別）控除は受けられないことなど、控除要件を従業員が把握していないことも、記載不備につながっている可能性があります。
対処法
この事態を回避するには、配偶者（特別）控除の判定方法を従業員に正しく伝えることが大切です。
具体的には、次のように3段階で判定することを、従業員にしっかり理解してもらうようにしましょう。
従業員を適切にサポートし、間違わずに配偶者（特別）控除の判定ができるようにするには、紙の申告書よりも自動判定機能のある年末調整システムを利用するのが適切です。
奉行Edge 年末調整申告書クラウドの場合、配偶者情報の入力欄に配偶者の見込収入金額を入力すれば、控除適用の可否を自動判定し、控除額についても自動計算します。配偶者（特別）控除が受けられる場合なら、「控除額」欄に控除額が表示されるため、一目で控除が受けられるか分かります。
また、一度奉行Edge 年末調整申告書クラウドから申告すれば、次年度以降は前年申告した収入見込額が、本人・配偶者ともに参考表示されるため、翌年以降も入力作業をサポートできます。
【動画でチェック！】配偶者控除を受けられない収入なのに、控除額を書く従業員がいる。
年末調整システムは「自社の課題に応じた機能」で選ぶべし！
年末調整業務では、従業員といかにスムーズに、かつ、正確な情報を短いやり取りで提供してもらうかが、最大の課題と言えます。
しかし、「申告書類の記入がどこまで進んでいるか」「どの項目で困っているのか」などは、従業員ごとに異なります。業務の効率化を図るには、従業員ごとの問題にきめ細やかに対応する必要があります。まずは、申告書の不備状況を洗い出し、自社でどんな記入ミスが多いか・従業員がどこでつまずいているのかをしっかり把握することで、「どのようにサポートすれば解決できるのか」対策を検討しましょう。
その際、紙の申告書よりは年末調整システムを利用するほうが、従業員へのサポートもしやすく、担当者の業務においても手作業を減らすことができます。ただし、申告書の不備が起こる原因を把握できていなければ、必要なサポート機能がないシステムを選んでしまう可能性もあります。システム選びの際は、細部の機能にも目を向け慎重に選ぶことが賢明です。
奉行Edge 年末調整申告書クラウドの場合、従業員の様々な困りごとをリアルタイムで解決できる豊富な機能が標準装備されており、これまで悩まされてきた申告書の不備はほとんど解消されます。また、担当者の業務もデジタル化できるため、年末調整業務の効率化が実現しやすくなります。提出状況もリアルタイムに把握でき、催促もオンラインで行えるため回収もスムーズです。さらに、確認が必須な箇所を自動検出するため、必要最低限の確認作業で業務が進められます。確認状況もシステム上で自動管理されるため、Excel表を使って進捗共有をする必要もありません。
記入不備が減ったことで劇的に年末調整業務が変わった企業様事例
OBC調べでは、奉行Edge 年末調整申告書クラウドで従業員・担当者双方の業務プロセスを網羅的にデジタル化したところ、従業員300名クラスの企業で全体の業務時間を8割削減できることが分かっています。
実際、奉行Edge 年末調整申告書クラウドを導入して、長年の課題だった「申告書の記入不備」が劇的に減り、業務効率化が図れたという声を多くいただいています。ここでは、そうした年末調整業務の改善に成功された企業様の事例をご紹介します。
「宮崎電子機器株式会社」様の活用事例
宮崎電子機器株式会社様では、奉行Edge 年末調整申告書クラウドの導入により、全体で約118時間かかっていた業務時間を8割も削減することに成功しました。また、申告書の内容チェックにかかっていた時間は、従前の50時間から6時間までに削減することができました。
「奉行Edge 年末調整申告書クラウドでは、氏名や住所などの基本情報が初期表示され、保険料控除申告書などでは2年目以降は前年複写されるなどがあり、従業員の申告ミスが激減しました。従業員が手間なく迷わず申告できたことにより、従業員も『年末調整申告書作成に伴う時間が減った』と喜んでいます」
「株式会社ぶどうの木」様の活用事例
株式会社ぶどうの木様では、奉行Edge 年末調整申告書クラウド導入2年目で業務時間の8割削減に成功されています。
「導入前は、申告書を書き方マニュアルとともに従業員へ郵送していましたが、間違いが多く、差し戻しが頻繁に起きていたため、結局証明書をもらって代筆することが多かったです。今は画面を確認するだけで済んでおり、ムダな仕事をずいぶん排除できたと思います。導入の翌年以降は、従業員の入力情報が自動複写されるため、従業員の申告も大幅な時間削減を実現できています」
おわりに
年末調整に関する課題は様々です。また、一人ひとりの従業員に向き合う必要があるため、企業ごとでも課題となるポイントは異なります。ホワイトペーパー「 年末調整あるある・あなたの会社に合ったデジタル化改善手法提案ブック」では、今回ご紹介した課題以外にも、よく聞かれる「あるある」な年末調整の困りごとをまとめています。奉行Edge 年末調整申告書クラウドで解決する方法についてもご紹介していますので、ぜひ参考にしながら、今年の年末調整業務でスムーズかつ効率的な取り組みを目指してはいかがでしょうか。
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