退職証明書の書き方とは？記載事項と注意点をわかりやすく解説

更新日：2023年12月15日

退職証明書は、従業員が退職する際に企業が発行する書類です。従業員の退職時において、企業は退職に伴うさまざまな手続きを行います。退職証明書の発行はそのひとつで、従業員の希望に応じて、記載内容を調整する必要があります。
この記事では退職証明書の目的のほか、離職票・在職証明書との違いや記載内容、発行するシーン、発行に関する注意点などについて解説します。

退職証明書は従業員が退職したことを企業が証明する書類
離職票や在職証明書との違い
退職証明書の記載内容
企業の退職証明書発行が必要となるシーン
退職証明書発行に関する注意点
退職証明書発行以外に必要な従業員の退職時の手続き
従業員の退職時に必要な事務手続きはシステムで自動化を

退職証明書は従業員が退職したことを企業が証明する書類

退職証明書とは、企業が退職する従業員に対して「当該従業員が確かに退職したこと」を証明する書類です。従業員からの希望がない場合は発行の必要はありませんが、発行希望があった場合は必ず発行してください。労働基準法に定められているとおり、企業には発行の義務があります。
ちなみに退職証明書は、公的に決まった書式はありません。企業ごとでテンプレートを用意しておきましょう。

離職票や在職証明書との違い

企業の労務担当者や従業員が、退職証明書と混同しがちな書類に、離職票や在職証明書があります。続いては、退職証明書とこの2つの書類の違いについて解説します。

離職票との違い

離職票とは、退職した従業員がハローワークで求職の申込みをしたり、失業給付の受給申込みをしたりするために必要な書類で、「雇用保険被保険者離職票」が正式名称です。退職者の次の就職先が決まっていない場合に必要となります。

離職票は、企業側が退職者に発行希望について確認した上で、手続きを行ってください。不要との申し出があった場合は発行の必要はありませんが、離職日時点で59歳以上の退職者については、本人の希望にかかわらず離職票を発行しなければなりません。

ちなみに、企業が離職票を発行するのではなく、企業がハローワークに「離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）」を提出して申請し、それにもとづいてハローワークが交付する仕組みなので、労務担当者は注意してください。

離職票については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
離職票の書き方を解説 | 雇用保険被保険者離職証明書の記入例・提出時の注意点

在職証明書との違い

在職証明書は、「当該従業員が企業に在籍していることを証明する」書類です。従業員が保育園の申込みをする際などに求められることがあります。
企業側に、在職証明書の発行義務はありません。しかし、発行を断ると従業員のモチベーションや会社に対するエンゲージメントが下がってしまうおそれもあるので、できるだけ遅滞なく対応しましょう。

なお、在職証明書に記載する内容は、保育園の入園申込みや住宅ローンの申込みなど、提出先によって異なります。従業員に用途を聞いた上で、書類を準備する必要があるので注意が必要です。

在職証明書については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
在職証明書とは｜記載事項や手間をかけずに作成するためのポイント

退職証明書の記載内容

退職証明書には、どのような内容を記載すればいいのでしょうか。退職証明書に決まった様式はないものの、一般的な記載内容は下記のように決まっています。

■退職証明書の記載例

書類名（退職証明書）

書類の一番上に「退職証明書」と記載します。中央に大きなフォントでわかりやすく書きましょう。

証明年月日

証明年月日は、退職証明書を発行した年月日です。日付を書くことで、いつ時点の証明なのかを明確にします。なお、書類内に年月日が複数登場する場合、西暦と和暦どちらを使っても問題ありませんが、必ずどちらかに統一してください。

退職した従業員名

退職した従業員名をフルネームで記載します。漢字などの間違いがないように気をつけてください。なお、敬称をつける場合は、「殿」を利用するのが一般的です。

証明内容

証明内容には、「下記のとおり、貴殿は当社を退職したことを証明します」「下記の事由により、あなたは当社を◯年◯月◯日に退職したことを証明します」など、何を証明するのかを示す一文を入れましょう。

従業員が希望した記載項目

退職証明書の記載項目のうち、下記の5点については、従業員が希望したものについてのみ記載します。
従業員に退職証明書の発行を求められたら、「何を記載してほしいのか」を明確にしてください。口頭では勘違いや思い違いなどが起こる可能性があるため、希望記載項目に丸をつけてもらうなど、わかりやすい方法で確認するのがおすすめです。

＜退職する従業員の希望記載項目＞

・使用期間（◯年◯月◯日～◯年◯月◯日）
・業務の種類
・その事業における地位
・離職以前の賃金
・退職の事由（自己都合、定年、契約期間満了、勧奨退職、解雇など）

退職の事由については「諸事情により」などの内容は認められないので、注意が必要です。

事業所住所・事業主名

事業所住所と事業主名についても、必ず記載しましょう。誰が証明しているのかがわからなければ、書類が効力を持つことはできません。さらに、提出先に「退職者が自分で作成したのではないか」と疑われないためにも、会社印を押します。代表印ではなく、角印で問題ありません。

企業の退職証明書発行が必要となるシーン

退職した従業員が退職証明書を必要とするのは、どのようなときなのでしょうか。続いては、企業が退職証明書を発行するシーンについて解説します。

国民健康保険や国民年金の手続き時

退職者は、退職後に新たに国民健康保険や国民年金に加入する際、勤務先の健康保険や厚生年金から脱退した証明として、退職証明書などの提出が求められます。転職や再就職が決まっていてもブランクがあるのであれば、国民健康保険と国民年金の加入手続きを行うことになります。
ちなみに、失業給付の手続きを行う場合は基本的に離職票を用いるため、退職証明書は不要です。ただ、企業が離職票の発行手続きが遅れたなどの理由がある場合は、退職証明書を提出するケースもあります。

転職先企業への提出時

転職が決まっている退職者が、転職先企業から退職証明書の提出を求められることがあります。これは、前職の賃金や退職理由、従事していた業務内容などを確認するのが目的です。履歴書や職務経歴書の内容に対し、齟齬がないかどうかのチェックが行われます。

退職証明書発行に関する注意点

退職証明書に関して、従業員から発行を依頼されたときに、誤った対応をしないように注意する必要があります。ここでは、労務担当者が注意すべき5つのポイントをご紹介します。

1. 従業員が希望したら必ず発行する

従業員が退職証明書の発行を希望した場合は、必ず対処しなければいけません。これは、労働基準法第22条第1項に定められた企業の義務です。罰則として、30万円以下の罰金が定められています。
退職証明書の発行タイミングについては、「従業員の希望から◯日以内」といった規定はありません。しかし、国民年金の手続きなどに必要な書類であるため、すみやかに発行するのが望ましいでしょう。

2. 退職証明書の申請期限は2年間

労働基準法により、従業員からの退職証明書の申請期限は2年間と定められています。退職から2年以内の退職者から申し出があれば、企業は退職証明書を発行しなければなりません。
通常、国民健康保険や国民年金の手続きは退職直後に行うものですが、転職がいつ決まるのかは人によって異なります。数ヵ月後に必要になることも考えられますから、その際にはすみやかに発行手続きをとりましょう。
ちなみに、2年以内であれば、複数回の申請にも対応する必要があります。複数回の発行を断ることはできません。

3. 従業員本人が希望しない内容を記載してはならない

退職証明書を発行する際は、必ず従業員本人の希望に沿った記載をしましょう。
例えば、「転職先企業から業務内容と在籍期間確認のために退職証明書が欲しい」といわれた場合、企業はわざわざ退職理由や退職前の賃金額を書く必要はないのです。労務担当者は記載内容に注意してください。

4. 離職票と矛盾がないようにする

退職証明書と離職票には、退職日や賃金額、退職理由など、記載内容が重なる部分があります。どちらの書類も事実にもとづいて作成されるので、両者の記載内容は同一になるはずです。労務担当者が退職証明書を作成するときには、離職票の記載内容と矛盾がないように気をつけてください。

5. 発行した退職証明書のコピーは保管しておく

退職証明書は、企業が業務上発行した書類の一種です。公文書のような保管義務はありませんが、発行の事実や記載内容を確認できるように、2年間はコピーを保管しておきましょう。再発行時にも役立ちます。

退職証明書発行以外に必要な従業員の退職時の手続き

従業員が退職した際は、退職証明書の発行のほかに、さまざまな書類の発行や手続きを行わなければなりません。作業漏れがないように、これらの手続きについて見ていきましょう。

離職証明書の提出

離職証明書は、離職票と複写になっている3枚綴りの書類です。そのため、ウェブサイトからダウンロードできず、書類をハローワークの窓口で入手・記載した上で提出するか、電子申請（e-Gov）で提出します。

離職証明書には、従業員の退職日以前1年間の給与の支払状況や、退職の理由などを記入します。理由については、本人の判断を書く欄もあるため、最終出社日前に記入してもらう必要があります。やむをえず確認がとれない場合は、空欄で手続きをすることもあります。
なお、離職証明書は、従業員の退職日翌日から10日以内にハローワークに提出することになっています。

雇用保険被保険者資格喪失届の提出

離職証明書を提出するときには、いっしょに「雇用保険被保険者資格喪失届」も提出します。
雇用保険被保険者資格喪失届には「喪失原因」欄があります。離職票の「離職区分」の内容と矛盾がないようにしましょう。喪失原因の区分は下記のとおりです。

＜雇用保険被保険者資格喪失届の喪失原因の区分＞

1. 離職以外の理由（在籍出向するが出向先で被保険者になる場合、死亡した等）
2. 3以外の離職（自己都合退職、定年退職、天災による倒産など）
3. 事業主の都合による退職（解雇や退職勧奨による退職など）

雇用保険被保険者資格喪失届には離職票の交付希望の有無についての記載欄もあり、従業員が離職票を希望している場合は「1　有」を選択します。

雇用保険被保険者資格喪失届については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
雇用保険被保険者資格喪失届の書き方・添付書類など提出時の注意点

被保険者資格喪失届の提出

退職によって、従業員が健康保険と厚生年金の資格を失ったときは、企業側は退職から5日以内に管轄の年金事務所に「被保険者資格喪失届」を提出します。提出期限が雇用保険関連の手続きとは異なるため、注意してください。

被保険者資格喪失届には資格喪失年月日を書く欄がありますが、ここには退職日ではなく、退職日翌日の日付を記入します。退職日までは社会保険の資格があり、翌日に資格を喪失するためです。実際の退職日は「喪失原因」欄の「4. 退職等」の右横「◯年◯月◯日退職等」に記載します。

全国健康保険協会管掌健康保険（協会けんぽ）に加入している企業の届出提出時には、当該従業員と被扶養者（健康保険に加入していた家族）の健康保険証を添付してください。当該従業員には、必ず最終出社日に用意してもらう必要がありますが、もし回収できなかった場合は「健康保険被保険者証回収不能届」を提出します。
協会けんぽに加入していない企業における健康保険証に関する手続きは、各健康保険組合の規定に従って行うようにしてください。

住民税に関する手続き

企業が給与から住民税を特別徴収している従業員に対しては、住民税についての手続きを行う必要があります。ただし、住民税は前年1月1日～12月31日までの1年間の所得をベースに計算し、翌年6月から1年間かけて支払う仕組みなので、退職のタイミングに注意が必要です。
1～5月に退職する従業員は、残りの住民税を最後の給与か退職金から全額天引きします。一方、6～12月に退職する従業員は、下記のいずれかの方法によって納付します。

＜6～12月に退職する従業員の住民税納付方法＞

・最後の給与か退職金から残額を全額天引きし、会社を通して納付
・普通徴収に切り替え、退職者の自宅に送られてくる納付書を使って本人が支払い
・転職先の会社で特別徴収（退職時点で転職先が決まっている場合のみ）

従業員が転職先企業での特別徴収の継続を希望する場合は、必要事項を記入した「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出」を転職先企業に送付し、転職先企業から市区町村に提出してもらうことになります。

社内的な手続き

従業員の退職に伴って、貸与品回収や入退室用IDの削除、メールアドレスの削除、従業員名簿の更新といった社内的な手続きも必要になるでしょう。
最終出社日以前にやっておかなければならない手続きもあるため、手続き漏れを防ぐために一覧表形式にするといった準備をしておいてください。

従業員の退職時に必要な事務手続きはシステムで自動化を

従業員が退職する際には、退職証明書をはじめ、さまざまな書類の作成や手続きが必要になります。提出期限が決まっている手続きも多いため、スムーズに手続きを進められるようにしておきたいもの。そのためには、給与や労務に関する手続きのシステム化が効果的です。

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■監修者
山本喜一

特定社会保険労務士、精神保健福祉士
大学院修了後、経済産業省所管の財団法人に技術職として勤務し、産業技術総合研究所との共同研究にも携わる。その後、法務部門の業務や労働組合役員も経験。退職後、社会保険労務士法人日本人事を設立。社外取締役として上場も経験。上場支援、メンタルヘルス不調者、問題社員対応などを得意とする。