従業員の退職に伴う社会保険・雇用保険等の手続きと対応の注意点

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従業員の退職に伴う社会保険・雇用保険等の手続きと対応の注意点

従業員が退職する際、企業が行う手続きには様々なものがあります。手続きには期限が決まっているものもあり、対応の遅延や失念があると退職した従業員に迷惑がかかることにもなります。抜け漏れがないよう迅速かつ適切な対応が求められます。
今回は、従業員が退職する際、人事総務担当者が行う手続きや対応について詳しく整理します。

退職日が決まった後、人事総務担当者がやるべき手続きの流れ

原則「退職」は、本人の意思表示から2週間で効力を生じることになります(民法第627条第1項)。
この原則に則り、就業規則等で「退職希望日の14日以上前に申し出ること」と規定している企業は多いでしょう。業務の引き継ぎ等の期間を考慮して、期間を長く設定しているケースもあります。
実際、業務の引き継ぎや具体的な退職日は上長と相談の上決めることが多いため、1ヶ月〜3ヶ月程前に意思表示をするケースが多く見られます。
このように就業規則で規定している場合は、その規則に従い退職手続きを進めます。

事前に退職希望者がいることを確認できれば、早めに準備を進めることも可能です。各部門の管理者とは、退職希望者が出た場合の対処について予め共有しておくとよいでしょう。

従業員から退職の申出があった場合、その後の対応は以下のように行います。

退職までのスケジュール

具体的な退職日が決まったら、退職希望者に退職(願)届を提出してもらいます。提出先は直属の上司か総務・人事課などが一般的ですが、自社のルールに従い回収します。
退職(願)届の様式には定められたものはなく、一般的には便せん等で提出されることもあります。自社所定の様式があればそれを利用してもらいましょう。
ただし、退職(願)届は法的に定められたものではないため、あくまで企業側の管理のために提出を促すものになります。従業員が納得できなければ、提出を拒否されることもありますので注意しましょう。

退職(願)届を受理したら、一身上の都合(いわゆる自己都合退職)なのか、会社都合退職(いわゆる解雇等)なのか、離職理由を確認しておきましょう。会社都合退職の場合、解雇予告手当が発生するケースがあります。円満に退職手続きを行うためにも忘れずに確認しておきましょう。

その後、退職者に対して退職日までに必要な対応の説明を行います。
主に、退職時に手渡すもの、回収するものの詳細や退職日までに提出してほしい書類、退職後に渡す書類や退職後に自身で行う必要がある手続きなどについて説明します。詳細をリストにして手渡すのもオススメです。また、加入している各種保険の処理や離職票・退職証明書などの郵送に関わるため、退職後の所在も確認しておきましょう。
退職後に渡す書類については、所定の手続きが済み次第渡すことになる旨を伝えます。
※手続き方法については後述参照

退職後すぐに再就職が決まっている場合は、転職先で健康保険に加入することになるので問題ありませんが、「退職後から転職活動をする」あるいは「少し休むなど就業までのブランクが発生する」などの場合、従業員とその家族は国民健康保険に加入するか、現在の保険を任意継続にするか、家族の健康保険に被扶養者として加入するかを判断しなければなりません。
国民健康保険に加入する場合は、本人が資格喪失後14日以内に各市町村で手続きを、また任意継続の被保険者となる場合には資格喪失後20日以内に本人が現在の保険の資格取得届を提出しなければならないため、しっかり説明しておきましょう。
また、失業保険給付についても、本人による手続きが必要です。円満に退職手続きを進めるために、こうした情報も提供すると親切です。

<退職までの対応> 退職時に渡すもの・回収するもの・提出してもらうもの

退職が決まった従業員に退職手続きの流れを説明する際、「退職時に渡すもの」「退職当日までに回収するもの」「退職日までに提出してもらうもの」を説明します。リストにして共有しておくと、抜け漏れもなく進められますので便利です。

■退職時に渡すもの

●年金手帳

年金手帳は、国民年金の種別変更をする際にも必要な重要書類にあたります。転職先でも同じ物を使用しますので、必ず本人に返却しましょう。

●雇用保険被保険者証

雇用保険加入時に原則本人に交付するものとなっていますが、企業側で保管するケースも多く見られます。雇用保険給付の手続きで必要になりますので、企業側で保管している場合は忘れずに返却しましょう。雇用保険被保険者証を本人に渡している場合は、紛失していないか確認しておくと親切です。

●退職証明書

労働基準法第22条1項により、退職者が退職証明書を請求した場合、企業は必ず発行しなければなりません。退職者の請求を拒否したり理由なく遅延したりすることは、労働基準法違反として30万円以下の罰則に処されますので、誠意ある対応を心がけましょう。
退職証明書には、「雇用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金又は退職の事由(解雇の場合はその理由も含む)」のうち、退職希望者の請求に応じて記載します。ただし、「解雇理由の記載を希望しない」など、退職者が請求していない事項を記載することは禁止されていますので注意しましょう。
退職証明書に決まった様式はありません。厚生労働省のホームページでは、モデル様式が公開されていますので活用するのもオススメです。

その他、離職票など退職日以降に行う手続きで発生する書類もあります。それらは手続き終了後に渡すことも伝えておき、受け渡し方法を取り決めておきましょう。
※退職日以降に渡す書類については後述参照

■退職までに回収するもの

●健康保険証

本人はもちろん、被扶養者分の健康保険証も忘れずに回収しましょう。「高齢受給者証」や「健康保険特定疾病療養受給者証」「健康保険限度額適用・標準負担額認定証」などが交付されている場合も全て回収します。

●貸与品

パソコンや携帯といったIT機器、社員証などの身分証明書、名刺、社章、制服、事務用品、定期券など、会社から貸与している物品は全て回収対象になります。

●作成・収集した各種資料やデータ

調査報告書、企画書、図面など、業務上必要に迫らせて従業員が作成したものも、業務上の機密に当たることがありトラブルに発展しかねないため、返却対象として扱います。

■退職日までに提出してもらうもの

●退職所得の受給に関する申告書

退職金が発生する場合には、「退職所得の受給に関する申告書」に必要事項を本人が記入し、記入後の用紙を預かる必要があります。退職金が支払われるまでに受け取ればいいのですが、その後の流れを考えても、退職日までに提出してもらうのが効率的でしょう。
この申告書は、企業が受理した時点で税務署に提出したとみなされるため、税務署長から提出を求められた場合を除き、退職金の支払者が保管することになっています。
受理後は、申告書の内容にしたがい税額計算を行った上で、退職金の支給手続きを行います。

<退職後の対応①> 雇用保険・社会保険・税金の手続き

退職希望者が雇用保険や社会保険に加入している場合は、以下の手続きが必要になります。
パートやアルバイトでも、雇用保険や社会保険に加入しているのであれば同様の手続きが必要ですので注意しましょう。

■雇用保険の手続き

事業所を管轄するハローワークに、従業員の退職から10日以内に「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」を提出します。「雇用保険被保険者離職証明書」は、退職前に記載内容について本人に異議がないかを確認してもらい、署名をした上で提出となります。
なお、保険料は毎月の報酬の額に応じて保険料率を掛けた額を徴収しているため、退職月も通常と同様に徴収します。

■社会保険(健康保険、厚生年金保険)の手続き

退職日の翌日から5日以内に、事業所の所在地を管轄する年金事務所へ、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を提出します。
全国健康保険協会の場合は、本人より回収した健康保険被保険者証(本人分・被扶養者分)を添付します。他にも、「高齢受給者証」「健康保険特定疾病療養受給者証」「健康保険限度額適用・標準負担額減額認定証」が交付されている場合は、忘れずに添付しましょう。
紛失等により、本人から回収ができない場合は、資格喪失届にその理由を付記するか、「健康保険被保険者証回収不能・滅失届」を添付して対応します。
厚生年金保険と健康保険は、退職日の翌日が資格喪失日になり、資格喪失日の前月まで保険料が発生します。月末に退職した場合には、給料計算の締め日によっては、最後の給料から2ヶ月分の保険料を控除することになるので、注意が必要です。

■住民税の手続き

住民税を給与から天引きしていた場合(特別徴収)は、退職に伴い徴収方法の変更手続きが必要です。
退職日を含む月の翌月 10 日までに、住所がある市区町村に「給与支払報告に係る給与所得異動届」を提出します。提出がない場合は、特別徴収義務が継続したままとなり、督促状等が送付されることがあるので、必ず提出するようにしましょう。提出期限は市区町村によって異なりますので、確認が必要です。
特別徴収では、1年分の住民税を6月から翌年の5月までの期間で徴収します。このため、以下のように退職時期によって最後の徴収方法が異なりますので、注意しましょう。

退職時期 徴収方法
1月〜4月 最後の給与か退職金から残額を一括徴収する
5月 住民税の残額が5月分のみとなるため、通常通り最終給与から1ヶ月分の住民税を徴収する
6月〜12月 最後の給与や退職金からの一括徴収か、普通徴収への切り替えのいずれかを選択してもらう(一括徴収の場合は翌月10日までに納付)

<退職後の対応②> 退職後に渡すもの

手続きの関係上、どうしても退職後に本人へ渡すことになる書類が発生します。転職先で求められたり、自身で行政手続きを行ったりするときに必要になるので、遅滞なく渡してあげましょう。
受け渡し方法については、退職日までに本人と話し合っておくことをおすすめします。

退職後に渡す書類には、以下の3種類があります。

●離職票-1、-2

「離職票」は、「雇用保険被保険者離職票」のことを指し、「離職票-1」は退職者に雇用保険の資格がなくなったことを通知する書類、「離職票-2」は退職前に本人が確認した「雇用保険被保険者離職証明書」の複写の1枚になります。
「雇用保険被保険者離職証明書」を提出したら、ハローワークで確認された後、「離職票-1,2」がセットで会社に交付されます。
退職者はこの2種類の離職票を持参して雇用保険給付の手続きを行うため、速やかに返送してあげましょう。

●源泉徴収票(給与・賞与、退職金)

給与・賞与、退職金は、所得税・住民税の課税対象となります。給与・賞与については最終支払い分までを、また退職金を支払う場合は別途源泉徴収を行います。そのため、源泉徴収票は2枚作成することになります。
所得税は、初年に1年分の所得を想定して毎月の給料から天引きされる前払い方式になっています。退職者は、転職先の年末調整、あるいは再就職しない場合は確定申告で納付・還付の申請を行うことになるため、退職者には退職日からおおむね1ヶ月以内に源泉徴収票を発行します。

●健康保険被保険者資格喪失確認通知書

「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を提出すると、「健康保険被保険者資格喪失確認通知書」が交付されます。
基本的に退職者に渡すことはありませんが、退職者が国民健康保険へ加入するため請求した場合はコピーを渡すようにしましょう。

退職時の対応で注意しておきたい3つのポイント

従業員の退職に伴う手続きは、従業員の新たな生活に影響するものも多いため、なるべく迅速い対応することが望まれます。また、退職に関する対応は、どの人に対しても同じ対応というわけにはいきません。以下のような場合は、該当者にしっかり説明し適切に対応する必要があるので注意しましょう。

■退職者が財形貯蓄をしている場合

財形貯蓄は、転職先で継続するか止めるかの意思によって指示が異なるため、本人に確認し、必要な対応を指示するようにしましょう。
財形年金貯蓄や財形住宅貯蓄は、一定期間経過後から課税扱いとなるため、退職後半年以内に財形貯蓄を取り扱う金融機関に「退職等の通知書」を提出する必要があります。
転職する場合は、退職後2年以内に転職継続の手続きをすることで、新しい勤務先での積立てを継続できます。その際、同一の財形貯蓄取扱金融機関を利用する場合は「勤務先異動申告書」を、他の財形貯蓄取扱金融機関の場合は「転職等による財形貯蓄継続適用申告書」を転職先で行うことになります。
退職後2年以内に転職しない場合や転職しても新しい勤務先が財形貯蓄を扱っていない場合などは、原則として財形貯蓄を解約することになります。

■退職者が社内融資を利用している場合

社内融資は、住宅購入や資格取得などをバックアップするために社内に敷いている融資制度のことをいいます。ほとんどの会社では、返済残高が残っている場合、原則として退職と同時に一括返済する取り決めになっています。返済期間や返済残額を、本人にも確認し、残金の一括返済に向けて所定の手続きを行います。

■外国人従業員が退職する場合

退職する従業員が外国人の場合、就業規則で「退職の申し出は1カ月以上前」となっていても、そのような決まり事を理解していない可能性もあります。そのため、しっかりとした説明が必要になります。
退職の手続きは、原則日本人と同様に行いますが、ハローワークには「外国人雇用状況届出書」の提出が必要になります。
また、12カ月以上雇用保険に加入している場合は、原則退職すると失業保険の受け取りが可能となるので、日本人が退職する時と同じく「退職証明書」を交付するようにしてください。
手続きが遅れてしまうと、外国人労働者の転職を妨害したと言われてしまうこともあるので、書類の提出は速やかに対応しましょう。

退職後の従業員情報の取り扱いにも要注意!

従業員情報は当然ながら個人情報も含まれるので、退職後の取り扱いにも注意が必要です。

退職者の情報は、個人別にファイル管理するのが適切です。複数の書類から該当者の情報だけを抜き取るのは大変手間がかかります。紙で従業員情報を管理している場合は、手続きが始まった段階から個人ファイルにまとめておくのがよいでしょう。データで情報を管理している場合は、エクセルなどに情報を抜き出して一括管理する方法や、システム上で管理できる方法があれば便利です。
総務人事奉行クラウド」は、退職日が決まったその日から退職予定者として個別管理することができます。退職後の住所や転職先など事前に入手した情報も追加でき、「給与奉行クラウド」とも連携できるので、給与の支払い漏れも防げます。

また、退職後の従業員情報の保管については、労働基準法で以下のように定められています。

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。(労働基準法第109条より)

他にも、労働安全衛生法、雇用保険法、労災保険法、厚生年金法、健康保険法、所得税法等により、以下のように書類ごとに保管期間が定められています。

【2年保管】
健康保険・厚生年金保険に関する書類

【3年保管】
賃金台帳、労働者名簿、履歴書や雇用契約書など雇用関係書類、退職届や退職証明書、解雇通知書など退職関係書類、災害補償に関する書類、労災保険に関する書類(請求書類)、労働時間の記録に関する書類、書留や金券等に関する文書を含む郵便関係書類

【4年保管】
雇用保険の被保険者に関する書類

【5年保管】
健康診断個人票、身元保証書、誓約書

【7年保管】
源泉徴収簿、給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、給与所得者の保険料控除申告書、給与所得者の配偶者控除等申告書、退職所得の受給に関する書類、所得金額調整控除申告書(令和2年分以降)、給与所得者の基礎控除申告書(令和2年分以降)、住宅借入金等特別控除申告書、じん肺健康診断に関する記録、エックス線写真など

これらの書類には、マイナンバーが記載されているものも多くあります。マイナンバーが記載された書類は、できるだけ速やかに廃棄または削除しなければなりません。「退職の日」を起算日として、それぞれの法定保管期間を過ぎたら、できるだけ速やかに廃棄するようにしましょう。

電子申請できる手続きこそカンタンに!

退職に必要な手続きや準備は、多岐にわたります。退職者の今後の生活にも影響するものが多いため、漏れなく、かつ迅速に対応する必要があります。

最近は、雇用保険や社会保険の手続きも電子申請が可能になっています。市場にも、電子申請まで対応するシステムやクラウドサービスが多く出回っているので、それらを活用するのも業務の効率化とスピードアップにつながります。
奉行Edge 労務管理クラウド」も電子申請にも対応しているので、届出書作成から申請までクラウド上で行えて便利です。従業員も、Web上で手続きに必要な情報を提出できるので、情報をやりとりする負荷が軽減されます。さらに、ルールや専門知識をその場で易しく解説する機能も付いているのでミスや問い合わせも少なくなるでしょう。必要な手順がシナリオで提供されるため、手続きの進め方で迷うこともなくなります。

このようなシステムの力も借りて、円満に退職手続きを進める方法も検討してみてはいかがでしょうか。

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