経理担当者が押さえておきたい、支払調書の書き方・提出の手引き

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毎年1月になると、経理担当者は様々な法定調書の作成や提出に追われ、慌ただしい毎日を送っていることでしょう。中でも、日頃からフリーランスなど個人との取引が多いと、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の作成だけでも大変な作業量になります。
そこで今回は、特に「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」に焦点を当て、提出範囲や書き方など、経理担当者が押さえておきたいポイントについて整理します。

支払調書が必要になるケースとは

支払調書とは、税務署に提出が義務づけられている法定調書のひとつです。支払調書にはいくつか種類がありますが、作成頻度が多いためか、通称として「報酬、料金、契約金および賞金の支払調書」を指すことが多くなっています。

「報酬、料金、契約金および賞金の支払調書」(以下、「支払調書」)は、フリーランスなど個人の取引先に対して特定の業務のために報酬を支払った場合に、発注側が作成し税務署に提出しなければならないものです。
企業が源泉徴収して支払う所得税には「従業員への給与」などがありますが、実はフリーランスなどに外注した報酬・料金についても、従業員と同様、一定額を超えた場合あらかじめ所得税を源泉徴収し、支払先に代わって所得税を税務署に支払うことになります。つまり支払調書とは、いわば、発注側となる企業が発行する、フリーランスなどの報酬・料金に対する「源泉徴収票」のようなものと言えます。
ただし、支払調書を発行できるのは「源泉徴収義務者」に限られます。源泉徴収義務者とは、「人を雇って給与を支払っている」かつ「源泉徴収の対象となる報酬を支払っている」企業や個人、学校や官公庁、人格のない社団・財団などが該当します。従業員を雇っておらず、給与の支払いもなければ、源泉徴収義務者には当たらないため、支払調書の作成義務はありません。

支払調書は、すべての外注業務に対して作成義務が発生する訳ではありません。支払調書の提出が必要になる範囲は、所得税法204・205・206条によって定められた「源泉徴収の対象となる報酬・料金」が発生した、以下のような場合に限られています。

参考:国税庁ホームページ「第5 報酬・料金等の源泉徴収事務」より抜粋

(1) 原稿、講演、デザイン等への報酬・料金

原稿料、挿絵、写真、デザイン、著作権使用、講演、教授・指導、脚本、版下作成、校正、通訳、翻訳等において、同一人に対する年間支払額が5万円を超える場合、支払調書の提出が必要です。

(2) 弁護士、税理士など士業に対する報酬・料金

弁護士、税理士、会計士、社会保険労務士、弁理士、企業診断士、司法書士、土地家屋調査士、海事代理士、測量士、建築士、不動産鑑定士、技術士等の業務において、同一人に対する年間支払額が5万円を超える場合、支払調書の提出が必要です。

(3) プロスポーツ選手、ファッションモデルなどへの報酬・料金

プロ野球選手、プロゴルファー、プロテニス選手、プロボクサー、プロサッカー、プロレスラー、プロボウラー、自動車レーサー、競馬の騎手、競輪選手、モーターボートの選手等に支払われる報酬・料金や、モデル業務に関する報酬・料金において、同一人に対する年間支払額が5万円を超える場合、支払調書を提出します。
ただし、プロボクサーについては、同一人に対する年間支払額が50万円を超える場合に支払調書の提出が必要です。

(4) 外交員、集金人、電力量計の検針人の業務に関する報酬・料金

同一人に対する年間支払額が50万円を超える場合について、支払調書の提出が必要になります。

(5) ホステス、バンケットホステス・コンパニオン等の業務に関する報酬・料金

同一人に対する年間支払額が50万円を超える場合について、支払調書の提出が必要になります。
ただし、芸妓の業務に関する報酬・料金、配ぜん人及びバーテンダーの報酬・料金は含まれません。
また、バー等の経営者以外から支払われた場合は源泉徴収の対象とはなりませんが、客からバー等の経営者を通じて支払われる報酬・料金は、バー等の経営者が支払うものとして源泉徴収を行います。

(6) 芸能人や芸能関係の業務に関する報酬・料金

テレビ、ラジオ放送や演劇、映画等の芸能について、その企画・演出・出演にかかる報酬・料金や、役者、監督、プロデューサー等の役務提供荷関する報酬・料金が該当します。
同一人に対する年間支払額が5万円を超える場合について、支払調書の提出が必要になります。

(7) 社会保険診察報酬支払基金が支払う診察報酬

同一人に対する年間支払額が50万円を超える診療報酬について、支払調書の提出が必要になります。

(8) 事業広告宣伝のための賞金

事業の広告宣伝のために消費として支払う金品その他の経済上の利益(素人出演ののど自慢、クイズ番組等でスポンサーから支払われる賞金など)で、同一人に対する年間支払額が50万円を超える場合に支払調書の提出が必要になります。

(9) 馬主に支払われる競馬の賞金

個人馬主だけでなく、国内法人の馬主に対しても競馬の賞として支払われる場合、金銭で支払われたものが該当します。また、1回75万円を超える賞金支払があった場合、その年に支払われた全ての賞金に対して支払調書の提出が必要になります。

「原稿、講演、デザイン等への報酬・料金」のうち、以下の報酬・料金については源泉徴収が必要かどうか迷いやすいので、特に注意しましょう。

「原稿料」

原稿料には文筆に関わる業務への報酬・料金が該当しますが、懸賞応募作品の選考料や審査料、試験問題の出題料、クイズ等投書に対する賞金、直木賞等の芸術・文化賞における受賞賞金などは源泉徴収の対象にはなりません。

「デザイン料」

デザイン料には、主に「工業デザイン」「クラフトデザイン」「グラフィックデザイン」「パッケージデザイン」「広告デザイン」「インテリアデザイン」「ディスプレイ」「服飾デザイン」「庭園や展示場などのデザイン」が含まれます。
ただし、支払う報酬・料金にデザインから制作、施工・設置までの費用が含まれる場合、デザイン料とその他の報酬・料金を区分して、デザイン料にのみ源泉徴収を行うこととされています。したがって、例えばwebサイトの制作を依頼した場合、webサイトのデザイン料は源泉徴収を行いますが、コーディング等の作業費については源泉徴収をしない、ということになります。
※ 区別したデザイン料が少額だった場合は、源泉徴収をしなくても差し支えないとされています。

また、支払調書は、原則として「個人」に支払われた報酬・料金について必要となるもので、法人については必要ないとされています。
ただし、税理士法人など、「法人(人格のない社団等を含む)に支払われる報酬・料金で源泉徴収の対象にならないもの」であっても、支払調書の提出範囲に該当する場合は支払調書を提出しなければなりません。また、「支払った金額が提出範囲以下の少額で源泉徴収していないもの」についても、上記の報酬・料金に該当する場合は支払調書を提出する必要があります。
支払調書を提出しなかった場合、最大1年の懲役または50万円以下の罰金が科されます(所得税法第242条)ので、確実に提出しましょう。

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こんな支払調書にも要注意!

法定調書として定められている支払調書には、「不動産の使用料の支払調書」「不動産等の譲受けの対価の支払調書」「不動産等の売買又は貸付のあっせん手数料の支払調書」などもあります。
特に「不動産の使用料等の支払調書」は、事務所の家賃や駐車場の地代、権利金や更新料、名義書換料など、同一人に対して年間15万円を超える不動産の賃借料を支払った場合に提出が必要になります。
また、催物会場のような一時的な賃借料、陳列ケースの賃借料、広告等のための塀や壁面など土地、建物の一部を使用する場合の賃借料についても、支払調書を提出する必要があります。(貸主が法人の場合は提出義務がある支払いは権利金や更新料等のみに限定されます)
不動産を賃貸している場合などで「つい忘れた」「知らなかった」というケースも聞かれます。自社が賃貸オフィスを利用している場合などは、特に注意しておきましょう。

支払調書の書き方、提出方法とは

支払調書は、支払先への年間支払いが全て終わった時点で作成し、支払先の所轄税務署へ翌年1月31日までに提出しなければいけません。
様式は、国税庁のホームページにてPDFデータをダウンロードできるようになっています。市場には、無料のExcelデータやOBC奉行シリーズ「法定調書奉行」のような専用システムもありますので、それらを活用するのもオススメです。

支払調書の主な記載事項は、以下の通りとなります。

  1. ①支払を受ける者の住所や所在地、氏名や企業名簿
  2. ②支払を受けるもののマイナンバーまたは法人番号(税務署へ提出用にのみ記載)
  3. ③報酬や料金の名称
  4. ④報酬や料金の明細(支払回数など)
  5. ⑤年間の合計支払額
  6. ⑥源泉徴収額として、その年度中に源泉徴収すべき税額
  7. ⑦支払者の個人番号または法人番号(税務署へ提出用にのみ記載)
  8. ⑧支払者の個人番号または法人番号(税務署へ提出用にのみ記載)
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
参照:国税庁「[手続名]報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書(同合計表)」より

源泉所得税は「報酬等を支払った月の翌月10日」が納付期限となっていますので、フリーランス等の報酬・料金にかかる源泉徴収分も、従業員の給与等と合わせて納付することになります。
源泉徴収額の算出には、以下のように対象となる業務別に計算式が用意されています。支払調書には、これを用いて計算され支払われた源泉所得税の年間合計額を記載します。

●基本の計算式(原稿・講演・デザイン等、弁護士、税理士、スポーツ選手、モデルなど)

支払金額 税額
100万円以下 支払金額×10.21%
100万円超 (支払金額−100万円)×20.42%+102,100円

例)弁護士に120万円の報酬を支払う場合
(120万円−100万円)×20.42%+102,100円=150,500円
上記の計算式に当てはめると、源泉徴収額は150,500円になります。

ただし、以下の報酬・料金については計算式が異なります。

●司法書士、土地家屋調査士、海事代理士の業務に関する報酬・料金の場合

(支払金額−1回の支払につき1万円)×10.21%

例)司法書士に1回5万円の報酬を支払う場合、源泉徴収額は4,084円になります。
(5万円−1万円)×10.21%=4,084円

●プロボクサーの業務に関する報酬・料金の場合

(支払金額−1回の支払につき5万円)×10.21%

例)B級ボクサーに20万円の報酬を年3回支払う場合、源泉徴収額は45,945円になります。
(60万円−15万円)×10.21%=45,945円
※ 控除額の算出方法 1回5万円×3回=15万円

●外交員、集金人、電力量計の検針人の業務に関する報酬・料金

(支払金額−控除金額 ※1 )×10.21%

※1  控除金額とは:
支払金額から1か月当たり12万円(同月中に給与等を支給する場合には、この12万円からその月中に支払われる給与等の額を控除した残額)を控除して算出します。

例)外交員に20万円の報酬を支払う場合、源泉徴収額は8,168円になります。
(20万円−12万円)×10.21%=8,168円

●ホステス、バンケットホステス・コンパニオン等の業務に関する報酬・料金

{支払金額−控除額(1回の支払につき5千円×計算期間の日数)※2 }×10.21%

※2  控除額の算出について:
支払金額から、同一人に対し1回に支払われる金額につき5千円に、その報酬・料金の「計算期間の日数」を乗じて計算した金額(同月中に給与等の支払がある場合には、その計算した金額からその計算期間の給与等の支給額を控除した金額)を控除して算出します。「計算期間の日数」は、報酬の支払金額の計算の基礎となった期間の初日から末日までの全日数です。

例)支払金額の計算期間8月1日から8月31日(31日間)で営業日数25日間として、ホステスに8月分の報酬80万円を支払う場合、源泉徴収額は65,854円になります。(1円未満端数切捨て)
(80万円−15.5万円)×10.21%=65,854円
※ 控除額の算出方法 1日5千円×31日=15.5万円

●事業広告宣伝のための賞金

(支払金額 − 1回の賞金の控除金額 ※3 )×10.21%

※3  1回の賞金の控除金額とは:
支払金額から、同一人に対し1回に支払われる賞金の額につき50万円を控除して算出します。支払金額が50万円以下の場合は源泉徴収する必要はありません。

例)懸賞の当選者に100万円を支払う場合、源泉徴収額は51,050円になります。
(100万円−50万円)×10.21%=51,050円

支払調書が作成できたら、「源泉徴収票等の法定調書合計表」を添付して、所轄の税務署へ直接もしくは郵送で提出します。
CD-ROM等に情報を記入して郵送で提出する方法や、国税電子申告・納税システム(e-Tax)からの提出も可能ですが、これらの場合は事前申請が必要です。ただし、支払調書が同一種類で1,000枚以上になる場合は、CD-ROM等の電子データでの提出かe-Taxの利用が義務づけられていますので、早めに申請を行うなど準備をしておきましょう。

支払調書作成で注意しておきたいポイント

支払調書へ記入する場合、いくつか注意すべきポイントがありますので、確認しておきましょう。

■ 源泉徴収対象の報酬・料金に含むもの/含まないものをチェックしよう!

支払った報酬・料金の内訳には、「源泉徴収の対象となるもの/ならないもの」があります。
例えば、原稿料や講演料などの場合、「謝金」「取材費」「調査費」「車代」などいろいろな名目で支払をする場合がありますが、これらの実態が原稿料や講演料と同じ場合にはすべて源泉徴収の対象になります。
その他、旅費や宿泊費などの支払も、原則として報酬・料金等に含みます。(支払者が支払った分は除く)
また、弁護士や税理士、司法書士などに支払う報酬・料金については、「謝金」「調査費」「日当」「旅費」などの名目で支払われるものも源泉徴収の対象に含まれます。ただし、以下の2つの支払いについては、源泉徴収の対象に含めなくてよいとされています。

  • 支払者が国等に対し登記や申請をするため、登録免許税や手数料等に充てるものとして支払われたことが明らかな場合
  • 通常必要な範囲内の交通費、宿泊費等を支払者が直接支払う場合

他にも、対象者別に「源泉徴収対象となる報酬・料金に含むもの、含まないもの」が規定されていますので、国税庁のホームページで確認しておくとよいでしょう。

■ 源泉徴収額は、原則として消費税を含めた金額で計算しよう!

源泉徴収額の計算に用いる「支払金額」に消費税が含まれる場合は、原則として消費税を含めた額が対象となります。
ただし、請求書等で報酬・料金等の額と消費税が明確に区分されている場合には、報酬・料金等の額のみを源泉徴収の対象として差し支えないとされています。
迷ったときには、支払先と事前にすり合わせておくとよいでしょう。

■ 支払調書には、未徴収額分も記載しよう!

支払調書に記載する源泉徴収額は、その年の1月から12月に支払った1年間の合計額となります。
したがって、継続的に仕事を依頼している取引先がある場合は、12月の支払いが終了してから、もしくは今年は報酬を発生させる仕事を依頼しないことが確定してから作成するとよいでしょう。
もし、支払調書を作成する段階で未払いの報酬・料金があり、源泉徴収すべき所得税を徴収していないときには、その未徴収税額を内書きします。

<未徴収額文の書き方例> ※ 平成30年書式の場合
平成30年分 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書(イメージ)
(注)この記載例は、外交員報酬を次のように支払っている場合の例です。
1. 1月から12月までの報酬の支払総額が 2,400,000円(給与等の支払金額なし)。
2. 1のうち、支払調書作成日現在において未払の報酬の合計金額が 200,000円。

出典:平成30年給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引
「第4 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」
より引用

■ 税務署提出用はマイナンバー記載を忘れずに!

税務署に提出する支払調書には、マイナンバーの記載が必要になります。そのため、フリーランスの支払先に対し、あらかじめマイナンバーを確認しておかなければなりません。
支払調書の作成準備として、「支払調書に記載する」などの使用理由を明確に伝えたうえでマイナンバーの収集と本人確認を行いましょう。
支払先が法人の場合は、法人番号の記載が必要になります。

■ 支払先にも控えを交付してあげよう!

本来、支払調書は税務署に対して提出義務があるもので、支払先となるフリーランスに対して発行する義務はありません。しかし、フリーランスにとって支払調書は、正しく確定申告をするために欠かせない資料となりますので、支払調書の控えは交付してあげるようにしましょう。
その場合、個人情報提供の制限規定により、支払先である本人に渡す支払調書の控えにはマイナンバーを記載してしてはいけないことになっています。支払調書の控えを本人に交付する前に、「マイナンバーの記載がない」ことを必ず確認しましょう。

■ 提出後に誤りを見つけたら、再提出が必要です!

提出した支払調書に誤りがあった場合、次の4つを改めて提出する必要があります。

  • 先に提出した支払調書の写し
    先に提出した支払調書と同じ内容のものを作成するか、控えの写しを使用し、その支払調書の右上部余白に「無効」と赤書きします。
  • 正しい支払調書
    正しい内容の支払調書を作成し、その支払調書の右上部余白に「訂正分」と赤書きします。
  • 先に提出した合計表の写し
    無効とした支払調書の支払金額等を記載した合計表を作成し、「調書の提出区分」欄に「4」(無効)と記入します。
  • 訂正分の「合計表」
    訂正分とした支払調書の支払金額等を記載した合計表を作成し、「調書の提出区分」欄に「3」(訂正)と記入します。

正しい支払調書を再提出する際は、支払先に交付した支払調書の控えも「再交付」と表示して改めて交付してあげるとよいでしょう。

おわりに

支払調書は、個人情報が多く含まれるものであり、支払先ごとに作成する必要があるため、件数が多くなればなるほど作成業務は煩雑になってしまいます。
最近は、支払調書をはじめとする法定調書の作成に対応する専用システムがあります。例えば、OBC奉行シリーズの「法定調書奉行」を使えば、紙の出力をせずに済み、業務の効率化を図ることができます。
また、電子データで書類を管理できれば、紙の出力も不要になり、支払先への控え送付もPDFでメール送信できるようになります。複写式の手書きやエクセルで何度もプリントアウトすることがなくなり、さらなるコストダウン、業務の時間短縮が図れるでしょう。

現在は、法定調書も特定の企業に対して「電子申告」が義務化されています。これまでは、法定調書の種類ごとに年間1,000枚以上発行する企業が対象でしたが、2021年に提出する分から100枚以上に引き下げられます。いずれは全ての企業に対し「電子申告義務化」の波が押し寄せることも予想されており、企業規模にかかわらずe-Tax利用は喫緊の課題とも言えます。

これからは、支払調書も電子化の時代です。ぜひ専用システムを活用して業務の合理化を進めましょう。

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