受領書は、企業が取引先から商品やサービスを受け取ったことを証明する書類です。法的な発行義務はありませんが、取引をスムーズに行うために発行をおすすめします。
この記事では、発行の目的や領収書・検収書といった発行書類との違いのほか、記載内容、注意点などについて解説します。
目次
- 受領書とは企業が取引先へ商品・サービス受け取りを証明する書類
- 受領書を発行する目的
- 受領書には何を記載する？
- 納品後に交わされる書類の種類
- 受領書発行時の注意点
- 取引の流れを一元管理できるシステムを活用しよう
受領書とは企業が取引先へ商品・サービス受け取りを証明する書類
受領書は、企業が取引先から商品やサービスを受け取った際に、「受け取った事実」を証明し、取引先に伝えるために発行する書類です。メールやチャットツールなどで「到着しました」「受け取りました」などと連絡して証明することもできますが、受領書を出せば正式な証拠を残すことができます。
なお、受領書の発行に法的な義務はありませんが、社内的に発行するルールになっている場合や、取引先に求められた場合は発行しましょう。
受領書を発行する目的
企業は受領書の発行によって、多くのメリットを得ることができます。ここでは、受領書を発行する目的について解説します。
納品が完了したことを証明する
企業は、取引先に対して受領書を発行することで、「確かに納品が完了したこと」を伝えられます。
例えば、運送会社に3ケース分の商品の納品を依頼したとき、取引先から何の受け取り連絡もなければ、届いたかどうかの確認ができません。運送会社からの配送完了報告だけでは、本当に取引先に届いたのか不安になることもあるでしょう。そこで、納品先から受領書が届けば、確実に納品が完了したことが把握できます。
取引状況を見える化し、スムーズなやりとりを行う
企業間のビジネス上の取引は、多くの段階を踏んで行われます。取引では、さまざまな書類のやりとりも行われるのが一般的であり、受領書もその書類のひとつです。
書類をやりとりするのは手間がかかりますが、一方で、取引が今どの段階にあるのかを見える化するのに役立ちます。取引が予定どおり進んでいるかを確認するためにも、受領書を含め、取引の各段階に応じた書類を発行しましょう。
トラブル時の証拠になる
企業が受領書を発行することで、万が一取引上のトラブルが起こった際、どのような状況なのかを明確に証明することができます。
仮に、3ケース分の商品を納入したにもかかわらず、請求書発行時に「2ケースしか受け取っていない」と支払いを拒否されたとしましょう。このときに受領書があれば、3ケースを取引先が受領している証拠になるのです。
受領書には何を記載する？
受領書は「いつ、誰から何をいくつ受け取ったのか」がわかるように作る必要があります。書式に決まりはありませんが、下記の内容を含めて具体的に記載しましょう。
＜受領書に記載すべき内容＞
・受領日
・発行日
・取引先名
・発行元の名称と住所
・担当者印
・受領した物品の名称、単価、数量、合計金額
納品後に交わされる書類の種類
ビジネスにおける取引においては、数多くの書類のやりとりが発生します。続いては、商品やサービスの納品後に交わされる、書類の種類について解説します。なお、「受注者」とは注文を受けて商品を納品する側、「発注者」とは注文を行って商品を受け取る側のことです。
納品書（受注者→発注者）
納品書は、納品した商品の内訳や個数などを記載した書類です。受注者は商品などを納品するときに、発注者に対して納品書を発行します。
受領書（発注者→受注者）
商品を受け取った発注者は、受注者に対して受領書を発行します。納品書を見て発行するのではなく、実際に受領した個数や内訳を確認して記載しましょう。その上で、もし納品書と差がある場合は、受注者へ当該事実連絡が必要です。
検収書（発注者→受注者）
検収書とは、発注者が受け取った商品の品質や状態を確認した上で、受注者に対して発行する書類です。受領書が物品の受領を証明する書類だったのに対し、検収書では物品の状態に問題がなかったことや、確かに発注どおりの仕様であったことなどについて証明します。
請求書（受注者→発注者）
請求書は、販売した商品や提供したサービスの対価を取引先に請求するために発行される書類です。締切日に応じて、受注者から発注者に請求書を発行します。納品後に交わされる書類の中には、発行を省略されるものもありますが、請求書は基本的にどの企業であっても発行する書類といえるでしょう。
支払通知書（発注者→受注者）
支払通知書とは、発注者が受注者に対して、いつ、何の代金として、いくらを、どのように支払うかを明記した書類です。
領収書（受注者→発注者）
領収書は、納品した商品代金を受け取った後、受注者が発注者に対して発行する書類です。なお、銀行振込などで代金が支払われた場合は、振込控えが領収書の代わりとなって、領収書が発行されないケースもあります。
受領書発行時の注意点
ビジネスにおける取引は、商品やサービスの受け取りに関してトラブルになることもあります。最後に、受領書発行時の注意点をご紹介します。受領書が原因でトラブルが起きないよう、注意しましょう。
商品を受け取ったら早めに受領書を発行する
受領書の発行に期限はありません。ただし、商品やサービスを受け取ったことを取引先に対して証明するための書類なので、商品などが納品されたら、できるだけ間を置かずに発行すべきでしょう。
取引先との契約上、受領書の発行期限が定められている場合は、契約に沿って手続きを行います。この場合も「期限までに出せばいい」と考えるのではなく、早めに発行するようにしてください。
受領書は保管しておく
受領書は、国税庁が7年間の保管を義務づけている、「取引等に関して作成または受領した書類」に該当するという見方があります。取引上のトラブルが起きたときの対応に必要になることもあるので、発行した受領書控や受け取った受領書は、取引関連の書類と合わせて、7年間保管しておくようにしましょう。
一定期間、受領書を保管することは、取引履歴を確認する上でも役立つはずです。
取引の流れを一元管理できるシステムを活用しよう
ビジネス上の取引を行うにあたっては、さまざまな段階を踏む必要があります。複数の契約が並行して行われることもありますから、現在どの段階にあり、何をしなければいけないのかを常に把握できるようにしておきましょう。その際には、取引を一元管理できる販売管理システムの活用がおすすめです。
「商蔵奉行クラウド」は、成約済みの見積書から受注伝票を起こしたり、受注伝票から発注・売上伝票にデータを連携して起票したりすることができるので、伝票の多重入力が不要です。
販売管理業務の生産性向上に、「商蔵奉行クラウド」をぜひご活用ください。
■監修者
石割 由紀人
公認会計士・税理士、資本政策コンサルタント。PwC監査法人・税理士法人にて監査、株式上場支援、税務業務に従事し、外資系通信スタートアップのCFOや、大手ベンチャーキャピタルの会社役員などを経て、スタートアップ支援に特化した「Gemstone税理士法人」を設立し、運営している。
関連リンク
-
販売管理を幅広く網羅し、基本的な業務を自動化・省力化を実現するクラウド販売管理
商蔵奉行クラウド
-
販売管理業務のDX化で受注から経営分析まで無駄のない販売管理を実現
奉行クラウド 販売管理 DX Suite
こちらの記事もおすすめ
メルマガ読者20万人以上！
OBC 360のメルマガ登録はこちらから！
メルマガ登録
