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[2024年10月]郵便料金が3割値上げ!
企業への影響は?経理部門が取り組むべき対策とは

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2024年6月に、手紙やはがきなどの主な郵便料金が2024年10月に値上げすることが発表されました。
消費税率の引き上げによる値上げを除けば、郵便料金の値上げは実に30年ぶりとなります。
ただ、今回は値上げ率が3割を超える場合もあり、請求書等の証憑類やDMなどを郵送している企業にとっては、費用負担が避けられません。
そこで今回は、郵便料金の値上げについて考察するとともに、今後企業としてとるべき対策を、特に経理部門にスポットを当てて解説します。

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目次

2024年10月から郵便料金が最大30%値上げに

日本郵便のホームページによると、2024年10月1日から主な郵便料金が次のように改定されます。

主な郵便料金
種類 重量 改定前
(9/30まで)
改訂後
(10/1以降)
定形郵便 25g以内 84円 110円
50g以内 94円
はがき 63円 85円
定形外郵便
(規格内)
50g以内 120円 140円
100g以内 140円 180円
特定記録郵便 160円 210円
速達 250g以内 260円 300円
書留 一般書留・現金書留 480円 480円
簡易書留 350円 350円
レターパック レターパックプラス 520円 600円
レアーパックライト 370円 430円

※定形外郵便の規格内とは、長編34cm以内、短編25cm以内、厚さ3cm以内、重量1kg以内を指します。

具体的には、書留にかかる郵便料金は据え置かれたものの、その他の郵便料金は一様に値上げされており、定形郵便物の場合で約31.0%、はがきでは約34.9%、レターパックや速達料金も15%超の値上げ幅となっています。
ただし、今回の改定で50g以内の定形郵便物は全て110円に統一されます。従来のように「25gの壁」を意識しなくて済むのは、今回の料金改定で唯一の利点かも知れません。

郵便料金改定の背景 〜今後もさらなる値上げの可能性大!

2024年6月に開かれたオンライン記者会見では、今回の料金改定の目的について「郵便のユニバーサルサービスを安定的に維持していくため」と説明されました。この背景には、郵便事業の収益悪化があります。

企業による業務のデジタル化・DX化が進む中、日本郵便でも、郵便の利用拡大やデジタルの活用による業務効率化に向けた取り組みが進められていますが、「年賀状離れ」に代表されるように、IT技術の進化に伴い郵便の利用数は年々減少傾向にあります。その影響は大きく、2022年度には民営化以降初めて営業利益が赤字となり、2024年3月期決算でも郵便・物流事業の営業損益は686億円の赤字でした。
また、昨今の物価上昇や働き方改革などにより、物流コスト等も上昇しており、郵便事業の営業損益の見通しは非常に厳しい状態が続いています。
このような状況の中、郵便事業の安定的な提供を継続するためにも、「早期の郵便料金の見直しが必要」という見解に至ったようです。

総務省では、今回の価格改定を「最小限の見直し幅」として理解を求めています。しかし、今回の値上げの効果として、2025年度は黒字に転じるという試算がされていますが、その後は再び赤字になる見通しとなっています。日本郵便では、事業維持のあり方から見直しが議論されるという報道もあり、「今後も値上げを行うかどうかは現時点では決まっていない」としています。
とはいえ、再度短期間で料金の見直しが入る可能性は充分に考えられ、その際の値上げ幅がさらに大きくなる可能性も否定はできません。郵便事業は経済にとって大切な役割を担うものですが、今のうちに何らかの対処をしておくことが賢明でしょう。

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企業における有効な対策は「ペーパーレス化の推進」

今回の郵便料金改定でもっとも大きな影響を受けるのは、郵送業務の多い企業と言えます。例えば、電気、ガス、水道などの公共料金事業者、行政や自治体のほか、民間企業でも次のような業務がある場合などは、この影響が顕著に現れます。

  1. ①取引先が多くあり、郵便を利用して請求書や納品書などの証憑を毎月一定数送付している
  2. ②利用明細など定期的な通知物を送付するのに郵便を利用している
  3. ③DM(ダイレクトメール)やパンフレットなどの発行物が多く、郵便で送付している

特に、請求書や納品書などの証憑類では、デジタル化が進んだ今も多くの企業が郵便サービスを利用しており、郵便料金値上げの影響を受ける企業は非常に多いと想像できます。
日本郵便には、大量の郵便物を発送する場合に利用できる割引制度もありますが、一定の条件を満たす必要があります。また、このような割引サービスは単体の郵便料金を基に割引率が設定されているため、既にサービスを利用している場合でも少なからず郵便料金値上げの影響が発生することになります。

具体的に影響を可視化してみると、例えば毎月300件の請求書を通常の郵便サービスで発行している場合、郵送コストは次のように毎月7,800円増、年間で93,600円の増加となります。

また、月間の発行部数が1,000通を超えるような場合は、現状でも毎月の郵送コストが100万円超のケースもあり、年間で見れば20万円以上の負担増になる可能性もあります。
できるだけ郵送コストの負担を軽減したいなら、電子発行できる書類は電子化に切り替え「ペーパーレス化」することがもっとも有効です。中でも、毎月必ず発行する請求書を電子化すれば、確実にコスト削減効果が期待できます。

請求書を電子発行するには、次の2つの方法があります。具体的にどのような手順が必要か、どんな効果、課題があるかをそれぞれ整理してみましょう。

請求書のペーパーレス化対策①
PDF化してメール送信する方法

請求書を電子発行するもっとも簡単な方法は、請求書をPDFデータにして直接メールに添付し、取引相手メールアドレスに送信する方法でしょう。Excelや専用ソフトで請求書を作成する際に、そのままPDFデータに書き出せばよいだけなので、別途ソフトウェアの購入やサービスの利用コストがかかることはありません。

ただし、この方法にはいくつか注意点があります。例えば、次のような課題があることを踏まえて、適切に運用することが求められます。

●送信ミスに注意が必要

PDF化して送信するまでの操作は、全て手動で行うことになります。特にメール送信時にメールアドレスを間違えるなどの誤送信が起こる恐れもあり、慎重に対応することが求められます。

●セキュリティの徹底が必要

請求書は重要書類にあたるため、メール送信時のセキュリティ対策も独自に講じなければなりません。
セキュリティ対策については、昨今「PPAP」※1の危険性が問題視されており、政府をはじめ「脱PPAP」を宣言する企業が続出しています。そのため、例えばメールセキュリティソフトやウイルス対策ソフトを導入したり、TLS/SSLやS/MIME※2などで添付ファイルを暗号化して送ったりと、PPAPに代わる何らかの対策が必要になります。

※1:PPAPとは、パスワード付きzipファイルをメール添付し、パスワードを別メールで送信する方法のことを言います。

※2:TLS/SSLは、インターネット上でデータ通信を暗号化して送受信する仕組みのことで、S/MIMEは電子署名を利用した暗号化の仕組みを指します。

●管理の徹底が必要

請求書を電子発行にすると、「どれが正本にあたるか」「正本データをどこでどのように管理するか」といった社内ルールを徹底することも重要になります。特に、請求書等をメール送信する方法は「電子取引」に該当するため、電子帳簿保存法に則った管理も必要です。
発行側としては、控えも電子データでの保存が義務化されており、その際「真実性の確保」と「可視性の確保」の2要件を満たさなければなりません。

※電子帳簿保存法の要件については、コラム「[電子帳簿保存法]令和5年度税制改正の見直し点を含む最新情報とその対応策を解説!」を参照ください。

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請求書のペーパーレス化対策②
請求書の電子発行サービスを利用する方法

毎月発行する請求書が一定数以上ある場合や、先述したようなメール送信での課題に対して「心許ない」と感じている場合は、もう1つの「電子発行サービスを活用する方法」がおすすめです。

市場には、請求書や納品書など、発行する証憑に応じて様々な電子発行サービスが提供されています。また、単独で請求書の作成から発行まで行うタイプや、奉行Edge 請求管理電子化クラウドのように自社の販売管理システムと連携して利用できるなど、サービスによって様々なタイプがあり、自社の販売管理業務に合わせて選ぶことができます。
このような電子発行サービスを利用すれば、手動による操作は送信ボタンをクリックする程度になり、業務効率がアップします。また、これらのサービスの多くは電子帳簿保存法にも対応しており、書類の作成から発行、保存まで法令に則った管理ができるため、コンプライアンス対策にもなります。
※電子発行サービスの選び方については、コラム「クラウド請求書発行システムの比較・検討時に押さえておきたいポイントとは 」を参照ください。

このようなサービスを利用すると、当然、利用料が発生しますが、郵便コスト以外のコスト—書類の印刷にかかる費用や、押印・封入・投函に至るまでの人件費なども抑えることができるため、請求業務全体で考えれば大幅なコストダウンにもつながります。
例えば、月300件の請求書を業務担当者が1人で対応している場合、おおよそ請求書発行業務にかかる時間と人件費は年間で186.8時間・336,240円かかる計算になります。(OBC調べ)また、見える経費として印刷にかかる費用(年間100,800円)、紙や封筒などの資材費(年間61,200円)、郵送代(改訂後は年間396,000円)もかかります。(※はいずれも控え込み)
奉行Edge 請求管理電子化クラウドを利用して請求書を電子発行すると、紙で発行する場合の業務工程が「請求データを確定する」作業を行うだけになります。その後は、サービスから請求書データが自動送付されるため、大幅に作業時間・人件費を削減することができます。

また、当然ながら、印刷費や資材費といった人件費以外にかかるコストは一切不要になります。
奉行Edge 請求管理電子化クラウドの利用料は年間の発行部数とライセンス数に応じて変動しますが、前述の条件(月300件、管理ライセンス1)の場合なら、サービス利用料を差し引いても年間経費を約46%まで削減できるのです。

他にも、請求書フォームも自社オリジナルフォームに対応でき、自社の販売管理システムと手間なく連携して“いつも通り”の請求書で電子発行することが可能です。また、電子帳簿保存法にも標準対応しており、送信するデータにはタイムスタンプを付与して送信するため、取引先はそのまま電子保存ができます。
さらにセキュリティ面では、世界トップレベルのセキュリティを誇るマイクロソフト社の「Microsoft Azure」で管理・運用のもと、データはすべて暗号化され、他のお客様のデータとは隔離された状態で安全に保管されます。電子発行された請求書は、得意先ごとに公開された請求書受領サイトから簡単にPDFデータでダウンロードすることができるため、受領時の安全性も確保されています。

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おわりに

今回の郵便料金改定は、コロナ禍に起こった一過性の対応や制度改正対応とは異なり、「コスト負担増」という経営課題に直結するものです。請求書の電子発行サービスを利用すれば、郵送コストを抑えるだけでなく、業務改善もでき、経理業務においてペーパーレス化やDX化を加速化するきっかけにもなります。
郵便料金値上げに向けた対策として、また経理DXの足がかりとして、奉行Edge 請求管理電子化クラウドのようなサービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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奉行Edge 請求管理電子化クラウド

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