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請求管理業務とは?請求書の締め~発行の流れと管理システムの選び方

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請求管理とは、請求書発行から商品やサービス提供の代金を回収するまでの管理業務です。企業間の取引における「入金」部分を担い、資金繰りを左右する重要な業務といえます。

しかし、膨大な量の作業を手作業や目視で行っていると、ミスや抜け・漏れが増えがちです。それを防ぐためによく行われている目視のダブルチェックも、効率的とは言い難いところがあります。そのような事情から、昨今は請求管理電子化システムを導入し、正確かつ効率的な請求管理を行う企業が増えているのです。

この記事では、請求管理の概要や請求管理業務の流れのほか、システム導入のメリットとポイントなどについて解説します。請求管理の業務効率化に、ぜひお役立てください。

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目次

請求管理とは請求書発行から代金回収するまでの一連の業務

請求管理とは、請求書発行から商品やサービス提供の代金を回収するまでを管理する業務のことです。
取引先ごとに、いつ、いくらの商品販売やサービス提供を行ったのかを確認した上で請求書を発行し、顧客や取引先のもとへ届けます。

しかし、商品やサービスを提供し、請求書を発行しても代金が回収できなければ、企業の資金繰りに影響を及ぼしかねません。また、請求管理業務には、高い正確性が求められます。それゆえに、取引数が多ければ多いほど、ミス防止のチェックに時間を要し、膨大な作業量になりがちなのです。
企業の安定経営のためには、正確かつ効率的な請求管理の仕組みが必要不可欠といえます。

掛け売り(締め)請求方式と都度請求方式の違い

請求方法には「掛け売り(締め)請求方式」と「都度請求方式」の2種類があります。
掛け売り請求方式は、双方で設定したタイミング(締め日)に合わせて請求を行う方法です。締め日になったら、それまでの期間内で生じた取引分についての請求書を発行して届けます。

一方、都度請求は、取引完了のたびに行う請求です。請求書の発行回数や入金回数が多くなるため、新規取引先以外は掛け売り請求を行うのが一般的です。

請求管理業務の流れ

請求管理は、具体的にどのような流れで行うのでしょうか。ここでは、掛け売り請求方式における請求管理業務の一般的な流れをご紹介します。

1. 請求の締め

請求の締めとは、当月の請求金額を確定させる作業です。前月の締め日翌日から当月の締め日までの取引内容を確認した上で取引金額を集計し、請求金額として確定させます。

2. 請求書の発行

請求書は、取引先に対して請求する内容を明らかにするために発行する書類です。請求書について決まったフォーマットはありませんが、国税庁では記載項目として下記の5つの項目を挙げています。

<請求書の記載項目>
  • 書類作成者の氏名または名称
  • 書類を受け取る者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 税率ごとに区分して合計した税込対価の額

なお2023年10月から、仕入税額控除の適用を受けるには要件を満たした帳簿と適格請求書(インボイス)が必要になりました。以下の一定事項を記載した請求書を、適格請求書として扱う仕組みです。

<適格請求書の記載項目>
  • 書類を発行した事業者の氏名・名称および登録番号
  • 取引年月日
  • 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  • 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜あるいは税込)および適用税率
  • 税率ごとに区分した消費税額等
  • 書類交付を受ける事業者の氏名・名称

請求書の書き方については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
請求書の書き方の基本は?記載項目から発行タイミングまで徹底解説

3. 請求書の送付

請求書は、紙で郵送するケースがこれまで一般的でした。近年では業務効率化が図れるため、メールや請求管理電子化システムを活用して送付する方法も増えています。

注意したいのは、請求書の控えの保存についてです。まず、保存期間は法人の場合は7年間(欠損金の繰越控除の適用を受ける場合は10年間)で、個人事業主の場合は5年間(課税事業者は7年間)です。
適格請求書(インボイス)については、法人個人を問わず、すべての事業者が7年間保存しなければなりません。さらに、請求書を電子取引でやりとりした場合は、請求書控えも電子データで保存する義務が生じます。

電子取引の電子データ保存については、当サイトの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
改正電子帳簿保存法とは?2024年電子取引データの電子保存義務化を解説

4. 入金確認

入金確認は、請求書送付後に請求先からの入金額と請求額を突合して行います。
入金額が請求額と一致しない場合や期日内の入金が行われていない場合には、すぐに請求先に連絡して確認を行う必要があります。
通帳やFBデータ(総合振込データ)の入金情報とExcelなどの帳簿を見比べて、1件ずつ請求先と金額を照合していくため、取引が多ければ多いほど膨大な労力と時間がかかります。

5. 入金消込

入金消込は、突合作業が終わった後で、請求先ごとの代金回収予定を消し込む作業です。
消込作業は、回収の抜け・漏れを防止するために高い精度が必要な作業で、やはり作業時間がかかります。複数取引分を一括で入金してきたり、一部別の入金が含まれていたりすることもあるので、取引の特定と消込作業には人的なコストを費やすことになります。

6. 入金伝票の作成

消込作業の後には、販売管理システムの売掛金残高を正しい数値にするため、入金伝票を作成します。この作業についても、請求先ごとに1件ずつ登録しなければならず、かなり労力と時間がかかる作業といえます。
なお、請求管理業務のうち、入金確認から入金伝票登録までの作業は、請求管理電子化システムと債権管理システムを連携することで、自動化することが可能です。

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手作業で請求管理業務を行う際の課題

請求管理は、企業が取引によって生じるお金に関する業務です。そのため、特に気をつけなければならないことがいくつかあります。
ここでは、手作業やExcelなどを使った請求管理業務における課題について解説します。

業務に要する労力と時間

請求管理業務は、企業に入ってくるお金を取り扱う、ミスが許されない仕事です。紙やExcelを使って手作業で請求管理業務を行うと、かなりの労力と時間がかかります。

発行した請求書の確認や入金内容の確認など、1つの案件でも確認すべき内容が複数存在します。その上、取引先が多ければ、確認する数量は膨大です。ミスを防ぐためにダブルチェックをする企業もありますが、その分だけ人件費も時間も要してしまうので注意が必要です。

記載内容のミスや抜け・漏れ

請求書を作成する際には、記載内容のミスや抜け・漏れに細心の注意を払う必要があります。
振込先や支払日、請求金額などが誤っていたり欠けていたりすると、入金の際にトラブルになることもあるでしょう。
ただし、ヒューマンエラーはどうしても起きるものであり、取引先が増えれば増えるほど、そのリスクは高まります。自動化できるシステムなどによる、人の手を極力介在させない仕組みづくりが必要です。

請求書の送付漏れ・送付ミス

請求書を紙で出力して郵送している場合、送付漏れが起きる可能性があります。
取引先の担当者が変わったり、所在地が変わったりしたことが社内で情報共有されていないのが原因のひとつです。請求管理のために、取引先情報の更新を常に漏れなく行う必要があるといえるでしょう。
また、Excelで作成した請求書をメールで送る場合も、人の手を介して行う以上、誤った送信先に送ってしまう可能性はゼロではありません。

請求管理業務の属人化

バックオフィス部門の業務は専門性が高いため、属人化することが往々にしてあります。ですから、請求管理を行っている経理担当者が退職したり、人事異動になったりすると、これまで行っていた業務が停滞するおそれがあります。Excelのマクロを使って請求管理をしていた場合、マクロ機能がうまく使えなくなったり、修正できなくなったりする可能性があるのです。

また、請求書への捺印を行う慣習があるために、従業員が出社する必要が生じる場合もあります。業務の属人化を避けるためには、誰にでもわかりやすいシステム導入を検討する必要があるでしょう。

改正電子帳簿保存法の保存要件を満たした保存

前述のとおり、請求書の控えについては、法人で7年間、個人事業主は5年間も保存する必要があります。取引量が多い場合、紙の請求書の保管はそれなりのスペースも必要になる上、ファイリングも大変です。

また、請求書をExcelなどで作成してメールで送るといった電子取引でやりとりした場合は、必ず電子データとして保存する必要があります。注意したいのは、電子データは「検索機能」など、改正電子帳簿保存法の保存要件を満たした上で保管しなければならないことです。

もし電子データのまま回覧できる仕組み(検索性)がない企業の場合、検索のために紙の請求書については「取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理されたもの」を用意することになり、さらに保存前には電子データと印刷物が同一かどうかを確認する必要もあります。つまり、二重も三重もの手間が発生してしまうのです。

請求管理電子化システムのメリット

もし、請求管理電子化システムを導入して紙で発行している請求書をペーパーレス化すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
ここでは、請求管理電子化システム導入のメリットについて解説します。

請求書発行業務が効率化できる

既存の販売管理システムとデータ連携すれば、タイムスタンプ付きの電子請求書の発行が可能になる請求管理電子化システムがあります。
請求書発行のために紙やExcelで手作業によるチェックをする必要がなくなり、大幅な時間短縮と人件費削減が見込めるでしょう。

請求書発行・送付・保管にかかるコストが削減できる

紙の請求書発行には、印刷や封入、送料などのコストが発生していました。また、取引件数が多い場合は、請求内容の確認や印刷などの作業をする従業員の人件費も膨れ上がります。
請求管理電子化システムであれば、電子請求書はワンクリックで送付できるので、それらのコストが大幅に削減できるようになるのです。
また、紙の請求書発行が不要になるので、書類を保管するスペースやファイリングの手間が削減できるのもメリットといえるでしょう。

改正電子帳簿保存法・インボイス制度に対応できる

請求管理電子化システムで電子請求書を発行すると、原本は改正電子帳簿保存法の保存要件を満たした状態で自動保管されます。また、取引先にはタイムスタンプが自動付与された請求書が送付されるようになっています。郵送を希望する取引先には、郵送代行も可能です。
請求管理電子化システムは、インボイス制度やデジタルインボイスにも対応しているものが多いです。Excelで電子請求書を作成し、PDFに変換して送付するよりも、効率的かつ確実な方法で制度に対応できるのです。

請求管理業務の共有化

属人化しがちな請求管理業務を、システム導入によって関係する従業員間で簡単に共有できるようになるのも大きなメリットです。紙の請求書の捺印や送付作業のためにわざわざ出社する負担が軽減され、テレワークで請求書発行業務などに対応できるようになります。

高いセキュリティを保てる

請求管理電子化システムを使用して請求書発行・送付を自動化すると、人の手が介在しなくなるので、請求書改ざんなどの不正を防げます。
請求管理電子化システムによっては、クラウド型でも高いセキュリティ体制が構築されているのは安心材料といえるでしょう。

入金消込・入金伝票作成を自動化できる

請求管理業務のひとつである債権管理において最も時間がかかる入金消込を、一気通貫で行える請求管理電子化システムもあります。銀行FBデータの自動取り込み・連携により、入金消込が自動で行えるので、債権管理業務の大幅な効率化に貢献するでしょう。
自動消込とともに入金伝票も自動作成されるので、入金伝票の手入力が不要になるのもメリットです。

奉行Edge 請求管理電子化クラウド

請求管理電子化システムを選ぶポイント

請求管理電子化システムを導入するときは、いくつかのポイントがあります。ここでは、請求管理電子化システムの選び方についてご紹介します。

自社の業務の状況に対応しているかどうかで選ぶ

請求管理電子化システム導入は、自社の業務の状況に対応しているかどうかで選んでください。
昨今のインボイス制度や改正電子帳簿保存法によって業務負担が増え、その負担軽減のために請求書の電子化を考えている企業は多いと思われます。その際、自社の請求管理の仕組みの中で、どこまでシステムにより効率化したいのかをよく検討する必要があります。

具体的には、まず請求書の発行を電子化したいのか、債権管理まで行いたいのかを選択します。前者の中で、紙の請求書を求める取引先がある場合には郵送代行サービスがあるシステムを選ぶのか、デジタルインボイス(Peppol)での送信も視野に入れるのかを検討します。
債権管理についても、入金消込・入金管理ができればいいのか、督促などの機能まで必要かどうかも検討しておきましょう。

既存の販売管理システムとの連携性で選ぶ

請求管理電子化システムは、販売管理システムや債権管理システムなどと連携がとれるものを選びましょう。現在利用している販売システムなどがある場合は、該当のシステムとの連携性を確認してください。
請求管理電子化システムと併せてそのほかのシステムも同時導入する場合は、双方の使いやすさや将来性などについて検討する必要があります。

サポート体制の手厚さで選ぶ

請求管理電子化システム導入についてスムーズにいくかどうか不安な場合は、サポート体制の手厚さで選ぶのがおすすめです。
手軽さをウリにした請求管理電子化システムでも、実際に業務を始めてみようとすると、思わぬところでつまずいてしまうことも。システム導入完了まできちんと支援してくれるサービスがある会社なら、適切なアドバイスをもらえます。

導入のサポート体制を確認する際には、サポートの内容、対応時間のほか、電話やWebでのリモートサポートの有無などを確認しておいてください。
併せて、問い合わせをした際の対応も参考になります。質問に丁寧に答えてくれるかどうか、担当者の知識レベルが適切かどうか、信頼できる企業かどうかといった点を確認しましょう。

「奉行Edge 請求管理電子化クラウド」で請求管理業務をデジタル化しよう

インボイス制度導入により、注目を集めている請求管理業務。ただ、請求管理業務は、請求内容の確定や請求書発行、入金確認など多岐にわたります。また、改正電子帳簿保存法やインボイス制度にも適切に対応しなければなりません。これからの請求管理を正確かつ迅速に行うには、業務システムの導入がおすすめです。

OBCの「 奉行Edge 請求管理電子化クラウド」は、改正電子帳簿保存法・インボイス制度・デジタルインボイス対応で、請求業務のペーパーレス化が可能なシステムです。
また、「債権奉行クラウド」との連携により、請求書の電子発行から債権管理、入金消込まで行うことができます。
ぜひ、「奉行Edge 請求管理電子化クラウド」と「債権奉行クラウド」で、請求管理業務のデジタル化をご検討ください。

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石割 由紀人

■監修者
石割 由紀人

公認会計士・税理士、資本政策コンサルタント。PwC監査法人・税理士法人にて監査、株式上場支援、税務業務に従事し、外資系通信スタートアップのCFOや、大手ベンチャーキャピタルの会社役員などを経て、スタートアップ支援に特化した「Gemstone税理士法人」を設立し、運営している。

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