2020年4月以降は要注意!新36協定で中小企業が押さえておきたいポイント

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2020年4月以降は要注意!新36協定で中小企業が押さえておきたいポイント

働き方改革関連法の一環として、労働時間の上限規制が設けられました。2020年の4月からは、中小企業を含め全ての企業に適用されます。
この法改正に伴い、36協定届の様式も変更されています。
中小企業は今まさにこの法改正への対応に追われている最中であり、新様式となった36協定届をいつから、どのように対応するべきか、担当者はしっかり把握しておかなければなりません。
そこで今回は、新36協定と旧36協定との違いや、中小企業が対応で注意しておきたい点について解説します。

法改正による36協定の変更点とは

36(さぶろく)協定」とは、労働基準法第36条に基づき、「時間外・休日労働に関する協定届」のことを指します。

労働基準法では、本来「労働時間は1週に40時間」と決まっており、その時間を超えると違法になります。そこで、企業が従業員に時間外労働や休日出勤をしてもらいたい場合は、必ず事前に所定の様式を使って「働く側の代表」と労使協定を結ばなければなりません。そして、企業には、この「所定の様式」である「36協定届(様式第9号)」を所轄の労働基準監督署⻑に届け出ることが義務付けられています。

これまでの36協定による時間外労働は、限度基準告示による上限は定められていましたが、法的拘束力はなく、特別条項付きの36協定を締結すれば、上限を超えて時間外労働をさせることが可能でした。
しかし、今回の働き方改革によって時間外労働時間の上限規制が導入されたことにより、時間外労働における罰則付きの上限が定められ、規定の上限を超えて従業員を働かせることはできなくなりました。

※時間外労働の上限規制についての詳細は、OBC360°コラム「準備は万端?中小企業も『時間外労働の上限規制』が適用されます!」を参照ください。

この法改正に伴い、従来の様式に新たな変更点を加えたものを「新36協定」と呼びます。

新36協定は、旧36協定から何が変更されたか

時間外労働の上限規制が定められたことにより、新36協定で協定する必要がある事項は以下のようになっています。

新しい36協定において協定する必要がある事項
労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる場合
労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる労働者の範囲
対象期間(1年間に限る) 1年の起算日 有効期間
対象期間における
✓1日✓1か月✓1年
について、労働時間を延長して労働させることができる時間又は労働させることができる休日
時間外労働+休日労働の合計が
✓月100時間未満✓2〜6か月平均80時間以内
を満たすこと
(出典: 厚労省PDF「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」より」)

36協定届は有効期限が「1年間」に定められていることが多く、ほとんどの企業では年に一度、再締結を行っていることでしょう。時間外労働の上限規制の適用は、大企業は2019年4月以後、中小企業は2020年4月から適用されるため、それぞれ同月以後の期間を定めた36協定から新たな様式で届け出を行う必要があります。

様式の変更点は、以下の7点となります。

① 「一般条項」と「特別条項付」で様式が分かれる

従来、36協定の届出は特別条項の有無に関わらず、同じ様式「第9号」を使用していました。
しかし、時間外労働の上限規制によって、限度時間や特別条項について各内容をこと細かく記載する必要があります。そのため、特別条項付については記載事項が増えることとなり、新たに「様式第9号の2」が追加されました。
新36協定では、一般条項で届を出す場合は「様式第9号」を、特別条項が必要な場合は「様式第9号の2」を使用することになります。

② 時間外労働の上限規制により「上限を超えないこと」を示すチェックポイントが追加された

今回の法改正では、時間外労働の限度時間は原則として月45時間・年360時間とされ、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることができません。臨時的な特別な事情がある場合で、労使が合意した場合でも、以下の上限を守ることが義務づけられています。

  1. ① 時間外労働が年720時間以内
  2. ② 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
  3. ③ 時間外労働と休日労働の合計について、「2か月平均」「3か月平均」「4か月平 均」「5か月平均」「6か月平均」が全て1月当たり80時間以内
  4. ④ 時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6か月が限度

36協定では「1日」「1か月」「1年」の時間外労働の上限時間を定めますが、今回の法改正では、この上限時間内で労働させた場合であっても、実際の時間外労働と休日労働の合計が月100時間以上または2~6か月平均80時間超となった場合には法令違反となります。

そのため新様式では、「一般条項」「特別条項」のいずれにも「時間外労働と休日労働の合計を月100時間未満、かつ2〜6か月平均80時間を超過しないこと」について労使で合意したことを確認するチェックボックスが追加されています。

③ 「協定の有効期間」と「起算日」を区分して記載する

36協定は、定期的に見直しを行う必要があると考えられることから、有効期間は1年間とすることが望ましいとされています。(厚生労働省リンクPDF「改正労働基準法に関するQ&A 」 2-1より
しかし、旧36協定の様式では、「期間」の欄に「時間外労働や休日労働をさせる期間を記入すること」となってはいるものの、「協定の有効期間」と「対象期間」の区分は必ずしも明確ではありませんでした。
そこで、新様式より新たに「対象期間」が法定記載事項となりました。
「対象期間」とは、「労働時間を延⻑し、又は休日に労働させることができる期間」で、1年間の延長時間の上限が適用される期間を指します。新様式では、1年の期間を測る「起算日」を記入する欄が設けられています。
一方、従来から記載が求められていた「有効期間」は、「協定自体の効力が生じる期間」となります。つまり、この欄に記載した期日をすぎると、36協定を再締結しなければ従業員に時間外労働をさせることはできなくなります。

④ 「1日の所定労働時間」「所定休日」が任意記載になる

新36協定の様式では、「所定」と「法定」の区分が明確にされています。
従来の様式は、所定労働時間が法定労働時間を下回るケースを考慮し、所定労働時間を基準にした記載になっていました。 しかし、そもそも36協定は「法定」を超える時間外労働または休日労働に関する協定内容をまとめたものであるため、所定労働時間は法律違反の判断に必ずしも必要とはなりません。
そこで、新様式では、一般条項の「所定労働時間(1日)」、特別条項の「延⻑できることができる時間数(1日)」の記載は、“任意”となっています。

⑤ 「法定労働時間超の時間数」は必須、「所定労働時間超の時間数」は任意記載になる

新様式では、「延⻑することができる時間数」欄は「法定労働時間を超える時間数を記入すること」とあります。
従来の様式では、「所定労働時間を超える延⻑時間」を定めた場合であっても、法定労働時間を基準とした労働時間に換算する概算式が通達で定められていました。しかし、今回の法改正は、法定労働時間を超える時間外労働について罰則付きの上限を設けるものとなります。そのため、必ず法定労働時間を基準とした労働時間についても協定し届け出る必要があり、従来の概算式を使用することはできなくなります。(厚生労働省リンクPDF「改正労働基準法に関するQ&A 」2-33より
また、「所定労働時間を超える時間数(任意)」の欄に記載した時間数は、「法定労働時間を超える時間数」と別途の効力を持つものではありません。所定労働時間が法定労働時間を下回る場合は、36 協定の対象期間において各月ごとに変動する中で最大となる時間数を記載することになります。(厚生労働省リンクPDF「改正労働基準法に関するQ&A 」2-34より

⑥ 特別条項に「限度時間を超えた労働時間に係る割増賃金率」の記載が必要になる

特別条項の新様式では、1か月と1年の欄に「限度時間を超えた労働時間に係る割増賃金率」の欄が追加されています。
働き方改革に伴って時間外手当の割増賃金率が改正され、2019年より「1か月間で60時間を超える時間外労働には、法定割増賃金率が25%から50%に引き上げられました。中小企業に対しては2023年まで猶予されることになっていますが、現行の法定割増率25%(法定休日の労働にかかる割増率は35%)を超える割増率を設定する努力義務が課されています。

⑦ 「限度時間を超えて労働させる場合における手続」
「限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康および福祉を確保するための制度」
欄の記入が必要になる

今回の法改正では、いわゆる過労死ラインが考慮されており、健康確保措置が義務付けられるようになりました。
それぞれの欄には、具体的な内容を記入することが求められています。特に、「限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康および福祉を確保するための制度」は、以下の措置から選択した上で、具体的な内容の記載を求められています。

  1. 医師による面接指導の実施
  2. 深夜における1カ月の労働回数制限
  3. 終業から始業までの休息時間確保(勤務間インターバル)
  4. 代償休日または特別休暇の付与
  5. 健康診断
  6. 連続休暇の取得と促進
  7. 心身の健康問題の相談窓口設置
  8. 必要に応じた配置転換
  9. 産業医などによる助言・指導や保健指導

新36協定で、労務担当者が注意しておきたいポイント

新36協定を結ぶにあたり、労務担当者として注意しておきたいポイントをご紹介しましょう。

●施行日以降に締結する36協定から新様式で!

中小企業への施行日は2020年4月1日ですが、有効期間中の協定については、施行日だからといって締結し直す必要はありません。
施行前と施行後にまたがる期間の36協定を締結している場合には、その協定の初日から1年間に限っては、その協定は有効となります。 したがって、1年経過後の新たに定める36協定から、新法適用=新様式(「様式第9号」または「様式第9号の2」)による36協定を締結することになります。

●時間外労働の上限規制の罰則に注意!

先にも述べたように、今回の法改正では時間外労働の上限が明確に規定され、臨時的な特別の事情があり労使で合意する場合でも、守らなくてはいけない上限が課されています。
もしこれに違反すると、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が課せられます。36協定を締結していない従業員に対して、法定労働時間を超えた労働や法定休日に労働をさせることも、労働基準法違反になるので注意しましょう。

●「健康確保措置」を必ず取り決めること!

新制度のもとで特別条項を定める場合は、「健康確保措置」をとる必要があります。一般的に脳や心臓の病気にかかるリスクは、月の残業時間が45時間を超えると高まるといわれています。そのため新36協定では、それを超える労働時間を課す場合の対応が企業に義務付けられています。
具体的には、例えば「産業医の面接指導」+「勤務間インターバル」など、新様式に記載されている健康確保措置の中から取り組みを1つ以上導入することが求められています。(変更点⑦参照
36協定の内容如何に関わらず、企業は従業員に対する安全配慮義務を負っています。⻑時間労働によって従業員の心身に問題が生じることは、企業にとって大きなリスクとなります。健康確保措置は、その場しのぎで選択するのではなく、36協定を締結する際にしっかりと検討し、実際に実行されることが何より重要です。大がかりに考えず、効果が高く取り組みやすいものから選択し協定するようにしましょう。

●時間外労働が上限を超えないよう勤怠管理の徹底を!

時間外労働が法で定められた上限を超えないようにするためには、企業はこれまで以上に従業員の勤怠を適正に管理しなければなりません。
それには、まず現状の社員の労働時間・勤務状況を確認することが肝心です。労働時間を適正に管理し、残業が蔓延しないよう早めのアラートで上限を超えさせない工夫も必要になります。現在市場で提供されている勤怠管理システムの多くは、時間外労働の上限規制に対応した機能を有しています。これらの中から自社にあったシステムを導入し、確実なマネジメントを行うようにしましょう。
とはいえ、働き方が多様化する中、雇用形態や勤務時間も複雑化しており、勤怠管理自体も複雑になっています。どのシステムが自社にあっているのか・・・を吟味するのも至難の業でしょう。OBCでは「自社にあった勤怠管理システム選びのコツ」をホワイトペーパーでご紹介していますので、システム選びの際に参考にしていただくといいでしょう。

おわりに

新36協定になり、企業にはますます時間外労働についての徹底した管理が求められます。
特に、時間外労働の上限規制については、規制内容がとても細かいため、どのように労働時間を管理するのが適切か、検討の必要もあるでしょう。労務担当者の負担も、これまで以上に増える可能性も危惧されています。
一方、これまでの働き方改革の動きに伴い、今HR市場も大きく様変わりしています。市場にある多くの勤怠管理システムは、すでに法令遵守に対応した機能にアップデートされており、多くのシステムで新36協定に沿った管理ができるようになっています。もちろん「奉行Edge勤怠管理クラウド」も同様、働き方改革関連法に対応する機能は標準装備となっています。自社の36協定に沿って適正な時間外・休日労働の管理を行うことが容易になっており、月60時間を超える残業時間の自動集計や、時間外労働の上限を超えそうな従業員への自動アラート、勤務間インターバルにも対応しているので、法令に則った勤怠管理がしやすく、制度改正対応に手間がかからないと好評です。
もはや中小企業でも、勤務体系や36協定に合わせた労働時間の管理が必須となった今、自社の勤怠管理システムを見直して適切に労働時間を管理しましょう。

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