36協定の新様式とは?届出に際して担当者が押さえておきたい注意点

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2020年4月以降は要注意!新36協定で中小企業が押さえておきたいポイント

従業員に時間外労働や休日出勤をさせるには、労使協定、いわゆる36協定が必要になります。
働き方改革による時間外労働の上限規制や、行政手続きのデジタル化など、ここ数年の様々な行政改革に基づき、36協定届が新様式に変更となりました。
過労を防ぎ、従業員の健康を守るためにも、担当者は36協定とその届出に関する内容をしっかり把握しておく必要があります。
今回は、36協定の基本から新様式の変更内容、担当者が注意しておきたい対応の注意点を解説します。

目次

36(サブロク)協定とは

新様式のポイント〜旧36協定届からどう変わった?

新36協定で、労務担当者が注意しておきたいポイント

おわりに

36(サブロク)協定とは

36協定とは、労働基準法第36条に基づく時間外・休日労働に関する労使協定のことを指します。

労働基準法では、労働時間は原則として「1日8時間・1週間40時間まで」とされています。これを「法定労働時間」と言い、法定労働時間を超えて残業をさせる場合は、36協定を締結し、所轄の労働基準監督署長へ届け出る必要があります。
このときに使用される書類が、「36協定届(様式第9号)」になります。

<36協定 手続きの流れ>

36協定 手続きの流れ
※出典:厚生労働省 PDF「2021年4月から36協定届の様式が新しくなります」より

36協定届には、「⼀般条項」と「特別条項付」があります。一般条項は36協定そのものを指し、一般条項で定められた以上に時間外労働をさせる場合は、条件付きの36協定=「特別条項付」で締結しなければなりません。
ただし現在は、36協定で定める残業時間に罰則付きの上限が設けられているため、月45時間(年間6ヵ月まで)・年360時間を上限として、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできません。また、“臨時的な特別の事情”があって労使が合意する場合(特別条項付)であっても、年720時間、複数月平均80時間以内、月100時間未満を超えることはできません。
※残業時間の上限規制については、コラム「知らないとまずい!残業時間の上限規制で今すぐ企業が見直すべきポイントとは」を参照ください。

36協定は、事業場ごとに締結する必要があります。本社以外に支社や営業所がある企業は、拠点ごとに労使協定を結び、拠点ごとに管轄の労働基準監督署へ36協定届を出す必要があります。届出をせずに法定労働時間を超えた労働をさせた場合、その企業は「労働基準法違反」となります。
36協定は有効期限を1年間としていることも多いため、年に一度の再締結も忘れないよう注意しましょう。

新様式のポイント〜旧36協定届からどう変わった?

36協定届の新様式は、働き方改革関連法となる「時間外労働の上限規制」が施行されたことを受け、2020年に大幅に刷新されました。

36協定で新たに締結する必要がある事項は、次のようになっています。

新しい36協定において協定する必要がある事項
労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる場合
労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる労働者の範囲
対象期間(1年間に限る) 1年の起算日 有効期間
対象期間における
✓1日✓1か月✓1年
について、労働時間を延長して労働させることができる時間又は労働させることができる休日
時間外労働+休日労働の合計が
✓月100時間未満✓2〜6か月平均80時間以内
を満たすこと
(出典: 厚労省PDF「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」より」)

2020年からの新様式では、これらの事項を盛り込む必要があるため、次のような変更が生じています。

また、2020年の労働政策審議会労働条件分科会で「労働基準法に基づく届出には原則として押印が必要」という部分が見直され、2021年には次の変更も行われました。

① 「一般条項」と「特別条項付」で様式が分かれる

以前は、「一般条項」も「特別条項付」も、同じ様式を使用していました。しかし、時間外労働の上限規制が設けられたことで、限度時間や特別条項といった各内容を細かく記載する必要が生じ、記載事項が増える「特別条項付」のために「第9号の2」という様式が新たに加わりました。そのため、一般条項での届出は「様式第9号」を、特別条項が必要な場合は「様式第9号の2」を使用することになります。

② 時間外労働の上限規制により「上限を超えないこと」を示すチェックポイントが追加された

「時間外労働の上限規制」が施行されたことにより、残業が可能な範囲は次のようになっています。

  1. ・原則として、月45時間・年間360時間まで
  2. ・臨時的かつ特別な事情あって労使の合意を得られたとしても、次の範囲内とすること。
     (A)時間外労働が年720時間以内
     (B)時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
     (C)時間外労働と休日労働の合計について、「2か月平均」「3か月平均」「4か月平 均」「5か月平均」「6か月平均」が全て1月当たり80時間以内
     (D)時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6か月が限度

36協定では「1日」「1か月」「1年」の時間外労働の上限時間を定めますが、この法改正で、原則の基準を満たしていたとしても、実際の時間外労働と休日労働の合計が上記範囲のBまたはCを超えれば法令違反となります。そのため、「時間外労働と休日労働の合計を月100時間未満、かつ2〜6か月平均80時間を超過しないこと」を労使で合意しているかどうかを確認するチェックボックスが追加されました。

③ 「協定の有効期間」と「起算日」を区分して記載する

36協定は、定期的に見直しを行う必要があると考えられることから、有効期間は1年間とすることが望ましいとされています。(厚生労働省リンクPDF「改正労働基準法に関するQ&A 」 2-1より)しかし、これまでの様式には、「協定の有効期間」と「対象期間」の区分が明確ではありませんでした。
そこで、新たに「対象期間」が法定記載事項となり、1年の期間を測る「起算日」を記入する欄が設けられました。
新様式では、「対象期間」は「労働時間を延⻑し、又は休日に労働させることができる期間」で、1年間の延長時間の上限が適用される期間を指します。また「有効期間」は、「協定自体の効力が生じる期間」となりますので、記載日を過ぎると再び36協定を結ぶまで従業員に残業させることはできなくなります。

④ 「1日の所定労働時間」「所定休日」が任意記載になる

これまでは、所定労働時間が法定労働時間を下回るケースを考慮し、「所定労働時間」を基準にした記載内容でした。
しかし、本来36協定は、法定労働時間を超える残業や休日労働に関する協定です。そのため、新様式では所定労働時間と法定労働時間の区分が明確にされ、一般条項の「所定労働時間(1日)」、特別条項の「延⻑することができる時間数」のうち「1日」の「所定労働時間を超える時間数」は“任意”となりました。

⑤ 「法定労働時間超の時間数」は必須、「所定労働時間超の時間数」は任意記載になる

これまでは、「所定労働時間を超える延⻑時間」を定めた場合でも、法定労働時間を基準とした労働時間に換算するための概算式が通達で定められていました。
しかし、残業時間に上限規制が設けられたことで、法定労働時間を基準とした労働時間についても協定が必要になり、従業の概算式を用いることができなくなりました。そのため、新様式では「延⻑することができる時間数」欄に「法定労働時間を超える時間数を記入すること」とされています。
また、「所定労働時間を超える時間数(任意)」欄に記入した時間数は、「法定労働時間を超える時間数」を超える効力を持つものでありません。所定労働時間が法定労働時間を下回る場合は、36 協定の対象期間で月ごとに変動する中で最大となる労働時間数を記載します。
(厚生労働省 PDF「改正労働基準法に関するQ&A 」2-33、2-34より)

⑥ 特別条項に「限度時間を超えた労働時間に係る割増賃金率」の記載が必要になる

特別条項の新様式では、1か月と1年の欄に「限度時間を超えた労働時間に係る割増賃金率」の欄が追加されています。
2019年以降は、月60時間超の残業に対する割増賃金率が50%に引き上げられました。中小企業は2023年4月から適用となりますが、現在も割増賃金率25%を超える率とする努力義務があります。

⑦ 「限度時間を超えて労働させる場合における手続」「限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康および福祉を確保するための制度」欄への記入が必要

2019年の法改正では、いわゆる過労死ラインが考慮され、健康確保措置も企業に義務付けられました。
そのため、新様式にも具体的な健康確保措置の内容を記入する欄が設けられています。特に、「限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康および福祉を確保するための制度」は、以下の措置から該当するものを選択した上で、具体的な内容を記入することになります。

  1. 医師による面接指導の実施
  2. 深夜における1カ月の労働回数制限
  3. 終業から始業までの休息時間確保(勤務間インターバル)
  4. 代償休日または特別休暇の付与
  5. 健康診断
  6. 連続休暇の取得と促進
  7. 心身の健康問題の相談窓口設置
  8. 必要に応じた配置転換
  9. 産業医などによる助言・指導や保健指導

⑧ 押印・署名欄が廃⽌された

2020年に⾏われた労働政策審議会労働条件分科会にて、労働基準法に基づく届出等における押印原則の⾒直しが⾏われました。そこで36協定でも「押印廃止」が適用となり、使用者や労働者代表(または労働組合)の押印・署名欄が削除されました。
ただし、使用者や労働者代表(または労働組合)の記名は必要です。また、36協定と36協定届を兼ねる場合は、労使双方の合意があることを示す必要があるため、労働者の過半数を代表する者として記名押印また署名が必要になることがあります。

⑨ 協定当事者に関するチェックボックスが新設された

労働者代表の押印・署名が廃止されたことを受け、労働者代表が適正に選任された労働者代表によって締結された協定かを確認するため、チェックボックスが設けられました。
チェックボックスは2つあり、チェックをすることで労働者代表(または労働組合)が「全従業員の過半数を代表する者であること」「適正に選任された代表者であること」を示します。
ここでいう「適正に選任された代表者」とは、次の要件を満たす人物を指します。

  1. 管理監督者ではないこと
  2. 36協定を締結する役割の人物を選出することを明らかにした上で、投票や挙⼿などの方法で選出された者であること
  3. 使用者による指名や、使⽤者の意向に基づいて選出された者ではないこと

チェックがないと無効となりますので、注意しましょう。

新36協定で、労務担当者が注意しておきたいポイント

新36協定を結ぶにあたり、労務担当者として注意しておきたいポイントをご紹介しましょう。

2021年4月以降に締結する36協定から新様式で!

原則として、有効期間が施行日をまたぐ36協定については、その協定の初日から1年間は有効とされます。既に締結し有効期間が残っている協定は、わざわざ再提出する必要はありませんが、有効期間が終わり新たに締結する36協定は、新法適用=新様式で36協定を締結することになります。

36協定から新様式へ

時間外労働(残業)の上限規制に注意!

時間外労働の上限規制は、「特別条項付」で届け出たとしても守るべき上限が課されるほど厳しいものになっています。もし違反した場合は、企業は6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金を支払わなければなりません。36協定を締結していない従業員に法定労働時間を超えて労働させたり法定休日に出勤させたりすることも、労働基準法違反に当たりますので注意しましょう。

「健康確保措置」を必ず取り決めること!

特別条項を定める場合には、必ず「健康確保措置」を設けなければなりません。
一般的に、月の残業時間が45時間を超えると、脳や心臓の病気を発症するリスクが高くなると言われています。そのため、45時間を超える労働時間を従業員へ課す場合、例えば「産業医の面接指導」+「勤務間インターバル」など、対応を企業に義務付けています。(変更点⑦参照
そもそも企業には、従業員に対して安全配慮義務があります。それに、長時間労働で心身を病む従業員を出してしまうことは、生産性の面でも大きな損失になる可能性があります。36協定の有無、内容如何に関わらず、しっかり検討して健康確保措置を設ければ、場当たり的な対応にはなりにくくなります。あまり大がかりに考えすぎず、「効果が高そう」「取り組みやすそう」といった視点から自社に合った措置を選びましょう。

時間外労働が上限を超えないよう勤怠管理の徹底を!

残業が法で定められた上限を超えないようにするには、これまで以上に適正な勤怠管理が必要になります。
それには、まず現状の社員の労働時間・勤務状況を確認することが肝心です。また、残業時間の累積が上限を超える前に察知、警告できるような仕組みも必要でしょう。特に、働き方が多様化すると、勤怠管理も複雑になります。従業員の雇用形態、勤務時間等に応じて適切に管理する必要もあります。
今、市場で提供されている勤怠管理システムの多くは、「時間外労働の上限規制」に対応した機能を備えています。操作性や従業員の勤怠パターン、給与システム等との連携など多角的に検討し、自社に合うシステムを使えば正確な勤怠マネジメントも容易になります。
OBCでは、ホワイトペーパー「自社にあった勤怠管理システム選びのコツ」をご用意していますので、勤怠管理システムを選ぶ際の参考にお役立てください。

36協定の届出は電⼦申請で!

今行政では、新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐため、少しでも接触機会を減らそうという動きが積極的になされています。そんな中、36協定届も電子申請が推奨されています。
2021年4月以降は電子署名や電子証明書も不要になりましたので、e-Govにアカウントを登録し、インターネット上の様式に必要事項を入力するだけで手続きが完了します。電子申請が受理されると、受付印が付された控え文書データが発行され、データまたは紙で保存することができます。
また、2020年3月から本部一括届出の手続き方式が変更され、電子申請に限り事業場ごとの代表者が異なる場合でも36協定の本社一括届出が可能になりました。詳しくは厚生労働省ホームページを参照ください。

労働基準法・最低賃金法などに定められた届出や申請は電子申請を利用しましょう!
※出典:厚生労働省 リーフレットPDF「労働基準法・最低賃金法などに定められた届出や申請は電子申請を利用しましょう!」より

おわりに

新36協定になったことで、企業にはますます時間外労働についての徹底した管理が求められます。「時間外労働の上限規制」は規制内容が細かく設定されており、どのような勤怠管理を行うのが法的に適切か、自社の状況を踏まえて検討することが必要です。
市場にある多くの勤怠管理システムは、すでに法令遵守に対応しており、新36協定に沿った管理ができるようになっています。
例えば、奉⾏Edge勤怠管理クラウドは、自社の36協定をもとに1か月・1年間・2〜6か月の平均時間と上限規制項目ごとに自動監視し、上限を超えてしまう前に警告して抑制することができます。

奉⾏Edge勤怠管理クラウド

時間外・休日労働の時間数や回数も、自動集計してリアルタイムに累積状況を把握できます。また、月60時間を超えそうな時間外労働も自動集計され、超える前に自動アラートされるので抑止もできます。もちろん給与システムとの連携で、手当の計算まで一気通貫で行うことができます。

36協定の再締結・再届出は、自社のコンプライアンスの適正を見直すとともに、勤怠管理システムの適正も見直す良い機会になります。現有の勤怠管理システムが36協定に沿っているか、法令遵守に適しているかしっかり確認し、適切に労働時間を管理しましょう。

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