いよいよ短時間労働者の社会保険適用が拡大！今後必要な対応を徹底解説

目次

• 改正前の社会保険における「短時間労働者」の要件
• 2022年10月以降は企業・従業員ともに対象が拡大！
• 社会保険の適用対象企業になったらやるべきこと①
  事業所の登録手続き
• 社会保険の適用対象企業になったらやるべきこと②
  加入対象となる従業員への対応
• おわりに

改正前の社会保険における「短時間労働者」の要件

「短時間労働者」は、パートタイマーやアルバイトなど呼び名は様々ありますが、原則「1週間の所定労働時間が同一の事業所で働く正社員よりも短い労働者」を指します。2016年に施行された健康保険・厚生年金保険の適用範囲拡大に合わせ、次のように要件定義がされました。

所定労働時間は、就業規則や雇用契約書等によって定めている通常の勤務時間で確認します。法定労働時間が「1日8時間、1週40時間」となっているため、正社員の所定労働時間を週40時間と定めている場合は、「週30時間以上」あれば短時間労働者には該当せず、社会保険の適用範囲となります。
もし、短時間労働者の勤務時間が週単位で定まっていない場合は、次の計算式で週単位の労働時間に換算して要件を満たすか確認することになります。

例）所定労働時間が月単位で定められている場合の計算式

月額賃金も、所定労働時間内に発生した賃金のみが範囲となります。そのため、例えば時間外労働や休日労働などの際に発生する割増賃金、通勤手当・家族手当・精皆勤手当など「最低賃金に参入しない」と法令で定められている手当や、結婚手当などの臨時手当、期間ごとに支給される賞与などは、月額賃金に含まれません。

ただし、上記の4要件のうち②・④については、例外が認められています。
例えば、雇用期間が要件範囲内であっても、「雇用契約書において契約の更新や更新の可能性が明記されている」「類似した雇用契約において他の従業員が要件の期間以上に雇用された実績がある」など、契約段階で要件以上の雇用が見込まれる場合は、社会保険の加入対象となります。
また、現在は学生であっても、例えば卒業見込証明書が発行されている段階で雇用されており、卒業後もその企業に勤める場合や、大学や高校の夜間学部・定時制に通っている場合、休学中の場合などは、社会保険に加入することが定められています。

定義された当初は、501人以上の企業規模を対象に、この4要件を満たす短時間労働者に対して社会保険に加入させることが義務づけられていました。その後、対象企業は500人以下の企業でも労使との合意を行った場合に適用されることになりましたが、この間、短時間労働者の要件が変わることはありませんでした。

2022年10月以降は企業・従業員ともに対象が拡大！

2022年10月から拡大される社会保険の適用範囲では、対象となる「企業」「従業員」ともに要件が変更されます。

対象企業（特定適用事業所）の要件

これまでは、「短時間労働者を除く被保険者が501人以上の企業」に対し、要件を満たす短時間労働者にも社会保険･厚生年金保険など社会保険に加入するよう義務づけられていました。
2022年10月からは、この義務的運用を求められる企業規模が「101人〜500人の企業」に拡大され、2024年10月以降は51人〜100人の企業にまで拡大されます。

なお、被保険者となる従業員は、法人番号が同一の本社・支店を合計して次の計算式（A＋B）でカウントされ、この基準値を常に上回れば、原則「社会保険の適用対象企業」となります。

このカウント方法は、現在の厚生年金保険の適用対象と同じであるため、時季によって繁閑が大きく異なるなどの場合は、一般的に厚生年金の被保険者数をベースに判断するとわかりやすいでしょう。（厚生年金保険は、直近12ヵ月のうち6ヵ月以上にわたって基準値を上回ると加入が適用されます）
ただし、厚生年金保険では、適用事業所における従業員を「正社員、契約社員、パートタイマー、アルバイトなどの名称を問わず、労働時間及び労働日数が就業規則に定める一般社員の4分の3以上ある70歳未満の人」と定義しているため、70歳以上の従業員はカウントに含みません。
また、「義務的運用の対象企業でなくても、労使が合意すれば短時間労働者にも社会保険が適用できる」というこれまでの条文は、有効のままです。

従業員の要件

今回の改正によって、社会保険の適用対象となる「短時間労働者の4要件」のうち、「1年以上の勤務期間」が撤廃されます。これにより、短時間労働者の勤務期間要件は一般の被保険者と同様になり、2ヵ月を超えて雇用されれば社会保険の適用対象となります。

ただし、契約上の雇用期間が2ヵ月以内であっても、実労働時間が2ヵ月連続で週に20時間以上あり、なお引き続くと見込まれる場合は、3ヵ月目から社会保険の加入対象となります。
その他の要件については従前通りで、②・④に認められている特例（前ブロック「ただし、②・④については例外が認められています」へジャンプ）も有効のままです。

社会保険の適用対象企業になったらやるべきこと①
事業所の登録手続き

先述のように、社会保険の適用企業（特定適用事業所）の範囲は、今後さらに拡大されることが予定されています。
まず、2022年10月時点で対象になることが明らかな企業には、事前に「特定適用事業所該当通知書」が届くことになっています。例えば、2021年10月〜2022年7月までの期間で、被保険者が101人以上の月が6ヵ月以上ある企業に対しては、2022年8月頃に日本年金機構より「特定適用事業所該当事前のお知らせ」が届き、10月頃に「特定適用事業所該当通知書」が届きます。
これらの書面が届いた企業は、施行日から特定適用事業所とみなされるため、手続きは不要です。

しかし、施行日以降に要件を満たすことになった企業は、「特定適用事業所該当届」の届出をしなければなりません。

この届出は、特定適用事業所の要件を満たしたとされる日から5日以内に、法人を代表する本店または主たる事業所の所在地を管轄する年金事務所へ、郵送または窓口持参で提出することが求められています。（健康保険組合が管掌する健康保険の特定適用事業所該当届については、健康保険組合へ届け出ることになります）
届出をしなかった場合、年金事務所より特定適用事業所に該当したものとみなされ、強制的に「特定適用事業所該当通知書」が届き、過去2年間さかのぼって未納保険料を徴収されることになります。悪質な場合は、懲役6ヵ月以下または罰金50万円以下の罰則が科せられることがありますので、注意しましょう。

社会保険の適用対象企業になったらやるべきこと②
加入対象となる従業員への対応

特定適用事業所になったら、まず社会保険の加入対象となる従業員を把握し、速やかに加入手続きを行う必要があります。
厚生労働省では、社内準備として次の４つのステップを示しています。

【Step1】加入対象者を把握する

まず、自社の短時間労働者のうち被保険者となっていない従業員が、社会保険適用拡大の対象者に該当するか否かをチェックします。（新たな対象者の要件は、先述の「新・短時間労働者の4要件」を確認ください）
その際、人事システムなどで、データベースから対象者の要件で検出することができるとスムーズです。例えば奉行クラウド HR DX Suiteの場合、社員一覧照会で抽出条件を入力するだけで対象者のみをリスト化し、簡単にチェックすることができます。

【Step2】社内周知する

今回の制度改正について、社内イントラやメールなどで短時間労働者に向けて周知しておきましょう。今回新たに対象となる従業員に知らせることはもちろんですが、今後も働き方によって新たな加入対象が増える可能性もあるため、広く周知することも大切です。

【Step3】従業員とコミュニケーションを図る

社会保険は、要件に当てはまりさえすれば、対象者本人の意思にかかわらず加入することが原則です。しかし、中には節税を理由に社会保険に加入したがらない従業員がいる可能性も考えられます。また、企業としても、対象者の実労働時間の必要性を検討しておくことも重要であるため、今後の労働時間について対象者と話し合う時間を設け、しっかりと意思を確認しましょう。
コミュニケーションの取り方は、説明会やアンケートなどで内容理解を促しつつ、加入の意向を確認した上で、個人面談などで詳細を話し合う方法が理想的でしょう。例えば、奉行クラウド HR DX Suiteには、独自のWeb入力フォームを設計できる機能が標準機能として搭載されており、加入対象となる従業員に独自のアンケートを実施することも簡単にできます。事前にアンケートを送付し、今回の改正に伴い社会保険に加入するか否かを確認しておけば、面談も進めやすくなるでしょう。

また面談では、加入するにあたってのメリットや今後の働き方について話し合っておきましょう。制度やメリットの説明には、厚生労働省で提供されている従業員向けの「社会保険適用拡大ガイドブック」を活用すると便利です。

【Step4】書類の作成・届出（加入手続きをする）

新たに被保険者となる従業員には、社会保険の加入手続きを行う必要があります。
手続き方法は、新たに雇用し被保険者となる従業員と同じく、健康保険・厚生年金保険の「被保険者資格取得届」を提出します。

この手続きには、「事実発生から5日以内」という期限があります。そのため、施行日から対象企業となる場合は、2022年10月5日（あるいは2024年10月5日）までに行うこととなっています。
未加入が判明した場合には、日付を遡って支払うことになるため、手続きは早めに行いましょう。
※手続きの具体的な方法については、コラム「社会保険とは？加入条件や種類、内容、雇用保険との違いを解説」を参照ください。

また、提出方法は、郵送、窓口持参のほか、現在はオンライン申請も可能です。奉行クラウド HR DX Suiteなら、Web上のフォームに従業員が直接入力するだけで申請に必要な情報を簡単に収集でき、そのままオンライン申請も行えます。マイナポータル申請APIにも対応しているため、年金事務所だけでなく健康保険組合へのオンライン申請にも対応できます。

2020年から一部の法人に対しては社会保険の電子申請義務化が適用されており、DX化が進む今後はさらに電子申請による手続きが多くなるとも予想されます。奉行クラウド HR DX Suiteは、従業員から情報を求める14の業務をシナリオ化し、ライフイベントに応じた手続きに必要な業務を確実にアシストしながら電子申請まで行える機能が標準装備されています。こうした仕組みを利用すれば、情報収集からデータベース管理、電子申請までまとめてデジタル管理することが可能です。

おわりに

社会保険の対象者が増えることは、企業にとって法定福利費が増加することにもなります。加入対象者の増加状況によっては大きな負担となる可能性も考えられるため、どの程度のコストが嵩むのかについてあらかじめ試算しておくことが大切です。試算には、かかりつけの社会保険労務士に相談するほか、厚生労働省の「社会保険適用拡大特設サイト」にある「社会保険料かんたんシミュレーター」を活用するのもよいでしょう。

また、所定労働時間が週に20時間以内の契約であっても、働く期間が2ヵ月以上となった場合には社会保険の加入が必要となります。そのため、今後は勤怠管理の徹底も重要になります。従業員の意思と、自社のコスト削減などの方向性をすり合わせながら、社会保険未加入の従業員が20時間を超えて残業をしないようあらかじめチェックできる体制も整えておくことが望ましいでしょう。
奉行Edge勤怠管理クラウドなら、打刻から勤怠・残業集計、シフト管理、休日・休暇管理はもちろん、残業把握・分析機能も標準装備されているため、部署単位や個人単位で労働状況を可視化し、労働状況改善に向けた人員計画・マネジメントも行えます。奉行クラウドHR DX Suiteとセットで利用すれば、自動連携で給与計算まで自動化することも可能です。

今回の適用拡大をきっかけに、社内の制度や働き方、管理体制を今一度見直してみてはいかがでしょうか。

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