労働者名簿とは?記載事項や保存期間、書き方、管理方法を詳しく解説

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労働者名簿とは?記載事項や保存期間、書き方、管理方法を詳しく解説

労働基準法では、企業は労働者を雇用した際、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」といった、いわゆる「法定三帳簿」を整え、保存する義務があると定められています。
中でも労働者名簿は日常的な人事管理にも使われるものであり、働き方改革が進む中でその重要性が増してきています。
今回は、企業にとって重要な労働者名簿について、記載事項から管理方法まで詳しく解説します。

労働者名簿は、人事や労務に必要な情報を集結したもの

労働者名簿は、労働基準法第107条で定められた、従業員の氏名や生年月日など様々な情報を記した書類のことをいいます。労働者名簿は事業所ごとに作成・保管が義務づけられており、入社時に1人1枚作成され、情報が変更されるたびに改訂していかなければなりません。

なぜ労働者名簿が「常に最新情報でなければならないか」というと、労働者名簿には様々な人事・労務の業務に欠かせない情報が集約されるためです。例えば、従業員の通勤にかかる交通費の請求・支給の際には、通勤経路の確認等に使われます。また、人事管理上の手続きで利用するケースや、緊急連絡先名簿として活用されることもあります。雇用関係助成金を申請する際には、支援対象となる労働者の情報提示に、労働者名簿を求められることもあります。
従業員を1人でも雇用していれば、企業規模を問わず、たとえ個人事業主でも労働者名簿を作成しなければならず、従業員情報を正確に把握しておく必要があります。違反した場合は30万円以下の罰金が科されるので、忘れずに整備しておきましょう。

労働者名簿の対象者は、原則「従業員全員」

労働者名簿の対象者は、正社員やパートなど、雇用形態に関係なく、原則「雇用している従業員全員」になります。

ただし、以下のような場合は、管理対象になるか判断に迷いやすいので注意が必要です。

対象者 対象内容
日雇い労働者 労働基準法107条上、作成・管理義務の記載はありません。
派遣労働者 派遣元が管理するため、派遣先には作成・管理義務はありません。
代表者・役員 労働基準法上での「労働者」に値しないため、管理対象にはなりません。
※ただし、社会保険事務所の調査では、会社役員も社会保険の被保険者となるため、一般労働者と同様に労働者名簿や賃金台帳といった帳簿書類の提出を求められます。
在籍出向中の従業員 出向先で指揮命令されると同時に、労働契約上の雇用関係も発生することになるため、出向元・出向先の双方で労働者名簿への氏名等の記載義務が発生します。
移籍出向中の従業員 出向元との雇用関係はなくなるため、労働者名簿は出向先のみが作成義務が発生します。

労働者名簿に記載すべき8項目と注意点

労働者名簿で記載しなければならない事項には、以下の8項目が定められています。記載に際し、いくつか注意点がありますので、併せて確認しておきましょう。

■労働者名簿の記載事項

  1. 労働者氏名
  2. 生年月日
  3. 履歴
    「異動や昇進など社内での履歴」を記載しますが、法令や行政解釈ではその記載範囲について明確には示されていません。原則は「社内での履歴」とし、会社の必要に応じて、最終学歴、社外職歴なども記載するとよいでしょう。
  4. 性別
  5. 住所
    転居などで住所変更した場合も、その都度更新します。
  6. 従事する業務の種類
    社内での業務内容や役割を記載します。ただし、労働者数が30人未満の事業では、記入は必須ではありません。(労働基準法施行規則 第53条第2項)
  7. 雇用年月日
  8. 退職や死亡年月日とその理由・原因
    退職の事由が解雇の場合、その理由を明記する必要があります。また、従業員が死亡した場合は、死亡年月日と同時に死亡の原因も記載が必要になります。

様式は、上記の記載内容を満たしていれば問題ありません。最近は、インターネットでも簡単にテンプレートを入手することができます。ただしその際は、記載すべき事項が網羅されているか、内容をしっかり確認しておく必要があります。
厚生労働省のホームページでも、「主要様式ダウンロードコーナー」から以下のような労働者名簿のテンプレート(様式第19号)がダウンロードできますので、それを利用するのもよいでしょう。

厚生労働省「様式第19号」
出典:厚生労働省「様式第19号

保管、保存期間、更新など管理についての注意点

労働者名簿は、特にどこかの機関へ提出するという必要はありません。ただし、労働基準監督署の調査が入った時は提出するよう求められることもあるので、適切に管理しておくことが重要です。
事業所ごとに作成が義務づけられているので、本社以外に支店などがある場合は、支店ごとに作成・保管を行うか、本社で一括して作成する場合は、支店別に作成したものを各支店へ配布するとよいでしょう。
また、労働者名簿を管理する際は、以下の点にも注意しましょう。

■保存期間

労働者名簿は、労働基準法第109条により3年間保存することが義務づけられています。また、保存期間の起点は、労働者名簿の場合「従業員の退職や解雇、または死亡日から起算して3年」となっています。

■変更・更新

労働基準法施行規則第53条により、労働者名簿の更新は「遅延なく」と定められています。もし内容に変更が生じた場合は、速やかに名簿を修正しなければなりません。
労働者名簿が紙で管理されている場合は、変更になった記載項目に二重線を引き、訂正印を押して新たな情報を記載しましょう。

■保管方法

労働基準法では労働者名簿の保管方法についての定めが明確でないため、現在も紙で保管するという企業は少なくありません。しかし、業務のペーパーレス化が進む中、今では労働者名簿をパソコンで作成し電子データで保管することも行政通達で認められています。
紙で管理していると、更新回数が増えるたびに何度も訂正印を押すような事態になり、見た目も悪く事実確認が煩わしくなります。また、労働者名簿は「遅延なく更新すること」が鉄則なので、業務上の利便性から見ても、電子データで保管するほうが合理的と言えるでしょう。

ただし、労働者名簿を電子化するにあたっては、以下の条件を満たすことが必要になります。

<労働者名簿の電子化条件>
  • 事業場ごとに労働者名簿を画面に表示し、印字するための装置を備えておくこと
  • 労働基準監督署による調査等で労働者名簿の閲覧・提出等が必要になった場合に、直ちに必要事項が明らかになっている写しを提出できるようにしておくこと

労働者名簿を電子化して業務の効率化を!

労働者名簿は、労働者を雇用し続ける限り、作成・整備し続けなければならない大切な書類です。
とはいえ、手書きでは、作成自体も更新するのも大変な作業になります。エクセルのテンプレートを利用する場合でも、データが複雑になりやすく、従業員が増えていくごとに管理しづらくなります。
労働者名簿を電子化するなら、人事データを管理する専用のシステムがオススメです。給与システムとの連携もでき、人事異動や住所変更などが発生した場合も、データの更新が1回で済むので、更新忘れや作業の二度手間を防ぐことができます。

最近は、クラウドサービスの人事労務系システムも広く出回っています。基幹系ネットワークシステムを採用していない企業でも、インターネット環境が整っていれば、クラウドサービスの人事労務系システムで事業場全体を一括管理することができるので、導入しやすいというメリットも大きいでしょう。
OBCの「総務人事奉行クラウド」も、従業員の情報を一元管理でき、幅広い総務・人事業務をアシストするクラウドサービスです。労働者名簿はもちろん、在籍証明書、退職証明書等の規定文書の作成も簡単に行えます。また、人事異動などで発生する従業員情報の変更業務も、常に最新の社員情報を様々な管理帳票に自動反映できるようになります。「給与奉行クラウド」とも連携できるので、社員情報の多重管理をなくし、最新の社員情報に基づいて給与計算を行えます。退職者情報も管理できるので「退職日より3年間保管」が必要な労働者名簿の管理等もしやすくなっています。

まだ労働者名簿を紙で保管しているのであれば、こうしたシステムを活用することで、より柔軟かつ効率的に労働者名簿を管理してみてはいかがでしょうか。

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