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目次

• 労働者名簿は、人事や労務に必要な情報を集結したもの
• 労働者名簿の対象者は、原則「従業員全員」
• 労働者名簿に記載すべき8項目と注意点
• 保管、保存期間、更新など管理についての注意点
• 労働者名簿を電子化して業務の効率化を！

労働者名簿は、人事や労務に必要な情報を集結したもの

労働者名簿は、労働基準法第107条で定められた、従業員の氏名や生年月日など様々な情報を記した書類のことをいいます。労働者名簿は事業所ごとに作成・保管が義務づけられており、入社時に1人1枚作成され、情報が変更されるたびに改訂していかなければなりません。

なぜ労働者名簿が「常に最新情報でなければならないか」というと、労働者名簿には様々な人事・労務の業務に欠かせない情報が集約されるためです。例えば、従業員の通勤にかかる交通費の請求・支給の際には、通勤経路の確認等に使われます。また、人事管理上の手続きで利用するケースや、緊急連絡先名簿として活用されることもあります。雇用関係助成金を申請する際には、支援対象となる労働者の情報提示に、労働者名簿を求められることもあります。
従業員を1人でも雇用していれば、企業規模を問わず、たとえ個人事業主でも労働者名簿を作成しなければならず、従業員情報を正確に把握しておく必要があります。違反した場合は30万円以下の罰金が科されるので、忘れずに整備しておきましょう。

労働者名簿の対象者は、原則「従業員全員」

労働者名簿の対象者は、正社員やパートなど、雇用形態に関係なく、原則「雇用している従業員全員」になります。

ただし、以下のような場合は、管理対象になるか判断に迷いやすいので注意が必要です。

労働者名簿に記載すべき8項目と注意点

労働者名簿で記載しなければならない事項には、以下の8項目が定められています。記載に際し、いくつか注意点がありますので、併せて確認しておきましょう。

様式は、上記の記載内容を満たしていれば問題ありません。最近は、インターネットでも簡単にテンプレートを入手することができます。ただしその際は、記載すべき事項が網羅されているか、内容をしっかり確認しておく必要があります。
厚生労働省のホームページでも、「主要様式ダウンロードコーナー」から以下のような労働者名簿のテンプレート（様式第19号）がダウンロードできますので、それを利用するのもよいでしょう。

保管、保存期間、更新など管理についての注意点

労働者名簿は、特にどこかの機関へ提出するという必要はありません。ただし、労働基準監督署の調査が入った時は提出するよう求められることもあるので、適切に管理しておくことが重要です。
事業所ごとに作成が義務づけられているので、本社以外に支店などがある場合は、支店ごとに作成・保管を行うか、本社で一括して作成する場合は、支店別に作成したものを各支店へ配布するとよいでしょう。
また、労働者名簿を管理する際は、以下の点にも注意しましょう。

■保存期間

労働者名簿は、労働基準法第109条により3年間保存することが義務づけられています。また、保存期間の起点は、労働者名簿の場合「従業員の退職や解雇、または死亡日から起算して3年」となっています。

■変更・更新

労働基準法施行規則第53条により、労働者名簿の更新は「遅延なく」と定められています。もし内容に変更が生じた場合は、速やかに名簿を修正しなければなりません。
労働者名簿が紙で管理されている場合は、変更になった記載項目に二重線を引き、訂正印を押して新たな情報を記載しましょう。

■保管方法

労働基準法では労働者名簿の保管方法についての定めが明確でないため、現在も紙で保管するという企業は少なくありません。しかし、業務のペーパーレス化が進む中、今では労働者名簿をパソコンで作成し電子データで保管することも行政通達で認められています。
紙で管理していると、更新回数が増えるたびに何度も訂正印を押すような事態になり、見た目も悪く事実確認が煩わしくなります。また、労働者名簿は「遅延なく更新すること」が鉄則なので、業務上の利便性から見ても、電子データで保管するほうが合理的と言えるでしょう。

ただし、労働者名簿を電子化するにあたっては、以下の条件を満たすことが必要になります。

労働者名簿を電子化して業務の効率化を！

労働者名簿は、労働者を雇用し続ける限り、作成・整備し続けなければならない大切な書類です。
とはいえ、手書きでは、作成自体も更新するのも大変な作業になります。エクセルのテンプレートを利用する場合でも、データが複雑になりやすく、従業員が増えていくごとに管理しづらくなります。
労働者名簿を電子化するなら、人事データを管理する専用のシステムがオススメです。給与システムとの連携もでき、人事異動や住所変更などが発生した場合も、データの更新が1回で済むので、更新忘れや作業の二度手間を防ぐことができます。

最近は、クラウドサービスの人事労務系システムも広く出回っています。基幹系ネットワークシステムを採用していない企業でも、インターネット環境が整っていれば、クラウドサービスの人事労務系システムで事業場全体を一括管理することができるので、導入しやすいというメリットも大きいでしょう。
OBCの「総務人事奉行クラウド」も、従業員の情報を一元管理でき、幅広い総務・人事業務をアシストするクラウドサービスです。労働者名簿はもちろん、在籍証明書、退職証明書等の規定文書の作成も簡単に行えます。また、人事異動などで発生する従業員情報の変更業務も、常に最新の社員情報を様々な管理帳票に自動反映できるようになります。「給与奉行クラウド」とも連携できるので、社員情報の多重管理をなくし、最新の社員情報に基づいて給与計算を行えます。退職者情報も管理できるので「退職日より3年間保管」が必要な労働者名簿の管理等もしやすくなっています。

まだ労働者名簿を紙で保管しているのであれば、こうしたシステムを活用することで、より柔軟かつ効率的に労働者名簿を管理してみてはいかがでしょうか。

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