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6⽉は「年度更新」の受付開始!労働保険料の申告・納付までの手順と業務をスムーズに進めるコツ

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5月も下旬にさしかかると、間近に迫る労働保険の年度更新で「毎年大忙し」という担当者も多いのではないでしょうか。

年度更新は、必ず行わなければならない手続きの1つです。

今回は、年度更新の手続きの流れを解説するとともに、業務を効率よく進める秘訣をご紹介します。

目次

「年度更新」とは

年度更新とは、前年度に収めた労働保険の保険料を確定保険料として申告し、新年度の概算保険料の申告・納付とともに精算する手続きのことを言います。
企業は人を雇う際に必ず労働保険に加入させる義務がありますが、労働保険料は、その年度中に従業員へ支払う予定の賃金をもとに計算して前払いする仕組みになっています。そのため、年に一度この「年度更新」を通して精算することになります。
また、今年度になって廃業で保険関係を廃⽌した企業や、現状は一人で経営しているが今後雇用の予定がある企業も、確定保険料を申告しなければならないため、年度更新が必要になります。

年度更新の手続きは、例年6月1日から7月10日まで(土日祝日を除く)に行うことになっています。
この手続きが遅れると、企業が支払うべき保険料と拠出金額を政府が決定してしまいます。保険料と拠出金の10%程度に当たる追徴金を課される可能性もあるため、申告は必ず期間内に行いましょう。

年度更新の計算方法と最新の保険料率は?

労働保険料の計算は、毎年度(4月1日から翌年3月31日)に企業が被雇用者に支払う賃金総額に保険料率をかけて算出します。
ただし、労働保険のうち労災保険は、正社員、パート、アルバイトなど雇用形態に関わらず全ての従業員が対象になりますが、雇用保険は一定以上の期間と労働時間がある従業員が対象となるため、雇用保険の被保険者でない従業員の賃金は除いて計算しなければなりません。

計算に使用する保険料率は、労働保険料、雇用保険料でそれぞれに業種別に定められています。各保険料率は、年度によって変更されることがあるため、必ず最新の保険料率を確認して計算しましょう。最新の保険料率は、毎年5月頃に届けられる申告書にも添付されています。

なお、2021年度は、以下のように労災保険率、雇用保険率とも2020年度から据え置きとなっています。

<雇用保険料率>

出典:厚生労働省PDF「令和3年度の雇用保険料率について」より

<労災保険率>

出典:厚生労働省ホームページ「令和3年度の労災保険率について」より

また、年度更新では一般拠出金も含めて申告・納付することになっています。一般拠出金は、業種を問わず一律0.02/1000を一般拠出金率として、前年度の賃金総額(千円未満切り捨て)にかけて計算します。

※ 「一般拠出金」とは、「石綿による健康被害の救済に関する法律」により、石綿(アスベスト)健康被害者の救済費用に充てるため、労災保険の適用事業場となる企業が負担することになっているものです。ただし、特別加入者や雇用保険のみ適用の場合は対象外となります。

年度更新⼿続きの流れ

年度更新の手続きの流れは、基本的に次のようになっています。

1.賃⾦集計表を作成する

年度更新では、基本的には計算した保険料を申告書に明記して申告・納付すれば完了します。しかし、保険料の計算は複雑になるため、計算ミスが起こらないようにしなければなりません。
そこで役立つのが「賃金集計表」です。

毎年5月頃に、あらかじめ労働保険番号、事業の所在地・名称、保険料率等が印書された申告書が都道府県労働局から送付されます。その中に「確定保険料・一般拠出金 算定基礎賃⾦集計表」が同封されています。この賃金集計表に前年度に支払った賃金総額を記入して作成すると、確定保険料と一般拠出金を算出するのに必要な賃金総額(算定基礎額)が計算できます。(概算保険料に必要な賃金総額の算出には、今年度に支払う予定の見込額を記入します)

※ 「確定保険料・一般拠出金 算定基礎賃⾦集計表」は、厚生労働省ホームページ「労働保険関係各種様式」からもダウンロードできます。

出典:厚生労働省ホームページ「労働保険関係各種様式」

賃金集計表は、労災保険・雇用保険に記入欄が分かれており、それぞれ対象となる従業員に支払った賃金を月ごとに記入し、賃金総額をまとめます。
集計に必要な賃金は、基本給、⼿当、賞与、通勤定期など、名称にかかわらず労働に対して企業が支払った全ての額が含まれます。(ただし、役員報酬、傷病⼿当⾦、災害⾒舞⾦、解雇予告⼿当や出張旅費、宿泊費は含まれません)
このとき、年度をまたぐ支払いとなる賃金(例えば3月末締め・4月支払いの給与など)の取り扱い方で迷う担当者も多いようです。年度更新では、支給日ではなく締日を基準に計算しますので、3月末締の給与の場合は3月分とすることを覚えておきましょう。
なお、賃金集計表はあくまで計算を助けるツールのため、申告時に提出する必要はありません。

2.申告書を作成する

申告書には、確定保険料欄と概算・増加概算保険料の欄があります。確定保険料欄には前年度の、概算・増加概算保険料の欄には今年度の保険料額を記入します。
年度更新は電子申請も可能ですが、送付されてきた申告書を使用する場合は、最初に印刷されている内容に間違いがないかをきちんと確認しましょう。

■様式第6号 労働保険・一般拠出金 申告書(継続事業用)見本
出典:厚生労働省「令和2年度事業主の皆様へ(継続事業用)労働保険年度更新申告書の書き方」より

申告書には、まず賃金集計表で算出した算定基礎額を転記し、前年度の確定保険料と一般拠出金の額を計算して記入します。(1円未満の端数は切り捨て)次に、今年度の概算保険料を計算・記入します。その際、今年度に支払う予定の賃金総額(見込額)が前年度の1/2〜2倍になる場合は、前年度の算定基礎額で計算することができます。最後に「申告済概算保険料額」に昨年度申告した概算保険料額を転記し、確定保険料額との過不足を計算・記入すれば、申告書の完成です。
もし、申告済概算保険料額よりも確定保険料が多くなった場合は、差引額欄に不足額を記入し、今年度の概算保険料と合わせて納付することになります。逆に、確定保険料が少ない場合は、今年度の概算保険料、一般拠出金、またはその両方のいずれかに充てることができます。(どれに充てるかは「充当意思欄」で選択できます)それでもまだ残額がある場合は、還付金の請求が可能です。

ただし、一括有期事業の場合は、労災保険料と雇用保険料の申告書を分けて作成し、年度更新も別々に行わなければなりません。そのため、申告書は「継続事業用」「一括有機事業用」「雇用保険用」の3種類があります。それぞれの詳しい書き方は、厚生労働省ホームページでも確認できます。

3.申告書の提出と保険料の納付

紙の申告書は、納付書(領収済み通知書)と保険料を添えて、郵送または窓口へ持参し提出します。電子申請の場合は、電子納付もできます。(電子申請していない場合でも、延納(分割納付)を申請した場合の第2期分以降については電子納付が可能です)
還付額が発生した場合は、「労働保険料・一般拠出金還付請求書」の提出も忘れずに行いましょう。

郵送または窓口持参の場合、管轄の都道府県労働局または労働基準監督署、金融機関、社会保険・労働保険徴収センターのいずれかに提出します。ただし、藤色と赤色で印刷されている申告書は、労働基準監督署に提出することはできません。また、社会保険・労働保険徴収センターでは申告書のみ提出でき、保険料の納付はできないので注意しましょう。
すでに口座振替を利用している場合は、申告書を管轄の労働局、労働基準監督署又は社会保険・労働保険徴収事務センターに持参するか郵送するだけになります。(電子納付はできませんが電子申請は可能です)

年度更新には直接電⼦申請ができる給与システムがおすすめ!

年度更新では、様々な決まり事を把握して計算し申告書を作成しなければならず、担当者にとっては気の抜けない業務の1つになっています。
厚⽣労働省のホームページには、Excelの「年度更新申告書計算⽀援ツール」が無償で提供されており、複雑な年度更新の計算がほぼ自動で行えるので、利用すると少なからず作業効率を上げることができるでしょう。
だ、今は市場で提供されている給与システムの多くが労働保険の年度更新や電子申請にも対応しているので、そうした機能を持つ給与システムを利用するほうが手間も少なく便利です。

例えば、給与奉⾏クラウドでは、面倒な確定保険料と概算保険料を⾃動集計し、労働保険年度更新申告書と同じレイアウトで転記内容を確認することができます。

また、給与奉行クラウドでは直接電子申請もできるので、提出方法で電子申請を選択しIDとパスワードを入力すれば、あっという間に申請が完了します。各保険料率も最新の情報が自動で反映されるため、わざわざ設定する必要もありません。提出を終えた書類は「電⼦申請状況照会」でいつでも確認でき、受理された通知もシステム上で受け取ることができます。不備があって申請が差し戻された場合でもこの画面から再申請が可能なため、役所に足を運ぶ不便からも解放されます。

おわりに

総務省が公表している「令和2年度版 情報通信⽩書」によると、給与・財務会計・⼈事でクラウドサービスを利⽤していると回答した企業は、2019年時点で35.7%あり、年々クラウドサービスを業務で利用する企業が増えています。2020年以降は、政府のデジタル化促進策や新型コロナウイルスの影響もあり、デジタル化の波はもっと大きくなっていくことが予想されます。
とはいえ、一度にデジタル化するのはコスト面・運用面から見てもリスクを伴うので、できるところから少しずつデジタル化を進めるのが現実的でしょう。
人事労務業務においても、すでに電子申請やリモートワークなどデジタル変革を迫られています。年度更新のように「一年に一度しか行わないけれども重要」な業務から、デジタル化を進めてはいかがでしょうか。

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