就業規則とは?記載内容や作成の流れ、必要な場面をわかりやすく解説

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就業規則とは、従業員の賃金や労働時間などの労働条件、職場内の規律などを定めたルールブックです。労働基準法によって、常時10名以上の従業員を雇用している企業(10人以上というカウントは企業単位ではなく事業場単位)には、就業規則作成が義務付けられています。では、従業員10人未満の企業で、就業規則を作成するメリットはあるのでしょうか?
この記事では、就業規則に記載する内容や作成の流れのほか、就業規則が必要になる場面などを解説します。

目次

就業規則とは労使間トラブル回避のためのルールブック

就業規則とは、従業員の賃金や労働時間などの労働条件、職場内の規律など雇用に関するルールを企業ごとにまとめた書面のこと。雇用側である企業と、雇用される側である従業員の双方において、それぞれ守るべきルールが記載されています。
職場でのルールを定め、双方がそのルールを守ることによって、従業員は安心して働くことができる上、双方のあいだで起きるトラブルを回避できるのです。

就業規則を作成するメリット

就業規則の作成には、従業員を雇う企業側、そして雇われる従業員側の双方にメリットがあります。ですから、作成が義務付けられていない規模の企業であっても、就業規則の作成はおすすめなのです。
就業規則を作成するメリットには、主に下記のようなものがあります。

従業員の労働条件を常に可視化できる

労働契約の期間や賃金、所定労働時間、勤務する場所、さらには休日など、いわゆる労働条件が不明瞭だと、従業員は落ち着いて働くことができません。
企業が定める「基本の働き方」を就業規則に記載すれば、「何時から何時までどんな賃金で、どのように働くのか」という労働条件がはっきりして、就業規則は従業員にとって安心材料となります。

これは、企業の労務担当者にとってもメリットです。就業規則があれば基本となる働き方を常に確認できるため、変則的かつ多様な働き方の従業員が増えていく企業においても、就業規則をベースに検討・対応できます。そのためにも、就業規則は事実にもとづいて、正確に記載されていなければなりません。

服務規程などの企業内ルールを明確にできる

服務規程とは、就業規則に含まれるもので、企業に勤務する上で従業員が遵守すべき最低限のルールのこと。遅刻や早退、欠勤、設備の利用ルール、ハラスメントに関する規定、守秘義務、副業に関する規定などが該当します。

従業員は、就業規則や服務規程を確認することで勤務先企業が何を許可し、何を禁止しているのかをはっきりと知ることができます。企業側も、就業規則や服務規程という基準によって、何を労務管理の対象とすべきなのかを、客観的かつ公平に判断できるようになるのです。

労使間トラブルを避けることができる

就業規則は、雇用する側・雇用される側のルールについて定めたもの。企業と従業員、双方が守らなければなりません。つまり、法律に反しない限り、就業規則の定めていることが「正」となります。就業規則はどのような状況であっても、さまざまな事柄の判断をする際の指針となるのです。
ですから、従業員の諸言動が問題を起こす可能性がある場合や、企業側の姿勢や方針に従業員が納得できない場合は、就業規則に立ち返って確認することで、大きなトラブルになるのを避けられる可能性があります。

就業規則が必要な企業とは?

常時10人以上の従業員を使用する企業は、労働基準法に定められているとおり、就業規則を作成する義務があります。また、就業規則を新たに作成したり、変更したりした場合は、所轄の労働基準監督署に届け出なければいけません。

なお、「常時10人以上を使用」とは、正社員や契約社員、アルバイト、パートなど、雇用形態を問わず「常に雇用している従業員」が10人以上いる状況を指します。「繁忙期にだけアルバイトを雇ったときは10人以上だが、繁忙期が過ぎた後は従業員が10人未満になる」場合は、就業規則作成は義務ではないので注意が必要です。
ちなみに、従業員は「事業場」単位にカウントする点にもご注意ください。本社に5人、A支店に3人、B支店に2人の合計10人という人数構成の企業には、就業規則の作成義務はありません。

就業規則の記載事項

就業規則の記載事項は、大きく「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意的記載事項」に分けられます。ここでは、この3つの記載事項の詳細について見ていきましょう。
なお、賃金や退職金、育児休業などに関する規定は内容が多岐にわたるため、就業規則とは別に作成するケースもあります。このような場合は、本則である就業規則だけでなく、その他規定も含めたすべてを総称して「就業規則」と呼んでいます。

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項とは、就業規則を作成するすべての企業が必ず記載しなければならない事項のこと。絶対的必要記載事項には、下記の3点があります。

・労働時間に関する規定
始業時間と終業時間が何時なのか、休憩時間は何時から何時まで、何分間確保するのかといった、就業規則の労働時間に関する規定を記載します。併せて、年間休日の日数のほか、有給休暇の付与日数や取得時の手続き方法などについても就業規則に必ず記載が必要となります。
フレックスタイム制や裁量労働制、シフト制などにより、始業時間や終業時間、休憩時間などが多様な企業もあるでしょう。その場合でも、規定を作らず無秩序・無制限に従業員を働かせることはできません。企業ごとに定めたルールを記載してください。

・賃金に関する規定
就業規則の賃金規定は、賃金や昇給はどのように決めるのかということに関する規定です。賃金の締め日と支払日、計算方法、支払方法なども記載する必要があります。この部分はボリュームが大きくなるため、詳細をまとめた「給与規程」や「賃金規程」は、別で作成するのが一般的です。

・退職に関する規定
就業規則には、従業員が退職を希望する際の方法や定年退職の時期、さらにどのような場合に解雇されるのか、解雇に至った場合の手続き方法などについて必ず記載する必要があります。

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項は、企業単位で必要に応じて定めるものです。ルールを設ける場合は、必ず就業規則に記載しなければなりません。

・退職金に関する規定
就業規則に退職金に関する規定が必要になる場合があります。退職金規定には、退職金が支払われる対象となるのはどのような従業員か、また退職金をどのように計算し、いつ支払うのかなどを記載します。絶対的必要記載事項に退職に関する規定はありますが、退職金に関しては相対的必要記載事項であることに注意してください。

・最低賃金額や臨時の賃金に関する規定
企業ごとの最低賃金額や、賞与など臨時賃金が設けられている場合、就業規則にも規定の記載が必要です。

・食費や作業用品などに関する規定
業務上、食費や作業用品など、従業員が費用を負担しなければならないものがある場合、就業規則にルールの記載が必要になります。

・安全衛生に関する規定
安全衛生に関して、従業員が守るべき事項がある場合、就業規則に記載します。

・教育訓練に関する規定
従業員に教育訓練を義務付ける場合などには、教育訓練に関する内容を就業規則に記載します。

・災害に関する補償や、業務外で病気やケガをしたときの手当などに関する規定
災害時や業務外での病気やケガに関して手当などを設けている場合、就業規則にその旨を規定として記載します。

・表彰や制裁に関する規定
企業から従業員に対する表彰・制裁を行う場合、どのような種類の表彰・制裁が行われるのか、またその程度などについて就業規則に記載します。

・その他に関する規定
上記以外にも、企業で働くすべての従業員に適用されるルールがある場合は、就業規則に記載しなければなりません。

ちなみに、賃金や退職金、育児休業などに関する規定は内容が多岐にわたるため、「就業規則」とは別に作成するケースがあるので注意してください。このような場合は、本則である就業規則だけでなく、その他規定も含めたすべてを総称して「就業規則」と呼んでいます。
内容を細分化せず、すべてを本則である就業規則に記載することも可能です。

任意的記載事項

任意的記載事項は、記載を企業の判断で決められる項目です。企業理念や社訓、服務規程、採用・異動など、人事に関する規定などが該当します。これらは、企業における労務管理上のトラブルを防ぐために、極めて重要な事項です。

就業規則作成の流れ

企業が就業規則を作成する際、どのような手順で行えばいいのでしょうか。続いては、就業規則作成の流れについて解説します。

1. 就業規則案を作成する

就業規則案を企業内の労務部門で作成します。厚生労働省のモデル就業規則などを参考にしながら、記載漏れがないように慎重に検討しましょう。就業規則作成支援ツール・システムを利用したり、就業規則作成に詳しい社会保険労務士や弁護士に依頼したりする方法もあるので検討してみてください。

厚生労働省「モデル就業規則について」

2. 過半数労働組合または過半数代表者に意見を聴取する

作成した就業規則案を、「従業員の代表」または「従業員の過半数で構成されている労働組合」があればその労働組合から意見を聞きます。
該当する組合がない場合は、労働者の過半数を代表する従業員を選出した上で、該当の代表者に意見聴取します。なお、過半数代表者は民主的な方法で選出する必要があり、企業側からは指名できません。

3. 従業員代表の意見書を添付し、所轄の労働基準監督署に届け出る

従業員代表の意見を「意見書」にまとめてもらい、作成した「就業規則」と「就業規則(変更)届」とともに、企業を管轄する労働基準監督署に提出します。
意見書に、就業規則に対する反対意見が記載されていたとしても、労働基準監督署によって就業規則が不受理になることはありません。しかし、従業員とのあいだのトラブルを避けるためにも、提出前に反対意見の内容について再度話し合いを行ったほうが安心です。

4. 就業規則を従業員に周知する

労働基準監督署への届出が完了したら、就業規則の内容を従業員に周知します。
労務担当者が注意すべき点は、従業員がいつでも就業規則を見られるようにしておかなければならないこと。職場のわかりやすい場所に掲示したり、誰もが手に取れる場所に備え付けたり、あるいは書面として交付したり、社内のシステムに保存し閲覧できるようにしたりするなどの手段を講じ、周知を徹底してください。

就業規則を見直したときの注意点

就業規則は、ひとたび作成すればそれで終わりではありません。定期的に見直しを行う必要があるものです。
特に、就業規則の内容に関する法改正が行われた際は、就業規則で定めた規定が法律違反にならないか、確認する必要があります。また、企業の業務内容も時代に応じて変化するため、就業規則も時代に即した内容にアップデートしていくことが求められるでしょう。ここでは、就業規則を見直したときに注意すべき点を解説します。

就業規則は労使間で十分話し合って変更する

就業規則の変更時、従業員にとって不利な内容になる可能性を含むときは、十分注意が必要です。このような変更は、「不利益変更」と呼ばれています。原則として、従業員の同意なく勝手に変更することはできないことになっているのです。

不利益変更を行う際は従業員との個別同意を基本としますが、不利益変更であってもその内容が合理的であり、不利益の程度が少なく、代替措置などもあり、丁寧な説明をしている場合、就業規則の変更で認められる場合もあります。
就業規則の不利益変更を行う場合は、労使間で十分な話し合いを行い、慎重に手続きを進めてください。

変更時も労働基準監督署届出と従業員周知が必要

就業規則は、新たに作成した場合だけでなく、変更した場合にも労働基準監督署へ届出を行う必要があります。届出の際には、新規作成時と同様に、過半数労働組合または過半数労働者の代表者の意見書が必須です。過半数労働組合または過半数労働者の代表者に意見書をまとめてもらった上で、添付して提出しましょう。

就業規則の変更内容についても、新規作成時と同様に必ず従業員に周知しなければなりません。就業規則の変更にあたって、説明会を行ったり、どこが変わったのかが一目で確認できるよう書面を作成したりすると親切です。

就業規則が必要になるシーンとは?

就業規則は、さまざまなシーンでの活用が考えられます。企業にとって、下記のようなシーンで就業規則が役立つでしょう。

<企業にとって就業規則が有効に機能するシーン>
  • 従業員を新たに採用したときの労働条件などの説明時
  • 従業員がトラブルを起こした際の対処法の確認時
  • 遅刻・早退した従業員の給与計算方法確認時
  • 従業員が休職した場合の賃金や賞与、勤続年数、退職金等への影響確認時

従業員の人事や従業員に関するトラブル、イレギュラーな対応が必要になったときなどには、「職場のルールブック」である就業規則に定められた対処法をとることになるでしょう。

従業員側は、有給休暇や育児休業などを取得したいときや、退職時あるいは副業申請時などにおいて、就業規則によって規定の確認を行うことができます。確認に無用な人手を割く必要がなく、結果として業務効率化を図れるはずです。

人事労務システムを活用し、就業規則に沿った管理をしよう

就業規則は、企業のルールを明文化するものです。労使間のトラブル発生時や、従業員への対応に苦慮した際は、就業規則を確認することで答えを見つけられるでしょう。
とはいえ、せっかく就業規則を作成していても、実際の現場で活用されていなければ意味がありません。社内規定をすぐに閲覧できるようにしておくことはもちろん、就業規則に沿って正しく業務が行える体制を講じておくことが大切です。

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山本 喜一

■監修者
山本 喜一

特定社会保険労務士、精神保健福祉士
大学院修了後、経済産業省所管の財団法人に技術職として勤務し、産業技術総合研究所との共同研究にも携わる。その後、法務部門の業務や労働組合役員も経験。退職後、社会保険労務士法人日本人事を設立。社外取締役として上場も経験。上場支援、メンタルヘルス不調者、問題社員対応などを得意とする。

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