勤怠管理システムは、従業員の勤怠を効率良く管理するための各種機能を備えたシステムです。 従業員を雇用している事業主は、適切な勤怠管理を行わなければなりません。勤怠管理は、法令を遵守するためにも、正しい給与計算を行うためにも、従業員の適切な労働環境を維持するためにも必須です。勤怠管理システムを導入して、適切な管理を行いましょう。
本記事では、勤怠管理システムの機能や導入の流れのほか、失敗しない選び方などについて解説します。勤怠管理の見直しに、ぜひお役立てください。
目次
- 勤怠管理システムとは、従業員の勤怠を管理するシステムのこと
- 勤怠管理システムを導入する目的
- 勤怠管理システムの主な機能
- 勤怠管理システムを導入するメリット
- 勤怠管理システム導入にあたっての課題
- 勤怠管理システムの選び方
- 勤怠管理システム導入の流れ
- 勤怠管理システム導入を成功させるために、従業員への十分な事前周知を
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠を管理するシステムのこと
勤怠管理システムは、従業員の勤怠を管理するためのシステムです。
タイムカードが単純に出退勤の時間を記録するのに対し、多くの勤怠管理システムには、労働時間の集計や残業アラート機能といったさまざまな機能が搭載されています。タイムカードと連動した勤怠管理システムや、ICカードを使った事務所への入退室記録をもとに勤怠管理を行えるシステム、スマートフォンなどで場所を問わずに打刻できるシステムなど、さまざまな方法で勤怠管理が可能です。
勤怠管理システムを導入する目的
勤怠管理システムを導入する目的は、主に勤怠管理の効率化と法改正への対応です。勤怠管理システムの導入を検討する際は、自社にとっての必要性を検討した上で、目的を叶えられるシステムを選びましょう。
勤怠管理の効率化
勤怠管理システムは、勤怠管理の効率化と正確性を確保するツールです。
例えば、インターネットを介したスマートフォンやパソコンを使った打刻が可能になるので、テレワークや出張の際も勤怠管理が可能になります。また、従業員の日々の打刻から、出勤時間や残業時間、休日労働時間などを自動集計し、給与計算システムに連携すれば、給与計算の手間やミスを削減することができます。
さらに、従業員の有休管理や、シフト制の従業員の一括管理もサポート。出勤簿や未打刻確認表、年次有給休暇管理簿などの出力帳票で勤怠チェックを行ったり、Excelなどへ勤怠データを出力して分析に役立てたりすることも可能です。出勤簿や未打刻確認表、年次有給休暇管理簿などの出力帳票で勤怠チェックを行ったり、Excelなどへ勤怠データを出力し、分析に役立てたりすることもできます。勤怠管理システムによって、企業全体の業務効率を大幅に向上させてくれるのです。
法改正への対応
勤怠管理システムを最新のバージョンに保つことで、法改正への対応がしやすくなります。
従業員の勤怠に関する法律は、見直しが行われることが少なくありません。近年も、労働安全衛生法の「客観的方法による労働時間把握」や、労働基準法の「時間外労働上限規制」「有休取得の義務化」といった改正が行われています。こうした対応を漏れなく行うために、法律に違反しそうな行為に対してアラートを出してくれる勤怠管理システムが役立つのです。
勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムには、さまざまな機能が搭載されています。ここでは、多くの勤怠管理システムに搭載されている機能をご紹介します。
打刻
打刻機能は、勤怠管理システムの基本的な機能のひとつです。従来型のタイムカードと連動できるシステムもあれば、パソコンやスマートフォン、チャットシステムなどからインターネットを介して打刻できるシステムもあります。インターネット上で打刻できるシステムなら、テレワークや出張中などでも問題なく勤怠時間を管理できます。
特に、2019年4月以降は、客観的な記録による労働時間の管理が法的に義務付けられています。手書きのタイムカードや出勤簿の記入などは適切ではないとされているため、原則としてシステムの導入が必要です（やむをえない場合は必要な措置を講じた上でそのほかの方法による記録も可能です）。
集計
勤怠管理システムは、打刻状況に応じて従業員ごとの勤怠時間を集計することができます。単純に労働時間を合計するだけでなく、残業時間や深夜残業時間、休日出勤時間など、賃金の割増率ごとの労働時間の自動集計が可能です。
出勤日数や欠勤、遅刻、早退時間についても集計できるため、いちいち給料の締め日に担当者が手計算する必要はありません。
休暇管理
有給休暇の取得状況や残日数、付与日数の管理ができる勤怠管理システムも多くあります。2019年4月からは、従業員に年5日以上の有給休暇を取得させることが労働基準法で義務付けられています。有給休暇の取得日数が不足している従業員に対しては、企業側が時季を指定して有給休暇を取得させなければなりません。
この法律ができたことで、有休管理の必要性はますます高まっています。法令遵守のためにも、従業員のリフレッシュのためにも、適切な休暇管理が求められます。
勤怠申請・承認
勤怠管理システムの中には、各種勤怠申請と承認に対応できるものもあります。残業申請や有休の申請、出張や直行直帰申請のほか、打刻漏れや打刻の間違いなどがあった場合の修正の申請と承認も可能です。
打刻のミスや漏れは、システムを利用する上で避けがたいトラブルです。そのたびに管理者が手書きで直しているようでは、システムを十分活用できているとはいえません。システム上で本人が申請を行い、管理者が承認をすることで、自動集計などにも修正内容を反映できます。
シフト管理
シフト制の従業員が多い企業では、勤怠管理とシフト管理が一体化したシステムが便利です。シフト管理機能がついた勤怠管理システムでは、シフトの申請と承認、申請内容にもとづいたシフトの作成、予実管理といった機能を利用できます。
インターネット上でシフトの申請や確認ができて、勤怠状況と併せて一括で管理できるため、効率化に役立つでしょう。
労働時間管理、残業アラート
残業時間が一定時間を超えた場合に、残業アラートが出る勤怠管理システムもあります。このような機能を活用することで、従業員の長時間労働を防ぎやすくなるでしょう。
労働時間の上限は、2019年4月から（中小企業は2020年4月から）原則として月45時間、年360時間と定められました。法令を遵守するためにも、従業員ごとの残業時間の正確な管理と、長時間労働の是正が求められています。
出力
多くの勤怠管理システムでは、出勤簿や就業月報・週報、年次有休管理簿や残業時間リストなどさまざまな帳票を出力可能です。出勤簿などを紙で管理したい労務担当者や、社会保険労務士などに提出したい場合などにも役立ちます。さらにそれらのデータは、ExcelやCSV形式のファイルなどでの出力も可能です。
他システムとの連携
勤怠管理システムで集計した勤怠データを給与計算システムに連携すれば、給与計算における勤怠情報の手入力をなくし、ミスや手間を削減することができます。勤怠管理システムと同一メーカーの給与計算システムであれば、シームレスにデータ連携できるため、連携における手間も不要です。他メーカーの給与計算システムであっても、CSVで勤怠データを出力し、取り込んで連携できるのです。
勤怠集計、給与計算は毎月行う業務です。同一メーカーのシステムを利用することで、毎月の給与業務をスムーズかつ正確に遂行できるようになるのでおすすめです。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムの導入には、数多くのメリットがあります。勤怠管理システムを導入することで業務がどのように変化するのか、6つの導入メリットをご紹介します。
正確な打刻ができる
勤怠管理システムの最も大きな特徴は、客観的に正確な打刻をすることができる点です。具体的な打刻方法はシステムによって異なりますが、機械的に現在時刻を記録する点は同一です。打刻忘れさえしなければ、常に正確な始業時間と終業時間を記録できます。
また、ICカードで事務所に入場した時間を記録するシステムや、システムにログインした時刻を記録するシステムなどであれば、打刻忘れによる漏れといった人的ミスも防ぎやすいでしょう。
手動で時計を変えたり、他人が打刻したりすることが容易な従来のタイムカードに比べて、不正も行いづらく、正確性の高い客観的な勤怠時間の管理が実現できます。
勤怠管理業務の効率化
勤怠管理システムには、労働時間の自動集計や残業時間のアラート機能、シフト管理機能といった、業務効率化につながる数多くの機能が搭載されています。
勤怠管理システムを導入していない場合、給与の締め日に目視でタイムカードを確認し、労働時間と残業時間の集計をする必要があります。このような作業は非常に時間がかかる上、間違いの元になりかねません。Excelなどを利用する方法もありますが、転記ミスや式の間違いなどによるミスが起こる可能性は十分考えられるでしょう。
勤怠管理システムを活用することで、このような人的ミスの防止が可能です。また、スピーディーな締め処理やシフト管理によって人件費の削減にも貢献します。
長時間労働の防止
勤怠状況がリアルタイムで把握できる勤怠管理システムは、長時間労働の防止にも役立ちます。 従来のタイムカードや出勤簿を使った管理では、勤怠の締め日が来るまで、誰が何時間労働しているのかといった、実態の把握が容易ではありません。一方、勤怠管理システムを使うと、毎日の従業員の労働時間をリアルタイムで管理者が閲覧可能です。
労働時間の多い従業員に対するアラート機能がついたシステムなら、本人と直属の上司への注意喚起もスムーズに行えます。また、残業が多い部署などを人事担当者が確認し、是正方法を検討するといったことも可能です。
法改正への確実な対応が可能
勤怠管理システムにもいろいろな種類がありますが、クラウド型のシステムであれば、法改正に適応できるようにシステムが自動でアップデートされます。残業時間規制や有休の取得といった改正があっても、それに従ってシステムがアップデートされますから、スムーズな対応をとりやすくなるでしょう。
社外での打刻に対応できる
インターネットを介した打刻が可能なシステムなら、リモートワークや直行直帰にも対応できます。柔軟な働き方に対応した打刻システムは、近年の多様な働き方に対応するために必須だといえるでしょう。
また、勤怠管理システムによっては、「出勤は直行するためスマートフォンから打刻、退勤時は事務所にいるためタイムカードで打刻」といった柔軟な運用ができるものもあり、それぞれの企業の働き方に応じた打刻が可能です。
さらに、オンラインでの各種勤怠申請・承認システムを搭載した勤怠管理システムなら、従業員の申請や承認手続きもオンラインで行えます。従業員にとっても、管理者にとってもメリットがあるといえます。
データ分析が容易
勤怠管理システムでは、勤怠状況や残業時間などを管理者が一覧できるため、部門ごとの残業時間や従業員の負担を見える化できます。人員配置の見直しや適切な管理が行われているかどうかのチェックにも便利です。
また、部署ごとの有休取得状況や、有給休暇の消化タイミングなども確認できます。有休取得日をチームでうまく分散できているかどうか、適切な有休取得指導が行われているかどうかといったことも推測が可能です。
勤怠管理システム導入にあたっての課題
正確な勤怠管理に役立つ勤怠管理システムですが、導入には課題もあります。課題を踏まえた上で、メリットとどちらが大きいかを検討しましょう。
コストがかかる
勤怠管理システムの導入には一定のコストが必要です。クラウド型の勤怠管理システムであれば、ほとんどの場合、初期費用は抑えられます。しかし、ランニングコストとして毎年一定の費用が永続的に発生することは避けられません。これまでExcelなどで管理していた企業では、固定費が増加することになるでしょう。
ただし、勤怠管理システムの導入は労働時間の集計などにかかる人件費の削減につながります。増えるコストがある反面、削減できるコストもあるため、一概に経費が増加するとはいえません。コストを考える際には、両面から検討してください。
導入時の負荷
勤怠管理システムの導入は、すべての従業員に関連することです。これまでとは勤怠管理の方法が変わる旨を周知し、理解を求める必要があります。さらに、各種申請手続きなども勤怠管理システム上から行うのであれば、使い方に関する研修などを行う必要が出てくるかもしれません。
そうした事情により、移行期は労務担当者の負担の一時的な増加が予想されます。それ以外の業務負担を軽くするなど、過度の負担がかからないよう留意しましょう。
自社の働き方に対応できない可能性がある
勤怠管理システムの機能は、それぞれのサービスによって異なります。選んだシステムとそれぞれの企業の就業規則や働き方がマッチしていないと、対応できないケースが出てくる可能性もあります。
労働時間や労働日が不規則な企業や、一般的な運用では対応できないケースが発生しうる企業では、導入予定の勤怠管理システムで対応できるかどうか、事前に確認しておくことが大切です。対応できない場合は、どのように処理するのかを検討しておきましょう。
トラブル発生時の対応
勤怠管理システムは、常に安定稼働できるとは限りません。システム自体に問題がなくても、従業員のスマートフォンにトラブルが発生して打刻できなかったり、ネットワークトラブルが発生して接続できなくなったりする可能性もあります。
このようなときに、どのように対処するのか事前に決めておく必要があります。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶ際は、各種機能が自社の業務スタイルに対応し、間違いのない管理ができるかどうかに着目する必要があります。また、機能や操作性だけでなく、自社で運用するための導入支援や稼働後のサポート、安定性などをチェックすることも大切です。
ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際に着目したい8つのポイントを紹介します。
1. 必要な機能を満たしているか
勤怠管理システムの機能は、多岐にわたります。自社が求めている機能を有しているかどうかを確認しましょう。例えば、残業や有休管理機能、シフト管理機能、CSV出力の可否のほか、フレックスや時短勤務への対応可否などは、企業によって必要な場合と必要ない場合があります。機能が多ければ良いというわけではありませんから、自社の求める使い方ができるかどうかに着目して選んでください。
また、打刻デバイスの確認も大切です。スマートフォン、パソコン、ICカード、ビジネスチャット、タイムカードなど、打刻の方法はさまざまです。希望する打刻方法に対応しているかどうか確認してください。
2. 他のシステムとの連携性
勤怠管理システムは、給与計算や労務管理システムと連携がとれるものを選びましょう。現在利用している給与計算や労務管理システムがある場合は、該当のシステムとの連携性を確認してください。
一方、勤怠管理システムと併せてそのほかのシステムも同時導入する場合は、双方の使いやすさや将来性などについて検討する必要があります。
3. 操作性
勤怠管理システム導入後は、基本的にすべての従業員が該当のシステムを利用することになります。ストレスなく使いこなせるかどうか、操作性について確認しておく必要があるでしょう。
同時に、主に利用することになる労務担当者の使いやすさも重要です。必要な情報がストレスなくスピーディーに取り出せるかどうか、実際に操作しながら確認するのがおすすめです。
4. サポート体制
勤怠管理システムを安心して導入するためには、サポート体制も大切です。特に、導入時に労務担当者に伴走してくれるサービスがあるかどうかについては、事前に確認しておきましょう。勤怠管理システムがスムーズに導入できるかどうかは、ベンダーのサポート体制に大きく左右されます。
併せて、導入後のサポートの内容や追加費用の有無、対応時間などについても見ておくことが大切です。
5. セキュリティ・安定性
勤怠管理システムは、従業員の個人情報に関わる重要なデータを取り扱います。情報漏洩のリスクがないかどうかや、安定的な稼働が見込めるかどうかを確認しておきましょう。セキュリティ体制や稼働率の実績を確認できると安心です。
6. コスト
勤怠管理システムにかかるコストは、導入後、継続して発生し続けるものです。そのため、できるだけ抑えたいと考える事業主は少なくありません。
しかし、単純にコストと機能だけを比較するのではなく、導入によって実現したいこととのバランスを踏まえて検討することが大切。費用対効果に優れたシステムを選択しましょう。
7. トライアルの有無
勤怠管理システムを導入する際は、できるだけトライアル制度のあるシステムを選ぶのがおすすめです。勤怠管理システムの使いやすさや機能性は、実際に現場で使ってみなければ実感できません。可能であれば、トライアル機能のあるシステムをいくつか使ってみて、比較検討することをおすすめします。
8. クラウド型かオンプレミス型か
勤怠管理システムは、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。クラウド型は導入が比較的手軽で、低コストで始められるという大きなメリットを持っています。
一方、オンプレミス型のシステムはサーバーを自社で準備する必要があり、コストと時間がかかりますが、セキュリティ面が強固である点がメリットです。
それぞれ異なるメリットがありますが、一般的に、中小規模の事業者がこれから導入するのであれば、クラウド型を選択するのがいいでしょう。
勤怠管理システム導入の流れ
勤怠管理システムの導入は、主に下記のような流れで行います。完全移行までには一定の時間がかかるため、余裕を持って進めることをおすすめします。
1. 導入するシステムを選定する
まずは、導入するシステムの選定を行います。自社の働き方や従来の業務フローに対応できるシステムを選ぶことが大切です。
2. テスト導入する
導入候補のシステムが決まったら、テスト導入を行います。機能性や操作性と併せて、テスト導入時の適切なフォローがあったかどうかといったサポート体制についても確認しましょう。
3. 従来の管理方法と比較する
従来の勤怠管理方法と、テスト導入した新しい管理方法を見比べ、結果に食い違いがないかをチェックします。問題なく運用できているかどうか、結果が同一になっているかどうかを確認してください。
4. 従業員の評価を確認する
一般従業員と労務担当者、双方の評価をヒアリングします。一般従業員には、打刻のしやすさや使い方はすぐにわかったかといった点を確認しましょう。労務担当者からは、取りまとめのしやすさや管理画面の使いやすさなどを聞き取ります。
5. 導入
問題がなければ、本格的に勤怠管理システムの導入を行います。
勤怠管理システム導入を成功させるために、
従業員への十分な事前周知を
勤怠管理システムの導入を成功させるためには、慎重にシステム選定を行うことと、従業員への周知を十分に行うことが大切です。
機能の有無だけでなく、使いやすさや拡張性などを確認し、テスト導入を経てから移行しましょう。このときに役立つのが、勤怠管理システムを提供しているベンダーのサポートです。ベンダーによっては、インストラクターによる有償の導入指導サービスを設けています。もし何か困ったことがあっても、導入時にありがちなトラブルなどを踏まえた上で、適切なフォローをしてもらえるはずです。
また、勤怠管理システムは、そのほかの業務システムとは異なり、従業員全員が利用することになるものです。トラブルや不明点が発生するたびに問い合わせが届くといったことがないように、あらかじめケース別の対処法などを周知し、安心して使える体制づくりをしておくことが大切です。
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