変更は必要?在宅勤務/テレワーク導入時に見直すべき就業規則のポイントとは

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新型コロナウイルスの感染拡大防止策として、在宅勤務/テレワークを導入している企業も多くなりました。これまでの出社勤務とは異なる部分が多いため、初めて導入する場合は人事労務部門として整備する項目は多岐にわたります。そのうちの一つに「就業規則」があります。
緊急措置として応急的に導入した企業では、まだガイドラインの周知に留まり、就業規則の変更まで整備が追いついていないというケースも少なくありません。このような状況下で、就業規則の変更がどこまで必要なのかと不安視する声もあります。
今回は、在宅勤務/テレワークを導入した際の就業規則について、「どこまで」「どのように」変更する必要があるのか、押さえておきたいポイントについてまとめます。

在宅勤務/テレワークを導入したら就業規則は変更すべき?

在宅勤務/テレワークでは、「どのようにして誠実な就業を確保するか」「残業代トラブルを防ぐための対策をどうするか」「私物のパソコンを業務利用する際の情報漏えいをどう防ぐか」など、通常勤務と異なる課題に頭を抱えている担当者は多いことでしょう。

初めて在宅勤務/テレワークを導入するとなると、従業員に対しては採用時に締結した労働契約から労働条件を変更することがあるかもしれません。その場合、改めて在宅勤務/テレワークを導入する際の労働条件を明示し、企業と従業員との間で合意があれば、通常の勤務から在宅勤務/テレワークへ業務命令として変更することができます。
しかし、就業規則を全面的に変更するとなると時間もかかってしまいます。そこで、一定の条件のもと、就業規則の変更によって「労働条件の変更」とみなすことが認められています。

厚生労働省が公開しているパンフレットPDF「テレワークモデル就業規則〜作成の手引き」には、「通常勤務とテレワーク勤務において労働時間制度やその他の労働条件が同じである場合は、就業規則を変更しなくても、既存の就業規則のままでテレワーク勤務ができます」と記載されています。
ただし、あくまで「労働時間制度やその他の労働条件が同じである場合」に限られることであり、通常の労働時間制を採用している事業の場合、始業・終業時間を変更したり、休憩時間の⻑さや与え方が変わったりする可能性があります。その他、「通勤手当」など手当に関する項目、賃金に関わる要件、計算方法が変わるなど、在宅勤務/テレワークによって処遇に変更が生じることもあります。
通常の就業規則をそのまま適用すると不具合が生じるのであれば、在宅勤務/テレワークに適した規程を就業規則に定める必要があります。

就業規則は、常時雇用する労働者が10名以上の企業に法的な作成義務があるとされていますが、10名未満の企業にも就業規則に準じるものを作成することが推奨されています。そのことを考えると、どのような状況であるにせよ、改めて在宅勤務/テレワークを「働き方」として導入するのであれば、職場におけるルールとして就業規則を見直しておくのがよいでしょう。

在宅勤務/テレワーク導入で就業規則を変更する際のポイント

在宅勤務/テレワークで就業規則を変更する必要がある場合、次の2つの方法があります。

  1. 在宅勤務/テレワーク勤務にかかる定めを就業規則に盛り込む
  2. 新たにテレワーク勤務規程を作成する

厚生労働省では「どちらの方法をとるかは企業の判断に委ねる」としています。とはいえ、就業規則に盛り込む場合は全体を見直す必要があり、後々の周知徹底にも影響するため、「テレワーク勤務規程」として別に集約するほうが取り扱いやすいでしょう。

出典: 厚生労働省パンフレットPDF「テレワークモデル就業規則」)より抜粋

また、厚生労働省のパンフレット「テレワークモデル就業規則」によると、在宅勤務/テレワークを導入する場合、次の項目を就業規則で定める必要があります。

  • 資格 在宅勤務/テレワーク勤務を命じることに関する規定(目的・定義、対象者、服装規律など)
  • 在宅勤務/テレワーク用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規定(労働時間・休憩時間、休日・時間外労働・欠勤等の取り扱い、始業・終業、業務報告などの連絡方法など)
  • 通信費などの負担に関する規定、その他(通信費、光熱費など経費、パソコン等機器類の貸与、災害補償、安全衛生など)

具体的には、以下の6つの内容について定めておくとよいでしょう。

  1. 目的・定義・対象者
  2. 服務規律
  3. 労働時間制
  4. 勤務時間管理
  5. 賃金と手当
  6. 費用負担

1.目的・定義・対象者

企業の中には、完全に在宅勤務/テレワークへシフトするのではなく、1週間のうち曜日を指定して出社勤務と併用するケースや、午前または午後といった勤務時間の一部で在宅勤務/テレワークを行うケースもあります。そこで、就業規則には「在宅勤務/テレワークを認める条件」と「在宅勤務/テレワーク(を認める)期間」を規定しておく必要があります。従業員の希望により在宅勤務か通常勤務かを選択できる制度にすると、在宅勤務者が増えすぎて事業に支障が生じる恐れもあります。初めて導入する場合は、「会社が許可した場合に限り」「一定期間に限り」認める制度にしておくことがオススメです。
また、職種などによって対象者を限定する場合などは「在宅勤務/テレワーク(を認める)対象者」も設定しておきましょう。
在宅勤務/テレワークに切り替えるのに申請手続きを要する場合も、しっかり提示しておきます。

2.服務規律

服務規律は、テレワーク従事者が遵守しなければいけない項目です。
就業規則本文にて定められている遵守事項がある場合は、それを是とした上で、在宅勤務/テレワーク時に必要な服務規律について追加する形にしましょう。
企業情報や顧客情報、作成データの取り扱い、保管・管理の方法、公共性の高いネットワーク(Wi-Fi等)への接続禁止など、セキュリティ面に対する注意事項もここに記載します。
すでに自社のセキュリティガイドラインを設けている場合は遵守の徹底を呼びかけ、セキュリティガイドラインがない場合は、在宅勤務/テレワーク勤務に関するガイドラインを別途設けて遵守の徹底を呼びかけましょう。
在宅勤務/テレワーク勤務に関しての情報セキュリティの対策や構築に関する詳細事項については、総務省が公開している「テレワークセキュリティガイドライン」第4版を参考にするよいでしょう。

3.労働時間制

在宅勤務/テレワークに「どの労働時間制を適用するか」で、始業時間や終業時間、休憩時間の⻑さや取り方、賃金の額や計算方法などが変わります。業種や業態などによっても様々な労働時間制の適用が考えられ、通常の労働時間制のほか「事業場外みなし労働時間制」「フレックスタイム制」や「裁量労働時間制」などもあります。
「事業場外みなし労働時間制」は「労働時間を算定し難い従業員」に限り適用できるため、適用できる業務内容かの判断が必要になります。在宅勤務規程の場合では、以下の1〜3全てに該当する場合に「事業場外みなし労働時間制」が適用できます。

  1. 在宅勤務者の業務が、私生活を営む自宅で行われること。
  2. 在宅勤務時に使用するPCや携帯電話端末について、企業から常時通信可能な状態におくことが指示されていないこと。
  3. 在宅勤務時の業務が、随時企業の具体的な指示に基づいて行われていないこと。

詳しくは、厚労省パンフレット「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」を参照してください。

4.勤務時間管理

在宅勤務/テレワーク時の労務管理には、始業・終業時刻の記録・報告を行う勤怠管理、労働時間中の在席管理、業務遂行状況を把握する業務管理の観点があります。これらの記録・報告などの連絡体制についても、就業規則に記載しておきましょう。
特に、クラウドサービスの勤怠管理システムは、インターネットを介して打刻や申請ができるので、在宅勤務/テレワーク時に適したツールのひとつです。在席管理については、業務報告と在席報告を兼ねて部門単位でチャットツールを利用するケースもあります。
勤怠管理や在席管理については、コラム「労務担当者が押さえておくべき在宅勤務/テレワーク時代の勤怠管理とは」も参照ください。
また、残業に関しては、残業申請をルール化したり週の残業可能回数を設定したりするなど、在宅勤務/テレワーク時でも“残業させない”仕組みに取り組んでいる企業は多くあります。クラウドサービスの勤怠管理システムに、そうした申請手続きの機能があれば、在宅勤務/テレワーク時においても残業管理をスムーズに行うことができるでしょう。このように、クラウドサービスのシステムを活用することで、よりスムーズに在宅勤務/テレワークを導入しやすくなるので、ルール化する際に検討するひとつに含めておくと良いでしょう。

在宅勤務/テレワーク時の残業管理については、コラム「【コロナ禍で必須!】在宅勤務/テレワークの残業管理はどうする?カギは勤怠管理と健康管理にあり! 」を参照ください。

5.賃金と手当

在宅勤務/テレワーク勤務でも、最低賃金法(第4条)に定められている通り、都道府県で定められている「最低賃金」を支払わなければいけません。
社内勤務から在宅勤務やテレワーク勤務に移行する場合でも、基本給の減額は不利益変更に該当するため原則できません。また、在宅勤務者の賃金について、通常の勤務者とは異なる取り扱いをする際は就業規則に定めることが必要です。(労働基準法89条2号)
特に、検討する必要があるのは「通勤手当」「固定残業手当」「皆勤手当」でしょう。例えば、本来就業規則や賃金規程に「6か月間の定期券代相当額の1/6に相当する金額を支給する」など定期代の支給額に関する事項が書かれている場合は、在宅勤務/テレワーク用の規定を就業規則で定める必要があります。
また、通常勤務者について固定残業手当支給の規定があって、在宅勤務/テレワークで事業場外労働のみなし労働時間制を適用する場合、在宅勤務/テレワーク勤務者用の規定も定めなければなりません。
皆勤手当についても、「在宅勤務やテレワーク勤務期間中に、皆勤か否かの判断をどのように行うか」について事前に定めておきましょう。

6.費用負担

在宅勤務/テレワーク中における自宅でのインターネット接続の費用や光熱費の負担について、従業員に負担させる場合は、労使と充分に話し合い、就業規則に規定しなければなりません。(労働基準法第89条5号)
企業側が負担する場合も、限度額や従業員からの請求方法などについて、 あらかじめ労使と充分に話し合い、就業規則に定めておくのが望ましいでしょう。
費用については、折半や片方が負担する他には、「テレワーク手当」などを設けて新たに支給する方法もあります。

就業規則を変更する場合、労働条件を引き下げるなど不利益変更にならないようにしなければいけません。不利益変更については、会社経営の悪化による給与の引き下げなどやむを得ない場合は従業員の同意があれば認められますが、一般的に在宅勤務/テレワークになるからという理由だけでは認められないので、注意が必要です。
また、在宅勤務/テレワーク希望者の仕事量を減らすなどで、所定労働日数や所定労働時間を通常の従業員よりも減らす場合は、従業員と協議して、基本給についてもその割合に応じて減額することに合意してもらう必要があります。
特に、就業規則を変更する際には、法令や労働協約に反していないか、全体を通して矛盾がないかを確認しておく必要があります。法令に反していないかの判断は、社労士や顧問税理士など専門家のアドバイスを受けながら、必要に応じて作成を依頼、あるいは監修してもらうと安心でしょう。

就業規則を変更したら、変更届の提出を忘れずに!

就業規則を変更した場合、事業場ごとに管轄の労働基準監督署に届け出ることが原則です。
経営陣から就業規則変更案に承認をもらい、従業員代表の意見書が作成できたら、事業場を管轄する労働基準監督署にその両方を提出します。本社も各事業所も、変更前と変更後の内容が同じである場合は、「本社一括届出制度」によって、本社を管轄する労働基準監督署にまとめて届け出ることができます。

提出の際は、就業規則、届出書、意見書をそれぞれ2部ずつ用意します。
提出方法は、窓口、郵送、CD-ROM等の電子媒体、電子政府の総合窓口「e-Gov」での電子申請から選べます。
窓口で提出する場合は、1部に受付印をもらい自社で保管します。郵送の場合は、切手を貼った返信用封筒の同封が必要となりますので、忘れずに同封しましょう。電子媒体での届出については、最寄りの労働基準監督署への問い合わせが必要です。

また、新しい就業規則は、必ず従業員に周知することが義務付けられています。厚生労働省では、周知方法として以下の3つの方法から選び、周知徹底を行うよう求めています。

  1. 常時各作業場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける
  2. 書面で労働者に交付する
  3. 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する

多くの企業では社内一⻫メール配信で周知することが行われていますが、同時に自社システム内にデータとして保存し、従業員全員が閲覧できるよう、アクセス方法などについても周知徹底しておきましょう。

おわりに

企業によっては、在宅勤務やテレワーク勤務は「緊急措置として導入したから」という理由で、ガイドラインを設けるに留まっているケースも見られます。しかし、新型コロナウイルスの感染の収束は先行き不透明で、withコロナ時代も⻑期化する恐れが出てきています。億劫がらずに、今のうちに在宅勤務/テレワークの就業規則を見直して、しっかり整備しておくこともBCP対策としては重要ではないではないでしょうか。

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