株式会社九十九島グループ|会計ソフト・販売管理ソフト・仕入在庫管理ソフトの導入事例|奉行シリーズ

導入事例

株式会社九十九島グループ

  • 小売業
  • 製造業
  • グループ企業参入に伴うシステム変更
    奉行シリーズの導入を業務改善の好機と捉え、飛躍的な業務効率化を実現
    所在地
    長崎県佐世保市
    従業員数
    400名
    2005年2月、寿製菓グループへの参入に伴い財務会計システムで奉行シリーズの導入が決まった。
    決定から導入まで、わずか2ヶ月という短期間で旧システムの課題を解決するフローが構築された。

    課題と効果

    課題
    1. 佐世保と福岡の両拠点では別々の販売管理システムが稼働。拠点間相互や財務部門とのシステムの連携ができなかった。
    2. 部門間で発生する伝票の再入力や請求処理が月末に集中し、月次決算に時間がかかっていた。
    3. 売掛金や資金のリアルタイムの管理や、商品原価の管理が困難だった。
    4. システムの連携がなかったため、全社や部門間で業務課題の共有化ができなかった。
    効果
    1. 全社のシステムが一本化され、データ連携が実現した。
    2. 25営業日くらい必要だった月次決算が5営業日で可能になった。
    3. 売掛金や資金の管理が実現、蔵奉行のカスタマイズ機能である「倉庫間振替集計表」により、原価管理も強化された。
    4. 業務を通じて社員間のコミュニケーションが活発になり、会社としての一体感が生まれた。

    導入前の課題

    業務上の課題を洗い出すことでシステム移行を業務改善の好機に

    • 株式会社九十九島グループ
      管理部 佐世保管理課
      責任者
      濱 俊幸 氏

    当社は、2005年2月1日に、全国に販売網を擁する寿製菓グループの一員となり、全国レベルでの販売強化を目指しています。

    奉行シリーズは寿製菓が勘定奉行を導入しており、販売管理・会計システムの足並みを揃える必要性があったことが、導入の最大の理由です。

    導入が決まった2月1日から新システムの稼働までが2ヶ月間という非常に短いスパンでしたが、綿密な工程管理と社員の協力によって、比較的スムーズに導入することができたと思います。

    奉行シリーズを導入するまで、佐世保と福岡で別々に設計した販売管理システムが動いていました。販売システム同士はもちろん、他社のパッケージを使用していた財務会計システムともデータの連動ができませんでしたので、売掛債権は基本的に拠点ごとの管理となり、迅速な経営判断にも支障を来たしていました。たとえば直近の売上高を知りたい時でも、佐世保と福岡の担当者に連絡して売上集計表を出力してそれを合算しなければならず、そうした販売管理・財務会計システムの連携不備は、月次決算にも影響を与えていました。特に購買部門はOAシステムが導入されていなかったため、表計算ソフトで仕入帳を独自に作成して、請求書が届いてから締作業を始めて支払準備、台帳を締めて未払買掛金の伝票を起こす頃にはすでに支払日が迫っているような状況でした。

    また、当社は複数の会社が数多くの部門に分かれて成り立っていますので、仕訳処理も細かく、さらに会社間の振替伝票の行き来や、商品を工場から倉庫に移す際など部署間での移動にも伝票が必要で、これらをすべて経理担当者が処理していました。OCRを導入していましたので、誤読さえ注意すれば入力は単純でしたが、それでも伝票処理はどうしても月末に集中する傾向があり、その点でも月次処理する上では大きな負担となっていました。

    導入まで十分な時間はありませんでしたが、奉行シリーズの導入は、当社の業務フローを見直し、効率化する大きなチャンスでもありました。財務会計部門は業務の上で、以前使っていた会計システムとそれほど大きな差はありませんでしたが、工場の担当者は商奉行・蔵奉行へ毎日入力することになりましたので、経験のないぶん大変だったと思います。業務フローが確定してから導入までの一ヶ月くらいの大半の時間は、工場での説明と指導に時間を費やしました。

    システムフロー図
    システムのポイント
    1. 工場から各店舗(倉庫)への入出庫を一括管理する「倉庫間振替集計表」をカスタマイズ
    2. 各拠点からはインターネットVPNで本社の奉行サーバへアクセス

    導入効果と今後の展望

    月次決算処理が大幅に短縮化 業務課題を共有する風土も醸成された

    • 株式会社九十九島グループ
      管理部 福岡管理課
      責任者
      三浦 勝昭 氏

    奉行シリーズの導入によって、月次処理は画期的に速くなりました。以前は最低でも締め日から25営業日を必要としていた処理業務が、無理なく5営業日で終了し、毎月10日前後に行われる経営会議に各種資料を整理して出力できるようになりましたし、月末に集中していた伝票処理も平均化し、業務の流れは飛躍的に向上したと思います。現預金に関しても日々入力しているので、毎日の預金残・現金残が把握できるようになり、資金を動かす上でも管理しやすくなりました。また蔵奉行に「倉庫間振替集計表」を付け、工場から各店舗(倉庫)への入出庫を一括して抽出できるようになりましたので、今後は各部門で、より厳密な原価管理を行えるものと期待しています。

    さらに、奉行シリーズ導入によってシステムが一元化され、会社に一体感が生まれたことも見逃すことができない大きなメリットです。今まではシステムが別々だったこともあり、長短両方の意味で佐世保と福岡は独立性が強かったのですが、奉行シリーズの疑問点や悩みが共有化され、以前より部門間の交流が活発になりました。工場とも毎月の締めの連絡や勉強会を開く機会が増えました。

    もちろん導入当初は疑問点や不明点もありましたが、その都度皆で業務フローを見直しながら、だんだんと望んでいたシステムになってきたと思います。

    今回のシステム変更は必要に迫られて行ったものですが、以前のシステムを引きずられることなく一気に刷新できたことが、かえって良かったのではないでしょうか。以前使っていた財務会計システムと比較しても扱いやすいと思います。ただ、旧システムは仕入の消費税と売上の消費税を同じ課税コードが使え、作業する側からすれば便利でしたので、慣れるまで時間は掛かりましたが。

    現在のシステムには満足していますが、今は使う機能が限定されていて、おそらく全体の20~30%くらいしか使ってないと思います。今後は、奉行シリーズの拡張性を活かして、たとえばPOSシステムと連動することで、店舗の売上管理をデイリーで管理したり、蓄積した過去の売上データを基に在庫できない生ケーキなどの商品の生産調整に活用したり、いろいろなことに活かして行きたいですね。

    本例での導入製品はこちら

    会社概要

    会社名
    株式会社九十九島グループ
    所在地
    長崎県佐世保市日宇町2566
    資本金
    9,900万円
    従業員数
    400名
    事業内容
    製菓製造販売・卸業・店舗
    関連会社
    寿製菓株式会社、株式会社ケイシイシイ、株式会社但馬寿、株式会社つきじちとせ
    ※昭和23年 長崎県佐世保市にて、現在の九十九島せんぺいの前身となる菓子店が誕生
    URL
    https://www.99grp.co.jp/99senpei-s/99senpei.html

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