株式会社二条自動車教習所|勤怠管理ソフト・人事ソフト・給与ソフト・会計ソフトの導入事例|奉行シリーズ

導入事例

株式会社二条自動車教習所

  • その他
  • 「奉行iシリーズ」の導入で、複雑な労働時間管理の運用と効率化を実現
    所在地
    京都府京都市
    従業員数
    64名(2016年8月現在)
    二条自動車教習所は、最新の設備環境や丁寧な教習指導を受けられることで人気の教習所である。自動車教習所の労働時間管理では、指導員や事務員の1日の勤務時間が長く、勤務パターンが多く複雑化してしまうという業態の特徴がある。また、同社では、数年前より年単位での変形労働時間制へと制度を変更したことで、従来のシステムでは勤怠管理が困難となった。これらの課題を解決するため、同社では「奉行iシリーズ」を導入。奉行iシリーズの標準機能のみで、複雑な勤怠管理の運用と効率化の実現に成功した。
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    課題と効果

    課題
    1. 多様な勤務パターンや変形労働時間制の管理など、複雑な勤怠管理が必要なため、従来のシステムではカスタマイズが必要となっていた。
    効果
    1. 奉行シリーズの導入により、標準機能の中で、複雑な勤務体系の運用と大幅な勤怠管理業務の効率化を実現した。

    導入前の課題と導入に至る経緯

    人事労務業務全体の効率化を目指し、新たなシステムの検討を開始

    • 所長南出 延宏 氏

    京都の二条駅から徒歩約5分に位置する二条自動車教習所様は、最新の設備環境や丁寧な教習指導を受けられることで人気の教習所である。特に教習指導員への教育には力をいれており、事故者率公表以来10年連続で普通車卒業生の事故者率が平均値を大きく下回る実績を誇る。

    自動車教習所という業態では、指導員の1日あたりの勤務時間が長く、また、事務員はシフト制による勤務時間管理となるなど、勤務パターンや残業管理が複雑であるという勤怠管理上の特徴がある。同社では、従来から勤怠管理システムと紙カードによる打刻管理を行っていたが、5年前に月単位から年単位の変形労働時間制へと変更したことで、従来のシステムでは運用が困難となってきていた。また、紙カードによる打刻管理では、所定内残業や深夜残業、休日残業などの正確な就業時間を算出するための手計算が必要となり、専任の担当者が1日掛かりで勤怠管理を行う必要があった。当時の状況について、同教習所の所長である南出 延宏様は次のように振り返る。

    「以前から勤怠管理と給与計算についてはシステムを導入していたのですが、1年単位の変形労働時間制を採用した頃から従来のシステムでは管理が難しくなってきました。また、同じ頃、担当のパート社員の退職をきっかけに、就業管理の業務内容を改めて知る機会がありましたが、非常に手間の掛かる処理を行っていたことがわかり、もっと業務を効率化していかなければならないと感じました。これらがきっかけで、本格的にシステムの検討を始めることになりました。」 こうして同社では、業態特有の勤務形態や変形労働時間制の管理、複雑な残業計算を含めた、人事労務業務全体の効率化を目指し、新たなシステムの検討を開始した。

    選定ポイント

    標準機能で労働時間管理を実現できる「奉行iシリーズ」の導入を決定

    • 統括部長山下 哲也 氏

    人事労務システムの検討を行った当時の状況について、統括部長の山下 哲也氏は次のように振り返る。
    「従来のシステムでは、年単位の変形労働時間制に対応するためには、給与計算システムのプログラム改修が必要でしたが、カスタマイズコストが非常に大きくなるため、新しいシステムへのリプレイスも選択肢として意識するようになりました。代理店に相談し、実際に奉行シリーズでの人事労務管理を提案してもらったところ、カスタマイズを加えなくてもパッケージの標準機能で、複雑な勤怠管理も全て運用ができることがわかり、非常に驚きました。」
    こうして、同社では勤怠管理システムに「就業奉行i」を、給与計算システムに「給与奉行i」、人事管理システムとして「人事奉行i」の導入を決定。また、複数の担当者が同時に業務を行えるよう、全てのシステムをネットワーク版で運用することとなった。また、紙カードでの打刻管理を廃止し、Felicaカード対応のタイムレコーダへと刷新した。

    システム概要

    今回、二条自動車教習所様にご導入頂いた「就業奉行i」は、労働基準法をはじめ、様々な法令に対応した勤怠管理を実現する機能性を備えているため、幅広い業種・業態での運用が可能です。ここでは、二条自動車教習所様のシステム検討のポイントであった、複数の勤務パターン管理や変形労働時間制の管理、残業代の自動計算についてご紹介します。

    就業形態に応じた就業パターンを管理可能

    就業奉行iでは、複数の勤務体系を管理することができるため、複雑な勤務パターンを持つ企業でも勤怠管理のシステム化が可能です。勤務体系ごとに、残業時間、遅刻・早退時間、休憩時間に対して細かな設定を行えます。

    変形労働時間制の管理を実現

    今回の二条自動車教習所様の勤怠管理でポイントとなった変形労働時間制についても、就業奉行では標準機能で実現が可能です。多くの企業で採用されている1ヵ月単位、1年単位の変形労働時間制、およびフレックスタイム制の時間外労働の自動清算が可能です。

    残業代の自動計算

    タイムレコーダで日々打刻されるデータは、就業奉行iへと連携し、勤務パターンごとの設定に沿って労働時間や残業時間が自動で計算されます。手計算では手間の掛かる、普通残業時間や深夜残業、休出残業などの残業時間数をはじめ、所定労働時間や法定労働時間、遅刻・早退などの把握が行えるため、正確な労働時間管理が実現できます。集計された勤怠は給与奉行iと連携することも可能です。

    システム概略図

    導入効果と今後の展望

    1日掛かりで行っていた勤怠計算業務が全て不要に
    複数名による業務の分散化を実現

    • 総務部 課長補佐堺 昌美 様
    • 総務部 総務主任田中 宏枝 様
    • 総務部 総務課長山手 紹輔 氏

    「奉行 i シリーズ」の導入決定から約3ヶ月後、全てのシステムが本稼働を開始した。奉行 i シリーズの導入効果について、オペレーションを担当している総務部 課長補佐の堺 昌美様は次のように評価する。
    「以前の勤怠管理システムでは、紙カードと打刻データを比較しながら、残業時間や休日出勤時間などを細かく区分けしていく作業に丸1日を費やしていました。就業奉行 i を導入してからは、勤怠については全て自動計算がされますので、日々の打刻忘れのチェックを行う以外には、勤怠業務に時間を掛けることが全く無くなりました。」
    また、データ移行についてもスムーズに行えたと、総務部 総務主任の田中 宏枝様は次のように続ける。
    「人事情報などのマスターデータについて、今回は操作に慣れる意味もあり、受入機能を使わず全て手入力を行いましたが、入力には1週間もかかりませんでした。また、ヘルプが参照できますので、設定がわからなくても直ぐに解決できましたし、操作に関してはほとんど悩むことがありませんでした。」

    今回、ネットワーク版の導入を行ったことで、人事労務管理業務はもちろん、財務会計業務を含めた社内の業務体制についても導入効果が大きいと山下氏は評価する。
    「ネットワーク版での運用により、担当者間でいつでもデータを共有できるようになりましたし、複数名が同じ業務を行える体制になりました。今は人が休んでも業務が止まることが無くなりましたので、非常に大きな効果であると感じています。」

    会計業務を担当する総務部 総務課長の山手 紹輔氏も勘定奉行 i の導入による効果を次のように評価する。
    「毎月、経営判断のためのレポートを提出していますが、勘定奉行 i では、集計したデータを直接Excelに転送できるため、加工時間も短縮でき便利です。伝票検索なども摘要文字で細かく抽出できますので、非常に業務が効率化できています。また、償却奉行 i を導入したことで、設備関連の管理も行えるようになりました。今後はリース資産のデータも登録し、資産管理を整備していく予定です。」

    情報化によるさらなる業務の効率化を目指す

    最後に今後の展望について南出氏にお伺いした。
    「今回、奉行シリーズを導入したことで全ての業務をシステム化できる土台ができましたので、例えば過去の人事情報など、現在も紙媒体で管理されている情報や業務を全てデータに置き換えていきたいと考えています。データ化を実現しながら、今後は次の段階として、入力したデータをより使いこなしていかなければならないでしょうね。」
    日々指導員の育成に取り組む同社。スキルを含めた指導員の質の向上を非常に大切にし、「立地や設備などよりも、いい先生だったなと言ってもらえるような教習所でありたい」と語る。ヒトを支える基盤として、今後も奉行 i シリーズは同社の成長を支援していく。

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    会社概要

    会社名
    株式会社二条自動車教習所
    事業内容
    普通四輪・普通二輪の第一種免許教習業務、免許取得者教育
    従業員数
    64名(2016年8月現在)

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